优化档案管理模式 提高档案管理效率

王芳丽

摘要：随着信息技术的发展，档案管理进入深化建设阶段，档案管理模式得到进一步优化和创新，档案管理的效率和质量也有所提高。在事业单位的发展过程中，档案管理是重要的工作内容，要加大重视力度。基于此，本文首先概述档案管理效益，其次提出档案管理模式优化的创新路径，最后分析优化档案管理模式和提高档案管理效率的具体策略，以供参考。

关键词：档案管理；模式；效率

通过档案管理工作的落实，为事业单位的各项日常工作和决策提供了强有力的信息支撑。档案管理工作中，涉及记录和保存事业单位各项公文资料，充分体现了整个单位的发展历程。为了进一步提高工作效率，增强工作实效，要持续优化档案管理模式，通过强化档案资料的管理，为事业单位的发展提供重要的基础保障，促进事业单位的可持续发展。

一、档案管理效益的概述

在事业单位朝着规范化和高效化的方向建设过程中，档案管理发挥着重要的推动作用。在档案资料的基础上，能确保各项决策具有较高的针对性和有效性，增强事业单位应对风险的能力，充分发挥档案管理的优势。通过管理模式的创新和转变，提高管理效率。事业单位的档案管理效益具体特点如下：

（一）广泛性

随着事业单位的长期发展，积累的各项工作信息数据最终形成了档案。档案资料不仅是各项业务决策的重要支撑和依据，同时通过高效率档案管理工作的开展，也能大大减少业务创新过程中耗费的时间和精力，促进事业单位创新发展。在档案管理工作中，涉及的档案对象内容并不局限于某一项业务，而带有广泛的特点，通过记录所有业务数据，可以构成真实的资料档案，为日后的业务建设提供重要参考。

（二）多重性

对于档案资料而言，具有可重复利用的特点。基于特定的范围内，还能促使档案信息的共享和交流。在档案中蕴涵着事业单位的发展信息，通过对档案的重复多次的查询调用，充分展现档案的利用价值。

（三）潛在性

在初期阶段，档案具有的利用价值并不能充分得以展现，档案价值具有潜在性的特点，在某一阶段或业务中才能展现重要价值。随着时代发展和社会进步，推动了事业单位的深化改革。因此，档案也详细记录了单位的发展历程，因此档案管理具有至关重要的作用。

二、档案管理模式优化的创新路径

随着互联网时代的到来，在多媒体的环境下，为了确保档案管理工作始终保持高效率，体现档案管理的效益和价值，就要紧跟时代发展的潮流。通过运用先进技术，更新管理理念，推动档案管理模式朝精细化以及信息化的路径发展。

（一）精细化

精细化是档案管理模式优化的重要方向。通过精细化处理档案管理工作，能及时更新管理思想，推进各项工作的精细化开展，从而提高整体档案管理工作的规范化水平，不断增强档案管理业务能力。在档案管理模式优化创新的过程中，通过开展精细化管理，能充分展现档案的属性特点，从直观的角度上，详细记录业务信息，确保档案具有客观性和真实性。

在档案管理工作中，包含众多的内容，需要长期坚持和持续深入，以更好记录事业单位的发展历程。所以要提高档案管理的效率，就要提升管理的精细化水平，保障档案管理工作的规范开展。在档案管理工作中，要充分渗透精细化的管理理念，从细微之处入手，打造更加高效的管理模式，提高档案管理质量和效率。

（二）信息化

随着信息技术在各个领域中的应用，信息化改革开展得如火如荼。对于事业单位的档案管理，也要推进信息化建设，在最新颁布的《档案法》中，明确了电子档案具有的法律地位，因此信息化建设是档案管理工作的重点之一。

首先，事业单位要积极更新管理思维，促进原来的纸质档案资源向电子档案数据转变，将线上、线下的档案管理工作相结合，减轻档案管理工作对空间的依赖，基于传统的管理模式，在时间和空间等多种因素的限制下，档案归档和调阅工作的效率难以提高，常会产生工作延误。因此，充分发挥信息化技术的特点，在档案管理信息化建设的基础上，优化管理模式，打破时空局限，提高档案管理工作的便捷性和高效性。如果需要调阅档案，在线提交档案调阅申请，领导通过审批后，可以直接向工作人员传输电子档案，简化整个档案调阅过程，提高工作流程的通畅性，提升档案资源利用效率。

其次，事业单位在发展的过程中，更加强调业务项目的开展，忽略档案的重要性，这也就限制了档案管理作用的发挥，档案管理工作具有复杂繁琐的流程，档案的查阅和调用效率低下，就会降低档案的利用率。通过信息化建设的推进，能充分运用信息化的管理系统构建档案资源，将档案部门和其他的业务科室紧密结合。在一定范围内，共享档案信息，有效改善传统管理模式下档案调用存在的滞后性，促进档案信息在事业单位内部流通。同时，进一步打破各部门和档案部门之间的壁垒，不断拓展档案流通的渠道和路径，推动档案资源的利用率。

最后，对档案管理模式进行信息化改革并不代表要完全抛弃传统的纸质档案。很多原始档案管理具有巨大价值，因此不能随意抛弃，可以运用信息技术，将纸质档案转化为电子档案，在日常的调阅过程中，以电子档案的调用为主，防止由于频繁调用纸质档案造成损坏和老化，有效保护珍贵的照片以及文件资料，防止出现资料的丢失、磨损等不良的问题。

