大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率策略探析

摘 要：近年来，随着我国经济不断发展，科技水平显著提升，在大数据技术的推动下，加快了各领域的改革进程。在我国机关事业档案管理方面，随着大数据管理模式的应用，档案管理效率大幅提高，进一步发挥政府职能为社会服务的价值。基于此，文章立足大数据背景下，分析大数据概念及在机关事业单位档案管理中的作用，并探究如何提高事业单位档案管理效率，以供参考。

关键词：大数据；机关事业单位；档案管理；提高

中图分类号：G271 文献标识码：A

大数据时代的到来，给各行业发展带来了新的机遇和挑战，在档案管理方面，利用大数据技术极大改变了以往处理方式存在的弊端，促使事业单位在档案管理方面的深入改革。为充分发挥大数据技术的作用，作为机关事业单位应结合自身管理情况，合理应用大数据，从而提高档案管理效率。

一、大数据的基本概念及技术特点

1.大数据的基本概念

大数据是基于网络信息发展的时代产物，将信息资讯以虚拟化形式存储和使用，在应用中充分体现信息技术具有的特点，促使信息资源完成共享目标。

2.大数据技术的特点

（1）载体虚拟化

随着各种多媒体设备设施的出现，推动大数据在多领域的广泛应用，在减少资源浪费情况方面具有重要意义。在数据载体虚拟化这一特点的支持下，数据信息能够以虚拟信号呈现，在这一过程中的传输速度和效率尤为明显。另外，通过应用大容量计算机，可在同一时间内完成多个信号的处理，随后自动存储在磁盘内。在这种方式的应用下，能够更好地体现信息的真实性和全面性。

（2）效率化

信息技术在处理信息方面的速度非常快，主要是大数据技术能够自动处理内容，比传统的人工纸质档案处理方式更高效。近几年，随着我国科技水平的提高，计算机处理信息的效率和准确度进一步提高，在档案管理方面，为使用者提供了更大的便利条件。

3.事业单位档案管理效率提高的背景

结合近几年我国时代发展和变化，信息技术的出现深受社会各界欢迎，因而在社会中的普及程度越来越高，广泛应用于各个行业。结合过去机关事业单位的档案管理模式都是以纸质形式呈现，给档案的搜集和整理带来了很大的困难。尤其是纸质档案的储存必须有足够的空间。另外，如果储存环境出现变化，很容易出现档案损坏的问题。目前，事业单位提高档案管理效率的背景主要体现在时代背景和技术发展背景。

二、大数据技术在档案管理中的重要作用

大数据的出现和应用推动事业单位持续发展，机关事业单位在自身发展中应对大数据技术的重要性有全面的认识，将其合理融入具体工作和环节中，从而为后续相关工作开展奠定良好基础，提高发展能力和水平。

1.促进机关事业单位改革转型

伴随科技的不断发展，我国机关事业单位改革在稳步推进，其中档案管理改革最为明显。传统的档案收集、保管等模式已经无法满足事业单位的需求，对于内容较多且信息量大的事业单位档案，如果仍按照传统方式管理，不仅无法进一步提高管理效率，还不利于单位后续发展。随着大数据技术的出现和应用，事业单位在面对海量信息时可以快速获取分析结果，精确掌握相关信息，为单位改革发展带来积极作用。

2.发挥档案管理信息化的作用

结合实际，机关单位大多是以纸质档案管理开展相关工作，对温度、湿度等会有相应的要求，若在该环节中出现问题，则会引发多个问题出现，如纸质变质、资料严重损坏等。随着电子档案，逐渐替代传统纸质档案形式，在这种档案管理模式下，能够充分体现大数据技术的作用，提高单位工作效率。

电子档案的出现和应用，帮助事业单位简化档案管理流程。因传统纸质档案管理中会消耗大量的人力和物力，影响工作效率的提高，而电子档案的使用则可在数字化方式下，将档案存储在计算机或云端，不仅有效节省存储空间，还大幅降低了单位的管理成本。另外，电子档案在检索和查询方面也更為方便和快捷，通过搜索关键词和日期等方式，极大提高了档案的利用效率。电子档案在档案管理中的应用，显著提高了事业单位的工作效率。档案查阅和利用是大多数单位日常工作中的基础环节。通过利用电子档案，相关工作人员能够随时访问和获取，有效避免传统纸质档案借阅和归还等烦琐流程，使得工作效率明显提高。电子档案在备份和传承方面同样发挥了重要作用，因传统纸质档案在管理中易受到损坏和遗失，而电子档案的备份和恢复可以快速完成，大幅提高了档案的安全性和完整性。

