推进新时代公立医院档案管理工作的思考

摘 要：我国经济的快速发展促进了公共事业的全面推进，作为公共事业的重要组成部分，公立医院肩负着保障广大人民卫生健康的重任。档案是历史资料和信息的重要载体，档案管理在各项公共事业管理体系中占据着重要的地位，并发挥了重要作用。公立医院档案管理工作对医院的发展和经营具有特殊的意义和作用，更是社会信息资源的重要组成。由于公立医院体制的原因，导致医院在档案管理工作中还延续着传统的管理理念和管理方式，无法满足新时代的要求，阻碍了医院医疗和服务水平的持续提高。因此，公立医院管理者要从档案管理工作的重要意义为出发点，通过分析档案管理工作的特点，为公立医院档案管理制定科学、完善的管理制度，加大人力、物力的投入，加强专业管理团队人才培养等，进一步提升档案管理工作的质量，为全方位推进公立医院健康稳定发展打下坚实基础。

关键词：新时代；公立医院；档案管理；工作思考

中途分类号：G271；R197.323 文献标识码：A

公立医院属于我国事业编制，接受当地政府领导，是社会公共事业的重要组成。我国社会主义市场经济的快速发展，在促进社会繁荣的同时，也加剧了市场竞争。公立医院不可避免地受到市场经济的影响，如何满足广大人民日益增加的医疗服务需求，在市场竞争中不断发展壮大自身，成为公立医院亟须解决的问题。做好新时代公立医院的档案管理工作是医院管理面临的新问题。准确把握新时代公立医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案现代化管理的根本任务。

一、公立医院档案管理工作的特点、重要作用及意义

1.医院档案概述

医院档案是医院在基础建设、设备设施采购、医疗活动、人事变动和教研科学研究等过程中产生的以文字资料、图片和影像等不同形式为载体的历史记录。其不仅是医院发展过程保存下来的珍贵历史资料，还是我国档案发展史中不可或缺的重要组成部分。

2.医院档案的特点

医院档案是国家档案中的重要组成部分，由于行业特性，其有着独有的特点。医院档案内容极为丰富，具有广泛性，包括了医院对广大患者的治疗档案、对住院患者护理档案、医疗科研教学档案、医院人事档案、医院党员干部档案以及妇幼保健档案等诸多内容。首先，医院档案种类齐全，无论是业务档案、文书档案还是医疗档案、个人档案等不同类型的档案都可以在医院档案中看到。其次，医院档案具有真实性。医院档案是对所有医院医疗活动、科学研究和基础建设等历史内容的真实记录，对医院未来的发展和规划有着重要的借鉴作用。

3.医院档案的重要作用和意义

医院档案是对医院长期发展、建设过程的真实记录，是公立医院管理工作的重要组成部分，是公立医院各项医疗事业发展的基础。进入新时代，随着我国医改事业的不断深入，公立医院档案数量和种类大幅增加，并服务于医院工作的方方面面。其不仅为广大患者提供准确的病历数据，在出现医患矛盾或医疗纠纷中提供重要证据的同时，也在医院发展和规划中为公立医院管理者提供了翔实的资料，为医院领导科学、准确合理规划提供依据。除此之外，医院档案中保存的历史医疗科研档案，更是为医院在科研方向的发展与进步提供了最基础、最真实的一手资料。总而言之，医院档案管理工作是医院各部门持续、稳定开展各项工作的基础，在我国医疗卫生事业发展过程中发挥了重要的作用。

作为我国医疗卫生事业的重要组成部分，公立医院对社会健康发展起到了重要作用。随着信息化时代的到来，传统档案管理方式已无法满足时代要求，阻碍了公立医院的快速健康发展。近年来，许多公立医院管理干部已经认识到档案管理工作的重要性，但由于受到某些因素的影响，在当前公立医院档案管理工作中依然存在着一些问题。

二、公立医院档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识不强，档案工作不被重视，缺乏专业的管理意识

目前，我國大部分公立医院对档案管理工作缺乏足够的重视。受市场经济大环境影响，大多数公立医院的管理人员过于注重医疗服务所取得的经济效益和社会效益，重点关注度都放在医疗水平的提高和先进医疗设备设施的引进上，没有足够认识档案管理工作的重要性。在传统管理理念的引导下，公立医院档案管理人员缺乏专业技能，无法理解档案管理工作的重要性，也没有形成正确的档案管理工作意识，甚至相当一部分人员是兼职，无法专注于档案管理工作，缺少对档案管理工作的耐心与责任心，在开展档案管理工作时，可能会由于专业能力不足等造成档案丢失、损毁或在工作中出现拖延情况，难以及时处理档案，导致重要的档案整理不及时，难以充分发挥档案资源的作用，影响公立医院档案管理的工作实效。

