档案信息化促进基层政府公共服务作用研析

摘 要：档案作为个体或者单位在长期的发展进程中所形成的原始资料，可借助其开展对于事件的客观分析，凸显了档案管理的重要意义。随着我国不断提高基层治理能力，对于基层政府来说，需要认识到档案在提高基层政府公共服务水平中的重要意义，做好档案信息化建设，提高档案管理水平。文章分析了档案信息化促进基层政府公共服务的作用，并提出档案信息化建设策略，旨在为今后开展相关研究提供参考与借鉴。

关键词：档案信息化；基层政府；公共服务；作用；策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着我国社会发展水平不断提高，公众对于基层政府公共服务的要求有着较大程度的提高。档案作为基层政府公共服务的重要内容，在我国科学技术发展水平不断提高的促进下，基层政府在面向公众提供档案服务的过程中，需引入信息化的方式开展档案管理，发挥档案信息化在促进基层政府公共服务质量提升中的作用。

一、档案信息化促进基层政府公共服务的作用

当下，我国大力推进基层政府公共服务改革，一体化、标准化以及信息化成为基层政府公共服务改革的主要标准，更是基层政府实现放管结合以及简政放权的重要措施。在各领域发展水平不断提高的促进下，档案的重要意义开始被更多人所认知，做好档案管理有着较高的应用价值。由于档案的特殊性，其数量呈现出海量化的趋势发展。因此，在查阅以及管理上的难度较大，为档案的信息化建设提供了先决条件。从档案信息化促进基层政府公共服务的作用来看，其在提升基层政府公共服务质量以及服务效率上均可起到重要的促进作用。在具体的表现上，档案信息化建设可发挥信息化的优势开展档案管理，使相关主体在调阅档案的过程中更为便捷，政府在提供公共服务的过程中方式更为多元化，不仅提高了档案资源的利用率，还提高了公众对基层政府公共服务的满意度。

二、档案信息化的标准和规范

所谓档案信息化标准规范的内容主要包括管理规范和技术规范，在档案资料建设、使用与运作中明确的管理规定以及在数字档案中的术语和定义、档案标准制定的原则等都是其中的内容，工作人员在开展档案信息化管理建设时，需要对档案信息分类和编码，为了保证档案的真实性，工作人员需要从档案的使用方法、价格、安全等方面展开分析与建设，以此来满足档案信息化管理的标准。

基层政府在制定档案信息的管理标准时，需要明确我国《档案法》以及各级相关管理部门制定的管理规定，这些内容可以为档案信息化管理及标准提供一定的帮助，而基层政府在公共服务的过程中，需要以此为基础制定新的标准和规范，并针对过去的规定重新修订，确保内容能够符合当前时代的要求及发展。档案信息化标准和规范给政府公共服务工作提供了很大的帮助，也是保障档案管理工作具体实施的主要内容。由此可以看出，基层政府在制定档案信息化标准及规范时，不仅应参考我国《档案法》的相关标准，还应根据政府以及当前社会的发展展开修改，以此来保障档案信息化标准在基层政府公共服务中的应用，为我国基层政府公共服务及发展提供帮助。

三、档案信息化建设促进基层政府开展公共服务的现状

社会和生产方式的变化促使基层政府公共服务模式做出改变，让用户自主选择，表达需求。一方面，在平台端界面上设置过滤项，方便用户选择，能够更快速、准确地找到需要的信息，并根据用户的习惯，提供用户感兴趣的信息，只有提供具有创新特色的信息服务，才能进一步赢得用户的心；另一方面，档案管理是政府机关管理的基础环节，如果档案保管不规范、分散，势必会造成基层政府的管理工作处于被动、混乱的状态。

档案是政府机构公共服务工作的重要保障，是政府工作的基础信息的来源，档案管理工作具有重要的意义。基层政府机关对于档案管理工作的重视程度普遍不足，这往往与各机关重财务、重人员、重机构的管理模式密切相关。基层政府部门的工作内容多是任务型，被动性强，导致许多基层政府部门长期忽略档案管理，也忽视了档案已成为基层政府部门最主要的信息资源。此外，档案管理人员素质不高，工资和福利待遇低，档案管理部门在组织单位中的地位也较低，直接影响档案工作的开展。因此，需要基层政府部门转变观念，加强对档案工作的重视，真正认识档案管理的重要性，并结合基层政府部门的实际工作，制定档案管理信息化实施的有效方案和保障措施，从而实现档案信息化管理的目标。

