电子档案管理工作的风险及应对措施

摘要：在网络环境下，计算机操作系统存在安全隐患，电子档案管理会面临许多潜在风险，这就进一步要求管理人员充分做好风险防范工作，最大程度上为档案管理的信息化提供安全保障。本文通过介绍电子档案管理的优势，指出电子档案管理的基本特征以及当前电子档案管理工作的常见风险，进而探究防范电子档案管理风险的解决措施，以便充分发挥电子档案管理的独特功能，逐步促进档案管理的信息化建设。

关键词：电子档案；风险；信息安全

档案管理是一种保密性很高的工作，涉及内容繁多、项目范围广泛，每个信息存储环节都至关重要。与传统档案管理模式不同，电子档案管理是数字化时代的产物，无论是管理效率还是管理质量，都远远优于传统档案管理运作模式，这是档案管理行业发展的巨大进步。新兴的电子档案管理工作模式优点显而易见，但缺点也不容忽视，尤其是网络操作平台本身具有的风险始终贯穿于电子档案管理工作的全过程。档案管理对信息的安全性要求极高，虽然无法完全杜绝网络环境带来的风险，但可以采用措施提前防范，降低风险的发生概率。

一、电子档案管理的优势

（一）有助于节约资源

从传统的档案管理工作看，基本都将所有档案袋和相关重要文件、琐碎资料放在档案室的柜子中，一旦查找某一文件，即使有清晰的标签，管理人员也需要花费时间寻找，不仅费时费力，也会因疏忽而出现差错。在电子档案管理模式下，只需要电脑就可以储存所有的信息资料，查找信息省时又省力。相比传统档案管理工作，电子档案管理的优势十分突出，不但可以节约人力、物力资源，还能提高单位的运转效率，快速处理各类信息。可见，在数字化时代，信息技术为档案管理工作提供了很多便利，使冗杂的档案管理工作变得简易、高效，降低了单位的管理成本。

（二）有助于信息共享

电子档案依托于互联网技术，一切资料都由计算机软件管理，电子档案不只局限于某一地方或某一部门，可以通过远程传输共享信息。在电子档案的传输过程中，信息能达到实时接收，既能节省人力，又能确保档案传输的及时性。在档案信息的共享方面，电子档案不是一次性的传输模式，可以反复传输，在不同时间内满足不同人员对档案信息的需求，电子档案管理的信息共享具有较强的灵活性。此外，管理人员还可归类或合并档案信息，促使社会资源的整合，提升资源的利用率，这也是信息技术为档案管理带来的便捷，以共享信息的方式实现档案处理的现代化，并在此基础上彰显电子档案智能化管理的优越性。

（三）有助于信息存储

传统的档案管理工作基本上都是人工记录、人工摆放，档案柜中厚厚的纸质资料会随着时间的推移而发黄，字迹越来越模糊。若不仔细看护，档案资料就会受到破损，丢失部分信息，给后续的档案查询工作带来很大的困扰。传统档案管理模式在信息存储方面不够理想，容易造成档案信息的残缺不全，弊端显而易见。现代社会网络技术的发达让档案管理工作迈向了信息化，电子信息技术改变了人工管理的低效局面，而高效且可视化的数字化档案管理，既能确保文字信息存在的永久性，又能使数据、图片始终位于电子档案中。更为重要的是，电子档案管理能让信息更加稳定，无论管理的内容和范围有多广泛，都不会影响信息的真实性，能通过高质量的信息存储实现档案的存在价值。

二、电子档案管理的基本特征

随着社会的进步，计算机技术的应用领域越来越广泛，特别是它促进了现代档案管理行业的生产力发展水平，形成了电子档案管理的新格局，呈现出鲜明的特征。

第一，档案信息管理的交互性特征，即计算机技术下的档案信息管理以交互的形式存在，各种相关信息交叉出现，可以清晰展示在屏幕上。

第二，管理人员通过数字化技术的应用，及时在档案管理平台上采集信息，例如，在采集音频时，需要改变模拟信号，将模拟信号变为数字信号，通过计算机后台处理技术展示给用户观看，或将数字信号存储在软件装置上面。通过信息技术，不但可以有效解决电子档字模管理设备性能中的个性差异化问题，还能克服传统档案管理模式的雷同化。

第三，采用数据压缩技术，管理人员能处理大量的文本信息、数据信息、影音资料等，有效保存海量的内容。计算机技术带来的电子档案管理基本特征突出了功能的强大性，也是未来档案管理行业必须深入应用的重要技术。

三、电子档案管理工作的常见风险

（一）病毒黑客的入侵

计算机病毒多会造成系统瘫痪，甚至引起密码泄露或财产损失，电子档案管理工作面临病毒、黑客入侵的压力。另外，当电子档案管理人员的岗位职责、任务模糊时，档案信息的安全性难以保障，虽然有防火墙的庇护，但无法全方位确保系统内部操作的安全性，这与档案管理执行部门的执行力度不强息息相关。

（二）用户权限的疏忽

科学应用计算机系统是电子档案管理技术的重要改革，完全改变了传统档案管理的陈旧模式，促进了以现代信息技术为主的数字化处理新模式，但要警惕网络风险。针对计算机软件环境的安全保护，管理人员会设置客户权限，计算机以口令为依据掌握访问的用户，口令较简单容易被不法分子破解，这是经常遇到的安全问题。另外，在设定访问权限时，管理人员采用“一刀切”的方法，对所有人员设定同样的访问权限，无法科学控制用户信息，使档案资源、用户数据的安全性受到威胁。

