信息化时代人力资源和社会保障档案管理工作探析

摘 要：信息化是社会进步的表现，信息技术给人们的工作和生活带来便利。人力资源和社会保障档案涉及人员范围广、信息量庞大以及内容复杂，在信息化时代，传统档案管理模式存在的问题逐渐暴露，档案管理信息化不足、缺乏保障机制、管理人员专业化水平较低。新时代对档案管理提出档案查询便捷化、信息共享高效化、保存安全性等要求，为使人力资源和社会保障档案管理实现从“纸件”到“指尖”的转变，文章针对人力資源和社会保障相关部门实现数字化档案管理的途径展开分析，以期为提升档案管理质量提供帮助。

关键词：信息时代；人力资源社会保障；档案管理

中图分类号：D632.1；G271 文献标识码：A

人力资源和社会保障档案管理工作是民生档案管理的重要组成部分，其内容包含大量的民生信息，如就业登记信息、养老保险信息、技能培训信息、职工档案信息以及人事考试信息等。随着社会的发展，我国进入信息化时代，信息技术是时代先进的生产力，大数据技术极大地提高了信息获取、处理、储存及传输速度，并提高了时代运行的效率。在信息化时代，为提高人力资源和社会保障档案管理水平，应积极利用先进的信息技术，并将其融入档案管理过程中，搭建数字档案管理系统，加强档案管理，提高档案利用效率。为使档案管理真正实现数字化和信息化，应通过有针对性的培训提高档案管理人员的专业水平，并制定科学有效的档案管理制度，不断提高人力资源和社会保障档案管理工作效能。

一、信息化时代对档案管理工作提出的新要求

信息时代的档案管理工作是建立在现代化信息技术基础上开展的，人力资源和社会保障档案管理工作纷繁复杂，信息化时代对档案管理工作提出了档案查询便捷化、信息共享高效化及保存安全性的新要求。

首先，档案管理工作要满足查询便捷化的需求。信息化时代，数字化档案管理有信息技术支持，可以使用网络查询，利用网络打印档案资料，为档案利用提供便利。数字化档案管理能够将目录与全文检索相结合，实现档案查询速度的升级，能够准确调阅和查询使用人员想要的档案信息，节约档案信息查询时间，弥补人工档案管理的不足，提高档案管理的效率。例如，审核职工档案办理退休业务时，无须企业携带员工纸质档案到现场审核，只需在网络环境下利用数字档案系统检索查询，就能找到需要审核确认的材料，缩短档案查询时间，加快业务办理的速度。

其次，信息化时代提出了对海量信息高效共享的要求。人力资源和社会保障档案信息随着时代的发展管理内容逐渐增多，档案数量激增增加了管理的难度。档案信息的需求者可以自行在档案数字化系统中查询档案资料，节约查询档案的时间。数字化系统能够实现档案的自动归档、保存。档案信息共享的主要目的是为了用户能随时查询所需的档案资料，对此，可以开设专门的窗口供用户查询，实现档案资料共享。

最后，信息化时代档案保存可能存在被泄露的安全风险。使用数字化档案管理系统能够有效规避管理风险。系统可以自动存储和查阅档案信息，并利用权限管理措施加强档案管理的安全级别，确保管理人员在限制的权限内查询档案，避免档案信息被泄露，保证人力资源和社会保障档案信息的安全性。

二、数字化档案管理所面临的挑战

1.档案管理信息化程度较低

在信息时代发展助推下，人力资源和社会保障档案管理工作开始逐步利用信息技术，其档案管理效率在一定程度上得到提高，但同时，由于数字化档案管理模式不够成熟，也暴露出许多档案管理问题。例如，档案数字管理系统不完善、档案管理服务手段落后，不能为用户提供良好的档案利用服务。部分单位档案管理信息化程度不足，无法满足当代社会档案管理的实际需求及用户的现实使用需求，群众多跑腿的现象仍然存在。同时，各级各部门所用档案管理系统不同，无法实现数据共享，不利于档案信息的管理利用，没有充分发挥信息技术的优势，甚至影响档案储存与使用，阻碍档案管理工作高质量开展。

