智慧医院建设中档案管理的工作思考

摘 要：医院档案不仅记录医院发展的历史，还为医院日常管理、重大项目决策和高质量发展提供了重要的信息支持。随着数字化、信息化和智慧化时代的到来，智慧医院建设对医院档案管理提出了更高要求。医院档案管理面临新挑战，也迎来了新的发展机遇。

关键词：智慧医院；档案管理；建设思路

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着数字化时代的到来和智慧医院建设的推进，档案管理模式发生了根本性的转变，由原来的纸质化逐渐转变为数字化、信息化和智慧化，从原来的单纯保管、查阅等功能逐渐转变为各种信息的高度集成，将各种枯燥的数据转变为信息，通过对各种数据信息的综合处理、建模，对医院的良好运营起到重要的作用。在档案管理工作角色转换的过程中，必然会面临着新的挑战，但同时，也迎来新的发展机遇，档案管理在医院发展中的重要性日益凸显。

一、医院档案管理工作的重要性

第一，对医院运营有重要的指导作用。一是提高医院工作效率。医院档案管理能够有效地管理和利用各类档案资料，为医院的各项业务活动提供准确、便捷的信息支持，从而提高医院整体工作效率；二是促进医疗质量提升。通过完善的档案管理，可以有效地跟踪和管理患者的医疗记录，为医生提供更加全面、准确的患者信息，从而提高医疗质量；三是提供决策支持。医院档案资料可以为医院的决策者提供决策支持，通过对历史数据的分析，可以帮助决策者更好地把握医院的发展方向。第二，对医疗事业的发展具有重要价值。一是保存医疗遗产。医院档案记录了大量宝贵的医疗经验和知识，这些信息对于后续医疗研究和医学教育具有重要意义；二是支持医疗科研。医院档案中包含了丰富的临床数据和病例信息，对于医疗科研具有极高的价值，有助于推动医学技术的进步和创新。第三，医院档案管理在法律方面具有重要的凭证作用。一是保障了患者的权益。完备的患者医疗档案完整记录了患者的病情和治疗过程，为患者权益的维护提供有力支持；二是能够辅助司法鉴定。在涉及医疗纠纷等司法鉴定过程中，医院档案可以提供翔实的原始记录和证据，有助于公正、客观地解决纠纷。

二、智慧医院中档案管理工作的时代特征

智慧医院是一种应用先进信息技术和智能化设备的医院形态。它通过物联网、云计算、大数据等技术，实现医疗资源的共享和优化配置，提高医疗服务的质量和效率。智慧医院具有智能化、高效化、人性化的特点，能够为患者提供更加便捷、安全的医疗服务。在智慧医院中，各种医疗信息、病人数据等都能够实现智能化处理和快速传递。医生可以通过智能化设备设施诊断病情、开具处方，医务人员可以通过智能化设备设施开展病情监测、病人护理等工作。患者也可以通过智能化设备设施实现自我健康管理和医疗预约等操作。

首先，在档案管理方面，智慧医院可以通过数字化技术将传统的纸质档案转化为电子档案，提高了档案的保管和使用效率；其次，智慧醫院可以通过网络技术实现档案信息的快速传递和共享，方便医院各部门之间的信息交流和合作；最后，智慧医院还可以通过大数据技术分析和挖掘档案信息，为医院管理和决策提供有力支持，增强医院的综合竞争力。与传统医院相比，智慧医院的档案管理更加智能化、高效化和安全化。在智慧医院中，档案信息的收集、整理、保管和利用都可以通过智能化设备设施自动完成，大幅提高了档案管理的效率和准确性。同时，智慧医院还可以通过加密技术等手段保证档案信息的安全性，防止信息被泄露和滥用。

随着大数据时代的到来，档案管理工作在智慧医院中起着越来越重要的作用。档案管理是智慧医院数据的基础，可以提供全方位的医疗信息支持。例如，医生可以通过档案系统快速了解患者的病史、诊断结果和治疗方案等信息，提高医疗服务的效率和质量。档案管理也是智慧医院信息化的重要保障，可以梳理医院既往的医疗、教学及科研等各种关键数据，为未来医院发展的各项管理工作提供翔实的数据支持，并能够帮助医院领导在人力及医疗资源的分配等方面作出科学决策。档案管理的水平直接影响智慧医院的运行效率和服务质量，如果档案管理混乱，信息不完整或数据不准确，将会直接影响医院的各项工作。

三、大数据时代医疗档案的特征

1.档案管理数字化

智慧型医院档案管理以数字化为前提，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档保存的电子档案，系统组织成有序结构的档案数字信息库。档案数字化不仅是档案信息化建设的核心内容，还是档案信息化建设的基础。它具有利用方便、快捷、广泛等特点，可以大幅提高档案的利用效率，为档案的编研工作提供方便，还能够实现档案的异地利用，为档案的异地备份提供了方便，并为数字档案馆的建设奠定了基础，是档案信息化建设的必经之路。

