高校固定资产信息化管理研究与实践

刘倩

［摘 要］固定资产管理是高校管理中的重要内容。随着国家投入不断增多和学校自身不断发展，高校的固定资产规模在逐年扩大。因此，高校需要适应新形势下的固定资产管理要求，运用信息化手段，建立合理的固定资产管理系统，实现固定资产全生命周期管理，提升高校固定资产的管理水平。 文章通过分析发现高校固定资产信息化管理存在信息化普及程度低，系统功能不完善、使用率不高，“信息孤岛”现象凸显，系统管理水平不高、缺乏监督制度等问题，然后针对这些问题提出相应的建议，以此提升高校固定资产的管理水平，促进高校可持续健康发展。

［关键词］固定资产；高校；信息化管理；管理系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.025

［中图分类号］F810.6；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）16-0079-03

0     引 言

随着国家对教育事业的投入不断增加，高校所拥有的办公家具、计算机、实验设备等固定资产明显增多，固定资产类别也越来越细。由于高校固定资产种类繁多、购置时间分散，高校财务人员在资产管理过程中容易出现重财轻物、账物不符、新旧不清等情况，很有可能造成高校固定资产流失和资源浪费。

2013年12月，财政部印发了《行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》，为国有资产管理指明了前进的方向。2021年4月起施行的《行政事业性国有资产管理条例》对国有资产的预算管理、使用和处置等作了详细的要求。随着国家对教育事业的投入不断增加，高校固定资产规模日益庞大，管理漏洞也逐渐显现。与现代企事业单位固定资产信息化发展程度相比，高校固定资产信息化管理的科技含量和通用率都偏低。如何让高校固定资产发挥出最大效用，如何进行科学化、规范化、标准化的固定资产管理，是摆在管理者面前的重要研究课题。

1     高校固定资产信息化管理存在的问题

1.1   信息化普及程度低

虽然很多高校很早就引入资产管理系统，但是系统使用效果不够理想，主要体现在以下几个方面：一是高校对固定资产信息化管理重视程度不高，校领导不会特意去监管固定资产的动态，也不会评估系统流程是否合理，导致信息化系统的作用不能得到有效发挥。二是信息化水平落后，有的高校固定资产管理系统仍采用局域版C/S版本软件，这种版本的软件较为落后，便捷性、可操作性都明显处于劣势。近两年，部分高校开始使用B/S版本，但是起步晚，需要完善的地方还有很多。三是固定资产管理人员习惯传统的管理模式，尤其是很多工龄长且身兼数职的人员不愿意学习和接受信息化管理模式，且高校领导也更易接受传统的纸质签字或盖章的方式，不会主动推动资产信息化管理。

1.2   系统功能不完善，使用率不高

高校固定资产管理系统存在功能不够完善、信息化程度不高及范围不够大等情况，系统功能只有基本的固定资产台账建立、调拨、报废等业务流程，而固定资产预算审批、申请采购、固定资产历史记录查询以及各项报表展示等功能缺失，相关业务仍要靠人工填写纸质单据完成，办事效率低。

同时，在高校各种系统中，固定资产管理系统不在主流系统中，使用率也不高。当实际发生固定资产业务时，经办人未及时在系统中创建或发起相关流程，等到财务结账前1～2天才一次性把资产数据录入，这样的工作方式极易造成账实不符的问题。另外，系统运行稳定性不高，高校前期对系统的投入不足，系统功能不完善，经常出现无法登录或页面运行缓慢等情况，影响日常固定资产线上业务操作。

1.3   存在“信息孤岛”