2.档案管理工作中存在泄露信息的风险

信息化时代，信息化档案管理检索迅速、查找方便以及存储量大，但容易遭受信息安全问题困扰，包括计算机病毒风险、网络安全风险以及应用系统的安全风险，严重破坏档案管理系统，甚至导致重要信息被泄露。加强档案安全管理是人力资源和社会保障档案管理工作转型的关键。档案管理信息被泄露的途径包括拷贝、存储设备丢失及网络入侵等。防止信息数据被泄露需要利用网络信息安全技术保护档案信息。信息时代，数据互通互联，数据共享过程中容易被恶意者通过密钥查阅文档，导致文档信息被泄露。档案信息被泄露不仅侵害当事人的权益，还对单位造成不良影响，给事业单位档案管理信息化转变带来极大隐患。因此，为了避免重要数据信息被泄露，需要加强信息化建设，提高档案管理安全级别。

3.档案管理人员的专业化水平不高

在传统档案管理模式中，人力资源和社会保障档案工作人员大多关注纸质档案的整理，缺乏信息技术知识，整体信息化素养较低，专业化水平亟须提高。目前，大部分从事人力资源和社会保障档案工作的一线职工并非档案专业科班出身、工作人员的专业化水平并不统一。管理人员对新老员工的培训模式较为简单，通过老带新的系统化模式培训新人，导致培训效果不明显。此外，档案工作人员培训体系不够完善，管理人员专业水平与专业素养不适应信息时代档案管理的需求。除单位培训体系不完善外，与人力资源和社会保障档案管理人员较少主动提升自我，对提升专业能力积极性较差也有关。因此，需要加强档案管理人员的培训，转变档案管理人员的工作态度，提高档案管理工作的整体水平。

4.缺乏完善的档案管理制度

大部分事业单位档案管理工作逐渐向信息化发展，但缺乏完善的档案管理制度，仍然使用传统的管理制度，无法满足信息时代档案管理的需求。例如，由于管理制度不完善，普遍存在各种不规范的问题，档案管理人员忽视网络安全、信息安全工作建设，在收集档案信息时可能出现钻制度漏洞，导致档案信息丢失、外泄等安全问题，不利于单位发展。传统档案管理制度与现代档案管理工作要求不协调，无法发挥档案管理的实际功能，档案制度不完善使档案管理工作缺乏严谨性，加之人员管理观念固化，难以完善档案管理制度，随着信息技术不断普及，将会给事业单位档案管理工作顺利开展造成阻碍。

三、人力资源和社会保障档案数字化管理实现途径

信息时代，现代化管理技术被广泛使用在各个行业。传统档案管理模式无法满足现代档案管理工作的需求，为了提高人力资源和社会保障档案信息的安全性，使档案储存更便利，档案管理更高效，亟须实现数字化档案管理，从构建数字化档案管理系统、加强档案管理人员信息培训、完善档案管理制度等方面提高档案管理信息化程度。

1.构建数字化档案管理系统，提高信息化管理程度

在信息时代，为了提高人力资源和社会保障档案管理信息化程度，确保信息数据的安全性，可以利用信息技术构建数字化档案管理系统，提高档案管理的效率。区块链技术是在信息时代产生的新技术之一，利用专门的数据技术传输数据，提高数据传输的安全性。由于人力资源和社会保障档案数据体积较大，内容较多，数据在共享过程中容易出现被泄露、篡改，而数字档案管理系统在计算过程中可以保护数据的安全性，提高数据共享的效率和安全性。因此，建立人力资源和社会保障档案数据区块链结构十分必要。

构建档案管理信息化系统需要将区块链技术与档案数据相融合，使用区块链技术对档案管理实行整体规划，充分发挥区块链的优势，避免档案管理出现无序扩张现象，并对每一个参与节点加以管控。利用区块链的去中心化让档案数据信息系统设置的权限与管理业务对等，数据信息均使用“区块链＋档案信息”的形式实施储存和监控，实现数据互通互联，便于管理和监控。在互识机制中可以实时监管储存的档案信息，档案管理人员可自行在服务端查询档案，并利用物联网技术完成数据传输。其中，访问机制设定了访问协议，未经授权不能访问，档案信息不易被篡改。在这一过程中，充分尊重用户个人隐私，在人力资源和社会保障档案管理工作中结合档案业务的特征，使档案管理节点响应效率更高，提高了档案管理信息化程度，也确保了档案信息的安全性。此外，为解决档案储存的问题，可以积极使用移动互联网远程下载文件，在无线环境下下载与安装文件，并根据需求点开相应的程序，完成远程文件处理，可以随时“归档”。同时，使用RFID技术对实物档案存放实行管理，完成附件实体信息的收集、整理、记录与发送，及时传输文档，即使双方无接触也能实现。