三、优化档案管理模式、提高档案管理效率的有效策略

（一）完善管理制度

为了顺利推进档案管理模式的优化，事业单位要根据当前的建设情况，完善和优化档案管理制度，从而提高档案管理的规范化水平。首先，制定制度框架，在明确制度目标方向的基础上，不断提高制度框架的实效。

其次，提高制度框架的精细化水平，按照具体的档案管理工作和标准，对于员工的行为提出标准性的规定，引导档案管理工作的开展。同时，细化和明确具体的档案管理制度内容，通过完善工作细节，体现档案的重要价值。在档案管理制度基本制定完毕后，积极采纳各科室对档案应用过程中提出的建议和意见，不断调整和完善档案制度，确保制度实际的应用效果，为档案管理工作的开展提供制度上的保证和指导，提高工作的规范性和有序性。

再次，确保制定的管理制度具有较强的约束力，约束和限制员工的工作行为。在档案管理的全过程中，加强对档案资源的保护和运用，降低档案丢失和篡改的概率。

最后，在管理制度完善的过程中，不仅要建设规范性制度条例，还要注重激励、奖惩以及绩效制度的建立和推广，对于员工做到奖罚分明，同时通过奖惩制度以及绩效制度，激发员工工作的热情和积极性，为档案管理工作注入源源不断的生机和活力，提高档案管理工作的效率，构建高效的档案管理模式。

（二）新旧档案管理模式的有效衔接

在档案管理模式优化的过程中，要落实新旧管理模式之间的衔接工作，整个档案信息的管理流程要保持传统模式下认真、严谨的工作态度，在此基础之上，通过应用信息化手段，依靠大数据技术，高效率采集和整理档案信息。通过先进技术手段的应用，实现取长补短的效果，同时，构建一体化的管理模式，在明确把握新旧管理模式具有的优势和弊端的基础上，做到互为补充，从而构建科学的档案管理新模式。

传统的管理模式对档案空间有着较大依赖。在事业单位不断发展的过程中，越来越庞大的档案信息资源加剧了档案管理工作的压力和负担。因此，可以通过信息化的管理模式，将纸质档案转变为电子档案，实现对档案内容的在线存储，有效缓解档案的存储压力。

对于安全保护内容而言，传统的管理模式已基本确立了较为规范的体系。但随着信息技术的应用和互联网的开放性，给电子档案的存储和管理带来了一定的网络安全风险。所以，可以通过云端存储，避免出现电子档案的丢失问题。对于信息更新而言，在传统模式下，更新档案信息具有较大难度，不仅整个流程十分复杂，还会消耗大量的人力和时间。借助信息化手段，能快速完成对内容的删除、添加和存储，提高时效性，确保档案内容具有较高的真实性和准确性。在完成电子档案修改后，调整纸质档案，以此提升整个档案管理工作效率。

通过新旧档案管理模式之间的有效衔接，重点强调档案管理的时效性，针对主要的档案管理内容，进行精细化记录，加大监督力度。同时，根据当前管理模式的具体应用情况和效果，不断调整和优化，确保实现档案管理的成效。

（三）优化管理流程

对于档案管理工作而言，不仅要完善各项工作细节，还要优化管理流程。根据档案管理工作开展的现状总结不足和问题，提高档案管理效率。

首先，按照具体的档案管理需求，有效评估整个管理流程，进一步调整和优化管理步骤，提高各个工作环节的精细化水平，不断细化管理流程，提高各项工作行为的规范性。例如，进一步细化当前的操作规范，对于档案采集，要明确具体的采集方法和资料形式。在档案补充的过程中，要落实补充记录，为后续的工作追责提供重要的依据。对各个类型的档案的收纳标准做到进一步明确，确保档案价值的实现。

其次，按照当前事业单位制定的档案管理工作各项制度标准，根据上级部门提出的管理要求，加强对档案目录的管理，确保上下级以及单位内部的档案目录之间的一致性，提高各项业务开展的便捷性。例如，通过落实统查工作，在上下级档案目录核对的基础上，保障目录的一致性。

最后，加强档案扫描工作的持续开展，使纸质档案向电子档案的转变，提高档案的利用率。在这一过程中，要确保档案的安全性，加强档案传输的管理工作，让档案内容在传输的过程中具有较高的安全性和完整性，在档案管理工作中充分渗透精细化的管理思想。

（四）提高管理人员的专业性

在档案管理工作中，管理人员的业务能力和素质水平会直接影响管理模式的应用效果以及管理的工作质量和效率。所以在檔案管理模式优化的过程中，要积极更新人员的管理理念，加强人才培养，提高人员的管理水平，增强业务能力，从而构建一支专业性较高的管理队伍。

首先，加强对管理人员的培训，确保熟练掌握与应用当前的全新管理方法和技术手段。

其次，加强管理人员技术交流活动的开展，通过各种走访学习活动，促进管理人员之间的业务交流和经验的分享，不断开拓管理视野，优化档案管理模式。

最后，加强管理人员的考核工作，根据考核结果，予以相应的奖励和惩罚，督促和推动各项工作的落实，确保档案管理工作的高效开展。

四、结语

综上所述，在现代化的背景下，为了推动事业单位的持续发展和进步，要加大对于档案管理工作的重视力度，优化和完善档案管理模式，不断提高档案管理的效率，推动事业单位的可持续发展。

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