高职院校低值易耗品管理模式探讨

刘燕

［摘 要］低值易耗品、消耗品价值低、数量大、品种多，高职院校在低值易耗品的经营上存在有别于固定资产的问题。随着供应的种类、数量、金额逐年增长，采购的问题也相应增多。为此，高职院校应深入剖析自身后勤保障工作中出现的问题，并制定相应的策略，以达到规范高校后勤保障工作的目的。

［关键词］低值易耗品；管理模式；高职院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.010

［中图分类号］F810.6；G717［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）16-0031-03

0     引 言

低值易耗品指的是各类器具和物品，其价值低于规定限额，且寿命为一年。随着高校的发展、新学科的建设，以及新实验课程和新实验项目、新实验室的增加，大量低值易耗品及其资金投入不断增长［1］。低值易耗品在大学教学中的作用日益凸显，占比也在逐年增加，规范管理变得愈发重要。高校在材料采购與废弃品处置方面存在诸多问题，不仅难以解决，还容易产生漏洞。虽然部分高校的管理体系已经实现信息化，但是仍无法解决执行流程变更、条件更新和同步协同等一些现实问题。

1     高职院校低值易耗品的管理模式

低值易耗品的需求对高职院校的运行至关重要。近年来，高职院校招生规模扩大，对低值易耗品的需求量不断增加。在这种情况下，强化低值易耗品的管理具有重要意义，可以促进高校物资利用率的提高，确保教育正常进行，预防经济犯罪等。高校低值易耗品与消耗品管理的特征为价值低、数量大、品种多、型号多、范围广、部门多、易损耗、周期短、时间紧、变化快、流动快以及管理困难。低值易耗品的整个寿命管理包括申报、批准、采购、入库、储存、调领、出库、使用、维修、报废、回收、清查、统计，如图1所示。在管理中，对难点处理不当的表现：一是预算执行力薄弱、资金来源复杂、效率低下、批文繁杂、不透明；二是采购环节，采购的次数多、货品不全、价格高、不及时等；三是库管环节，无专人专管，登记混乱，摆放无序，积压浪费，调领随意；四是使用环节，日常浪费较多，维修低效，报废随意，回收率低；五是审计环节，不能准确地对各部门的数据进行统计和分析，不能详细列出低价值的消耗物品或物料，存在监督追责难、物账相符率低、审计风险高等问题。

消耗性材料、低值易耗品是培养人才与科研的重要资源和物质依据。近几年，大学对低值易耗材料的需求量越来越大，经费投入随之增多。在这样的大环境下，高职院校应努力加强对低值易耗品和消耗材料的管理，利用组织、制度、信息技术等实现院校职能部门的统一管理，构建“学校-学院-实验室”三级管理体制，兼顾成本效益，形成科学管理制度，建立财务管理系统，连接物资与财务、科研、行政管理的信息化管理平台，打造互联互通的“一站式”管理模式，并优化低值易耗和消耗材料的生命周期管理，以获得较好的成效［2］。

2     高职院校低值易耗品管理存在的主要问题

2.1   忽视低值易耗品

低值易耗品是一种重要的资源，因此必须对其进行规范化、智能化管理，并对其进行追踪管理。部分高职院校由于忽略了低值易耗品的使用，没有办法迅速地查询和统计采购的教辅资料和操作工具。财务部门只是对购买的项目和成本进行核算，并没有列明采购的商品及其用途，也没有办法在以后的财务报表中看到这些产品的详细信息。在资产变更过程中，若没有进行注册或记录，如废弃的资产未被及时处理，资产管理者可能会随意处理该资产［3］。

2.2   管理手段单一

在低值易耗品管理中，一些高职院校采用的管理手段单一，只采取简单的记录、登记等方式进行管理。这种管理方式在操作上存在一定的局限性，无法满足实际管理的需要。同时，在采购、入库、领用、报废等管理环节也缺乏有效的监管手段，导致管理流程缺乏严密性和规范性。