3.有效满足档案存储信息化要求

近几年，随着我国社会经济的持续发展，作为机关事业单位面临的挑战增多，具体表现在工作量增加、档案数量增加等方面。在这种情况下，给档案管理人员工作开展增加不小的难度。事业单位通过引进大数据技术，能够推动电子档案数据库的深入优化，提高对信息数据的分类程度，使档案管理人员能够高效获取相关信息，保证档案管理工作开展效率和质量。

三、基于大数据应用的档案管理效率问题

结合目前大数据环境下单位在档案管理效率方面存在的问题，必须予以重视，还要深入分析出现问题的原因，之后在该基础上制定相应的策略，促使档案管理工作高效完成，实现提高效率的目标。

1.档案管理制度有待革新

以往人工管理模式是事业单位档案管理工作的主要形式，在具体工作中，管理人员要收集和整理各项文件资料，归纳为完整的纸质档案。在整个流程中，需要工作人员耗费较多的时间和精力。如果出现疏忽管理的情况，纸质档案就会出现问题，对数据信息的准确性产生严重影响。

在档案信息化管理过程中，应更加注重对数字资源的整合，合理完善系统功能，不仅能够有效提高档案信息的安全性，还可以极大地保证数据准确分析的功能和高效服务，辅助相关部门制定决策。档案管理是事业单位管理中的重要部分，为确保相关工作有序开展，加强管理制度的完善十分必要。在当前数据环境下，虽然事业单位已经逐渐改变档案管理模式，但是在相应的制度建设方面依然存在不足，这种情况的出现，给事业单位后续工作开展带来不利影响，使得工作质量无法得到有效保障，进而制约了档案管理效率的提高。另外，当前不少事业单位在档案管理制度建设方面存在相同的问题，即制度不完善、管理流程不规范、人员素质不高等。这些问题的出现，已经对单位档案管理工作开展质量产生了影响。

2.缺乏专业人才，档案信息意识薄弱

大数据背景下的机关事业单位，在档案管理工作中面临比较多的挑战，其中包括人员素质问题。结合相关调查，有些机关事业单位现有档案管理工作人员比较少，通常为兼职，这些人员并未接受过系统的培训。同时，在档案管理经验方面也较为欠缺，使其在实际工作中不够熟悉具体操作和相关知识，进而影响了档案管理的质量和效率。随着我国数字化技术的持续发展，档案管理工作对人员的技能和知识提出更高的要求。但是，因为缺乏相关专业背景和技能的人才，事业单位在推进档案数字化管理的过程中往往会遇到诸多困难，不仅会影响档案管理的效率，还可能对事业单位的正常运转产生负面影响。

3.设备设施及技术投入不足，信息安全性不高

在当前档案管理工作中，数字化档案管理成为机关单位主要的使用方式。结合目前数字档案应用情况，在技术方面仍有待提升，部分事业单位在档案管理工作中使用的管理技术比较落后，导致数字化档案管理效果不理想。虽然数字化技术在应用中能够有效提高档案管理效率，但依然要注意档案数据安全，如果数字化档案管理系统受到病毒或黑客攻击，就会给档案信息安全造成严重影响。另外，一些单位档案工作人员缺乏经验，未能深刻认识到档案管理的作用，致使信息被泄露的问题愈发严重。

4.数据资源开发力度不足，数据基础不够宽泛

在事业单位档案管理工作开展期间，需要相关人员按照要求做好档案资料内容的鉴定，主要是评估是否具有档案的性质。在大数据管理下，能够有效把控现有的数据资源范围，特别是通过对现代化技术手段的使用，能够有效提升档案管理质量。与过去的工作方式相比，大数据技术能够提高信息资源在整合和使用上的合理性，在具体工作中减少人员的劳动量。

