高校人事档案检索工具及其机制探讨

摘 要：档案是社会轨迹的原始记录，档案使用者与我国浩如烟海的档案资源特定供给之间的矛盾，推动了档案检索工作的发展。人事档案信息的“提取存储”和“检索查找”是高校日常的人事档案检索工作，检索对档案管理有非常重要的意义。高校人事档案检索工具的最终目的是从档案检索系统中检出相关档案信息，因此，人事档案检索工具要全面、正确、具体进行编制，本文主要对高校人事档案检索工具及档案检索工具的机制进行阐述。

关键词：高校；人事档案；检索工具；机制探讨

一、档案检索工作简述

1.档案检索的含义

档案是社会轨迹的原始记录。随着我国政务公开和档案开放的进程，越来越多的机关工作人员、科技人员乃至普通公民，开始了解和利用档案这种具有特殊价值的信息资源。我国档案数量庞大，内容丰富，时间跨度大，分布面广。要想从这些浩如烟海的档案中获得特定的档案，除了掌握档案的分布情况外，还必须借助科学、高效的检索手段或方法。

繁多的人事档案资源和档案使用者指定要求之间的矛盾，确定高校人事档案检索工作的产生和发展。广义上的档案检索，档案馆（室）把所藏档案的信息按照档案法编制成各种档案检索工具，形成档案计算机检索系统、手工档案检索工具系统，最终查询出所需档案的全过程。对专业从事档案检索及其系统开发、研究和设计的专业人士来说，“档案信息存贮与检索” 是“档案检索”的完整含义，又将“档案信息存贮与检索” 简称为“档案检索”。从这个定义可以看出，所谓人事档案信息“存储”和人事档案“查检”，是高校人事档案检索两个具体内容。将人事档案中具有档案检索的特征标识出来，而后按照一定的次序进行编排，这样形成检索工具的过程即为档案信息“存储”；利用检索工具查找需求档案信息的过程称为档案信息“查检”，这一过程可以得出，“存储”是基础，“查检”是体现。高校人事档案检索工具是沟通人事档案信息资源和使用者的纽带，同时，也是人事档案信息“存储”和“查检”的纽带，是通向人事档案资源库的捷径。

2.高校人事档案检索的内容

人事档案检索是档案管理的重要组成部分，与“情报学”“图书管理”“信息管理”有密切的关系，人事档案信息的提取存储和人事档案检索查找是高校人事档案检索的主要内容。

（1）高校人事档案信息的存储

编制使用档案检索工具就是高校人事档案信息的存储。其流程为：开始要对高校人事档案的实质特点进行选择、分析和记录，所有文件及档册经过描绘后，形成记录或字段，接着对形成的人事档案条目按一定的次序进行编排，产生不同类别的人事档案检索工具。现在已经可以引入计算机科学、数学、信息管理学等科学方法，在此基础上形成计算机档案检索数据库，检索更为快捷。

（2）高校人事档案检索查找

高校人事档案信息的查找，依据档案使用者的诉求，我们使用各种检索工具找出具体所需的人事档案。首先，依据检索要求对普通人事档案进行剖析，明确检索档案的实际内容，形成档案自画像；其次，综合運用人事档案检索工具，查找出所需的人事档案信息。

3.高校人事档案检索对档案管理工作有重要意义

首先，高校人事档案检索是主管部门档案利用工作的关键。高校档案馆的人事档案资料数量庞大，有些人事档案保存在不同的部门。由于数量庞大的人事档案材料和人们对其档案需要之间的矛盾，促使人事档案信息检索工作的产生，推动高校人事档案信息检索工作的迅速发展。检索工具和检索系统科学地应用，所需人事档案可被使用者方便快捷地找到，从而加以利用。

其次，人事档案检索是高校人事档案开发利用的前置条件，信息检索的优劣是检验人事档案管理水平的主要标志，是档案机构能否迅速、及时、准确、全面提供档案信息的保证。档案信息检索工作是在传统档案管理业务中逐渐发展起来的科学管理方式，采用现代化的技术和手段建立完善的检索体系，运用科学的检索方法，使档案信息的查找利用更为方便快捷，可更好地满足社会利用档案的需要，大大提高高校人事档案管理工作水平。

最后，高校人事档案业务工作的重要学科是档案检索工作。随着计算机科学的发展，档案管理已经进入信息化时代，利用现代信息科技，建立计算机档案信息检索系统，在检索信息时高速、准确，已经成为检索工作的重要课题，需要高校人事档案检索工作者予以重视解决。

