档案数字化加工业务外包的风险及防范措施

张飞

摘要：近年来，随着全国各地数字档案馆建设的广泛开展，档案数字化加工业务外包已经成为数字档案建设的主流趋势，外包档案数字化加工业务可以大幅提高数字档案馆建设的进程，实现短时间内将大量的纸质档案数字化，但在带来便捷的同时也存在着一些数字化加工业务外包风险，所以我们应该建立慎重选择外包公司，加强我们日常工作的监督管理，并进一步增强档案管理部门人员整体素质，熟悉掌握数字化转换方面的计算机技术知识，配置一批有技术设备保证数字化加工安全完成，从人防、技防、物防等方面确保外包业务的绝对安全。

关键词：档案数字化；业务外包；风险；信息

中图分类号：G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）024-0000-01

一、前言

数字档案馆建设重点就是馆藏纸质档案的数值化加工，需要有较高科技的信息技术为基础，当前，档案管理人员的计算机信息知识和技术比较欠缺，档案数字化进程受到一定影响，因此有些档案部门把数字化加工业务外包给专门从事这项工作的公司。这些公司主要从事档案数字化的前期工作，他们在数字化加工方面比较专业，并且效率比较高，涉及的数字化业务内容比较全面，能够胜任档案数字化加工工作。档案管理部门充分利用这种档案数字化外包模式，大大提高了档案数字化加工的效率。

二、档案数字化加工业务外包服务的优势

1.档案数字化加工外包能够节约数字档案馆建设成本及时间。档案数字化加工工作需要比较先进的计算机设备，能够高速扫描和录入纸质档案信息，同时档案数字化转换工作人员具备一定的计算机相关知识和丰富的专业工作经验，以及他们在日常工作中所形成的团队精神，所以外包公司的档案数字化速度较快，在短时间内可以完成大量的数字化转换工作。

2.档案数字化加工外包能够提供专业数字化加工服务。档案管理部门选择档案数字化加工外包模式，能够吸收档案数字化加工专业服务公司的技术优势和丰富的经验，能够学习先进公司的档案数字化工作制度，还会获得档案数字化加工专业管理软件，能够将以前档案数字化加工数据库有效的继续延续下去，形成更丰富的馆藏数字档案数据库。

三、档案数字化加工业务外包服务的风险

1.数字化加工外包业务中档案的保密风险。众所周知，档案管理部门存有大量的涉密文件和需要保密的档案资料，这些档案资料在它的保密期限内是不能够被随便外借的。因此在档案数字化加工业务外包服务时，必须保障涉密档案不会外泄，不能一味追求档案数字化加工高效快速而不顾档案的保密要求，这样有可能会出现档案的失泄密问题。

2.数字化加工外包业务中档案的质量风险。承包档案数字化加工的公司虽然有先进的计算机管理技术，但他们不熟悉档案的归档、立卷和整理等业务，如果档案管理部门和外包公司缺少沟通，就会影响档案数字化加工的质量。另外承包档案数字化加工公司的技术能力、资金实力和公司内部发展等问题同样也会给档案数字化加工工作带来质量风险。

四、档案数字化加工业务外包服务的风险防范措施

1. 实行公开招投标，选择专业和有保密资质的外包公司。档案管理部门在档案数字化加工业务外包的前期，应该充分调研档案数字化加工相关工作，前往全国先进地区了解档案数字化建设和数字档案馆建设的相关工作，吸取好的经验，针对本地档案管理工作实际，制定出详细的招标书，送招投标管理部门，严格执行政府对档案数字化建设的相关法律法规。在顺利完成数字化招投标工作后，应该和中标企业全面沟通档案数字化工作如何开展等事宜，保证达到档案加工业务外包业务的最终目标。

2.重点审核保密资质，加强档案数字化加工业务的管理工作。具有保密资质的承包公司是档案信息化加工业务外包的前提，只有具备保密资质才能有效防止档案在数字化转换过程中失泄密。还应该加强对承包公司的日常工作监管，选派熟悉档案信息化和计算机技术的工作人员对承包公司的档案数字化加工工作全程参与和监督，时时掌握承包公司工作进度和保密情况以及存在的问题，及时调整和纠正承包公司违规操作。加强与承包公司的沟通和交流，定期不定期的召开推进会，就档案数字化加工进度和计划开展研讨，确保档案数字化转换工作按期完成。

3.学习档案数字化加工技术，加强档案管理部门的实践能力。档案数字化加工业务的外包毕竟是迅速提高馆藏档案数字化加工的应急手段，长远来看，档案管理部门只有自己培养这方面的技术人员才能适应档案管理工作未来的发展。要增加档案管理部门工作人员的学习培训次数，聘请一些上级档案管理部门的专业技术人员前来讲授相关专业知识，结合实际操作提升学员的理论知识和动手能力，选派业务骨干到档案数字化建设做的好的地方学习参观，打造一支能够胜任未来档案数字化加工发展的专业技术队伍。

4.争取档案数字化加工经费，大力投入档案数字化加工设备。想要发展自身的档案数字化建设，数字化加工基础设施和设备建设是必不可少的，档案管理部门应该积极争取档案数字化加工的相关经费，大力开展基础设施建设，开辟档案数字化转换的场所，根据档案数字化建设的要求，配置一批能够适应未来档案管理工作的档案数字化加工的设备，通过专业知识的业务骨干传授经验，使更多的档案管理工作人员了解熟悉档案数字化加工工作，最后形成一个有设备、有技术、有人员的档案数字化建设团队。

五、结语

综上所述，档案数字化加工业务的外包给现阶段档案数字化建设带来新机遇和新挑战，档案管理部门要在确保档案的绝对保密的前提下开展档案数字化外包业务，提前预料和解决档案数字化加工业务外包中可能产生的困难和问题，确保建成高效、便捷、安全的数字档案馆，发挥档案的存凭留史、资政育人、为民服务的作用。

参考文献：

[1]黄力，李圭雄.档案部门信息外包潜在的风险及防范[J].档案时空，2004，（8）.

[2]刘玉红.档案数字化项目风险问题研究[J].黑龙江档案，2012.1.