2.3   管理制度仍需完善

随着社会对各类专业人员的需求增多，各类实验实训项目增加，材料和低值品数量也在增加。在实验室的使用尤为紧张的情况下，材料和低值易耗品往往就存放在实验室内，使用随意，造成账物不符。比如，最易于管理的行政办公耗材，一般都是按教工和学生的人头数来定量，但因学科的不同，内部管理模式也存在差异，使这种量化方式难以绝对。但不实行定量管理的后果是容易出现虚报伪报的现象，漏洞更大；后勤和实验设备的维修配件和耗材，因使用率的不同、设备的分散，量化起来更难。高职院校低值易耗品管理制度仍需进一步完善。在管理制度的制定和执行上，存在一定的不规范性和不严谨性［4］。同时，制度中缺乏细化的规定和标准，导致管理中存在的问题和矛盾无法得到有效解决。缺乏制度规范，经营活动也无法可循。在过去的教育系统中，没有专门制定关于低值易耗品的规范。当前，我国高职院校建立低值易耗品管理体系，缺乏事前、事中、事后监督管理机制，对采购、登记、领用、损坏或丢失后赔偿、维修或报废等过程缺乏有效的系统管理机制。即使存在，也过于正式和不完善。例如，在购入低价耗材方面，大多数单位需要个人进行采购，缺乏价格比较和货物验收等；在领用方面，缺乏对领用数量的限制，操作自由度较大，造成大量浪费；在出口方面，补偿和惩罚机制没有得到有效实施，相关人员未能接受问责，造成了严重的损失和损害，补偿也没有及时处理。耗材的质量也缺乏相应的监管，这种缺乏监管的后果必然是滋生腐败［5］。

2.4   管理人员不专业

在一些高职院校中，低值易耗品管理人员的专业能力和素质普遍需要提高。首先，他们缺乏对低值易耗品管理的深入理解和认识，无法准确掌握管理工作的核心要义。其次，他们的专业知识水平较低，无法满足实际工作的需要，无法有效开展低值易耗品管理工作。再次，一些管理人员的工作态度和责任心存在一定的不足，工作中容易出现疏漏和错误，导致管理效果不佳。这种情况对高职院校低值易耗品管理工作的影响是非常明显的。第一，由于管理人员的专业性不高，管理工作容易出现疏漏和错误，导致物品的流失和损坏，进而影响教学和科研工作的正常进行。第二，管理中容易出现各种问题和矛盾，给学校的管理工作带来一定的负面影响。

3     高职院校低值易耗品管理措施

3.1   提高对低值易耗品管理重要性的认识

高职院校领导必须深刻理解低值易耗品在保障院校高效运转方面的重要性，并采取相应的措施，以提升低值易耗品的利用率。为了加强低值易耗品管理工作，要提高相关人员对低值易耗品管理工作重要性的认识。在学校内部，可以通过召开会议、讲座等形式来提高师生的认识，使他们认识到低值易耗品管理工作的必要性和重要性。

此外，对低值易耗品的管理要做到科学合理分类。在确定“低值化”项目时，应参照当前固定资产的类别，结合高等院校实际，对其进行分类。对所有的低值品进行注册，并在注册时标明项目名称、规格、型号、单价、数量、购买日期等。对易耗物的使用，应当制定消耗性的规范和领用程序，在使用时要注明名称、型号、数量等，并标明使用方向［6］。

3.2   管理手段多元化、数字化

隨着计算机技术的快速发展，对低值设备进行网络化管理是管理方法和手段的革新。管理系统可以实现对全校各单位低值易耗品的信息化管理，建立低值易耗品数据库，使学校的各类低值品、消耗材料从人工管理向网络化管理转变。构建低值易耗品及物料的信息化管理系统，并设立电子档案，做到有账可查询；缩短审计周期，提升行政效能；将管理流程标准化，以排除安全风险。建立具有共享功能的低值易耗危险化学品综合信息管理体系，包括计划审批、采购申请、验收申请、网上审核入库、领用出库、废弃申报、数据统计等。为了提高低值易耗品管理工作的效率和质量，需要采用多元化的管理手段和数字化的管理模式。在管理手段上，可以采用自助领用机、云管理系统等先进技术手段来提高管理效率。在数字化管理模式方面，可以采用条码扫描、射频识别（Radio Frequency Identification，RFID）等技术手段，实现低值易耗品的追踪管理。同时，可“一站式”办理订单申请、审核、采购、签收、结账，追踪、记录各类低值易耗品和物料的名称、规格、经销商、资金审批、物流签收、库存消耗、报废申报等。全程追溯，低风险、精细的原料管理，把低价值的易耗品和原料视为与实验室一体化管理紧密联系的一个环节，突破物资与财务、科研、行政管理之间的隔阂，实现“一站式”管理。

