电子档案对于疾控档案管理发展的促进作用探讨

王博，李晓媛，张晓曼

1.单县疾病预防控制中心，山东菏泽 274300；2.单县妇幼保健计划服务中心，山东菏泽 274300

疾控档案管理是公共卫生服务的重要组成部分，是疾病预防和控制工作的基础和保障。随着卫生信息化建设的不断推进，疾控档案管理工作也呈现出数字化、网络化和信息化的趋势。在这种背景下，电子档案作为一种新型的档案管理方式，具有数字化、标准化、共享化、易保存和高效查询等特点，逐渐被广泛应用于疾控档案管理领域，对提高档案管理效率和质量起到了积极的促进作用。本文将对电子档案对于疾控档案管理发展的促进作用进行探讨，旨在加深对电子档案的认识和理解，为疾控档案管理的现代化和信息化建设提供参考。作为相关技术人员和管理者，要提升对电子档案的重视程度，构建科学的管理体系，进一步发挥电子档案的作用，提升疾控档案管理综合水平，适应当前档案管理改革发展趋势。

1 电子档案的概念和特点

电子档案是一种利用计算机技术和网络通信技术将纸质档案数字化、电子化后形成的档案形式。与传统纸质档案相比，电子档案具有许多优点。①电子档案采用数字化技术，将纸质档案转换为数字形式，实现了档案信息的全面数字化。数字化的档案可以更好地保护档案信息，防止纸质档案因受潮、发霉、老化等问题导致的信息丢失或损毁。数字化的档案也更容易管理和利用，可以通过计算机软件进行编辑、存储、查询、共享等操作[1]。②电子档案按照一定的标准和规范进行组织和管理，具有较高的规范性和可操作性。数字化的档案具有明确的命名规则、存储路径和格式，可以避免传统纸质档案的混乱和不规范，提高了档案管理的效率和准确性。③电子档案可以通过网络进行共享和传递，实现了档案信息的无缝连接和共享。传统纸质档案需要通过邮寄或者快递等方式进行传递，而电子档案则可以通过电子邮件、互联网等方式进行传递和共享，避免了邮寄或者快递等方式可能导致的信息丢失或者损毁。④电子档案可以通过备份、存储等方式轻松地进行保存和备份，避免了传统纸质档案易受损、易丢失等问题。电子档案可以备份至云端，避免了单点故障，确保了档案信息的安全性。⑤电子档案具有快速检索和查询的特点，可以大大提高档案管理的效率和准确性。传统纸质档案需要手动翻阅，而电子档案则可以通过计算机软件进行关键词搜索、智能匹配等方式进行检索和查询，大大节省了检索时间和提高了准确性。

总之，电子档案具有许多优点，包括数字化、标准化、共享化、易保存和高效查询等特点，可以大大提高档案管理的效率和准确性。随着信息化技术的不断发展，电子档案将在档案管理领域中发挥越来越重要的作用[2]。

2 电子档案在疾控档案管理中的应用

电子病历是疾控档案管理中的重要组成部分，是指将病历信息数字化、电子化后，形成的一种新型病历形式。相比传统的纸质病历，电子病历具有数字化、标准化、共享化和易管理化等特点，可以大大提高疾控档案管理的效率和质量。

数字化是电子病历的重要特点，通过将病历信息数字化，实现了病历信息的全面数字化，使得病历信息可以更加直观、准确地呈现，也可以更加方便地进行存储和传输。标准化是另一个重要特点，电子病历可以按照一定的标准和规范进行组织和管理，具有较高的规范性和可操作性，可以实现不同医疗机构之间的信息互通和共享[3]。此外，电子病历也易管理化，因为数字化使得电子病历可以更加方便地进行存储和备份，也可以更加快捷地进行查询和浏览。电子病历在疾控档案管理中的应用也非常广泛。①电子病历可以实现病历信息的标准化、共享化和易管理化，可以促进不同医疗机构之间的信息共享和协作，也可以促进医疗服务的质量和效率。②电子病历可以实现疫苗信息的全面记录和查询，包括疫苗种类、接种时间、接种剂次等信息，方便了疫苗管理的准确性和时效性。电子病历还可以支持医疗机构进行监测和统计工作，通过对病历信息的分析和挖掘，可以提高疾病监测的质量。通过电子病历的共享和查询功能，不同疾控机构可以实现信息的无缝连接和共享，提高了档案管理的效率和准确性[4]。总之，电子病历作为疾控档案管理的重要组成部分，具有数字化、标准化、共享化和易管理化等特点，可以大大提高疾控档案管理的效率和质量。在疾控工作中，电子病历的应用已经成为了不可或缺的一部分，而加强对电子病历的管理和应用，将进一步促进疾控档案管理的现代化和信息化建设。

3 电子档案对于疾控档案管理发展的促进作用

随着信息化和数字化技术的快速发展，电子档案在疾控档案管理中得到了广泛应用，被广泛认为是一种高效、便捷、可靠的档案管理方式。研究发现，电子档案具有数字化、标准化、共享化、易保存和高效查询等特点，可以大大提高疾控档案管理的效率和质量。①电子档案可以实现档案信息的全面数字化、标准化和共享化，方便了疾控档案管理的信息化建设。传统的纸质档案管理存在着信息获取困难、存储空间浪费、档案损毁等问题，而电子档案则可以实现档案信息的数字化和标准化，使得档案信息更易于管理和检索。同时，电子档案的共享化特点也为多部门之间的信息共享提供了便利，加快了档案信息的传递和流通。②电子档案可以实现疾病监测数据的快速统计和分析，提高了疾病预防和控制工作的准确性和时效性[5]。疾病监测数据是疾病预防和控制工作的重要依据，而电子档案的数字化和标准化特点使得数据获取和分析更加便捷和高效。疾控机构可以通过电子档案快速获取、整合、分析和发布疾病监测数据，以便更好地制定疾病预防和控制策略，提高疫情预警和应急处置能力。③电子档案可以实现档案信息的快速查询和共享，提高了档案管理的效率和准确性。相较于纸质档案管理，电子档案的查询和检索速度更快、更准确，可以极大地提高档案管理的效率和准确性。④电子档案的共享化特点也为多部门之间的信息共享提供了便利，加快了档案信息的传递和流通。

