云时代档案数字化研究

摘要：云时代背景下，管理人员可以利用大数据、云平台、物联网等先进技术落实档案数字化管理。但是基于各种现实因素的限制，在当前的档案数字化管理过程中，我们面临着一系列的挑战与困境。鉴于此，本文分析云时代档案数字化管理的优势和实际工作中存在问题，并在此基础上提出具体的应用策略，旨在为管理人员开展相关研究提供借鉴。

关键词：云时代背景；档案数字化；应用策略

云计算时代的来临为各行各业发展带来了机遇，同时也带来了挑战。为进一步推进档案数字化管理，相关人员需加强网络中各类数据资源的挖掘，将这些数据资源进行最大限度地应用，进而为档案管理提供便捷。新形势下，传统档案管理方法和模式逐渐被社会所淘汰，为顺应时代发展，满足创新需求，管理人员需要摒弃传统管理理念，接纳先进管理方式，依托云计算来构建数字化档案管理模式，最终为其他工作的开展提供支持。[1]如何基于云时代视域推进档案数字化管理与应用是当前管理人员认真研究的重要课题。

一、云时代档案数字化管理的优势

（一）增加信息存储空间

档案管理工作需要记录、整理以及存储大量的数据与信息，信息背后包含有各种计划、方案以及机密信息，要使这些资料信息得到高效、妥善的管理，则需要准备一个足够的存储空间。在以往的档案管理中，固化且单一的管理模式会严重拉低相关人员的工作效率，难以将档案资料的价值充分发挥出来。而基于云技术开展档案管理工作，则能够进一步促进数字化管理，扩大存储空间，实时上传信息，切实满足管理人员的工作所需。

（二）增加抗风险能力

一般情况下，管理人员需要对纸质的档案资料进行保存和整理，若遇到水灾、火灾以及地震等自然灾害则会导致档案资料面临巨大的威胁，资料可能丢失或是毁坏。但是基于云存储模式，管理人员可以借助计算机网络将数据信息存储到不同的网络节点，或者将档案资料上传到云端备份，若是发生计算机毁坏或是病毒入侵也能够及时恢复数据信息，能够极大地提高档案资料的风险抵抗能力。[2]

（三）实现资源共享

云时代，管理人员灵活运用云储存技术还可以避免出现档案资料重复存储的问题，可以对档案数据进行有效整合，最终实现档案资料共享。需要注意的是，管理人员需要创建网络平台，并合理利用计算机或是电子移动端来使用档案资源，最终实现档案管理的优化整合、实时共享。

（四）优化档案服务

基于云技术、云平台的支持，不仅能够对档案资源实施更加高效的管理，且能够更好地满足用户的需求，达到个性化服务目标。相较于以往的查询方法，云查询模式具有更多的灵活性，大大提高了查询的效率，同时，用户可以利用各种电子设备，从网上挑选所需的资源，从而实现对用户的个性化服务。

二、档案数字化管理过程中所存问题

（一）存在管理风险

管理人员在依托各种先进技术与设备开展檔案数字化管理工作时，会因为各种现实因素使得各个工作步骤中存在一定的风险，如信息推送、数据录入等步骤中，若是某个环节出现问题，则会给整个数字化档案管理工作带来巨大风险，影响档案资料的使用效能。伴随档案数字化建设的进一步推进，引入各种先进技术的同时也增加了管理风险，其中主要包含有组织策略风险、信息管理机制风险。特别是组织策略风险，多是因为第三方或是用户获取权限之后会容易出现窃取档案信息数据的潜在风险。在部分情况下，管理人员需要借助第三方平台开展档案数字化建设工作，但是在实际操作过程中难免需要获取档案数据系统权限，以此对档案资料规划和分类，此时，便会出现各

种漏洞。[3]

（二）存在技术风险

在档案数字化管理过程中利用云计算技术时，对设备和人员的技术能力有着较高要求，为此，需要对计算机相关技术进行优化和更新，最大限度发挥计算机技术的功能作用。此时，管理人员需要获得第三方服务平台的技术支持，如服务器、网络以及管理工具等内容，确保档案数字化管理中网络安全和信息存储安全。在实际应用过程中，会因为各种客观原因导致数据丢失或是泄露，究其根本，多是因为数字化档案资料不在同一服务器而使档案资料无法单例存储，最终使档案管理工作在数字化转型中面临各种风险，无形中增加了档案管理难度。

