浅议信息化背景下医院财务档案管理的趋势、问题与对策

摘 要：随着信息技术的不断发展，医院财务档案管理迎来了前所未有的发展机遇和挑战。文章概述了医院财务档案的管理范围，详细剖析了信息化背景下医院财务档案管理存在的主要问题，包括信息安全风险、培训与技术普及不足以及成本压力等，并提出了一系列切实可行的对策。例如，在培训与技术支持方面，强调了建立全面培训计划和专业技术支持团队的重要性，在成本控制与效益分析方面，强调了合理投资、精细成本控制和持续效益评估等策略。能够助力医院健康、持续、高质量发展，实现信息化背景下财务档案管理的持续优化和提升，为医院在信息时代取得更大发展提供指导和支持。

关键词：信息化；医院；财务档案

中图分类号：G271；R197.322 文献标识码：A

在信息技术迅猛发展的时代，医院财务档案管理模式也经历着转变。新兴科技的涌现为医疗机构带来了数字化、自动化和智能化的全新机遇，为财务档案管理注入了新的活力。然而，随之而来的是一系列新的挑战，需要深入探讨和应对。通过深入剖析信息化背景下医院财务档案管理的趋势、问题，并提出相应的对策，旨在引领医疗行业更好地应对数字化转型中的复杂挑战，以推动医院财务档案管理工作更高效、更安全的开展。在信息化背景下，如何巧妙应用科技优势，既保障财务档案的安全性和准确性，又提升管理效率将是医院亟须解决的核心议题。

一、信息化背景下医院财务档案管理概述

1.医院财务档案范围

医院财务档案是指医院为了记录和管理财务活动而建立和维护的文件以及记录体系，對于医院的财务管理、财务报告及其合规性非常重要。按类别展开整理，医院财务档案主要包括：

（1）会计记录：常见的财务报表，如资产负债表、损益表和现金流量表等，用于反映医院的财务状况和经营业绩。总账记录所有财务交易的账户，以确保准确的财务报告；分类账详细记录每一笔交易的分类，如收入、支出、资产以及负债等；日记账按时间记录所有财务交易的详细信息。

（2）患者财务记录：记录患者在治病过程中的药物、治疗的账单以及患者缴费后的收费单据、付款记录。

（3）经济合同和协议：这一部分主要针对与医院往来的药物供应商及保险公司等，还有明确记录合同执行情况的记录报表。

（4）预算和财务规划：对未来资金的安排等财务目标、策略和规划。

（5）税务文件：申报税务的文件和税务合规文件。

以上只是一般性的档案管理内容，实际上可能会因医院规模、类型和地区法规的不同而有所变化。保持财务档案的完整性和准确性对于医院的财务健康和合规性至关重要。医院财务档案发挥着关键的作用，对医院的经济稳健管理、法律合规性和整体运营的监督起着重要作用。

2.信息化背景下医院财务档案管理趋势

随着社会的发展，信息技术像一只大手推动社会组织的运行，各行业领域越来越依赖数字化、网络化、自动化和智能化的运作和管理。在医院财务档案管理中，信息化背景涵盖了以下几个方面的发展：

（1）数字化转型。数字化转型不是简单地将纸质文件转为电子文档，而是借助先进的技术手段优化整个财务管理流程，提高效率，降低成本，并增强了信息的可用性和安全性。通过数字化技术，财务档案可以存储在电子文档管理系统（EDMS）中，使信息检索更加高效。电子文档的可搜索性大幅提高，财务人员可以通过关键词、日期等准确、快速地找到需要的信息，促进信息的即时共享。数字化转型减少了对大量纸质文件的需求，节约了办公空间，减少了存储和维护纸质档案的成本。降低纸张的使用对环境友好，符合可持续发展的环保理念。这一过程对于医院财务档案管理来说，是实现现代化管理和适应信息时代要求的必然趋势。

（2）自动化和工作流程优化。自动化和工作流程优化是指在医院财务档案管理中引入自动化工具和优化工作流程，减少因人工操作造成的错误，提高工作效率，并优化内部控制。引入自动化工具，如财务管理软件、电子审批系统等，以替代烦琐的手工操作。自动化工具可以涵盖财务流程的各个环节，包括发票处理、支付审批、报销管理等。设计并实施自动化的财务审批流程，以加速审批过程，包括自动化的审批通知、在线审批系统以及与相关部门的及时沟通。自动化工具能够有效减少因人为错误引起的财务问题。通过预设规则、逻辑和验证，自动化系统能够识别潜在的错误并及时修正，降低了错误的发生率。通过自动化和工作流程优化，医院财务档案管理不仅提高了工作效率，还增强了财务流程的透明度和精确性，为财务管理提供了更可靠的基础。

