基于人才流动带来的人事档案实务问题研究

杜佳　李占坡

摘 要：为了适应社会发展的需要，人才的流动在现代社会中日益频繁，人才合理的流动既可以在社会发展中合理分配人才资源，又可以给人才提供更优质的发展空间。日益频繁的人才流动，体现了我国人力资源价值实现的同时，也折射出我国的人力资源市场走向稳定和成熟。在人才流动趋势下，人事档案管理难免遇到一些困难或问题，影响人事档案的准确性、安全性以及影响人才服务效果，为此，必须找到问题症结所在，以提高人事档案管理水平，适应现代社会人才流动的需求。

关键词：人才流动；人事档案管理；存在问题；应对对策

中图分类号：G275 文献标识码：A

人才流动在现代社会中普遍存在，员工离职、转岗以及招聘新人等因素导致企事业单位内部的员工变动频繁，人事档案实务问题的出现往往与人才流动带来的变动密切相关。在人才流动大趋势下，如何科学、合理地开展人事档案管理工作受到社会各界的广泛关注。本文就人才流动给人事档案管理带来的新问题及相关对策展开全面探讨和研究，旨在解决开展人事档案管理中遇到的突出问题，为推动我国人力资源市场的长远稳定发展提出可行计策。

一、人才流动背景下做好人事档案管理的重要意义

1.保障人力资源配置的合理性和有效性

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障以及组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案可以为企业提供一个全面而准确的员工数据库。管理者可以根据这些信息，合理安排员工的工作任务，培养和发展员工的潜力，并根据员工的能力和素质实行合理的晋升和调整。通过对人事档案的分析，能够发现员工的优势和劣势，并梳理整合指导企业开展人事工作的资源数据库，从而将人力资源战略与企业发展战略统筹思考，制定科学、有针对性的人力资源规划。通过做好人事档案管理，可以确保信息的准确性和完整性，为人才流动和岗位匹配提供更好的支持，从而保障人力资源配置的合理性和有效性。

2.维护企业和员工的合法权益

人事档案是企业与员工之间权益关系的法律依据和证明，包括合同约定、工资支付记录、绩效评价和奖惩记录等。在存在争议或纠纷时，人事档案可以作为重要的证据来源。人事档案记录了员工的工资福利信息，可用于确保合同约定的工资支付和福利待遇的实施。同时，对于员工享有的各项权益，如保险、福利和休假等，人事档案也可以提供有效的证明和保障。在人事管理过程中，可能出现员工与企业之间的纠纷和争议，人事档案中的信息可以作为合理、准确和客观的证据，为处理纠纷和争议提供支持，维护企业和员工的合法权益。

3.促进人才市场的健康发展

人事档案是人才市场的重要组成部分，反映了人才的基本信息和能力水平。通过记录员工的背景、技能和经验等信息，人事档案可以为企业的招聘工作提供重要参考，帮助企业选拔和引进适合的人才。在调节企业内部员工之间的关系和人员变动的过程中起到极为关键的作用，确保管理工作的质量能够为企业经营和发展提供源源不断的人力支持。做好人事档案管理工作，可以促进人才市场的健康发展，提高人才市场的透明度和公信力，从而推动人才市场的繁荣和发展。

二、人事档案具有的特点

一是全面性。人事档案是员工个人信息的全面记录，包括员工的工作经历、奖惩情况以及工资情况等各方面的信息。这些信息对于了解员工的工作表现和潜力具有极高的价值，是人力资源管理工作的重要依据；二是现实性。企业领导可以根据人事档案来合理利用人才，并根据员工的工作表现调整工资等福利待遇。这使得人事档案在现实工作中具有极高的实用价值；三是真实性。人事档案在记录信息时，必须保证信息的全面、客观和真实，以保证企业领导做出合理的用人决策，为企业的长远发展创造有利条件；四是动态性。随着员工的工作表现，人事档案中的信息也会不断更新和修改。人事档案应该能够反映员工所有工作情况的真实动态，以适应企业对员工管理的需求；五是流动性。人事档案不仅仅是记录，还是一种资源。在企业的发展过程中，管理者需要将人事档案与人事管理有机结合，充分发挥其作用，使得人事档案具有极高的流动性，可以更好地服务于企业的发展；六是机密性。人事档案中记载的内容涉及员工的功劳、过错等所有情况，具有一定的机密性。根据我国法律规定，员工的人事档案信息不得向其他人透露，也不得擅自公布于众，这是对员工隐私的保护，也是维护公司内部和谐稳定的重要措施。综上所述，人事档案在工作中具有极高的实用价值，能够为人力资源管理、人才利用、决策制定等方面提供有力支持。同时，人事档案的管理和维护也需要得到足够的重视，以确保信息的真实性和保密性。