（三）存在故障风险

档案资料的数字化存在一定不稳定风险。当计算机出现故障的时候，有可能会造成内部存储信息与资料的混乱，在严重的情况下，甚至会导致数据信息资料丢失和破坏，给档案管理工作带来严重影响。[4]数字档案管理中的存储设备故障是目前面临的一个重要问题，要想保证档案信息的安全和可靠，就需要采取有效措施来解决。

（四）管理人员自身问题

结合现状来看，多数管理人员在工作中暴露思维固化的问题，习惯采用传统的管理方法和模式，无法满足大数据发展背景下档案管理工作的实际需求。与此同时，在开展数字化档案管理工作时，管理人员需要具有突出的综合素养，需要掌握专业技能、具有信息素养。但是在实际管理工作中，部分管理人员很难在较短时间内转变管理理念和思维，并未形成自主学习意识，对于计算机相关知识、技能了解较少，导致档案数字化管理工作无法顺利开展，影响了档案管理工作的进一步发展。

（五）网络技术安全问题

计算机网络平台的迅猛发展和广泛应用，一定程度上能够为人们生活与工作带来便捷，同时网络平台开放性、共享性的特征也使各种电脑病毒得到大肆传播，导致存在各种风险隐患。若是计算机遭遇病毒入侵，则会导致档案中的数据信息丢失，甚至造成混乱，威胁社会安定。为此，管理人员在开展数字化档案管理工作时应做好预防措施，减少风险隐患，保障工作高效开展。

三、云时代背景下档案数字化管理的应用

（一）转变档案管理理念，落实数字化管理

云时代环境下，数字化已然成为档案管理工作的必然发展趋势。对此，相关部门需要重视档案管理工作的优化改革，转变传统的管理理念以及纸质化的管理形式，提升相关人员对于档案数字化管理的认识，充分了解相关管理标准及操作规范，进而推进数字化管理在档案管理工作中的有效落实。对此，相关部门、企业应重视数字化管理方面的培训，着重转变领导层以及档案管理人员的管理理念，使其重视数字化管理的转变，将数字化管理理念切实落实到档案管理工作中去。此外，相关部门还应该依据相关领域技术的发展，不断优化云技术、数字技术等先进技术在管理中的运用，为档案管理工作提供技术支持，增加管理实践力度，提升数字化档案管理的工作质量，提高档案利用率。

（二）强化基础设施建设，提升人员素质

当前相关部门的档案管理工作中，数字化的硬件设备相对缺乏，大多数办公室置备的计算机及系统软件都较为落后，导致档案管理工作的数字化进程缓慢，难以实现高效的管理效率和质量。对此，在云时代背景下，相关部门必须要重视档案数字化管理所需要的硬件、软件等基础设施建设。不仅要加快计算机硬件设备的更新，保证硬件基础可以承担大量的软件系统运行，还要加快开发多功能的档案管理软件，并定期进行升级，实现档案 “记录—上传—调取”的一体化办公，为档案的高效数字化管理提供软件技术支持。与此同时，还需要提高相关档案管理人员的整体素质，强化其档案管理意识以及信息素养，保障其数字化能力能够满足新时代数字化档案管理的岗位要求。对此，单位应该提升档案管理岗位的聘用标准，除了基本的档案管理能力外，还要对其信息素养进行一定考察，引进现代化技术人才，提升该岗位人员的整体信息素养；相关部门应该定期开展档案管理意识培训工作，并根据系统软件的更新情况，开展相应的数字化管理培训，使该岗位人员保持优秀的职业素养和管理意识，并能够在系统更新后以最快的速度熟悉系统软件的使用，并快速上手展开档案管理工作。

（三）运用现代化技术，强化档案安全管理

相关部门在推进档案数字化管理进程中，离不开现代化技术的支持。在云时代背景下，高微缩数字化技术、云计算虚拟化技术、信息技术等先进技术在档案管理工作中彰显出了重要的应用价值。其中，云计算虚拟化技术的应用使得各单位的信息实现了数字化存储，通过云数据，可以将大量的信息资料存储于网络云空间之中，提升了数据安全存储的同时，还便于随时调取和应用。高微缩数字化管理技术可以将相关部门档案信息资料中的一些图片资料进行有效的数字转化，有效避免了传统纸质化保存中发生的图片褪色、破损等现象，提高了档案保存的安全性。[5]同时，通过信息系统的检索功能，可以为相关部门人员提供广泛且快速的查询服务、共存共享服务等，让单位工作人员可以随时通过系统展开档案的上传、分享和迅速查询，这有效提升了档案的利用率。此外，密码技术、语音识别和指纹识别技术等安全技术的应用，也大大提升了数字化管理系统的安全性，给档案管理工作提供了重要的安全保障。

