企业档案管理现代化与工作标准化、规范化目标探析

何芳

摘 要：企业档案包括企业所有行为的记录，是展现企业发展历程的原始资料，对于维护企业的利益以及支持企业未来发展等方面具有重要作用。企业的档案管理作为企业运营的核心组成部分，高效的档案管理能够促进企业发展，企业必须优化和完善档案管理流程，以推动企业的持续进步。在实践中，企业应紧密结合实际情况，积极开展档案管理现代化建设，明确档案工作标准化目标，开展规范化档案管理工作。

关键词：企业；档案管理；现代化；标准化；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A

在企业管理工作中，提高档案管理工作效率，推动其标准化、规范化开展有利于提高企业整体的工作效率。在当今数字化浪潮和知识经济的时代背景下，我国正积极迈向全新的发展阶段。由于企业档案管理工作受多种因素影响，其管理质量与效果仍有待提升，档案管理的价值尚未得到全面体现，不利于企业的发展和成长。因此，在新时代背景下，企业应深刻认识档案管理所面临的挑战，积极探索切实可行的解决方案，并努力推动档案管理的规范化与标准化，以确保企业档案管理工作能够高效、顺畅地开展。

一、企业档案管理现代化与工作标准化、规范化目标建设意义

1.档案管理是开展企业工作的依据

科学、完备的数据库构建对于开展企业的工作具有重要意义。通过数据库的有效管理和运用，可以为企业提供全面、准确的信息和参考，以支持其决策和工作的顺利开展。因此，加强档案管理的科学性和完备性对于提升政府和企业的工作效率和质量具有重要意义。

第一，档案信息涉及企业人力资源变动与发展的多个层面，不仅是企业历史演进的见证，还为企业工作的改革与创新提供了重要的参考依据。

第二，员工的个人签名、原始记录以及档案指示等，均可视为员工管理的重要依据，并在员工职责评估中起到关键性的参考作用。

第三，通过高效、流畅的档案管理，可以让企业工作有序开展，并取得显著的成效。在当前的历史背景下，企业必须重视并提高档案管理工作能力，构建和完善科学、严谨的工作管理体系，以确保企业档案管理任务的规范、有序执行，不仅是提升企业运行效能的关键，还是推动企业持续、稳定发展的重要保障。

2.档案管理是企业深化内控管理改革的重要内容

随着新时代不断发展，企业对于内部控制管理的改革给予了越来越高的重视，这种重视程度呈现出日益上升的趋势。

第一，随着信息技术的发展日新月异，档案管理的数字化转型正逐渐引领其他相关领域走向数字化革新，为企业的内部监督与管理变革奠定了坚实的外部基础。

第二，在新时代背景下，优化档案管理工作已成为推动企业改革和发展的重要基石。档案管理的高效性和规范性为企业各项工作的顺利开展提供了有力保障。同时，企业内部控制管理的改革同样离不开档案管理的支持。档案管理不仅为内部控制提供了翔实的历史数据和参考依据，还通过其规范的管理流程，确保了企业内部各项控制措施的有效实施。因此，档案管理在企业内部控制管理改革中发挥着重要作用。

第三，档案在企业文化传播与推广中具有重要作用，能够促进企业的稳定运作与持续发展，并构成企业文化的重要宣传阵地。企业应顺应现代化发展潮流，积极推动档案管理变革，以加强对档案管理的数字化构建与运营，从而充分发挥档案的价值，为企业的长远发展贡献力量。

二、企业档案管理问题

1.管理模式过于落后

目前，企业在执行档案管理职责时仍沿用传统方式，如使用纸质档案并将其存放于特定地点。在需要查阅特定档案时，此种方式不仅耗费大量时间，还会造成精力的浪费，此种工作模式已无法适应当前的发展需求。随着社会的不断进步，档案管理的领域日益扩大，对于细节要求也越来越高，导致传统的处理方式已经难以适应新的需求，在一定程度上影响了企业的工作效率，制约企业的发展。因此，企业需要加快改革步伐，提高档案管理水平。

