医院人事档案数字化管理有效路径探析

摘 要：文章探讨医院人事档案数字化管理的价值和现有问题。医院人事档案数字化管理有助于提高工作效率，但也面临着信息安全、数据对接、投入不足、管理体制不完善和管理人员能力不足等多种挑战。为了应对这些问题，文章提出一系列有效路径和策略，包括加强制度改革、完善资金投入、建立电子信息平台、加强档案风险管控、规范管理操作流程和提升管理人员素养等，以期为医院人事档案管理的数字化转型提供参考。

关键词：医院人事档案；数字化；信息安全；资金投入；人员素养

中图分类号：G271；R197.3 文献标识码：A

随着信息技术的快速发展，医院人事档案管理正经历着从传统纸质管理向数字化管理的转型。人事档案作为医院管理和运营的重要资料，其管理效率和准确性直接关系医院的人力资源配置、决策制定和服务质量。然而，传统档案管理方式已经难以满足现代医院日益增长的管理需求和复杂性，存在信息膨胀、管理效率低下和管理成本高昂等一系列现实问题。数字化管理作为一种解决方案逐渐受到医院管理者的关注和重视。通过引入现代信息技术，如大数据、云计算及人工智能等，可以实现人事档案的集中化、标准化和自动化管理，提高管理效率和数据准确性。同时，也能确保档案的安全性和完整性。然而，数字化管理也带来了新的挑战和问题，如信息安全、系统集成、管理体制变革和人才培养等，需要医院管理者和相关人员共同努力和探索。

一、医院人事档案管理中应用数字化管理的价值

1.提高人事管理工作效率

随着医院规模的扩大和业务的日益复杂化，人事管理工作面临着更高的工作量和管理压力。传统的纸质档案管理方式涉及大量的手工操作、物理存储和手动检索，不仅效率低下，还容易出现错误，已经难以满足医院现代化管理的需求，而数字化管理的应用为这些问题提供了有效的解决方案。通过将人事档案信息转化为电子格式并存储在云端，可以实现档案的快速分类、归档和共享，不仅简化了人事管理流程，还提高了工作效率。此外，数字化管理还能实现智能化的检索功能，使人事档案的查询变得更加科学、简便和高效，减少了检索的时间和成本，提高了查询的准确性和速度，为医院人事管理提供了强有力的技术支持。

2.实现人事档案的精确化管理

人事档案的精确性和完整性对于医院管理至关重要。传统档案管理方式往往存在人事档案混杂、分类不明确和难以整理等问题，增加了管理的复杂性，容易导致错误和遗漏。通过数字化、信息化应用，人事档案可以根据岗位、部门等关键因素实行科学、系统的分类和归档，建立一个完整、统一、可靠的档案管理体系，不仅降低了人事档案管理的错误率，还确保了档案的完整性、安全性和保密性，有效维护了员工的合法权益和医院的利益。

3.提升医院管理的精益化水平

在现代医院管理中，提高管理效益和服务质量已经成为医院发展的关键因素。随着医院的发展，如何实现管理的精益化和高效化成为一个亟待解决的问题。数字化应用为医院管理提供了一个全新的思路和工具。通过实时收集、分析和处理人事数据，医院可以实现对人事管理的全面管控，从而为医院的决策制定和运营管理提供有力的数据支持，不仅提高医院管理的精益化水平，还为医院的高效运营和持续发展打下坚实的基础。

二、医院人事档案管理信息化建设存在的问题

1.投入不足

目前，许多医院的管理层对于人事档案信息化管理的价值没有更深入的了解，导致在此方面的资金和技术投入明显不足。医院管理层没有全面地认识到人事档案信息化管理对医院整体管理和发展的深远影响，导致了对该领域的资金投入不足，限制了人事档案信息化管理水平的提高。资金短缺不仅影响现代化软件和硬件设备设施的购买和更新，还有可能忽视人员培训、系统维护和日常运营等关键环节，从而影响整体的管理效率和服务质量。现在的人事档案管理需要强大的数据处理和分析能力，以支持决策制定、资源配置等关键管理活动。但是，受限于资金投入，许多医院的计算机软件和硬件设备设施较为陈旧，无法满足当下复杂和多变的信息化管理需求，成为医院人事档案信息化管理的一大障碍，错失了提高管理水平和服务质量的机会。