四、档案信息化建设提升基层政府公共服务质量的策略

1.明确信息化建设标准

由于基层政府公共服务的特殊性，其对于档案信息化建设有着较高的要求，提升档案信息化建设质量可以扩大基层政府开展公共服务的范围，提高整体的工作效率。因此，在档案信息化建设的过程中，需要依照基层政府公共服务的特殊性，科学制定档案信息化建设标准，借助标准的制定提升档案信息化建设质量，更好地发挥在提升基层政府公共服务质量的积极作用。随着各行业领域对档案管理重视程度的不断提高，我国针对档案管理信息化建设也做出一系列的规定，必须严格依照相关法律法规以及基层政府开展公共服务的相关要求开展档案信息化建设。例如，在处理档案数据信息以及档案存储的过程中，需依照我国规定的格式。如果某类档案没有严格的格式规定，就需依照通用格式实现档案数据处理和存储。由于档案有着较高的应用价值，部分档案还涉及机密内容，在受众范围上存在一定的局限性。因此，在基层政府开展公共服务的过程中，需要明确档案公开范围以及服务范围，做好档案信息资源的共享，以此来提高档案资源的利用率。另外，由于基层政府档案的特殊性，其数量较多，涉及的内容也较多。因此，在制定档案信息化建设标准的过程中，必须保证档案资料的完整性，避免档案数据在信息化建设的过程中出现遗失。基层政府的档案数量较多，在信息化建设的过程中，应制定档案目录，做好档案资源的整合，提高档案利用的便利性。

2.完善基础设备设施建设

目前，我國很多大型的档案馆以及高校的档案部门配备了计算机、打印机等相关的设备设施以及相应的办公软件，工作人员可以通过计算机输入和文本输出的方式导入档案信息，完善档案信息化工作的基础设施建设。在以往基层政府管理的过程中，档案管理工作受重视程度较低，导致在相关基础设备设施建设上存在较大的不足之处，仅以纸质档案为主，缺乏档案管理信息化基础设施建设，制约了基层政府部门档案管理水平的提高。随着我国不断提高基层政府治理水平，对于基层政府公共服务有着更高的要求，加强档案信息化建设，可使基层政府在开展公共服务的过程中更具有灵活性。由于档案管理的特殊性，在基层政府运用档案信息化建设提供公共服务的过程中，必须做好基础设备设施建设，为提高档案信息化建设水平提供物质层面上的保障。因此，在具体的实施中，相关部门需加大对于档案信息化建设的资金投入力度，为信息化建设配备相应的设备设施，如计算机、扫描仪等。由于部分档案属于机密档案，一旦出现遗失或者被盗将造成严重的损失。因此，在开展基础设备设施建设的过程中，还需加大对于安全设置的资金投入力度，在档案信息管理平台中完善安全设置，如安装防火墙、杀毒软件等，并定期升级相关的软件，以此来减少档案信息遗失或者被盗的概率，提升档案信息化的建设质量。

随着我国网络技术的不断发展，各行业领域都开始运用宽带网络互连的方式，在配备信息化设备设施及软件的同时，使档案信息化管理的基本设备设施得到有效完善。在过去，受到技术水平的影响，基层政府部门档案的形式均为纸质档案，其作为原始资料在基层政府提供公共服务的过程中也有着较高的应用价值。在完善档案管理信息化基础设备设施建设的过程中，除了需做好纸质档案向数字化档案的转化之外，还应做好纸质档案的保管，提高纸质档案的管理水平。

在具体的实施中，基层政府应完善档案室的建设，做好防潮、防火、防盗设备设施的建设，提高纸质档案的保管效率，也可以起到提升基层政府档案信息化建设质量的作用。根据当前发展的情况来看，档案信息化发展已经成为档案资源在社会中配置的基础，不仅能够提高档案服务质量以及资源的使用率，还能增强档案信息查询的便利性。在档案管理工作的过程中，档案工作人员需要积极探索、分析当前形势中存在的问题，解放工作思想，转变档案信息化管理的观念，充分认识信息化给档案管理工作带来的机会与挑战，以此来实现档案管理模式的转变。当前，基层政府部门大多是传统的档案管理理念，必须向以人为本的管理模式转变，充分利用信息时代的有利条件，以此来提高档案管理信息化工作的创新性和灵活性。如今，传统被动的档案管理手段已无法适应现代经济社会发展的需要，档案系统现代化的建设为社会的发展创造了必要条件。