2.缺乏健全的管理机制，管理机构不统一，管理范围不明确

当前，有的公立医院档案管理还未形成统一的管理格局，管理范围不明确，有的档案隶属于医院院长办公室下辖的综合办管理，而人事档案归医院人事部门管理，医疗档案归各科室的病案室管理，在同一个医院中形成了多部门管理的情况，这种情况本身就有悖于《档案法》中明确提出的“统一领导，分级管理”的档案管理原则，极易造成医院档案管理工作的混乱。由于医院档案管理工作中缺乏科学、系统和标准的管理制度，很难适应新时代医院管理内涵和外延的变化，导致医院档案管理不能适应医院的发展、机构设置以及开展新技术、新项目、新工作等业务范围的变化，未在管理上作出适当调整，造成归档范围不明确，应归档的资料没有及时归档，许多重要的档案资料滞留在下设机构、科室或个人手中，给国家和医院造成了不应有的损失。

3.医院档案管理缺乏信息化建设，基础硬件设备设施投入不足

进入信息化时代，公立医院档案管理方式中一部分工作依旧采用人工处理方式。随着信息技术的发展，通过软硬件设备设施已经可以解决档案管理中的许多问题，但由于医院对档案工作重视不够，轻档案管理，重医疗业务管理，造成档案管理远远落后于医疗管理。档案管理没有纳入医院的目标管理中，未与医院医疗业务管理同部署、同规划，被边缘化，造成档案室存储空间狭小，达不到信息化建设标准。此外，档案管理设备设施陈旧、技术落后，严重制约了档案事业的发展。尤其在信息化时代，医院档案管理信息技术进展缓慢，无法跟上现代医院管理的步伐，影响公立医院的整体发展。

4.档案管理人员缺乏专业素养，管理团队人才匮乏

在公立医院档案管理部门中，非专业档案管理出身的人员占据了大多数，专业人才匮乏是普遍现象。公立医院领导没有将档案人才培养、引进纳入医院人才培养规划，导致档案管理部门没有高素质、综合型的管理人才，管理团队建设更是无从说起。当前，医院档案管理人员无法满足新时期对档案管理工作的要求，制约了公立医院档案管理工作的顺利开展，亟须医院领导引起足够重视。

三、新时代公立医院档案管理工作改进措施

1.加强《档案法》宣传，全面提升档案管理意识

对于公立医院管理工作来说，档案管理工作是重要的内容组成，医院各级领导应重视档案管理工作，在医院的发展和整体管理中，增强员工的档案管理意识，在实际工作中，营造一个良好的档案管理工作氛围，通过日常工作，明确档案管理工作的重要意义。同时，公立医院要通过多种渠道、方法，组织医院各级领导和全体员工学习相关的档案管理法律法规，增强全体人员的档案意识。自上而下，将档案管理意识渗透到全体医务人员内心深处，增强员工的法律意识，从而提高医院档案管理的专业水平。

现阶段，我国公立医院在开展工作的过程中各部门的工作相对独立，彼此之间分工也比较细化。因此，在日常的工作中会产生较多的电子文档。各科室之间的管理也是分开开展，档案管理工作很难集中起来，再加上管理人员的档案管理意识薄弱，在实际的工作中不重视档案资料的收集和整理，也未从档案管理的角度来收集和管理电子文件，导致医院档案管理工作存在漏洞。为了保证医院档案的完整性，必须增强档案部门工作人员的管理意识，充分重视档案管理工作，提高员工之间档案管理工作的配合度。

公立医院管理层应将档案管理工作纳入医院整体管理体系中，结合医疗、教研和教学等实践活动，开展统筹规划，合理考虑，加强医院各科室领导和职工对档案管理的支持力度，促进档案管理相关工作全面落实。并且，可以对医院档案管理工作实施分级管理和统一领导，提升各部门的归档自觉性，提高档案的完整性，方便医院各部门档案信息的有效应用。

