城乡建设档案管理信息化建设研究

李淑芳

摘要：随着社会进步与科技发展，信息技术得到了进一步发展与应用。目前，信息技术已广泛应用于我国档案管理工作中，极大提高了档案管理工作的效率。基于此，本文阐述分析档案信息化建设中存在的问题，深入探讨推进城乡档案管理信息化建设的相关策略，旨在为档案从业者提供参考。

关键词：城乡建设；档案管理；信息化建设

在档案管理信息化的推动下，方山县档案管理工作持续升级，近年来，在信息化建设方面存在显著成效。但结合实际调研发现，在城乡建设档案管理信息化探索中，很多单位仍存在问题，为改变这一现状，必须进一步推进城乡建设档案管理信息化建设。

一、档案馆管理信息化建设优势

档案管理信息化是将传统的纸质化档案通过信息技术进行转化，使其变为在网络上可以实时查看调取的电子文档与多媒体文档，减少传统档案调取与借阅过程中的繁琐程序，避免借阅过程中损坏纸质档案的可能性，以网络的形式传递档案，可以使档案信息的使用者实现快速的信息共享与信息交流，进一步提升档案信息生产力，优化当前的档案信息管理工作与使用状况，档案管理工作已成为档案管理工作的主要辅助手段。信息技术通过扫描纸质档案，将资料保存到数据库中，有利于档案使用者在互联网平台与网络上检索与浏览信息，减少纸质档案翻阅与复印工作，减少传统档案运行过程中的运行与储存难题，高效保存档案，推动我国档案信息化的建设与发展。

二、档案管理信息化建设中存在的问题

（一）部分地区不重视

随着我国对信息化建设的重视程度不断提高，目前我国档案信息化建设工作已有显著提高，一定程度上提升了档案现代化水平，但受到各类因素影响，档案信息化建设工作仍存在一些问题。目前，部分地区没有充分认识档案信息化建设工作的重要性，导致推动工作需要的前提和保障无法有效落实。要想从各方面提高档案服务的能力，更好地服务经济建设与社会稳定，要采用合理的方式开展信息化档案管理工作。

目前，我国未能实现档案信息化管理，有如下原因：第一，部分单位的工作人员长期采用传统的档案管理方式，缺乏对信息技术与信息化管理模式的准确认知，在此过程中，未真正意识到信息化给档案管理工作带来的便捷，因此未能快速有效转变管理模式。第二，档案管理信息化建设前期工作相对较繁重，需要单位在制度管理与基础设施建设、平台应用管理等诸多方面设计与应用，部分人员在一定程度上产生抵抗情绪，信息化建设趋于表面而无法深入展开。

（二）资金投入不足

良好的档案信息化管理工作需要更新与完善的档案存储环境与配套设备，并开发数据库、档案检索系统以及档案查阅平台，以此形成一套相对安全的软硬件管理系统，构建此系统需要大量的经费，资金投入不足会阻碍档案信息管理工作的顺利进行，不能更好地保护档案信息的安全。同时，部分单位的档案存储环境较差，配套设备十分老旧，直接影响档案的查阅工作。目前，档案管理与软件共享平台开发较弱，导致档案管理信息化缺少有力支撑，阻碍信息化建设进程。

（三）规章制度有待规范

档案的信息化建设是在传统的模式下改革传统档案管理，需要改革新形势下档案管理相关的规章制度。同时，信息化建设的管理机制确保保密资料的安全性有待提升，还要提高科学水平以应对黑客对档案信息化建设的威胁。

（四）缺乏高素质人才

传统的档案管理模式向新型信息化档案管理模式转变的过程中，高素质的专业技术人才是重要的推动力量，而新的档案管理模式也对原有档案管理工作人员提出了更高需求，不仅需要档案管理人员改变传统的管理方式，还需要他们学习并掌握现代化的管理方式。

三、推进城乡档案管理信息化建设相关策略

（一）认识档案管理信息化建设重要性

要想切身贯彻落实城乡档案管理信息化建设，相关部门应进行详细的指导与干预，使工作人员明确自身的服务目的，促使其正确认识此项工作对社会发展与经济进步的重要意义。为提高对档案信息化建设工作的重视程度，应将档案管理信息化建设工作纳入政府与本部门工作的重要日程中，真正重视档案管理信息化建设，通过相关部门的监督，为档案信息化建设提供充足的资金保障、人员配备、队伍建设与设施购置。同时，根据建设要求收集科研部门、档案管理单位与企事业的意见，通过科学的方式制定设计信息化和建设工作的方案与细则，并积极开展各项宣传任务，提供充分的支持。目前，我国人事档案管理方式并不相同，需要统一标准，引导人事档案管理工作逐步向数字化与现代化方向发展。