3.完善档案管理机制

由于基层政府公共服务中涉及的档案内容较多，为最大限度地发挥档案在提升基层政府公共服务质量中的优势，在开展档案信息化建设的过程中，需要完善管理机制，以保障档案管理信息化建设能够顺利开展。在具体的实施中，应完善档案收集以及归档机制，明确档案收集范围，依照规定做好档案的收集工作，并整理和分析收集的档案，将合格的档案及时归档，避免档案出现遗失。在完善档案管理机制的基础上，还需落实管理责任机制，细化档案管理以及档案信息化建设中各方的职责，做好相关部门以及人员的分工，要求各部门的工作人员均需依照档案管理的要求配合开展档案工作，提升基层政府档案管理的质量。

档案管理标准建设和档案开发应用是档案管理信息化的关键和核心，但也成为工作人员在实际工作中的一项艰巨的任务。例如，在将图像插入文本文件时，很多工作人员会将重心放在文本格式上，却忽略了图像在文本中插入的格式，给查找图像内容及资料等工作造成一定的问题。除此之外，因为日常工作中都是按照个人习惯命名文件，随着时间的推移，文件积累得越来越多，工作人员在搜索时也出现一定的问题，在一定程度上影响了基层政府公共服务的质量与效果。所以，基层政府需要尽快对档案信息管理工作制定相应的管理机制及标准。

4.做好档案管理人员队伍建设

档案管理人员作为基层政府开展档案管理以及档案服务的主要执行者，其专业水平以及职业素养对档案信息化建设质量产生直接的影响。以往，在基层政府开展档案管理的过程中，部分地区受到落后管理理念的影响，对于档案信息化建设以及档案管理的重视程度较低，在档案管理人员队伍的组建上存在较大的问题，没有结合档案管理以及信息化建设的要求选择专业人员，成为制约档案管理水平以及档案信息化建设水平提高的重要原因。针对此，在放管服背景下，基层政府在开展公共服务的过程中应提高对档案管理人才的重视程度，做好档案管理人员队伍建设，为开展档案信息化建设做好人才保障。

一方面，应提高档案管理人员的薪酬和福利待遇，提高招聘门槛，实施准入制度，选聘兼具档案管理专业知识以及信息化素养的人员承担基层政府的档案管理工作。档案信息管理部门的工作人员需要掌握相应的知识、技术及能力。档案管理部门需要时常组织培训工作人员了解信息化管理的知识，并能够熟练掌握计算机操作技能，灵活使用档案管理软件，为基层政府公共服务工作运行提供一定的帮助。

另一方面，针对现有的档案管理人员应做好相关培训。在培训内容上，不仅要将档案专业管理知识作为主要的培训内容，还应重点培训相关的法律法规知识，提高管理人员对于档案工作的重视程度。由于档案信息化建设对档案管理人员的信息化運用能力有着较高的要求，因此，还应在培训内容中加入有关档案信息化建设的内容，从理论知识以及实践两个层面开展培训，提高档案管理人员运用信息技术开展档案管理的水平，发挥信息技术在档案管理以及基层政府公共服务工作中的优势。此外，复合型的高素质人才是档案信息化建设的“主力军”，基层政府可以和高校联合，为学生、档案工作者提供丰富的学习条件，引导更多相关专业的学生到基层政府公共服务部门工作，提升档案信息化管理的质量及效果。

五、结语

综上所述，档案信息化建设在提高基层政府公共服务质量上起到了重要的促进作用。在开展档案信息化建设时，基层政府应明确档案信息化建设标准，完善基础设备设施建设和管理机制建设，做好档案管理人员队伍建设，提升档案信息化建设质量，提高基层政府公共服务水平，助推现代化建设的高质量发展。

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（作者单位：汉滨区档案史志馆）

作者简介：邝小丽 （1982—），女，汉族，陕西安康人，本科，中级，研究方向：档案管理。