高校固定资产管理系统与校内其他系统无联動，无系统接口，存在“信息孤岛”［1］，系统内的业务数据无法直接传到其他系统中，经办人需要在不同的系统内分别维护相同的数据信息，增加了经办人的工作量，导致经办人工作效率降低。举例来说，固定资产采购和财务预算紧密联系，而当前部分高校的固定资产管理系统未与财务系统对接，当有新增固定资产时，经办人在资产管理系统中新建录入固定资产台账，与财务相关的固定资产业务还需要到财务系统中录入一遍，增加了经办人的工作量。从固定资产的使用角度来看，高校内部各个二级学院（部门）通常各自管理自己的预算和固定资产，彼此互不干涉，有的部门设备闲置无用，而有的部门需要相同的设备就得新增购买，原本可以通过调拨借用来充分发挥资产的作用，但各部门间的“信息孤岛”造成了资源浪费。

1.4   系统管理水平不足，缺乏监督制度

高校在系统管理上的不足表现在以下几个方面：一是存在一人多岗的情况。高校内存在部门和二级学院未安排专人负责固定资产相关工作的情况，导致一人多岗，管理人员精力不足。二是学习积极性不够。每年组织系统操作培训时，参训人员与培训师现场互动程度不高，学习效果不佳，甚至出现其他人代替参加培训的情况。三是岗位设置不明确，分工不合理。很多管理人员以兼职人员或临时调任的形式存在［2］，具体分工模糊不清，管理人员经常互相推诿，甚至有些老职工以不会使用系统为由坚持使用传统的手工记账方式。这些情况的产生都是因为高校缺乏一个共同的系统监督机制或明确的使用管理制度，导致各部门和二级学院固定资产管理执行环节随意性大。

2     高校固定资产信息化管理的优化对策

2.1   建立和升级信息化系统，实现固定资产全生命周期动态管理

高校的固定资产种类众多，如土地、房屋、各类建筑物等不动产，以及图书档案、各类展品、通用和专用设备、教学用具装具、实验室设备等。高校利用信息化系统实现对固定资产的全生命周期管理，可以极大地提高管理效能。

2.1.1   设计搭建固定资产信息化管理系统，提高信息化程度

对于固定资产管理系统的模块设计及完善，高校需要将财务预算和项目结合起来，通过系统实现。①在建立资产卡片时生成唯一的资产编码，按照不同的财务预算科目对固定资产进行分类管理，规范固定资产台账管理，做到账卡一致，并针对不同归口管理部门的资产业务进行分类管理。②完善固定资产管理全流程，包括从预算管理、采购、资产转资、设备维修到盘点、调拨、报废处置等各个业务环节，并跟踪所有固定资产变动记录，实现资产的全生命周期动态监管。③建立闲置固定资产查询库，对闲置固定资产发起使用申请，避免资产重复购置，节约学校资源。④规范固定资产处置，按照业务流程配置系统审批流程。⑤打通系统接口，促使固定资产新增及变动数据无缝对接，通过数据接口将固定资产验收、处置、增减值变动等业务数据实时传到财务系统，实现固定资产管理系统与财务信息系统一致。固定资产管理系统流程如图1所示，建立该系统能够解决高校固定资产管理信息化程度低的问题。

2.1.2   对已有固定资产管理系统进行升级改造，解决系统功能不完善问题

为全力做好高校固定资产信息化项目建设工作，高校须成立固定资产管理系统优化项目专项工作组，开展固定资产管理系统项目建设。在项目需求阶段，高校要组织各工作小组成员收集各归口内系统需求，根据需求走访各部门、二级学院固定资产管理人员，深入了解固定资产种类和日常管理需求，确保最终的需求分析报告落地。在系统设计策划阶段，高校一是要组织各相关业务部门充分论证，对系统未来使用场景提前预设；二是在技术层面利用商务智能（Business Intelligence，BI）技术对业务数据进行数据管理分析及大屏展示，实现对现有资产的全面动态管理，在充分调研需求的基础上开展系统设计开发。在系统开发完成后，高校可以从各部门、二级学院邀请固定资产经办人作为系统测试的核心用户参与测试，记录测试过程，反馈测试问题，由系统开发人员完善系统功能［3］。系统上线以后，高校要进行广泛的固定资产管理系统操作培训，提供系统支持，以及后续的优化变更服务。