（二）加大档案馆信息化建设投入

为加快档案信息化建设，第一，要优化硬件配置，包括建设档案存储空间、设置相关配套设施，改造已有的档案管理工作，传统纸质档案受到环境条件的影响，档案录入的过程也是由纸质版转向电子版的过程，为确保纸质版的可以良好保存，需要制定保护措施，购置新式的扫描仪等设备以提高档案转化速率。

第二，加大对软件系统的投入，重点关注数据库的建设与维护工作，在信息检索平台建设与浏览的过程中进行档案管理系统的开发与购买，确保档案信息得到科学有效的利用与管理。

第三，加大对档案信息电子数据安全方面的投入。以合理的资金投入构建科学严密的安全防护系统，避免因技术与黑客攻击等原因造成泄露或数据丢失等情况。在此期间，将档信息数据安全作为档案信息化建设管理的重点工作，档案管理单位应严格遵守国家规定建立合适的预警体系，建立健全安全保护责任机制，确保信息风险防控工作高效落实。

第四，以硬件设备为基础保障，有效控制电子储存设备的内存与服务器安全，做好库房的防火防潮工作，确保信息档案硬件设施的安全性。同时，加强软件设施的研发管理工作，创造稳定安全的网络环境，以此共享档案信息，确保档案共享的安全性。

（三）建立健全信息化管理制度

第一，根据《档案法》的相关规定，制定科学有效的档案管理机制，详细规定档案的收集、整理、归档与调阅等工作，同时完善档案安全管理制度。第二，制定科学的责任追究制度，对于各类违法违规行为按照法律进行追责，推进信息化管理的标准化。第三，针对建档、存储与共享等各环节形成规范化的管理模式，实时更新各类延续性档案内容，并协调档案管理单位共同进行数据开发工作，从而真正实现档案管理信息化建设的服务功能。

（四）加强信息化人才培养

第一，加强对现有档案管理队伍的继续教育与业务培训工作，正确认知新理念，充分认识新形势，提高信息化技术使用范围与技术应用层次，从而熟练掌握档案管理通用软件。

第二，由专业人员培训档案管理工作人员，使其满足当前工作的需求，认真学习计算机网络、数据库技术与档案查阅平台等专业知识，确保档案管理信息化建设工作顺利进行。

第三，为档案管理信息化建设引进具有高素质和专业技术的人才，提高队伍的信息化程度，从而加快实现档案管理信息化目标。

（五）正确认识档案信息化

档案信息化不仅是简单使用计算机进行档案管理代替传统的手工档案管理工作，而是将档案工作与信息技术相融合，档案信息资源的利用是在传统的档案管理方式中，以手工的传统工作模式将信息资源以极其复杂的形式交接，此种方式存在着极大弊端，不仅会浪费资源，还无法正常发挥档案管理工作中的服务功能。随着科学技术的进一步发展，档案信息化管理得到完善，在档案管理工作工程中开始利用云储存，使用者在系统联网运行状态下随时随地调阅档案。

科学的档案信息化建设可以有效保障档案管理工作的效率，实现档案信息资源的科学管理与分配，使档案管理工作更为数字化与标准化，构成系统化与网络化的档案管理模式，良好的信息技术应用可以将传统的档案管理模式与新时代的信息化管理模式相连接，实现档案信息高速获取与共享的同时，开发与利用社会档案信息资源。在档案信息化的大背景下，可以通过相关设备与信息技术将档案直接数字化，不但能节省档案管理工作时间，还能提高档案管理的工作效率。

在实现档案管理工作信息化与数字化的同时，相关人员与部门通过网络查找与获取信息，避免传统工作过程中因翻页与复印等工作损坏纸质类档案的情况，在纸质档案数字化的过程中，除形成信息化的网络档案外，还可以复原纸质档案，从而更好的保护纸质原件。

城乡建设档案是在城乡建设规划与建筑工程项目建设中的建筑材料与图纸等文件材料的归类，城乡建设档案管理是档案管理的重要部分。城乡建设档案是关于单位历史的记录，是每个单位的宝贵材料，可以确保单位城乡建设档案的完整性与系统性，充分发挥在建设过程中的重要作用。为顺应时代需求与社会发展，各城乡建设单位应充分注重档案信息化管理工作，提高城乡建设档案管理人员的素质和工作效率，根据实际情况制定合理的档案数字化规划工作。

城乡建设档案管理人员应调整心态，明确新时代建设档案信息化管理的意义与重要性，充分发挥档案信息的最大化开发与利用。建设数字城乡建设档案，确保城乡建设档案数字化管理工作有效开展，使其与传统的档案馆相互依存，完成建设信息化档案管理的目标。

四、结语

综上所述，档案信息化建设工作已成为信息时代档案管理工作发展的必然趋势与目标，可以提升新时代档案服务能力。相关部门应充分注重档案信息化管理工作，确保档案信息化建设可以更好服务于群众，重点关注相关软硬件升级、人才引进和培养。

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