3.3   完善低值易耗品管理制度

高职院校低值品数量大、品种多、型号杂、范围广、采购周期短、技术条件高、质量标准严，对物资供应的要求是时间急、计划变化快。在教学中，低值易耗品使用频繁、使用的人员多、损坏率极高、容易遗失，这样就形成时常购置的情况。对于一些教学实验活动来讲，低值易耗品的使用是相互关联的，其中一种物品的短缺可能会影响实验的进程。所以，对这些物资的精细管理，可以使这些物品的使用、库存情况一目了然，保证及时对物品进行补充，防止影响教学工作。为了规范低值易耗品管理工作，需要建立完善的低值易耗品管理制度。制度中应明确物品采购、入库、领用、报废等方面的管理流程，并严格规范相关的操作流程。同时，制度中应规定责任人和责任制度，明确相关人员的职责和权利，确保管理工作的规范性和有效性。例如，各使用部门应定期盘点储藏的物资，查核实物的真实数目，并要求外借的廉价商品及时归还，并与会计凭证进行对照。通常每个季度都要进行一次清点，并与财务主管进行检查，保证账实相符。相关工作人员在清查存货损失、存货利润时，应当填写存货核销表，注明理由，并按照有关法规进行处置。校办也可以强化原材料的审查，保证各项证明与实物相符，并在有需要的时候，从采购、入库、使用等各方面进行全面的跟踪稽查，强化监督。

3.4   提升管理人员专业化水平

随着我国加大对高等职业教育的投资力度，高职院校的实训工作日益频繁，各类教学、科研和办公低值易耗品的需求日益增多，品种多样，工作繁杂。对高职院校的装备、低值易耗品进行有效管理，学校的管理者首先要具备广泛的专业面、较强的综合管理能力，充分发挥自身的优势，不断增强自身的技能。可以通过培训、考试等方式对管理人员进行专业素质的培养和提高。同时，学校也可以招聘专业的低值易耗品管理人员，以提升管理人员的专业化水平。一方面，各高校要密切联系，互相了解，互相借鉴，共同提升管理者的整体素质；另一方面，把有关部门的工作人员充实到管理队伍中来，使其专业化程度更高。同时，要理顺入口、过程管理和出口的联系，并结合其管理工作的本质特征科学地确定工作量，对其进行合理的工作分配，建立正确的工作结构，明确责任与利益关系，强化对实验管理者专业技能和业务技能的培训，实施目标管理。

4     结束语

低值易耗品是高职院校管理的重要组成部分，强化低值化管理既能有效减少学校的经营费用，又能有效节省学校的人力、物力。针对当前我国高职院校低值易耗品的现状，本文提出了一些建议，以期对当前高职院校低值易耗品的管理工作起到一定的借鉴作用。

主要参考文献

［1］何巍.中职学校低值易耗品管理模式探究［J］.行政事业资产与财务，2022（18）：25-26，41.

［2］左军荣.国有企业低值易耗品管理存在的问题及对策探析［J］.企业改革与管理，2022（10）：9-10.

［3］洪新.低值易耗品管理体系构建研究［J］.财富生活，2021（18）：186-187.

［4］刘舸.高校低值易耗品内部控制问题及对策探讨：以L高校为例［J］.财富生活，2021（8）：23-24.

［5］王丽丽.关于高职院校实训室低值易耗品管理的思考及建议［J］.现代盐化工，2021（1）：117-118.

［6］李辉.机关单位低值易耗品精细化管理模式探讨［J］.中国储运，2020（10）：128-129.