三、人才流动趋势下人事档案的管理困境

1.人事档案未得到及时更新和维护

随着人才的流动，个体的履历信息将随之改变，原有的人事档案需要及时更新和维护，以保证档案的准确性和可靠性。企业没有建立完善的档案管理制度，没有规定清晰的档案更新流程和责任分工，档案信息的更新和维护工作就会被忽视或延误。在现实工作中，由于缺乏统一的档案管理机制，信息获取不及时、档案管理不规范等原因，档案的更新和维护工作常常滞后，给人事管理带来一定的困扰。管理者可能无法全面了解员工的最新情况和能力，无法实行准确的职业发展规划和薪酬调整，也不能很好地评估员工的绩效和潜力。

2.人事档案管理工作混乱

随着市场经济的不断发展，我国人才流动现象已成为大势所趋，人员跳槽流动十分普遍。然而，在人才流动过程中，过往“档随人走”制度并未得到有效落实，每当人才流动过程中伴随的档案流动经常出现差错，后续工作将会受到影响。造成这种现象的原因有两方面。一方面，许多企业并不重视档案管理工作，甚至没有设置专业档案管理人员及相关制度，使得在企业实行人事档案管理的人员缺乏相关知识，在管理过程中极易造成个人档案信息的缺失；另一方面，在档案转移过程中，可能会出现档案信息不完整或不准确的情況。例如，某些细节可能被遗漏或错误记录，导致档案信息的不准确性，对员工的工作评估、薪资调整和职业发展等造成了影响。

3.信息共享难

随着人才的流动，原雇主和新雇主之间的人事档案信息交换成为一个重要问题。不同企业之间的人事档案管理系统往往无法实现信息共享与互通，给企业在招聘、选用以及职称评定等方面带来一系列困扰和不便。企业在招聘新员工时需要重复收集候选人的个人信息、学历以及工作经历等，不仅浪费了企业的时间和人力资源，还给候选人增加了不必要的麻烦。企业在选择候选人时往往无法充分了解其工作背景、绩效评价和专业能力，可能导致企业对候选人的评估不准确，无法选择最适合岗位的人才。企业在实行职称评定时往往需要重新收集候选人的工作业绩、基本素质等信息，不仅造成了资源的浪费，还使得职称评定工作的时间和流程变得冗长。

4.人事档案的安全性问题

随着人才的流动，原雇主需要保障离职员工档案的安全性，同时，新雇主需要确保入职员工档案的完整性和保密性。人事档案中包含员工的个人信息、工资等敏感数据，如姓名、身份证号码和工资账户等。在档案转移过程中，如果没有足够的数据安全措施，如加密传输、权限控制等，将有潜在的数据泄露风险，可能引发个人隐私或数据被泄露、篡改的情况，给个体和组织造成不可挽回的损失。

四、人才流动趋势下人事档案的管理措施

1.建立统一的档案管理系统

建立统一的档案管理系统是顺利开展人事档案管理工作的一个重要对策。统一的档案管理系统可以为人事部门带来高效、准确和安全的档案管理，确保人员信息的完整性、准确性和安全性。首先，统一的档案管理系统可以提高档案管理的效率。在传统的档案管理中，由于缺乏统一的管理系统，档案的存储、查询和更新往往需要大量的人工操作，不仅耗时，还容易出错。而统一的档案管理系统可以通过自动化的流程，如自动分类、标签和索引，大幅提高档案管理的效率。采用数字化管理是统一档案管理系统的一个关键特点。数字化管理意味着将纸质档案转化为电子格式，存储在计算机或云服务器上，档案的查询和更新就可以通过计算机实行，大幅提高了效率。此外，数字化管理还可以为档案提供多重备份，确保档案的安全。例如，如果某个服务器出现故障，可以迅速从备份中恢复档案，避免数据丢失。建立统一的档案格式与管理规范是确保档案管理系统高效运行的基础。统一的档案格式意味着所有的档案都遵循同样的格式和结构，在查询和更新档案时就不需要考虑格式的差异，提高了效率。此外，统一的管理规范可以确保档案的完整性和准确性。