（3）移动化应用。移动化应用是指通过移动设备，如智能手机、平板电脑等移动终端，安装相关应用程序，使财务人员能够随时随地访问和处理财务信息，不仅提高了工作的灵活性，还加强了团队之间的协作和信息分享。移动化应用允许财务人员通过其移动设备随时随地访问财务数据和系统，不再受制于办公场地的局限，财务人员可以在会议、外出办公或在家工作的情况下依然能够获取所需的财务信息。移动应用注重用户体验的设计，使财务人员可以通过直观、易用的界面来执行各种财务操作。优化的用户体验提高了移动应用的接受度和使用效果。移动化应用的普及在医院财务档案管理中为财务人员提供了更灵活、便捷的工作方式，推动了团队协作和信息共享的效率提高。

（4）实时数据分析。实时数据分析是指医院通过信息技术，能够在数据生成的同时对财务数据做出及时分析和处理。利用实时数据分析，可以生成即时的财务报告，包括资产负债表、损益表以及现金流量表等。实时数据分析有助于及时发现潜在的财务问题和异常情况，提前预警风险。通过监测关键的财务指标，可以迅速识别偏离预期的趋势，从而及时采取纠正措施。医院管理层可以随时查看最新的财务状况，了解医院的经济状况。实时数据分析提供了客观的财务绩效评估，使管理层能够更快速地了解各个部门和项目的表现。

二、信息化背景下医院财务档案管理存在的问题

1.信息安全风险

在信息化背景下，医院财务档案管理所面临的一系列信息安全风险呈现多层次和多维度的挑战。数字化和电子化的进程虽然为财务管理提供了便捷性，却也引发了一系列潜在问题。首先，数据被泄露成为一个显著问题，数字档案的传输和存储容易受到未经授权的访问，可能导致敏感财务信息被泄露。其次，网络攻击和恶意软件造成严重的风险，有可能导致系统瘫痪、数据丢失，甚至勒索行为。员工的疏忽和错误操作也成为财务档案管理中一个难以忽视的问题，可能引发严重的数据安全问题。供应链风险则源于与外部合作伙伴或供应商共享信息的不确定性，可能被泄露或滥用。此外，合规性和法规风险，尤其是在医疗领域的特殊法规下，对财务档案的管理提出了更高的标准和要求。最后，社会工程学攻击作为一种针对人的攻击手段，增加了财务信息被非法获取的风险。这些问题相互交织，需要细致而全面的安全措施以应对不同层面的威胁，确保医院财务档案安全可控。

2.培训及技术普及不足

在信息化大背景下，医院财务档案管理所面临的培训与技术普及差距问题显著，衍生出一系列潜在的难题。

首先，员工可能因缺乏对系统操作的充分培训而导致操作技能不足，从而引发数据输入错误和操作失误的潜在风险，不仅可能对财务数据的准确性产生负面影响，还可能导致整个财务档案管理系统的运行效率下降。

其次，技术普及差距可能导致财务团队未能充分了解和适应新的信息化系统，进而妨碍了数字化档案管理系统的有效应用。员工可能因为对新技术的不熟悉而产生抵触情绪，降低了系统的整体使用率。这种技术普及不足可能阻碍医院财务团队充分发挥数字化档案管理的潜在优势，限制了系统的实际效益。

3.成本压力

在信息化背景下，医院财务档案管理面临着显著的成本压力。这一挑战主要体现在技术投资、培训、数据迁移、安全隐私保护以及运维维护等方面。引入财务信息化系统需要庞大的投资，包括购置相关硬件和软件，并需对员工开展相應培训，以适应新系统。此外，从传统纸质档案管理向电子档案管理的过渡，涉及大量数据的准确迁移，需要耗费大量的时间和人力。安全性和隐私保护是医疗信息化的核心要求，因此，实施和维护高水平的安全措施也构成了一项不可忽视的成本。此外，信息化系统的日常运行需要专业的技术支持和维护，增加了医院的运营开支。但是，从长远来看，信息化有望提高工作效率，减少错误，能够给医院财务管理带来更为可观的长期收益。医院在决策时需要全面考虑短期成本与长期效益，以实现信息化建设的顺利推进。

