行政事业单位采购管理风险控制及应对措施探析

摘要：本文探讨行政事业单位采购管理风险和基本原则要求，并提出应对采购管理风险的措施，包括健全采购管理组织架构，明确采购岗位职责权限，强化采购预算科学编制，严把采购流程控制管理，加强采购项目验收存档，以及落实采购内部控制监督。

关键词：行政事业单位；采购管理；风险控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20243237

采购是指单位为满足自身生产经营管理需求， 在一定条件下从供应市场获取产品或服务作为单位所需资源的行为及活动。行政事业单位的采购业务更加规范化、制度化，但在采购管理过程中会产生各种各样的风险。从当前部分行政事业单位的采购管理现状来看，存在采购行为不规范、风险控制力度不足、内部控制监督不到位等问题[1]。加强采购管理风险控制成为行政事业单位当下运行发展需要关注的重点问题。

一、政府采购的概念与意义

（一）政府采购

采购管理是对采购业务进行组织、实施与控制的管理过程，在行政事业单位日常工作中，采购管理扮演着不可或缺的角色，通过采取一系列行动，获得所需的物品和服务，来推动内部各项管理工作有序进行，实现单位的良性运转。政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购货物一般有三种模式，即集中采购模式、分散采购模式和半集中半分散采购模式。

（二）采购管理的必要性和重要意义

行政事业单位深化采购管理改革意义重大。一方面，不仅可以节约财政支出、降低成本，还可以活跃市场经济、引导经济发展。通过研究证明，政府采购采用集中与分散相结合的机制，可以有效节约资金10%以上，这有效提高了资金的使用效益、降低了采购成本、减轻了财政负担，促使行政事业单位更好地满足高质量公共服务的社会需求。政府采购作为宏观经济调控的关键手段之一，借助合理的采购计划和采购方式，推动相关产业的改革发展和转型升级，更好地支持国家经济战略发展目标，维护社会稳定、增强民生福祉[2]。

另一方面，可以推进反腐倡廉，在单位内部形成廉洁的管理模式，通过严格、高效的采购管理，规范采购行为，使采购活动遵循《政府采购法》等相关法律法规和实施条例，保证整个采购过程公开、公平、公正，避免采购管理的随意性。另外，大量案例表明，政府采购可以将采购活动的各环节置于监督控制下，增强透明度和公信力，有效规避腐败行为，促进单位的廉政建设。

二、行政事业单位采购管理风险的主要体现

采购风险通常是指行政事业单位采购活动实施过程中可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。通常情况下，按照时间顺序，采购管理风险主要体现在以下三个方面：

（一）采购前风险

行政事业单位在开展采购业务前，由于在编制年度预算时，没有充分考虑采购事项，例如在采购组织、采购方式等方面存在偏差，或者对采购项目的内容、金额等关键信息，没有提前进行调研和审核，导致最终的预算科学性及准确性不足，与实际采购需求有差距，与真实情况脱节。另外，还可能由于采购人员对单位实际采购情况和技术配备标准掌握不全面、不详细，造成采购计划风险，使最终采购的货物或服务无法发挥作用。

（二）采购中风险

采购业务执行过程是最容易发生采购风险的阶段，行政事业单位在这一阶段主要面临三种采购风险：一是采购项目申报风险。业务部门向采购部门提交的采购申请没有严格按照采购程序进行，采购需求不具体、采购方案不明确，采购部门无法批准该项目；二是采购方式选用风险。业务部门习惯于采用直接委托的采购方式，这种方式与公开招标等规范性采购方式相比，存在较大弊端，容易出现和供应商串通、泄标的现象，破坏了采购公平、公正、公开的原则；三是采购合同签订风险。采购部门若没有仔细检查合同条款，将会对后续合同履行、验收等工作造成阻碍[3]。

（三）采购后风险

采购业务完成后也存在一定的风险隐患，行政事业单位要加强对采购活动事后风险的分析和识别。采购事后风险主要是因为行政事业单位在验收采购货物或服务时没有按照规定的程序或标准进行，造成不合格的货物或服务通过验收，或者付款申请的审核不严格，未按照合同约定的付款条件进行付款，产生的财务风险。此外，如果对采购后的货物没有进行科学高效的资产管理，设备损坏或物质遗失，都会造成单位资产流失风险。