2.缺乏档案管理的全面认识

目前，许多企业在运营管理中过于聚焦具体业务，而对档案管理工作的重要性认识不足，在一定程度上阻碍了档案管理工作的正常开展。部分企业管理层对档案管理缺乏重视，认为其并非企业管理的核心任务。因此，在人员配置与培养时缺乏现代化档案管理培训方法，在一定程度上影响企业整体工作的高效性和规范性。因相关员工个人技能存在不足，难以全身心投入档案的处理工作。同时，人力资源部门对档案管理人员的重视程度不够，未将其纳入评估体系，导致员工在档案管理工作中的积极性受到一定影响。在档案管理过程中，相关工作人员未遵循标准化规范，容易出现档案内容模糊不清、字迹不整等问题，无法有效体现档案价值，进而对企业的持续发展造成阻碍。

3.档案管理人员素质水平有待提高

为确保企业档案管理工作规范化与标准化，必须提高档案管理人员的综合能力。然而，在实际情况中，档案管理人员在综合能力方面存在不足，主要源于企业对档案管理重要性的认识不足，导致档案管理人员缺乏职业热情和责任感。因此，企业需要加强对档案管理的重视，提升档案管理人员的综合素质，以确保企业档案管理工作的顺利开展。另外，企业在招聘档案管理人员的过程中亦面临多重挑战，部分应聘者展现出较低的专业素养，缺乏足够的档案处理经验。由于企业未能建立定期培训机制，导致档案管理人员的技能水平难以适应当前的档案管理要求。

4.缺乏完善的工作监督与保障机制

尽管企业在内部控制管理体系的改进方面已有所进展，但员工创新精神不足导致相关工作监督和保护机制尚未完善。在开展档案管理工作时，管理漏洞的情况时有发生。面对新的历史环境，企业档案管理体系不够完善，缺乏可供参考的基础，使得档案管理的实施面临挑战。

三、企业档案管理现代化与工作标准化、规范化建设策略

1.加快建章立制，推进档案管理规范化开展

（1）规范立卷标准

在档案管理的流程中，立卷归档对档案整理的规范化造成一定的潜在影响。为确保立卷归档工作高效顺畅，企业必须切实构建完善的立卷规则体系，并制定精确的操作步骤，从而为档案的利用提供坚实保障。首先，制定各种不同类型的档案接收和分类标准。由于在档案日常管理工作中需要处理庞大数量的档案信息，必须遵循既定准则实行档案筛选工作。剔除未能达到接收标准的信息，不仅有效减轻存储空间的压力，还能够促进档案信息使用效率的提高。对于符合特定规定的档案，必须根据其来源地和主题开展细致的分类工作，并妥善存放于档案库中。通过这种方式，可以有效避免档案丢失，确保信息的完整性和可追溯性；其次，为确保档案的完整性和准确性，企业必须指派具备专业知识的员工对每一份已归档的档案实行全面、细致的审核。如果发现档案存在缺失或损坏的情况，必须立即与相关人员取得联系并采取相应措施，在确认档案无误且无任何质量问题后，方可开展整理与存储工作，从而为未来档案的利用提供便利。

（2）细化管理章程

首先，为了促进档案管理向更高标准迈进，企业必须对现行的体系展开全面的审视与评估。在此基础上，结合企业的现实运营状况及其实际需求，必要的改革与升级档案管理体系。为了确保档案管理工作的有效实施和顺畅运作，企业应明确档案管理岗位上每位员工的职责和任务，不仅能实现所有工作环节的有效监控和管理，还能使档案管理人员对自身的工作内容有更为全面和深入的了解。

其次，为了更有效地激发档案管理员的工作积极性，企业可以将档案管理工作与个人的评价紧密结合起来。

最后，关于档案借阅过程中出现的违规问题，企业在档案管理体系内必须作出明确说明。对于任何由于违规操作带来的不良后果均应按照相关条例和规定严肃处理，以促进档案管理工作人员和借阅者形成正确的档案使用意识，最大限度地延长档案保存时间，以实现档案资源的最大化利用，共同推动档案管理工作的规范化、高效化和科学化发展。

2.完善保障机制，以长效投入推进档案管理信息化建设

（1）资金保障

为确保档案管理的信息化发展，企业需在档案管理内部构建相应的信息技术和设备设施，制定完善的经费保障计划，并从每年的成本预算中划拨专项资金，以支持档案管理部门在信息技术建设方面的持续投入，不仅适用于维护信息基础设施，还适用于购置新的信息设备设施，从根本上推动档案管理数字化水平的持续提高。