2.管理体制不完善

在医院人事档案信息化管理的过渡中，管理体制的不完善成为一个不可忽视的问题。很多医院在开展人事档案信息化建设时，仍然沿用传统纸质档案管理制度，未能满足现代信息化管理的需求和標准。例如，纸质档案管理中可能不涉及或未充分考虑数据加密、网络安全以及远程访问等与信息化管理相关的重要问题，导致在实际操作中容易出现安全隐患和数据被泄露的风险。由于这些制度存在一定的滞后性，往往未能及时跟进和适应信息技术的发展和变化。

3.信息安全问题突出

尽管信息技术的应用为人事档案管理带来了便利和效率提升，但同时，信息安全问题也成为制约医院信息化管理的主要障碍。相关管理人员在开展人事档案信息化管理时，普遍缺乏足够的信息安全意识和专业知识。在信息收集、录入、处理和应用等关键环节，由于对信息安全的重视不足，可能存在操作不当、疏忽大意等情况，增加了人事档案信息丢失以及被泄露的风险。当前，很多医院在建设和应用信息化管理系统时，对系统的安全保护措施不够严密和完善，给潜在的网络攻击、病毒侵袭以及数据篡改等安全风险留下了漏洞和隐患。例如，如果医院的人事档案管理系统遭受木马攻击或病毒侵袭，可能会导致系统崩溃、数据丢失，甚至可能导致整个医院的人事档案管理系统陷入瘫痪，严重影响医院的正常运营和服务质量。

4.档案信息源分散，数据格式不统一

在医院的人事档案信息管理中，档案信息源分散，数据格式不统一，导致信息难以实现有效的对接和整合。由于各部门之间的信息系统和数据管理体系存在差异，分散在各个部门的数据信息往往难以实现有效的交流和对接。例如，当需要将医务人员的工资信息与其工作经历实行关联分析时，由于信息源的分散性和数据格式的不统一，数据整合以及清洗需要人事部门花费大量的时间和精力，增加了信息管理的复杂性和难度。此外，数据对接的困难也可能导致信息更新延迟、数据冗余和错误等问题，进一步影响人事管理工作效率和数据的准确性。

5.管理人员综合能力有待提升

目前，医院部分管理人员对档案管理仍然持有传统观念，认为其发展前途有限，对档案管理工作缺乏足够的热情和积极性。部分管理人员的年龄结构偏大，在计算机应用和信息化管理方面的基础和能力相对较弱，进一步限制了医院人事档案管理的信息化水平和效率。此外，医院人事档案管理人员普遍缺乏足够的专业技能和知识，大多数人仅停留在基础的计算机操作层面，没有深入学习掌握信息化管理相关专业知识和技能，限制了他们在档案管理工作中的应用能力，也影响了医院人事档案信息化管理的整體质量和效果。

三、医院人事档案数字化管理的有效路径和策略

1.提升重视程度

（1）完善制度和责任机制

首先，配套制定和完善一系列的管理制度和规章制度，明确各项工作流程、责任分工和执行标准，以提高管理的规范性和效率。通过规章制度来强化管理人员的信息化管理意识，确保其在实际工作中能够严格按照制度要求实行操作和管理。为了激励管理人员的积极性和主动性，还需完善激励机制，对在信息化管理工作中表现出色的管理人员给予奖励和荣誉，对违反制度和规定的行为作出相应的惩罚和处理，确保制度执行的严肃性和权威性。以医疗体制改革为基础，对相关的管理制度持续完善和补充，以适应医疗体制改革和医院发展的新要求。这包括但不限于对档案数据的完整性、真实性和可靠性实行严格的监控和管理，确保档案数据的质量和安全性，不仅可以提高管理效率，还可以提高医院的整体管理水平和服务质量，为医院的长期发展奠定坚实的基础。

（2）加大资金投入力度

在推进医院人事档案信息化管理的过程中，充足的资金支持是确保项目顺利实行和取得良好效果的基础保障，不仅可以确保医院的信息化建设工作得到有效的支持和保障，还可以提高医院的整体管理水平和服务质量。医院及时购进并更新软硬件设备设施是保证医院人事档案信息化建设的基础条件。在资金充足的情况下，可以考虑引进最新的信息技术和设备设施，以满足医院人事档案信息化管理的实际需求和挑战。此外，建立并逐步完善信息化平台是提升医院人事档案信息化管理重视程度的关键。通过对医院职工所有信息资料真实、准确、全面、详细的记录和管理，确保医院人事档案信息化管理的有效性和可靠性。