二、高校人事档案检索工具简述

1.高校人事档案检索工具的功用

高校人事档案检索工具包括记录、报道和查找档案信息，也就是“存储”和“查检”。档案管理中档案检索工具有以下作用：

（1）纽带作用

在高校人事档案管理部门，随着时间的推移，人事档案众多而杂乱并不断增加新的内容。人事档案检索工具成为人事档案资源和使用者之间的一条特殊“纽带”，从而使档案使用者可以精确获取人事档案信息。

（2）交流的作用

检索工具中存储了灿若繁星的档案信息，已经成为各级组织档案馆（室）、各级人事部门以及档案馆（室）与使用者之间的交流工具。

（3）管理的作用

高校人事档案检索工具记录了人事档案的主要特征，集中展现了馆藏档案情况。工作人员为开展档案管理业务活动提供了依据，通过人事检索工具检索人事档案，可以了解馆藏档案的信息，同时，各类档案检索工具成为档案管理人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必备工具。

2.高校人事档案检索工具的分类

根据不同的标准，高校人事档案检索工具有不同的分类。

（1）按编制方式分类

按编制方式，高校人事档案检索工具可以分为目录检索、索引检索、指南检索。

目录检索是依据不同层次及其内容可以编制成不同的目录，将档案的著录条目，以一定的顺序编排起来的检索工具，如依据分类目录索引、主题目录索引等。

依据档案内外部特点、档案的出处，按照一定次序排列起来，形成的检索工具称为索引检索，如人名索引、文号索引等。根据这些索引，使用者可以找出具备该特征档案的存放位置或档号。

以文章陈述的形式，归纳介绍人事档案情况的工具称为指南检索，其可读性较强，可以当作工具书使用。例如，全宗指南检索、专题指南检索和档案馆指南检索等。

（2）按载体形式分类

书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具，都是按其载体形式划分的档案检索。

将著录条目按照一定的顺序并装订成册的检索工具称为书本式检索工具。其可以印刷出版，体积不大，管理阅读交流方便，成本低廉。

将条目著录于卡片之上，将卡片按一定规则排列而成的检索工具称为卡片式检索工具，其有利于材料的积累、增删条目及调整条目前后顺序，但数量偏多、体积偏大，为后期管理带来困难。

以胶片为载体，用缩微摄影的方式制作的检索工具称为缩微式检索工具。其便于携带，存储得比较密集，比较适合于长久保存的档案。

机读式检索工具是存储在磁性材料上，以代码的形式供现代计算机识别的检索工具。其存储密集，可以实现快速检索扫描，有利于实现多途径检索。

（3）按检索内容范围分类

按照检索的内容范围，高校人事档案检索工具有综合性的检索工具、专题性的检索工具。

编制的检索工具以全部的档案为对象称为综合性检索工具，如分类目录、全宗指南等。

编制的检索工具以某一专题档案为对象称为专题范围检索工具，如专题目录、专题指南等。

（4）按功能分类

按照功能的不同，高校人事档案检索工具有馆藏性检索工具类、查检性检索工具类、介绍性检索工具类。

以档案实体管理体系，加上其相互之间关系为反映对象的检索工具称为馆藏性检索工具，可以清楚显示档案的整理顺序，便于档案使用者查找档案。一般有全宗目录、案卷目录、全引目录等。

提供检索途径为档案的某一内容、特征的检索工具称为查检性检索工具，可以打破档案实体的先后顺序，多种检索方式可以选择，包括分类目录检索、专题目录检索、人名索引检索、地名索引检索等。

介绍报道档案某些内容及其有关情况的检索工具称为介绍性检索工具，包括专题指南检索、档案馆指南检索等。

3.编制高校人事档案检索工具的要求

（1）根据实际情况，同时兼顾计划性

编制高校人事档案检索工具，要按照《档案法》《归档文件整理规则》（DT/T22）要求，结合高校档案馆的实际内容和特点，制订相关计划编制检索工具，规律性编制不同类型的检索工具，要根据高校的实际情况，编制检索工具的数量和种类相吻合。

