J电气公司销售与收款内部控制问题研究

[摘 要]J电气公司是一家从事电气设备生产安装中小民营企业。文章将J电气公司销售与收款内部控制作为研究对象。通过在企业的实地调查、访谈等方法，结合内部控制理论的研究，查找出贯穿于销售与收款环节中的不足之处，包括：内部控制环境不完善，风险评估不规范，控制活动不全面，信息沟通不通畅，监督机制缺失。然后运用理论联系实际的方法，针对销售与收款的要素提出改进销售与收款内部控制的意见。

[关键词]内部控制；销售与收款；风险控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.35.055

1 J电气公司概述

J电气公司是J电器设备厂经增资扩股、产品结构调整更新重组而成的一家民营企业，公司产业主要涉及发电设备行业。公司主营业务收入主要来源于电气产品、电气工程设计、施工、维护。目前已通过ISO9001国际质量体系认证，被评为省民营科技企业。目前企业有员工320人，注册资本10000多万。非专利技术出资为7888万元，货币出资为3000万元。

2 J电气公司销售与收款内部控制现状分析

2.1 销售与收款内部环境不完善

2.1.1 组织架构不健全

J电气公司的组织结构较为简单。不设董事会和监事会，也没有单独设立客户信用管理部门、人力资源部门和内部审计部门。总经理是企业第一大股东，在总经理的领导下，设立八个部门分别负责公司各项事务，分别是管理中心、行政部、营销中心、生产中心、技术中心、研发中心、采购中心、质量中心。由此看出，在企业组织结构上存在一些不合理，首先没有考虑重要性原则，没有将重要部门单独列出。如财务部、人事部这些有关现金、人事任免的部门应该独立成立责任中心，单独对总经理负责。其次，公司在设置组织部门时没有考虑到相关性，将技术和研发人为地分割管理，不利于专业技术人员的交流和工作流程的连贯性。

2.1.2 企业文化建设滞后

J电气公司在员工入职时，由总经理工作部以5～10分钟的PPT讲解对职员进行公司文化、员工行为规范、安全生产方面的教育培训，形式单一，时间较短，宣传流于表面，并没有深入渗透进平时的工作流程中。另外由于缺少专门的人力资源部门，不便于对员工组织专业技能教育培训。企业文化教育和专业技能教育的滞后使员工很难在公司中找到归属感，建立责任感。这影响了公司发展的稳定性，制约了公司的发展。

2.2 销售与收款风险评估不规范

在销售与收款的环节中，企业应该在事前、事中、事后三个环节加强风险识别和风险应对。J电气公司在事前虽然有客户信用管理，但是流程和制度不规范，增加了信用风险；在事中订立合同时，由于采用成本加成的定价方法，缺乏对市场上同类产品价格变化的考虑，增加了预算风险；在事后的应收账款催收环节中，没有明确的催收方法和催收结果应对机制，增加了现金流风险。J电气公司应该充分考虑经营过程中的各种风险，并在此基础上使各部门间加强沟通协调，完善销售与收款环节上的风险识别和应对机制。

2.3 销售与收款控制活动不全面

2.3.1 产品定价方式不合理

商务部对销售的价格一般采用成本加成法，以产品变动成本为基础，在成本加成率范围内商务部有自主定价权。在投标过程中，J电气公司制定了较高的成本加成率，产品定价过高。为了弥补这一劣势，公司采用创新的技术设计和宽松的付款方式吸引客户。虽然保持了较高的销售毛利，但是过高的定价和宽松的付款方式给应收账款的收回带来了不利的影响。

2.3.2 账款催收机制不健全

根据行业特点，J电气公司从事的生产和安装调试工作虽然项目期较长，价款分时段按比例收取，但是项目工程期一般不应超过一个会计期间。但是J电气公司应收账款数额居高不下，主要表现在以下方面。

催收主体方面：应收账款的催收工作仅由销售人员负责，且不与销售绩效挂钩，不受财务部监督，一定程度上削弱了催收效果。

催收方法方面：没有针对客户的特点采用适合的方法，而是千篇一律的通过传统的电话、邮件、传真的方法，不仅没有效果还浪费了公司的人力和财力。

2.4 销售与收款信息沟通不通畅

J电气公司虽然已采用较为先进的企业信息管理系统对公司的各个部门进行管理，但是公司的ERP系统还没有在部门间共享，员工仅仅将ERP系统作为本部门内部工作的工具，这给部门间的沟通带来不便。此外，在使用系统时，部分员工没有及时更新录入数据，降低了部门内ERP系统沟通的准确性有效性，这需要公司针对现行的主要业务流程重新梳理，规范各模块的信息。

正是由于ERP系统的不健全，限制了员工的沟通途径和方式，员工和部门之间在沟通时往往还是按照传统书面或者口头沟通方式操作，导致传递效率较低，还经常发生文件丢失的现象。这不仅降低了信息沟通的及时性和准确性，还增加了员工不必要的工作量，不利于信息沟通。

2.5 销售与收款监督机制缺失

目前J电气公司的组织结构包括八大部门，但是对每个部门的工作情况，对企业经营过程中可能出现舞弊的关键点，J电气公司既没有成立相对独立的内部审计部门，也没有设置完整的内部控制流程重点。一旦公司经营出现特殊情况，由部门负责人对紧急情况进行处理，但这些处理措施常常是在事后采取，事前事中都放任自流。同时，由于部门负责人权限的限制性，只能追查本部门职员的纰漏，对于其他部门人员需要再沟通审批，长久以后很容易不了了之。另外，企业采取的内部控制内部审计措施是针对某个项目或某些突发事件，一旦解决，之前制定的措施很少能继续沿用。