（四）完善管理技术体系，提升技术利用率

目前来看，各单位在档案数字化管理工作中仍存在技术利用率不高的现象，这主要在于数字化管理体系的缺失，导致很多档案资料难以实现共享，且常会出现数据资料不全、信息数据收集时间过长等问题，这严重阻碍了档案管理工作的高效化发展。对此，相关部门与单位应重视管理技术体系的构建，根据相应的系统与技术制定相应的操作规范與标准，保障相关人员严格按照标准与规范展开工作，保障档案数字化管理的规范化、有序化实施，切实提升技术的利用效率，增强档案资料的传输速度。比如，在档案数字化管理工作中常需要用到云计算技术，但在实际应用中，该技术与其他技术的应用配合度比较低，严重拉低了档案数字化管理工作的效率。对此，在进行管理技术体系构建时，相关人员需要将这些问题充分考虑其中，通过采取针对性措施，提升技术利用率和档案管理工作效率。此外，政府相关部门应将自身引导效用充分发挥出来，针对档案数字化管理设立相应的规范标准，促进其标准化发展，为档案数字化管理工作与社会信息系统之间搭建融合桥梁，完善档案数字化管理技术体系。

（五）加强信息安全备份，保证档案信息安全

在档案的数字化管理中，可能会发生计算机硬件故障、自然灾害损坏、病毒入侵等情况，这对档案安全造成了极大的威胁。一旦档案发生遗失或是泄露，将会对单位的发展造成很大的影响。对此，在推进相关部门档案数字化的进程中，还需要重视档案的安全性建设，加强档案的信息安全备份，保证档案信息安全。首先，相关部门应该注意数字档案的多重备份，并针对线上的数据信息进行定期的线上数据和脱机模式下的检验工作，保证数据得到有效存储；其次，在进行数字化档案的云端备份时，必须要重视病毒的防护，通过防火墙技术、数据加密技术、病毒检测系统等方式，加强数据的安全巩固，尽量降低病毒的入侵成功率，保障云端数据的安全性；最后，还需要打造异地备份平台，加大资金与设备的投入力度，及时做好两地档案备份和数据更新工作，避免因自然灾害等因素造成的信息数据遗失，真正做到万无一失。

四、结束语

在云时代背景下，档案管理工作发生了较大的转变，基于各类先进技术的支持，传统的纸质档案管理已然转变为数字化存储管理，不仅能够提升管理效率，还能够有效降低人工成本、减少空间占用，同时可以减少人为因素带来的失误，实现档案管理质量的提高。但目前档案管理的数字化转型过程中，仍存在着诸如管理风险、技术风险、存储风险、管理人员素质不高、信息安全隐患等风险。对此，相关部门及单位有必要加快探索档案数字化管理的应用路径，通过转变档案管理理念、强化基础设施建设、提升人员素质、引入现代化技术、完善管理技术体系、加强信息安全备份等措施，不断提升档案数字化管理的水平，增强档案管理工作效率与效果。

参考文献：

[1] 董鸿.信息化背景下建设工程档案数字化管理的策略创新[J].兰台内外，2023（06）：28-30.

[2] 刘清熙.新时期档案数字化管理的内容与方法[J].现代企业文化，2022（24）：25-27.

[3] 张颖.云时代背景下高校档案数字化管理及其应用[J].吉林农业科技学院学报，2022，31（04）：63-65.

[4] 苏剑.数字化时代下电子会计档案管理研究：以ZJ集团为例[J].国际商务财会，2020，379（07）：47-50.

[5] 臧利.基于云时代背景下档案数字化管理及其应用策略分析[J].黑龙江档案，2021，247（04）：391-392.

作者简介： 顾颖瑶，女，汉族，江苏无锡人，本科，馆员，研究方向：思政、公文档案。