（2）坚持实效为基础，同时兼顾快速、准确以及全面具体性

高校人事档案检索工具最终要为档案使用者快速准确地查找档案资料，要按照《档案著录规则》（DA/T18）进行著录。档案检索工具就要准确、详细、具体编制，检索质量要准确无误，全面丰富存储信息，各种目录与数据要协调对应。凡是对档案馆有用的档案，都要收集存储进去，著录档案内容与外形特征要详细直接，更具体地显示档案内容与形式条目。

三、常见高校人事档案检索工具的编制

1.案卷目录

是以案卷名为索引查找档案的检索工具，根据档案整理顺序，以案卷为单位编排的检索工具称为案卷目录。案卷目录采用书本式，目录表中项目包括顺序号、案卷题名、日期、页号、备注等。可以很清楚地固定文件的具体位置，卷内基本情况一目了然，是检索具体档案文件时使用的重要工具。

2.案卷文件目录

案卷文件目录是把案卷目录、卷内文件目录编排成册，编排出案卷号、标题、日期、页码，其后展示出卷内文件的目录，按顺序打印案卷目录和卷内文件目录，装订成册。这样具备案卷目录及卷内文件目录的功用，使得案卷目录和卷内文件目錄更加全面，更加系统地展示馆藏性目录。每一案卷中所包括的文件标题，都会在目录中反映出来，同时，独立成册，实现馆藏性目录对案卷和文件的配套检索。

3.全宗目录

全宗目录内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止时间，档案数量庞大、全宗多的大中型档案馆比较适用，是展示档案馆全部全宗状况的检索工具。此外，同一全宗的档案在档案的整理、流转过程中不能混杂。

4.分类目录

按照国家档案分类法规范组织起来，根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，揭示全部或部分馆藏内容与成分的综合性检索工具。这种方式打破了全宗及档案实体整理体系的束缚，实现档案信息中相同问题的集中，编制分类目录系统性更强，效率更高，目前，在档案馆（室）中占主导地位。

5.主题目录

将档案的主题依据主题法的原理，按字母顺序排列的一种目录称为主题目录。使用计算机检索，能发挥主题目录的有效性，将所有文件的主题词输入计算机后，任意一个词都可以作为检索项，按照制定的检索策略与系统文档中的存贮标识进行类比匹配运算，得到有关该主题词的全部文件。本质上这种检索方式就是应用现代计算机的“关键词”搜索技术，从而使主题词检索的准确率高，相同事物的档案信息内容统一展示，特性检索功能较理想。

6.专题目录

可以系统展示档案馆内有关某种专门事务、专门内容档案的检索工具。专题目录功能与主题目录相比，其更加灵活，可以不受分类法和主题法的限制。与某一专题有关的全部档案集中，可以编制一种专题目录。

7.文号索引

采用表格形式，提供按文号检索档案的方法，可以清晰显示档案的文号和档案号对应关系的检索工具。文号索引按年度将同一年度的文件编制一张表，将同一发文机关的文件编制一张表，形成的表整理装订成册。号码对应式、位置对应式是文号索引的两种形式。

8.人名索引

档案中所涉及的人名及其简要情况著录下来，以一定次序编排而成的一种档案检索，包括人名和档案号。把人名指向档案的档号，档案使用者通过索引工具，查到记录某一人名的档案信息。人名索引的排列有笔数法、笔形法、音序法。

9.地名索引

地名索引是提供有关地名线索材料的检索工具，将地图（集）或有关图书资料中全部地名按一定规则编排并附注所在位置、坐标代号的列表。地名按笔画或字母顺序排列。档案中所列出的地名，并显示出处的检索工具。由地名和档号组成，公众可以通过索引，查到记载某一地区情况的资料。

10.档案馆指南

是以文章陈述的方式，系统全面展示馆藏档案情况的工具书，又称为档案馆介绍，它便于公众全面了解档案馆馆藏，是了解档案馆馆藏的指南，也是为档案馆开放而编制的。由序言、目录、档案馆概述、馆藏档案情况介绍、馆藏资料情况介绍及附录组成。

11.全宗指南

以文字描述的形式，比较全面地揭示档案馆内一个全宗档案内容、成分及其价值情况的工具书，由封面、正文与备注三部分组成。

参考文献：

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[3]减铁柱.档案检索效率浅析[D].锦州师范学院学报，2002（09）：24-124.

基金项目：河南省大中专毕业生就业创业研究课题：三维视角下校园招聘服务体系研究，课题编号：豫教【2018】04823号。

作者简介：刘贺（1983—），女，汉族，河南永城人，本科，中小学高级，研究方向：高校人事档案管理。