（2）技术保障

档案管理部门在开展档案管理工作中，需全面评估当前任务执行状态及未来档案事务发展趋势，从而科学决策。为顺应电子档案使用率不断上升的趋势，企业在保障电子档案完整性与安全性的基础上，更应积极采用先进的网络安全技术，确保信息安全，以适应时代发展的需求，提高档案管理工作现代化水平。在档案信息管理系统中，能够有效设置特定的访问权限，防止任何未经授权的人员进入操作系统，从而严格避免档案信息被泄露。同时，该系统还采用了先进的数字签名认证机制，对关键档案信息实行严格的保密处理，确保档案使用者无法擅自修改档案内容，有力保障了档案的原始性和完整性。此外，系统还全面应用了加密和解密技术，无论是接收还是传输档案信息，都必须通过密钥对档案实行加密处理，确保档案信息的安全，为档案信息的保密工作提供了坚实的技术保障。在企业经营中，如果竞争对手获取了电子档案，可以利用相应的公钥对其解密，从而获取档案中的数据。然而，通过实施加密和解密技术，可以有效防止电子档案在传输过程中被他人非法获取，从而避免数据被泄露的风险，确保数据的机密性和安全性，为电子档案的安全传输提供了坚实的保障。

随着企业规模的扩大，由于档案使用者不断增加，档案管理人员面临着越来越大的工作压力。为了满足使用者的需求，必须提高档案管理的效率和质量，企业可以设置专业的自动化服务终端，使用者可以通过该终端便捷地获取所需信息，有效减轻档案管理人员的工作负担。同时，推动档案管理的优化升级，不仅有助于提升档案管理的专业性，还能为使用者提供更加高效、便捷的服务。

3.重视人才培养，以队伍建设全面提高档案管理水平

（1）提高准入门槛

对于当前档案管理部门员工流动性增强及档案借阅频率持续上升的情况，为提高档案管理的专业性和效率，企业应该适度提高入职标准，以确保新入职员工具备相应的专业技能。同时，依据档案管理的实际需求，企业应坚持需求导向，严格筛选与考核所有员工，以确保档案管理团队的整体素质。为推动档案管理的数字化与标准化进程，企业必须积极引入前沿的信息科技设备设施，以适应信息化时代的发展需求。在人才遴选环节，信息素质应成为重要的评判依据。档案管理人员不仅需要熟练掌握计算机操作技能，还需对网络安全基础知识和相关法律法规有深入的了解和认识。

（2）定期开展培训

档案管理现代化与规范化的实现，需经历一段持久、稳定且渐进的发展过程。在此过程中，随着技术的不断革新和进步，对档案管理人员的技术能力提出了更高要求。因此，档案管理人员必须不断提升自身的专业技能和知识水平，转变思维方式，以适应行业发展的新形势。企业人力资源部门需对既有档案工作人员开展定期的在职培训。在培训课程的规划阶段应深入研讨，明确把握档案工作人员技能和工作需求的差异，对于其不足之处与薄弱环节制定翔实的培训计划，实现档案工作人员精准的技能提升。部分档案管理人员可能对企业新推出的信息管理系统的基础功能和操作技巧掌握不够熟练，实施专门的培训就尤为必要。为确保培训效果，企业应设定合理的培训频次。例如，每月至少组织一次标准培训，每季度至少开展一次专门培训，提高员工的技能水平，进而提高档案管理工作效率。

四、结论

迈向数字化的新时代，信息技术在各行业的广泛应用正推动着社会的进步。基于信息技术的电子档案作为主要的现代化档案管理方式，正逐步取代传统且已过时的纸质档案管理模式。现代化档案管理具有内容繁杂、数据庞大以及高度标准化和规范化的特点。由于当前企业在档案管理方面面临诸多挑战，需要加强档案管理的标准化和规范化。企业相关部门需要深刻领悟并强化档案管理的重要性，积极推动档案管理模式的创新，培养高素质的档案管理队伍，以持续提升企业档案处理的规范化与标准化程度。

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作者单位：陕西延长石油（集团）有限责任公司气田公司