2.档案管理智能化

智慧型医院档案管理以智能化为目标，借助人工智能技术，实现档案的自动分类、检索、存储和自动保护等功能。档案智能化是档案现代化的重要标志，是档案工作发展的方向。它可以提高档案的利用效率，实现档案的智能检索，提供更加精准的档案信息，并能够提高档案的管理效率，实现档案的自动分类和自动存储，减少档案管理的工作量，提高档案的安全性，实现档案的自动保护，防止档案被非法获取和利用。

3.档案管理人性化

档案管理人性化是档案工作开展的新理念，是提高档案管理水平和服务质量的重要手段。档案管理人性化可以提供更加便捷的检索方式，如关键词检索、主题词检索以及分类检索等，方便用户快速查找到需要的档案信息。可以提供更加灵活的利用方式，如在线阅览、下载打印和复印等，满足用户的不同需求。还可以提供更加贴心的服务方式，如电话咨询、在线客服、邮件等多种方式，方便用户随时随地获取所需的帮助和支持。

4.档案管理标准化

档案管理标准化是档案工作开展的重要保障，是提高档案管理水平和服务质量的基础。档案管理标准化可以提高档案的管理效率，实现档案的集中管理和统一管理，减少档案在管理中的不规范行为，提高档案的安全性，实现档案的安全保护和管理，防止档案被非法获取和利用。同时，可以为数字档案馆的建设提供标准支持，为实现档案管理数字化、信息化、智能化提供标准依据。

5.档案管理合规化

档案管理合规化是指开展档案管理工作要符合国家法律法规和相关政策的要求，包括《中华人民共和国档案法》《电子文件管理条例》等。档案管理合规化是档案工作开展的重要保障，是提高档案管理水平和服务质量的法律基础。档案管理合规化建设可以保障档案的安全性和完整性，保护国家和社会的信息安全，提高档案的管理效率和服务质量，规范档案管理中的各种行为，为数字档案馆的建设提供法规支持，规范数字档案的管理和利用行为。

6.档案管理时代化

档案管理时代化是指根据时代的变迁和信息技术的发展，不断推进档案工作的现代化建设，包括数字档案馆建设、云计算技术应用、大数据技术应用等。档案管理时代化是档案工作开展的必然趋势，是提高档案管理水平和服务质量的重要手段。档案管理时代化可以利用先进的技术手段，实现档案的高效管理和利用。同时，利用现代的服务模式，提供更加优质的档案管理服务，并利用现代的管理理念，实现档案工作的科学管理和科学开展。

四、智慧医院档案管理系统的构建路径

智慧型医院档案管理系统的构建应遵循以下原则：（1）需求分析：深入了解医院档案管理的实际需求，明确档案管理的目标和工作流程，确保系统的功能和性能符合实际需要。（2）系统设计：根据需求分析结果设计系统，包括数据库、界面、功能设计等，确保系统的稳定性和可扩展性。（3）开发实现：根据系统设计要求，展开软件开发，确保系统的各项功能正常运行。（4）测试上线：在系统开发完成后，要展开严格测试，包括功能、性能、安全测试等方面，确保系统的稳定性和安全性。测试通过后，正式上线运行。

1.档案的数字化扫描、数据处理和保存

数字化扫描是档案数字化的第一步，主要是将纸质档案通过扫描设备转换为数字格式。选择合适的扫描设备是很重要的，如大型扫描仪适合扫描大幅面纸质档案，而高分辨率扫描仪则能够提供更好的图像质量。在选择扫描格式时，应考虑通用性、兼容性和长期保存性。优化扫描效果的因素包括选择合适的扫描分辨率、对比度和色彩等。数字化扫描后，需要处理数据。数据处理包括数据分类、提取、质检及纠错，以保证数据的准确性和完整性。数据分类是将数据按照一定的规则和标准组织起来，按照特定的要求从数据中提取所需信息，并检查数据的有效性和准确性，以发现和纠正数据的错误。数字档案的存储方式有多种，如磁盘、光盘、云存储等。应根据数字档案的特性和需求选择合适的存储方式。同时，要建立完善的数字档案管理流程，包括档案的收集、分类、命名、存储、备份和安全管理等方面。为了确保数字档案的长期保存和有效管理，应建立可靠的基础设备设施，如服务器、网络设备和存储设备设施等。