2.2   打破信息壁垒，实现资产信息共享

在高校内部实现固定资产管理的信息化，能够共享校内所有的固定资产信息数据，解决各部门、二级学院之间信息不同步的问题，使校内所有固定资产处于动态可控状态，将固定资产充分利用，避免出现固定资产浪费和长期闲置的情况，满足高校管理的需求，促进固定资产的一体化、规范化、精细化管理。

通过B/S架构模式，采用HTTP、CGI、HTML等多种标准技术，实现与其他网络的互联互通，保证数据信息的安全性（这里的数据信息安全主要指一些机密的数据［4］，如技术资料和信息在通过系统接口传递到其他系统时有可能出现泄密的情况，或者有不法分子利用数据的稀缺性牟取个人利益［5］）。

在固定资产管理系统升级改造后，固定资产管理员可通过学校门户网站登录固定资产管理系统进行资产信息录入等操作，审核人按照设定的权限完成固定资产业务流程的审批，审批完成后通过系统接口将固定资产相关变动信息传递到财务系统，从而打破信息壁垒，实现资产数据与账务数据一致［6］。

2.3   建立固定资产管理体系，明确管理职责，提升系统管理水平

管好高校的“家产”，既是固定资产归口管理部门的责任，也是学校所有职工应尽的义务。高校应建立规范合理的固定资产管理体系，具体可以成立由书记、校长、办公室主任、二级学院的院长、二级学院的书记等组成的固定资产管理工作领导小组，坚持“统一领导，分级负责，责任到人”的原则，设立专职机构，明确每项固定资产的具体责任人及其职责，规范固定资产的运行环节［7］。在学校内部建立监督机制，对固定资产从采购到报废的各个环节进行把关。

另外，为提升资产管理人员的管理及操作水平，开展内部培训工作也必不可少。高校可以通过会议研究、集中学习、部门内训等培训方式，全面提升员工的固定资产管理及系统操作水平，强化员工的资产管理意识［8］，还可以根据实际情况引进固定资产信息化管理方面的专业人才。专业人员不仅熟悉系统操作和流程，还能够对系统使用过程中出现的问题进行系统解决，让系统更加适应实际业务的变化，从而提高固定资产的管理效率，提升系统管理水平。

3     结束语

建立合理的固定资产管理系统，运用信息化手段实现固定资产全生命周期管理，对于提升高校固定资产的管理水平具有十分重要的意义。高校通过信息化系统可以推动业务流程改革，去除冗余流程，提升管理体制的科学性、规范性，降低国有资产流失风险，保障数据的完整性与准确性，提高固定资产的利用率，为高校固定资产管理作出重要贡献。

主要参考文献

［1］沈斌.高校固定资产信息化管理的困境及优化对策研究 ：以H高校為例［D］.上海：华东政法大学，2017：35.

［2］谭静.行政事业性国有资产管理绩效评价研究［D］.北京：财政部财政科学研究所，2012：56.

［3］邱均成.高校国有资产管理信息化研究与探索［J］.电子科技大学学报（社科版），2006（2）：48-51.

［4］吴赛，陈焕娣，赵亮.数量到质量 加快高校内部结算信息化建设［J］.会计之友，2009（10）：40-41.

［5］朱育雄，高亚军.“互联网+”环境下高校固定资产信息化管理存在的问题及对策研究：茶思维的视角［J］.福建茶叶，2020（7）：289-290.

［6］梁乔，容思敏，宗维玉.民办高校固定资产信息化管理的探索实践［J］.经济研究导刊，2020（24）：74-75.

［7］刘潇潇.民办高校固定资产信息化管理分析［J］.财经界，2020（8）：55-56.

［8］刘玲.基于信息化的民办高校固定资产管理研究［J］.行政事业资产与财务，2019（3）：12-14.