2.加强信息化培训，提高档案管理人员信息素养

要想真正实现档案数字化管理，需要重视档案管理的人才队伍建设，为档案管理信息化建设提供人才支持，转变档案管理模式，实现信息化管理。在转向信息化档案管理过程中，档案管理人员起着非常重要的作用，随着存储的档案数量越来越多，档案管理任务重大，传统人工管理效率较低，就需要档案管理人员利用信息技术完成。因此，人力资源和社会保障相关部门需要重视档案管理的专业人才队伍建设，为档案管理信息化建设提供坚实的人才支持。

一是拓展培训渠道，利用互联网平台开展线上培训。档案主管部门提供相关教育资源，获取前沿信息化课程，依托专业技术人员继续教育平台开展档案信息化培训。培训课程可以设置分析研讨环节，组织职工分析档案信息化建设存在的难点，由线上平台专家制定有针对性的解疑课程，为职工学习提供支持。鼓励档案工作人员利用碎片化时间开展档案数字化技术学习，利用职称评审等机制激发档案工作人员学习内动力，为数字化档案管理奠定人才基础。

二是实施档案管理信息化人才定向培养计划。通过线下活动交流、学习，帮助档案管理人员掌握最新理论、知识及技术。可以有针对性地开展培训，定向培养某一方面的知识，确保培训的实效性。开展定向培训活动时可以邀请专家召开学术研讨会议，确保员工学习质量。例如，某人力资源和社会保障部门开展信息化专题培训，重点围绕档案管理先进技术在提升档案管理质量中的实践和方法，培训专家为档案管理人员讲解如何实现档案管理信息化建设，并详细解读新《档案法》信息化相关章节，提高档案管理人员的理论基础。

三是引进优秀人才，为档案管理队伍注入新活力。如果档案管理人员思想观念陈旧，就会对工作质量影响较大，降低工作效率。因此，要加大引进优秀人才，激发档案管理部门内部活力。档案管理部门应制定专业化考核标准，重视人才实践能力，根据管理需求选择适合的人才。此外，人力资源和社会保障相关部门也应该适当提高员工招聘的专业要求，选择综合素质高的员工，设置人才竞争机制，以此调动档案工作人员的工作热情。

3.制定档案管理制度，促进档案制度落实

“无规矩不成方圆”。为实现人力资源和社会保障数字化档案管理，提高档案管理信息化程度，应制定科学、合理的档案管理制度，结合当前信息技术发展特点以及人力资源和社会保障相关部门的工作要求，及时完善档案管理制度，加大监督检查力度，并严格将制度落实到档案管理工作中。

一是建立健全档案管理制度。信息时代，人力资源和社会保障相关部门需要及时完善档案管理制度，重新确定档案管理模式，勇于创新，使用新技术推动档案管理工作的开展。例如，随着互联网行业的发展，各单位响应政务公开的要求建设了官方网站。网页信息档案作为一种新型的档案门类进入档案工作范围，应根据国家最新的行业标准，制定符合本单位的网页信息档案管理制度，明确该类型档案的归档范围和保管期限，以制度为依据及时发现档案管理过程中出现的新问题，从而进一步推动档案管理制度不断完善。

二是树立法治思想，积极开展档案监督检查工作。2021年新修订的《档案法》专门增设了“监督检查”一章，自实施以来，极大促进了相关单位的档案管理工作，强化了档案工作人员的法治意识。此外，档案信息化建设也应纳入档案管理监督检查工作，推动各级领导干部树立“依法治档”的思想意识，不断创新档案工作理念，加大信息化手段的运用，坚决杜绝档案信息化管理推动不力或出现违规违纪行为。利用制度和监督检查手段推动档案管理工作落实，将抽象的管理制度条目化、网格化，为实现数字化档案管理提供外部监督保障。

四、结语

综上所述，在信息化时代，档案管理工作亟须转变管理方式，提高管理人员的专业化水平。实现数字化管理是新时代对档案管理工作提出的新要求。传统档案管理存在管理效率低的问题，实现数字化管理可以利用区块链技术构建数字管理系统，提高档案管理信息化程度，加强数据信息保护，确保档案管理的安全性。档案管理人员是开展档案管理工作的重要保障，为实现数字化档案管理，应重视档案管理人才队伍建设，可以通过线上线下培训，提高管理人员理论知识及信息化水平，为实现数字化档案管理提供保障。

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（作者单位：威海市人才创新发展院）

作者简介：王齐雨（1989—），女，汉族，山东威海人，硕士研究生，馆员，研究方向：机关档案、文书档案。