三、信息化背景下医院财务档案管理对策

1.信息安全管理

为了应对信息化背景下医院财务档案管理所面临的成本压力和信息安全管理的挑战，医院可以采取一系列综合对策。（1）建立详尽的信息安全政策，确保患者信息和财务数据的合理使用、存储和传输。（2）投资先进的安全技术和设备设施，包括身份验证系统和数据加密技术，以提高医院整体的信息安全水平。（3）通过开展定期的培训，增强医院工作人员对信息安全威胁的认识，降低社会工程学等攻击的风险。（4）建立权限管理制度，确保只有合适的人员能够访问敏感数据，并实施审计机制以监测数据访问行为。同时，制订完善的备份和灾难恢复计划，应对各类意外事件，保障财务档案的可靠性和可用性。（5）与专业安全机构合作，开展安全风险评估和渗透测试，及时发现并解决潜在的安全问题。强调合规性与监管遵从，确保信息安全体系符合相关法规要求。通过社交工程学培训，使医院员工具备防范钓鱼攻击、欺诈等威胁的能力。通过这些综合对策，医院能够更有效地解决财务档案管理的成本压力，提高信息安全管理水平，保障医疗信息的完整性和保密性。

2.培训与技术支持

在信息化背景下，医院财务档案管理面临的挑战可以通过强调培训与技术支持来得到有效解决。通过全面的员工培训计划，确保工作人员熟练掌握新引入的财务信息化系统，包括基本操作、数据输入规范、信息安全意识等方面。同时，建立专业的技术团队，能够快速响应并解决工作人员在系统使用中遇到的技术问题，提供多种支持渠道以方便获取帮助。此外，还应定期组织持续的培训活动，使员工能够适应系统的更新和变化，熟练掌握系统的应用。鼓励用户提供反馈，建立反馈机制，以便及时发现问题并提供改进。制作清晰易懂的操作手册和文档，并建立知识库，为工作人员提供自助式的技术支持。通过这些对策，医院能够更好地提高工作人员对系统的接受度和使用效率，最大限度地发挥信息化带来的作用。这种综合的解决方案将有助于医院有效应对财务档案管理的挑战，实现信息化管理的顺利推进。

3.成本控制与效益分析

为了解决信息化背景下医院财务档案管理的成本问题，医院可以采取一系列综合对策，侧重在成本控制与效益分析方面。首先，建立明确的投资规划，确保在引入信息化系统时资金的合理分配，并制定成本控制机制，监控各方面的支出，防止不必要的开支；其次，定期开展效益分析和ROI评估，全面了解信息化系统的实际效果，包括工作效率的提高、错误减少等方面，给未来的决策提供参考依据。在选择技术解决方案时，应考虑系统的灵活性和可扩展性，避免出现过度投入或不足的情况。通过实现财务档案管理的自动化和流程优化，降低人工处理的时间和成本的同时，推动数字化转型，并将更多财务流程纳入信息化系统中，以进一步提高效率，降低处理成本。此外，还应定期评估系统性能，及时更新系统，以防止额外的维护和升级成本。建立绩效管理体系，通过设定与信息化目标相关的绩效指标，激励员工积极参与和支持信息化建设。通过这些综合对策，医院可以更好地解决成本压力和效益分析方面的问题，实现信息化系统的顺利推进，提高医院财务档案管理的整体水平。

四、小结

在信息化背景下，医院财务档案管理正朝着数字化、自动化和智能化的方向迅速发展，以提高工作效率，并实现更好的数据管理与分析。医院财务档案室应采取一系列措施解决信息安全风险、培训与技术普及不足和成本压力等问题。

为了应对信息化背景下医院财务档案管理存在的问题，医院可以采取建立信息安全管理体系、制订全面的培训计划、明确投资规划等一系列有针对性的对策。同时，加强网络安全、制定访问权限规范和定期开展安全审计，以保障患者隐私和财务数据的安全。此外，对员工展开培训，保证其能够熟练掌握新系统的操作，建立专业的技术支持团队，以迅速解决员工在使用过程中的问题，提高系统的整体可用性。注重成本控制，并建立有效的效益分析机制，以确保投资的可持续性和合理性。通过这些综合对策，能够提高医院财务档案管理水平，助力医院健康、持续发展。

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（作者单位：单县妇幼保健院）

作者简介：董秦（1978—），女，汉族，山东单县人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。