2.统一档案管理，明确分工责任，建立科学、规范的管理体系

公立医院要结合本院实际管理工作，对档案管理展开明确分工，建立科学、规范的管理体系，加强医院档案统一管理。结合各部门、科室的具体情况，医院管理层要建立综合档案管理部门，集中管理各类档案资源，形成科学管理体系，实现规范管理。为此，需要公立医院在新时期发展中，能够创新档案管理理念，联系医院发展实际，形成一套科学的管理体系，进一步明确各个管理部门的职责，构建综合档案部门，集中管理各种档案资源，合理划分并明确各档案管理人员的管理责任，展开年终考核，并将考核结果与绩效挂钩，充分调动档案管理人员的工作积极性。

为了能够实现医院档案信息共享，应根据一定的规章制度来开展档案管理工作，建立健全档案管理体系，通过制定科学的档案管理制度，完善医院的档案管理工作，要保证医疗资料、病人信息、员工资料等档案信息能够完整保存，确保医院档案工作科学化、规范化、人性化管理，提高档案管理水平。比如可以建立部门之间档案管理的合作机制，明确医院各部门之间的配合工作，有效结合各部门的档案管理工作质量、效率和相关人员的工作绩效，规范各部门的档案管理工作。

3.加大信息资源的开发力度，积极利用档案资源

从某种程度而言，开发利用是档案管理工作的最终目的。在开展档案管理工作的过程中，应通过整合档案资源，充分发挥档案资源的作用。真实的档案资料除了含有较高价值的医学信息外，还对提高医院经济效益与社会效益有较大的助力。为此，应以医院发展战略为核心，迎合医院管理内容的不断延伸，深入挖掘信息资源，实现档案应用体系的全面覆盖，使所有部门都可以便捷、有效地使用档案。同时，还应深入科研教学和临床医疗的一线，主动寻求意见，掌握其档案应用需求，并提供针对性服务。此外，还应编研档案信息，全面整理现存各种档案，为医院奠定良好的信息应用基础。医院应增加档案管理人力、物力投入，促进档案管理实现资源共享，为档案管理实现现代化、科学化奠定良好的物质基础。医院还应扩大资金投入，从而优化各项资源配置，引入各种先进的设备设施，建设标准化的档案库房，形成电子档案库，实现数字化管理。

4.组织相关培训，提高档案管理人员工作水平，加强专业团队建设

公立医院要加强对档案管理优秀人才培养的重视，从人才引进和后续培训教育等方面入手，建立一套完整的档案管理人员培养体系。培养满足医院发展的人才，医院可以组织档案培训工作，提高管理人员的工作效率。医院可以定期邀请业内专家召开座谈会，分享专业的管理知识，不断提高档案管理人员的专业素养。此外，还可以给档案工作人员创造更多外出培训、继续教育學习的机会，并针对员工不同的知识水平，组织相应的培训活动，保证每位员工能学习专业的档案管理知识，提高医院档案管理人员的管理水平。

5.重视医院档案管理基础建设

随着我国经济繁荣、稳定的发展，人们物质生活水平不断提高，对公立医院的服务和医疗质量也有了更高的要求。医院就诊患者数量不断增长，医院病患档案的数量也随之大幅增加，对医院档案管理工作也有了更高的要求。公立医院应将档案管理部门的资金投入、人才培养等计划统一纳入医院年度规划。例如，可结合近几年档案管理部门资金使用情况，优先划拨相应基础建设所需资金，优化档案存储库房、信息化管理体系建设以及相关所需的软硬件等基础设备设施。同时，在信息化时代背景下，公立医院也要重视档案管理的保密、安全问题，要增加档案室的安保防范装置，引进先进的自动识别软件，设置访问权限和防火墙，只有有权限的人员在识别后才允许进入。由此可见，加强档案管理部门基础建设尤其是信息化建设，是提高公立医院档案管理质量和效率的重要手段。

四、结束语

综上所述，我国公立医院档案管理工作在新时代面临着新的要求，医院相关管理部门在工作中应重视医院档案管理工作的顺利开展，解决当前档案管理存在的问题，有效整合档案资源，统一管理医院的档案资源，保证档案管理工作的有效性。为了提高公立医院档案管理工作的质量和效率，需要由各级档案管理工作人员共同努力，在保证采集、录入档案资料真实性和完整性的基础上，采取科学、规范的措施有效提高公立医院档案管理水平，推动公立医院医疗事业稳步发展。

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（作者单位：东营市第二人民医院）

作者简介：李燕丽（1975—），女，汉族，山东广饶人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。