2.档案管理系统安全建设

随着信息技术的快速发展，档案管理系统的安全问题也日益凸显。身份认证是智慧型医院档案管理系统安全建设的第一步。通过对用户的身份认证，可以防止未经授权的用户访问系统。建议采用强密码策略，并定期更换密码。另外，采用多因素身份认证方法，如指纹识别、动态口令等，以提高身份认证的安全性。智慧型医院档案管理系统涉及大量敏感数据，如患者信息、医疗记录等。为了保护这些数据的安全，应采用数据加密技术。对数据加密存储和传输，可以有效防止数据被泄露和被篡改。推荐使用成熟的加密算法和加密库，确保加密过程的安全性和效率。访问控制是智慧型医院档案管理系统安全建设的核心部分，应根据用户角色和权限设置不同的访问控制策略。例如，医生只能访问自己患者的信息和医疗记录，而管理员则拥有更多的权限，可以管理用户和访问系统设置。通过合理的访问控制策略，可以防止越权访问和非法操作。智慧型医院档案管理系统应具备安全审计功能，以便记录和监控用户的操作行为。通过安全审计，可以及时发现并应对潜在的安全威胁。审计功能应该可以详细记录用户操作，并提供告警、阻断等安全防护措施。同时，应定期对审计数据备份和分析，以便及时发现异常行为。智慧型医院档案管理系统应具备备份恢复功能，以确保数据安全性和可靠性。在发生意外情况时，可以通过备份数据快速恢复系统运行和数据丢失。建议定期对数据备份，并测试备份数据的可恢复性。同时，应制定应急预案，以便在严重的情况下快速响应。智慧型医院档案管理系统应采取防病毒、防攻击措施，以防止恶意软件和黑客攻击。建议安装杀毒软件和防火墙，并及时更新病毒库和防火墙规则。同时，应定期扫描和修复系统安全漏洞，以减少潜在的安全风险。为了提高安全性，应限制外部设备设施的接入，如USB设备、蓝牙等。

3.档案管理规范化与标准化

首先，在档案管理中，档案分类的标准化至关重要。为了确保各类档案的准确分类和存储，可以采用以下方法。（1）档案类型分类。将档案按照类型，如医疗档案、财务档案、基建档案等分类；（2）按日期和时间分类。将档案按照日期和时间分类，可以更方便地追踪和管理档案；（3）按科室分类。将档案按照科室分类。通过以上分类方法，可以确保档案的准确分类和存储，提高档案管理效率。

其次，为了方便档案的检索和管理，可采用以下编码方式：（1）采用统一的编码规则，确保档案编码的规范性和易读性；（2）每个档案都应该有一个唯一的编码，避免出现重复和混乱；（3）编码应该包含档案类型、日期、科室等信息，方便检索和管理。

再次，为了确保档案的安全和可访问性，可采用以下存储方式：（1）存储格式标准化。所有档案都应该采用标准的存储格式，如PDF、DOCX等，以确保档案的可读性和可访问性；（2）存储路径标准化。所有档案都应该按照分类和编码存储在标准的路径下，以避免混乱和丢失；（3）存储备份标准化。为了确保档案的安全性，应该对档案定期备份，并将备份文件存储在标准的位置。

最后，智慧医院的档案管理不仅要求分类、编码及存储规范，关键还要能够高效利用。（1）检索方式标准化。可通过统一的检索平台，支持关键词检索、全文检索等方式，以快速找到所需的档案；（2）权限控制标准化。对不同用户设置不同的权限，确保只有合法用户可以访问和操作特定档案；（3）数据分析标准化。通过标准化的数据分析方法，将档案中的信息转化为有价值的信息，为医疗工作提供支持。

五、档案管理对智慧医院的服务和支持作用

智慧型医院档案管理在实际应用中，可以发挥以下作用：（1）为诊疗服务和医院管理提供信息支持。数字化处理传统介质的档案文件资料和已归档保存的电子档案，形成有序结构的档案数字信息库，便于查询和利用；（2）为科研及上级部门决策提供信息支持。通过智慧型医院档案管理系统，实现档案信息的在线共享，提高档案的利用效率和管理效率。由于医院档案管理是医院管理的重要组成部分，對医院的运营发展、医疗质量的提升以及法律事务等方面具有重要作用。因此，医院应充分重视档案管理的重要性，通过健全档案管理制度、加强人员培训、推进数字化建设等措施提高档案管理水平。同时，还要结合实际情况创新档案管理模式，以更好地服务于医院的各项工作。总之，智慧型医院档案管理是医院管理的重要组成部分，对于提高医院的档案管理水平和服务质量具有重要意义。通过数字化、网络化、自动化以及智能化等手段，智慧型医院档案管理可以实现档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用以及统计等环节的智能化管理，提高档案的利用效率和管理水平。未来，随着信息技术的不断发展，智慧型医院档案管理将在档案管理领域发挥越来越重要的作用。

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（作者单位：海南医学院第一附属医院档案馆）

作者简介：胡丽（1979—），女，汉族，湖北黄冈人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理理论及档案利用与传播。