三、行政事业单位采购风险控制的基本原则和要求

（一）风险控制基本原则

风险控制是指风险管理者采取各种措施和方法，降低风险事件发生的各种可能性，或者将风险控制在可承受范围内，减少风险事件造成的损失和影响。风险控制是保障单位稳定运行、健康发展的关键环节。在行政事业单位的采购管理过程中，其实施与应用应满足全面性原则、重要性原则、适应性原则、成本效益原则等基本原则，系统识别采购管理活动中各阶段、全过程可能遭遇的风险源和风险点，对其提前进行防范和应对，从而保证采购管理活动的顺利开展。

（二）风险控制应遵循的相关要求

行政事业单位要加强采购风险控制，就必须遵循以下相关要求：

一是必须将采购管理作为运行发展的重要内容，优化采购部门组织架构，落实采购业务责任主体，明确采购管理职责分工，建立健全采购制度体系，精简采购管理工作流程，让采购风险控制工作有章可循、有据可查、有制可依。二是必须根据风险评估结果和自身业务需求，自行编制采购实施计划，并加强对采购关键环节的控制，强化对采购执行重点风险事项的跟踪和分析。三是单位应按照规定的采购程序和内容，对采购活动进行分类管理，针对货物、工程和服务的采购，要根据不同采购业务项目选择合适的采购方式，争取实现采购效益最大化。四是加强采购内部监督、规范采购行为，及时发现采购执行过程中存在的无预算或超预算采购、超标准采购、铺张浪费、未按规定编制政府采购实施计划等问题[4]。

四、行政事业单位采购管理风险控制的应对措施

（一）健全采购管理组织架构

为进一步贯彻民主集中制、规范决策行为、防止决策失误，行政事业单位要建立高效的采购管理组织架构[5]。可将采购管理可分为战略层和战术层，在战略层设立专业的采购管理小组，由单位班子成员和业务部门负责人组成，负责审批采购政策、重大采购项目决策以及解决采购管理中的重大问题，严格落实“三重一大”事项的集体决策，由领导班子以会议形式集体讨论决定，避免单位负责人“一言堂”现象。在战术层明确采购管理科室，配备具有扎实采购知识和专业素养的采购管理人才，负责执行采购计划、优化采购流程、监督采购合同履行等日常采购业务工作。

（二）明确采购岗位职责权限

在高效的采购管理组织架构下，行政事业单位要充分认识到划分管理职责、落实管理权限是有效控制采购风险、确保采购活动高效、合规运行的关键。

一方面，领导班子要清晰界定采购管理小组的决策权限和成员的个人责任。详细规定采购管理科室的各项工作职责，使采购需求分析、供应商筛选、招标文件编制、合同签订与执行、质量验收等环节的责任落实到人、具体到事，推动采购活动有序进行。

另一方面，坚持岗位分离原则，在明确采购管理各个责任主体后，对采购过程中的关键岗位进行细分，并对每个岗位制定详细的岗位职责说明书，包括岗位基本信息、存在目标、工作范围、权限和关系等内容，确定不相容岗位相互分离，形成相互制约、相互监督的机制，避免职责不清、权限交叉等现象的发生。

（三）强化采购预算科学编制

提高采购预算和配置资源的准确性、合理性是行政事业单位采购业务顺利开展的重要保障。采购前，要深入调研各部门的实际采购需求，根据需求的紧迫性、优先级及预算限制，形成合理的采购预算需求报告，明确采购目标、数量、规格、预期效果等[6]。

在采购预算编制过程中，不仅要严格遵守国家财经法律法规和政府采购相关规定要求，还要坚持预算控制原则，根据单位年度预算安排及实际工作内容，由各责任部门根据工作实际情况按月来编制次月的采购资金使用计划，经部门负责人审核后于每月固定时间上报给采购管理部门，保障采购预算编制的科学性和规范性。

同时在采购预算资源配置和使用方面，单位要对纳入采购范围的办公物资物品、运行设施设备、后勤保障物料以及其他运营所需物品等物资，以及纳入采购范围的规划咨询服务、宣传策划服务、课题研究服务、招标代理服务、工程类咨询服务、中介代办服务等需委托第三方办理的服务进行细化和分类，按照分级审批原则和严格审核原则，制定中长期的采购资金与资源配置计划，促进采购资产的安全完整和保值增值，为社会提供更优质、更高效的服务。