2.建立电子信息平台

（1）加强平台建设

随着信息化时代的到来，电子信息平台的建设和完善成为提升医院人事档案管理效率和质量的关键。标准化、复用性及功能拓展是平台建设的基础和核心。通过对平台的标准化设计与开发，确保平台的稳定性和可靠性，并提高平台的复用性，满足不同业务和应用场景的需求。在平台的功能设计和实现过程中，应充分考虑人事档案管理的特点和需求，如文字信息、图片信息和数字数据的整合以及管理等。通过数字化信息的形式实行分级分类管理，实现对多种类型的人事档案资料的统一化管理，提高信息管理的效率和质量。电子信息平台的建设应注重信息的共享和交流，以实现不同部门和人员之间的信息共享和合作交流，防止出现信息孤岛效应，提高医院的整体管理效率和服务质量。在电子信息平台的建设过程中，应以技术平台、业务平台、数据交换平台、集成平台和应用平台的构建为核心内容，加强各个子平台的有效衔接和集成，为人事档案信息数据的收集、整合、存储、分析和调用等提供便捷和支持。

（2）数据库建设

数据库建设是电子信息平台建设的重要组成部分，直接关系到人事档案信息的管理效率和质量。利用大数据技术建立完善的人事档案数据库系统，可以实现对人事档案信息的高效管理和利用。通过对员工的个性化电子档案信息展开统一管理，提高人事档案信息的完整性和准确性。并且，应充分利用既有的信息化设备设施和资源，将之前的纸质档案转化为图片形式，并纳入电子档案管理系统中。通过这种方式，可以实现对既有人事档案信息的数字化管理，提高信息的安全性和可靠性。建立和完善人事档案信息化数据库管理体系，确保相关人员可以便捷地对档案信息实行查阅和管理。通过对数据库的建设和管理，实现对人事档案信息的高效利用，提高医院人事档案管理的整体水平和服务质量。

3.加强档案风险管控

（1）安全意识培训

安全意识是保证人事档案信息安全的第一道防线，只有通过加强人员的安全意识培训，才能确保每位员工能够正确理解和执行安全管理的相关规定和措施。通过定期组织安全培训活动，对医院的人事档案管理人员开展系统的安全教育和培训，增强他们的安全防范意识，提高应对突发情况的能力。培训内容应包括信息安全的基本知识、常见的安全威胁和风险、安全管理的相关规定和措施等。同时，通过组织安全意识竞赛、演练和实际操作等活动，提高他们在实际工作中的安全管理水平和效果，确保医院人事档案信息得到有效的保护和管理，防止出现信息被泄露和损坏等安全风险。

（2）技术防护

技术防护是加强医院人事档案信息安全的重要手段。通过应用先进的技术手段和方法，可以有效防止各种安全威胁和风险，确保人事档案信息的完整性、安全性和可靠性。应采用多层次的技术防护策略，包括网络防护、系统防护、应用防护和数据防护等。通过建立健全安全防护体系，对医院的网络和系统实行全面、深入的安全检查和监控，及时发现和处理各种潜在的安全威胁和风险。应采用先进的加密技术和算法，对人事档案信息实行全面有效的加密保护。通过应用人脸识别、指纹识别或密码等多种加密手段，确保人事档案信息的安全存储和传输，防止未经授权的访问和使用。应采取有效的数据备份和恢复策略，确保人事档案信息的长期存储和可靠性。通过定期实行数据备份和恢复，防止出现数据丢失或损坏等问题，为信息化管理提供坚实的技术支撑和保障。

4.提升管理人员素养

在医院人事档案管理中，专业培训是提升管理人员技能和知识素养的关键步骤，人事档案管理人员需要具备先进的信息化管理知识和技能。通过定期的专业培训，管理人员可以深入了解最新的信息化管理理念、技术和工具，不仅提高了其计算机应用能力，还提高了其在信息化环境下的应变能力。专业培训的内容应包括信息安全意识、档案管理规范以及数据库操作技能等方面。培训机构可以邀请行业专家和从业人员分享实际经验，促使管理人员更好地理解和应用数字化管理的最佳实践。此外，还可以引入在线培训平台，方便管理人员随时随地学习，提高其工作效能。

四、结论

医院人事档案数字化管理具有显著的价值和深远的影响。通过完善技术平台、规范管理制度、强化安全措施以及持续人才培养，不仅可以提高管理效率和数据准确性，还能为医院的整体管理和发展提供有力支持。然而，在实现数字化管理的过程中仍然面临一系列挑战和问题，如资金投入、管理体制改革、安全风险控制等。因此，医院需要采取综合措施，加强各个环节的协同作战，确保人事档案数字化管理工作顺利开展，为医院的长远发展打下坚实的基础。

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（作者单位：河南省商丘市中心医院）

作者简介：李虹（1971—），女，满族，山东临沂人，研究生，馆员，研究方向：医院档案管理。