3.1 建立统一的电子档案系统

①建立统一的电子档案系统是提升疾控档案管理效果的关键。通过建立统一的电子档案系统，可以实现档案信息的数字化、标准化和共享化，方便了疾控档案管理的信息化建设。在建立电子档案系统时，需要考虑系统的安全性、稳定性和可靠性，保障档案信息的保密性和完整性[6]。同时，还需要设计合理的用户权限和角色管理机制，以便不同权限的用户能够快速、准确地获取需要的档案信息。②要统一规范档案信息录入和管理流程，确保档案信息的准确性和完整性。在电子档案系统建立后，需要制订详细的档案信息录入规范和管理流程，明确各个环节的职责和任务，并加强档案信息的质量控制。③还需要注重档案信息的更新和维护，及时清理和整理已有的档案信息，保持档案信息的及时性和准确性。④要加强对电子档案系统的维护和管理，保障系统的安全和稳定。在电子档案系统的维护和管理过程中，需要加强对系统的监控和维护，及时排除系统中的漏洞和隐患，并加强系统的安全保护，防止信息泄露和损毁。

3.2 加强对疾病监测数据的分析和应用

①要建立完善的疾病监测数据分析机制，提高数据分析的准确性和时效性。疾病监测数据是疾病预防和控制工作的重要依据，因此在电子档案系统中，要建立完善的数据分析机制，对疾病监测数据进行快速、准确地统计和分析，并及时发布监测数据报告，为疾控工作提供有效的数据支撑。②要加强对疾病监测数据的应用，提高疫情预测和应急处置能力[7]。在电子档案系统中，可以将疾病监测数据与应急预警系统相结合，实现对疫情的实时监测和预测，及时发现疫情异常情况并采取有效措施进行应对。同时，还可以将疾病监测数据与其他相关数据进行交叉分析，发现潜在风险和薄弱环节，为疾控工作提供更多的参考和决策支持。③要加强对疫情预测和风险评估的研究，提高疫情预测的准确性和可靠性。在电子档案系统中，可以利用大数据分析技术和人工智能技术，对历史疾病数据进行深度分析，建立预测模型和风险评估模型，提高疫情预测和风险评估的准确性和可靠性，为疾控工作提供更为科学和精准的决策支持。

3.3 优化档案信息查询和共享机制

①要建立方便快捷的电子档案信息查询机制，提高查询效率和准确性。在电子档案系统中，可以通过建立全文检索和关键词搜索等查询机制，实现档案信息的快速查询和精准定位。同时，还可以加强对档案信息的分类和标注，方便用户进行精细化查询和筛选[8]。②要加强对电子档案信息共享的管理和规范，实现档案信息的安全、高效共享[9]。在电子档案系统中，可以建立合理的用户权限和角色管理机制，对档案信息的共享进行严格的权限控制和审查，确保档案信息的安全性和保密性[10]。同时，还可以利用云计算和大数据等技术，实现档案信息的跨机构共享和共建共享平台，提高档案信息共享的效率和覆盖面。③要注重对电子档案信息共享的宣传和培训，提高用户的意识和技能水平[11]。在电子档案系统建立后，需要加强对用户的宣传和培训，提高用户的档案信息共享意识和技能水平，让用户更好地利用电子档案系统进行信息共享和查询，提高档案管理的效率和准确性[12]。

3.4 开展电子档案协同评价和管理

①要建立完善的电子档案协同评价机制，提高档案管理的效果和质量。在电子档案系统中，可以利用评价系统对档案信息的质量和效果进行评价和监控，并及时发现和纠正问题，保障档案信息的准确性和完整性。同时，还可以通过电子档案协同评价机制，加强对各级机构和部门之间的信息交流和协作，提高协同管理效果，推动疾控工作的协同发展[13]。②要加强对电子档案管理的监督和评估，提高管理的规范性和科学性。在电子档案管理过程中，需要加强对档案管理的监督和评估，对各级机构和部门的档案管理进行定期检查和评估，并及时发现和纠正问题，提高管理的规范性和科学性。③要注重电子档案管理的创新和应用，推动疾控工作的转型升级[14]。在电子档案管理过程中，可以加强对新技术和新方法的应用，推动疾控工作的数字化、智能化和信息化，提高疾控工作的科学性和效率。同时，还可以通过电子档案管理的创新和应用，促进疾控工作的转型升级，推动疾控工作的可持续发展[15]。④要建立有效的激励和奖惩机制，推动电子档案管理的落地和实施。在电子档案管理过程中，需要建立激励和奖惩机制，对电子档案管理效果好的机构和个人进行表彰和奖励，对管理不规范或存在问题的机构和个人进行问责和纠正，推动电子档案管理的落地和实施，提高疾控档案管理效果和质量[16]。

综上所述，建立统一的电子档案系统、加强对疾病监测数据的分析和应用、优化档案信息查询和共享机制以及开展电子档案协同评价和管理是提升疾控档案管理效果的关键策略。这些策略不仅可以提高档案管理的效率和质量，还可以推动疾控工作的数字化、智能化和信息化，为疾控工作的可持续发展提供有效支撑。