3 J电气公司销售与收款内部控制改进建议

3.1 建设内部环境

3.1.1 完善企业组织结构

考虑重要性原则。针对重要部门将职权独立出来，另外为了确保内部控制的有效性，应该单独设立监事会负责审计监督。考虑相关性原则，应该对研发部和技术部进行整合。促进技术交流和专业知识的沟通。所以在总经理下设财务中心、市场中心、仓管中心、生产中心、技术中心和行政中心。其中财务中心下设会计部和审计部，行政中心下单独设立人力资源部进行人事管理，设置综合管理部进行其他行政事务处理。市场中心下单独设立客户管理部进行客户信用管理跟踪。研发部和技术部统一归科研中心管理。

3.1.2 加强企业文化建设

企业文化作为一种无形力量，对企业的发展有着潜移默化的影响。因此，管理者树立良好的企业文化意识是前提，管理层重视加强企业文化建设是基础，定期对员工进行宣传教育是手段，使员工自觉的认可遵从是目标。尤其是对销售人员这样特殊的群体，他们工作自由度较大，有的长期外派，公司的一些规章制度对他们的约束力很低，加强对公司文化的理解和推崇可以使他们从道德的角度进行自我约束，这比规章制度更加有效用力。

3.2 规范风险评估和制定应对措施

J电气公司应该充分考虑经营过程中的各种风险，并在此基础上使各部门间沟通协调，完善销售与收款环节上的风险识别和应对机制。识别事前市场调查风险，加强对外部信息的重视，调查与行业相关的信息，制定合理的销售预算和适用的营销策略。同时建立客户动态管理系统，在进行客户信用管理的基础上，做好资料的整理和保存，并根据交易状况及时更新客户信息，强化客户的动态管理，及时更新事中风险。

同时要针对不同风险类型制定风险应对措施。对于J电气公司销售与收款业务的潜在风险，可以运用软控制：加强对销售人员的教育和引导，用道德规范指引，以企业文化潜移默化。在具体环节上可以采用硬手段，通过制度、流程等强制性手段。合理可行的风险应对措施有助于企业降低风险发生的概率，缓冲风险对企业的冲击作用，确保企业资产安全。

3.3 健全控制活动

3.3.1 规范产品定价方法

电气机械制造业的行业存在着市场竞争者众多，产品产业高度集中，技术创新优势匮乏，行业内产品定价不断下降的趋势。面对这样的市场环境，J电气公司应该根据产品特点规范定价体系。

针对技术含量不高，竞争压力大，需求弹性低的产品，可以选择竞争导向产品定价法，同时配合较严格的付款方案。以市场上同类产品和技术服务的定价和浮动范围为基础，结合本企业的成本费用情况，调整自己产品的价格水平，使产品在场上获得价格优势，而严格的付款政策也有利于货款的回收。针对设计难度大，特异性强，需求弹性高的产品，可以继续选择以前使用的成本加成定价方法，以较高的价格体现产品在技术上的附加价值。但是应该将产品的变动成本和固定成本都考虑到成本基数中，并将成本加成率保持在适当的范围内。

3.3.2 加强应收账款催收

要加强应收账款的催收和管理，主要从催收主体、催收方法、两方面把握。

催收主体方面：落实销售人员的责任主体地位，加强财务部对销售人员催收的监督工作。增加销售人员绩效考评中的财务考评指标，以达到督促催收的作用。财务部还要定期向客户发出询函确认应收账款的准确性，核实还款方式、还款时间和还款金额，防止销售人员利用催收账款的机会挪用公款。

催收方法方面：针对J公司客户的特点采用不同的清账方法。对于账期较长且无销售往来的客户除了传统的电话、邮件、传真方法外，还可以采用上门追讨、诉诸法律强制还款的方法。对于账期较长且一直和公司有业务往来的客户，可以通过提供销售折扣、降低赊销限额的方式催收账款。

3.4 畅通信息沟通

加强J电气公司内部信息的流通。提高信息沟通的效率和准确性。要充分使用ERP系统。共享不同部门ERP模块之间的查看权限，方便销售与收款各环节人员查找和阅读信息，了解项目进度。

同时加强与企业关联方的沟通。通过与客户、供应商的沟通，及时将信息反馈并反馈给市场部、财务部和售后部等，使他们尽快做出正确决策。同时还要加强与本公司有合作关系的会计师事务所的联系和沟通，了解内部控制是否存在设计及控制问题，参考重大项目服务和法律纠纷方面的建议和意见，确保各方工作的协调。

3.5 建立监督机制

3.5.1 建立内部监督机构

在新设的J电气公司的组织结构中，财务部下设内审部，主要负责对销售与收款中与资金相关的业务进行内部审计。而新设的监事会将从包括销售与收款在内的，企业经营涉及的其他方面进行监督：比如客户管理、定价方法是否恰当。监事会直接对董事会负责，这个监督体系不仅更加全面具体，也对总经理的行为有一定的制约作用，保障了其他股东的利益。

3.5.2 重视内外部监督

J电气公司还可以根据自身需求，选择具有一定资质的中介咨询机构协助公司开展工作，相较于企业内部自我评价而言，更具知识的专业性和审计的独立性，能够客观公正的和同行业进行比较，从行业全局的角度对销售业务内部控制形成有效的监督评价，及时有效的完善内部控制、提高经营管理水平。

实施销售与收款内部控制是为了使企业经营业绩稳定增长，为企业在扩充市场份额的同时保驾护航。所以J电气公司只有建立合理、高效的内部控制体系并严格执行，才能解决销售与收款存在的问题，实现企业战略发展目标。

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[作者简介]唐晓帆（1989—），女，江苏淮安人，江苏食品药品职业技术学院教师。研究方向：公司财务与治理、会计理论与实务。