2.强化人事档案管理意识

人事档案对于个人发展的重要性已不言而喻，因此，只有强化整个社会的认知才能从根本上提高人事档案管理水平。应充分重视企业及个人对人事档案认知水平的提升，并推动人事档案管理行为规范化开展。首先，相关部门要制定企业关于人才引进及流失的相关档案管理工作要求，在筛选人事档案管理工作人员时，要选择具备专业素养的人员开展人事档案管理工作，只有这样才能确保人事档案管理工作规范化开展；其次，还要加强人事档案管理工作宣传，使更多人员认识人事档案对于其未来发展的重要价值，由此在人才流动过程中更加注重个人人事档案管理与保护，进而减少“弃档”“死档”问题的发生；最后，还要做到对现任人事档案管理工作人员的岗后培训工作，保障他们的管理能力和水平始终跟得上时代发展的要求。

3.完善档案共享机制和标准

完善档案共享机制和标准是解决档案信息共享与互通问题的关键措施。相关行业组织或政府部门可以发挥积极作用，完善档案共享机制和标准，以确保不同企业之间的档案信息能够无缝转移和共享。首先，行业组织可以组织行业内的企业和机构共同参与，共同讨论和研究制定适用于整个行业的档案共享标准。这些标准可以包括档案信息的格式、存储方式、索引规则以及数据交换协议等，以确保不同企业之间的档案信息能够顺利地交换和共享；其次，政府部门可以出台相关政策，推动完善的档案共享机制。例如，可以要求企业提供档案信息的电子化存储和传输，并建立相应的数据交换平台或接口，方便其他企业获取和利用档案信息。通过完善档案共享机制和标准，可以促进企业间的信息交流与合作，减少信息孤岛和重复劳动，提高人才选拔以及管理的效率和准确性。同时，还可以增强企业之间的信任与合作关系，促进整个行业健康发展。

4.加强对人事档案中敏感数据的保护

在推行信息共享的过程中，必须加强对档案信息的数据安全和权限控制。通过加密传输、权限控制等手段，确保档案信息在共享过程中的安全性和隐私保护。企业可以使用加密技术，如SSL/TLS对人事档案中的敏感数据实行加密传输，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。企业可以根据员工的工作职责和级别，对人事档案中的敏感数据实行权限分级，确保只有经过授权的人员才能访问和查看这些数据。企业应定期对人事档案中的敏感数据做备份，以防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在安全的地方，并定期测试和恢复。企业应要求员工签署严格的保密协议，承诺不对外泄露档案信息。同时，企业也应教育员工遵守保密协议，严肃处理泄露信息的行为。通过以上措施，企业可以有效保护人事档案中的敏感数据，确保员工个人信息的安全，降低数据被泄露的风险。

5.加强对人才流动的合理控制

在人才市场，人才是自由的主体，与企业逐步达成契约的关系，并能够实行自由选择。流动人才大部分都是为了选取更有利于自身发展的空间，从而来实现自身最高的价值。新企业拥有更好的待遇，不仅可以提高自身对企业的满意度，还可以得到领导及同事的尊重和认同。每位员工都想得到他人的尊重，通過自身努力来实现人生的目标，如果企业无法实现与员工协调发展，那么员工定会有跳槽想法，从而提高对人事档案管理的难度。所以，企业应该尊重每位员工，人性化处理人员去留问题，确保人事档案管理工作开展顺利。企事业单位应根据员工的工作表现和能力，提供具有竞争力的薪资待遇和晋升机会，以提高员工对企业的满意度和归属感，降低人才流动率。企事业单位应制定合理的人员流动政策，允许员工在一定范围内自由流动，以降低人才流动对企业的冲击，同时也可以提高员工的满意度和归属感。企事业单位也应建立健全人事档案管理制度，确保档案信息的准确性和完整性，为人才流动提供便利。同时，要注重档案信息的共享和互通，降低人才流动对档案管理的影响。

五、结论

人事档案管理在人才流动的背景下面临诸多挑战。为确保档案的完整性、准确性和安全性，组织必须采纳一系列对策。首先，数字化的统一档案管理系统可以提供高效的查询和更新功能。其次，通过对档案管理人员的培训和教育，可以确保档案的专业管理和保密性。再次，完善档案共享机制和标准可以减少档案的遗失和滞后，结合定期的安全检查和评估，为档案提供了坚实的安全保障。最后，通过对人才流动的合理控制，企事业单位可以降低人才流动率，提高员工满意度和忠诚度，确保人事档案管理工作顺利实行。综上所述，通过综合应用这些对策，组织可以有效地应对人才流动带来的档案管理挑战，确保档案的高质量管理。

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（作者单位：河北科技师范学院人事处）

作者简介：杜佳（1994—），女，汉族，河北承德人，硕士，研究实习员，研究方向：管理学；李占坡（1983—），男，汉族，河北邢台人，本科，助理研究员，研究方向：管理学。