四、大数据背景下提高机关事业单位档案管理效率的具体策略

随着信息化时代到来，档案管理在逐渐发展变化，为提高档案管理水平，事业单位应积极融入信息技术，改变当前档案管理存在的不足，在该基础上实施合理且具体的策略。

1.建立完善的大数据档案管理系统

首先，在机关事业单位档案管理工作中要充分发挥大数据技术的作用，要确定着手点，结合实际情况积极完善现有的数据档案管理系统，进一步推动数字化档案管理工作的开展。事业单位要根据自身情况设计出符合需求的数据信息系统，突破信息壁垒，加快档案信息共享。

其次，要充分考虑模式的完整性，根据实际要求统一档案信息管理标准，开放共享端口。通过这一方式，能够有效减少信息交互存在的缓慢问题，降低对档案利用的影响。对事业单位而言，完整的技术应用模式可促进各部门信息流通顺畅，减少发生信息孤岛的情况。档案管理人员在制定技术模式期间，要结合不同部门的需求和特点，确保应用模式的合理性。与此同时，还要根据具体变化情况及时做好调整，从而更好地适应现代工作环境的要求。通过对档案信息制定统一的标准，可进一步提高整个档案管理的规范性，有助于档案管理部门有效完成信息共享。在标准制定期间，事业单位要重点考虑档案信息的要求，即分类、编码和存储等，还要做好相应的监管工作。开放共享端口能够有效推动相关部门信息交互，显著提高工作效率。在共享端口开放环节中，作为机关事业单位必须保证信息的安全性。通过采取有效策略，避免发生档案信息被泄露和滥用的情况。事业单位还需加强对档案数据平台运行效果的观察，通过定期检查和分析，可在第一时间发现问题并妥善处理，并在此基础上合理优化数据平台。在观察和反馈过程中，事业单位应及时收集各部门意见，针对问题原因做好分析，并采取相应策略予以改进。

2.提高数据分析服务能力

在信息化背景下，无论是数据信息汇总，还是分析环节，均发生了显著的变化，给档案管理工作的开展带来一定挑战。在大数据技术的支持下，减少了事业单位的管理成本，能够确保工作有序开展。在大数据技术中，数据分析功能占据重要地位。要想准确掌握数据的隐藏价值，必须不断提高档案管理人员的信息数据分析能力。同时，要结合单位实际情况，因为事业单位档案信息类型比较繁多，所以为保障档案管理的有效性，机关事业单位有必要加强数据分析的能力，从而更好地适应现代档案管理工作的要求。

3.加强档案管理体系的规范性

作为机关事业单位，其档案管理工作与社会事务之间具有一定的关联性。对此，事业单位应扩大档案管理的范围，制定相关的法律法规，并规范档案管理信息系统，对网络运行中暴露的问题，要严格按照相关标准合理完善档案管理体系。对机关事业单位而言，档案管理工作是重要的組成部分，要想确保档案管理工作顺利开展，作为管理者则要立足实际，制定相关政策法规和制度体系，为档案管理工作开展提供重要指导，为管理者提供有效的工具，促使档案管理工作有序开展。在制定政策法规和制度体系时，管理者要对单位实际情况开展调查，结合各种因素，在最大程度上保证政策法规和制度体系在应用中具有针对性。与此同时，管理者还要加强对管理体系的设计，管理体系应结构清晰、层次分明，通过合理设计，进一步提高档案管理工作效率，切实满足单位各项工作开展的需求。此外，管理者还要重视对档案管理工作的监督，便于及时发现工作中的问题，促使档案管理工作得到有效完善和优化。

4.组建信息化管理团队

在档案信息管理方面，机关事业单位有必要组建专业的信息化管理团队。档案管理信息化建设需要人力提供重要的支撑，事业单位在开展档案管理信息化建设中要注重人才的培养。档案管理人员要不断学习相关知识，转变档案管理理念。与此同时，机关事业单位应对现有人员开展培训工作，通过组织参加外部培训活动，不断提高员工管理水平。还可以在内部开展信息化档案管理模式的学习或培训课，邀请行业专家来单位给档案工作人员指导和教学，使其能够深入了解和认识信息化管理系统操作和使用情况。

五、结语

综上所述，在大数据背景下，机关事业单位在档案管理方面应积极改变以往的管理模式，深入分析目前存在的问题，更好地发挥大数据技术在档案管理工作中的作用，提高档案管理工作效率，为事业单位后续发展奠定重要基础。

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（作者单位：青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心）

作者简介：云志（1974—），女，汉族，山东淄博人，本科，馆员，研究方向：档案管理类。