（四）严把采购流程控制管理

行政事业单位的采购活动是一项长期且复杂的工作，涉及多个阶段和环节，包括采购前的准备、采购过程中的操作以及采购后的管理。为保障采购管理效率和质量，单位应进一步优化和再造采购流程，实现分类细化和分级审定管理。按照政府采购限额要求和规定，制定清晰、标准化的采购流程，涵盖需求申请、预算编制、招标采购、合同签订、验收付款、存档备查等各个环节。根据采购货物或服务的性质、金额大小、采购频率等因素，设置合理的分类标准以及具有差异化的管理策略和流程，对采购金额大、优先级高的物资及服务采购的请购申请实行分层级审定程序，由经办部门经办人发起—经办部门负责人审核—采购管理部门负责人审核—分管领导审核—单位领导审定同意后实施项目采购，对于采购金额小、采购内容单一的采购项目可由管理部门自行采购。

（五）加强采购项目验收存档

行政事业单位要充分认识到采购项目的履约和验收管理的重要性和必要性，切实加强采购的事后管理。采购人员应依法组织采购合同履约和采购项目验收工作，根据采购项目的具体情况和特点，制定详细的项目验收方案，明确验收时间、方式、程序、标准等内容，使其作为项目验收的有力依据，有序推进采购履行验收工作进度。采购项目验收工作可由单位内部自行成立验收小组，按照合同的约定对供应商履约情况进行验收，也可委托第三方采购代理机构，对验收结果进行现场、书面确认。在验收工作结束后，不能忽略存档备查的必要性，应出具验收书，列明各项标准的验收情况及采购项目总体评价，由验收双方共同签署。并且要完善采购档案管理制度，将采购履约验收的各项资料进行电子化存档，便于后续查找和检索。

（六）落实采购内部控制监督

行政事业单位为加强采购管理执行，保证采购计划顺利实施，必须杜绝采购违规腐败现象，将采购内部控制监督贯彻落实于采购执行的各环节、全过程，充分发挥监督作用，规范采购管理活动。单位应加强对采购活动的流程控制，聚焦采购管理的关键环节和重点业务，按照相关法律法规和业务流程规定，对属于政府采购范围内但未执行政策采购规定，采购方式或程序不符合规定的采购活动，要及时发现并纠正，保证采购管理的规范性和有效性。另外，设立独立的内部审计监督部门，完善内部审计监督职责，赋予其特殊的独立性和权威性，任何部门都不能干扰和影响内部审计监督部门工作的执行。同时单位还要细化内部审计监督的各项要素、监督标准、监督权限和工作要求，为采购监督工作实施提供有力依据，确保内部控制审计监督涵盖采购管理活动的方方面面[7]。

五、结束语

综上所述，行政事业单位想要实现采购业务活动的顺利开展和有序进行，有效防范和管控采购风险，不仅需要对内部采购管理组织架构和职责权限进行优化与完善，规范采购管理行为，还要从采购预算编制、资源配置、项目验收、存档备查、流程控制、分类管理、监督运行等多个方面入手，推动采购管理创新，实现单位高质量、可持续发展。

参考文献：

[1]缪盛栋.行政事业单位财务会计内部控制分析[J].财经界，2017（6）：84+86.

[2]王豪骏.事业单位采购管理风险控制及应对策略分析[J].财经界，2022（20）：41-43.

[3]白俊杰.行政事业单位采购管理内控风险研究[J].中国物流与采购，2023（3）：64-65.

[4]彭岩岩.行政事业单位采购管理内部控制风险与应对策略[J].行政事业资产与财务，2020（7）：93-95.

[5]高山.行政事业单位采购管理内部控制风险与应对策略[J].经济研究导刊，2022（28）：90-92.

[6]王霞.完善事业单位政府采购内部控制的思考[J].时代金融，2017（12）：247-248.

[7]叶哲明，李武，盛洁.事业单位政府采购管理风险控制与策略[J].中国农业会计，2024，34（7）：80-82.

（作者单位：杭州良渚古城遗址世界遗产监测管理中心）