（三）数据备份的缺失

保护电子档案管理信息，不能忽视数据备份的环节，这一步至关重要，也是当前电子档案管理工作面临的问题。例如，操作完毕后，管理人员没有供应装入基点，更没有依照计划周期定期卸载数据库，甚至每次操作后也没有卸除数据库。在这种情况下，数据库磁盘会存在“数据溢出”的问题，管理人员没有强制运行程序，缺失拷贝这一环节。没有将数据备份工作做好，就无法高效率确保数据的安全性，最终使电子档案管理平台的运行环境恶化。

四、防范电子档案管理风险的解决措施

（一）建立完善的电子档案管理机制

档案管理具有保密性，要保证所有信息与用户的资料相符合，一旦出现差错，就会造成麻烦。在网络环境下，电子化是档案管理行业的发展趋势，网络带来的风险问题无法躲避，已成为电子档案管理工作必须提高警惕的重要方面。所以，防范电子档案管理风险需要时刻准备，制定合理的制度，建立完善的电子档案管理机制，确保现代档案管理的科学性。一方面，单位负责人员要进一步优化电子档案管理机制，制定行之有效的规章制度，同时要重视传统档案管理的可取之处，以传统档案管理为基础，结合时代元素，为电子档案管理的合理化提供最佳的制度。另一方面，升级电子档巡查管理体系，关注行业动态，及时引入先进的档案管理信息化技术设备，以优质的设备监督电子档案管理工作，最大程度上完善电子档案管理的内外部监督机制。

（二）加强电子档案管理软硬件维护

1.合理设置软件运行环境

开发优质的电子档案管理软件，应合理设置软件运行环境，只有运行环境畅通无阻，才能充分发挥其应有的功效。合理设置电子档案管理软件运行环境时，必须以用户档案信息的实际容量为依据，注重用户的真实需求，切不可盲目设置。可以执行硬盘的各个分区，进而选择最为适合的电子档案管理应用操作系统，或选择最佳的应用软件。对不同用途的档案信息数据分区处理，形成一目了然的目录。在这一电子档案管理软件运行环境下，软件将会高效发挥其功能，不仅可以提升电子档案平台的运行效率，而且可以扩大磁盘的空间利用率，在很大程度上减少电子档案平台系统管理维护的工作量，既省时省力，又高效实用。

2.管理多媒体计算机软件

在电子档案管理软件的环境建设后，还要做好软件的操作管理工作。首先，对于软件而言，不能轻易删除或改动，特别是电子档案管理软件系统中的重要应用程序要预防误删的情况。正确的做法是，电子档案管理人员备份好存储重要数据的移动介质，并进行标注，同时用移动介质备份保护硬盘的关键数据。

其次，为了防止未经许可的操作而导致软件系统瘫痪，电子档案管理人员应在编辑器里手动编排注册表，目的是灵活体现隐匿驱动器图表、控制面板等功能单元。

再次，管理人员下载与安装系统补丁程序，促使实现软件系统运行的可靠性，确保其始终处于安全的运行状态。

最后，管理人员要具备较强辨别是非的能力，在第一次运用新软件前，务必提前对软件杀毒；针对一些来源不清的文件，要确定其无病毒，才能放心使用。

（三）提高档案管理人员的信息素养

无论是传统的档案管理工作，还是信息化时代的电子档案管理工作，都离不开“人”的影响，管理人员的综合素质越高，档案管理就越安全。为此，防范电子档案管理的风险，必须提高现代档案管理人员信息素养，增强他们的风险意识，提供高质量的培训活动，使其掌握最先进的电子化档案知识，强化专业素质，以较强的工作能力胜任电子档案管理岗位。与此同时，单位要鼓励管理人员积极提升个人的业务水平，制定合理的考核方案，考核内容要全面、科学、有效，包括实际的工作表现、档案管理资质能力等。另外，单位还要为优秀的员工提供一定的奖励，激励他们在工作中再接再厉、开拓创新，充分发挥个人的主观能动性，真正将电子档案管理的各项风险防范措施落实到位。

（四）做好电子档案管理的风险评估

在互联网时代，绝大多数业务操作都在网络平台上完成，面对计算机网络潜藏的风险，管理人员必须在确保一切档案的信息处于安全状态，这就要求做好电子档案管理的风险评估工作。一般来说，风险总是在不经意间出现，具有突发性、偶然性的特征，足以令工作人员措手不及，给日常业务带来的危害不容小觑。从某种程度上讲，管理人员既要有针对性的识别风险，又要有针对性的评估风险，将预防和控制放在同等重要的位置，从而降低电子档案管理的风险。在电子档案管理的风险评估方面，需要档案部门从历史数据、技术形式、前沿知识等方面综合判断，尤其要重点把控常见的电脑病毒、黑客攻击、信息遗失严重的环节，以敏锐的眼光制定风险规避、控制方案，进而有效拦截病毒和黑客。如果察觉到风险，要及时升级防火墙、备份重要数据，降低风险造成的损失。

五、结语

总之，随着时代的不断发展，档案管理工作必须与时俱进，尤其要注重传统档案管理模式和电子档案管理模式的融合，并在此基础上规避风险，将档案管理工作做得尽善尽美。当然，在互联网技术为主导的社会背景下，管理人员面临的工作压力也越来越大，既要收集与管理海量的信息资料，又要识别与防范风险，这就需要熟悉业务知识，掌握足够的信息化管理技术。同时，档案管理部门要制定健全的信息管理机制，定期组织管理人员参与培训，增强他们的风险意识，并做好风险评估工作，最大限度上降低风险发生概率。唯有如此，电子档案管理工作的潜在风险才能被逐一击破，档案管理质量也会大幅提升，不断促进我国档案管理事业的现代化。

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作者简介：郭强（1983），男，回族，内蒙古自治区呼伦贝尔市鄂温克旗人，本科，主要研究方向为档案管理。