医院人事档案的建立、整理与归档工作探究

林晨

摘要：医院作为社会治理体系的重要组成部分，其人事档案管理工作具有非常重要的意义。随着医疗服务质量的提高和医疗行业的发展，医院人事档案管理工作也面临着越来越多的挑战。为了更好地保障医务人员的合法权益，加强医院的管理效能，必须对人事档案管理工作进行创新和完善。本文旨在通过对医院人事档案管理工作的研究，分析人事档案的建立、整理与归档工作的现实意义，阐述现阶段的常见问题，并提出合理化建议，加强人事档案的管理和使用，提高医院管理的效率和精度。

关键词：人事档案；管理；医院

DOI：10.12433/zgkjtz.20232359

课题项目名称：中医医院信息化人才档案管理的创新模式研究

课题项目编号：TCM2023010

人事档案的建立、整理与归档工作是医院管理工作的重要环节，具有极其重要的意义。它帮助医院有效管理医务人员的信息，维护医务人员的合法权益，提高管理效率和管理水平。因此，有必要从理论层面对医院人事档案管理工作进行研究。

一、医院人事档案的建立、整理与归档工作的现实意义

（一）助益人事管理工作，发挥人事档案的凭证价值

首先，有利于完善人事管理制度。做好医院人事档案的建立、整理与归档工作，可以完善人事管理制度，确保人事管理工作规范、有序的进行。其次，有利于提高人事管理的科学化水平。良好的医院人事档案的建立、整理与归档工作，可以实现对人员信息的统一管理和全面掌握，为人事管理工作提供科学的数据支撑和分析依据，提高人事管理的科学化水平。再次，有利于加强医院对员工的管理和服务。人事档案是记录员工基本情况和工作经历的重要依据，因此，人事档案可以更加全面、准确地展现员工的工作经历和个人情况，有利于加强对员工的管理和服务。最后，有利于保障人事管理工作的合法性和规范性。人事档案工作的开展可以保证人事管理工作的合法性和规范性，提供法律保障和证据支持。

（二）有利于医院构建现代化的档案管理体系，实现档案工作转型目标

一方面，做好人事档案的建立、整理与归档工作，有助于提高人事管理水平，有助于管理层更好地了解员工的工作经历、能力和素质，为人才选拔、聘用和培养提供有力的支撑；另一方面，人事档案工作可以提高医院信息化管理水平。随着信息化技术的发展，医院管理也逐渐向信息化方向转变。通过数字化的方式，可以减少纸质档案的存储空间和保管成本，提高人事档案的安全性和可靠性。

二、医院人事档案的建立、整理与归档工作中的常见问题

（一）人事档案管理体系不完善

由于医院人事档案管理制度不完善，仍存在以下问题：一是档案存储混乱。档案管理工作缺乏统一规范的管理流程和标准，档案存储位置、存储方式、管理人员等方面较混乱，导致档案难以被查找、汇总和利用；二是档案信息不完整。人事档案信息不规范、不完整、不准确，存在信息遗漏、信息重复、信息错误等问题，给管理和决策带来一定的隐患；三是档案归档不规范。档案归档不规范，存在档案错放、档案丢失、档案混淆等问题，导致档案无法按时归档、难以归档，影响了医院管理工作的正常开展。

（二）信息技术应用滞后

人事档案管理直接关系着医院的运营效率和管理水平。然而，在信息技术应用方面滞后的情况下，仍存在以下问题：一是档案管理效率低下。传统的人事档案管理方式通常是手工操作和纸质管理，需要耗费大量的人力、物力，管理效率低下，容易出现遗漏和错误；二是信息共享困难。在信息技术应用滞后的情况下，不同部门之间信息共享困难，信息不对称，造成决策上的不确定性；三是数据管理困难。传统的人事档案管理方式难以进行数据统计和分析，难以获得有价值的数据支持，制约了医院管理水平的提升。

（三）忽视人才队伍建设

医院在忽视人才队伍建设的情况下，人事档案管理存在以下问题：一是档案管理质量差。缺乏专业人才的参与和管理，容易出现档案不规范、错漏等问题，进而对医院的管理和决策产生不利影响。二是管理流程繁琐。人才队伍建设不足，人事档案管理流程繁琐、复杂，需要耗费大量的时间和人力、物力，影响了医院的管理效率。三是人员素质不高。缺乏专业人才的参与和管理，人员难以胜任岗位职责，给医院的管理和服务水平带来负面影响。

三、做好医院人事档案的建立、整理与归档工作的基本路径

（一）构建科学规范的医院人事档案管理体系，明确目标全面安排部署

做好人事档案的归档工作，对于提高医院的档案管理水平具有重要的现实意义。

为此，一要明确工作责任人和工作流程。医院应设立专门的人事档案管理部门，明确人事档案工作的责任人和工作流程，制定工作规章制度，包括人事档案建立、整理、归档、查询、借阅等环节的具体操作规程和管理办法，确保每一个工作环节都得到有效的监督和管理。

二要建立完善的档案管理制度。包括档案管理制度、档案存储制度、档案检索制度、档案借阅制度等，明确各项制度的操作程序和要求，做到制度规范、操作便捷、信息透明，确保人事档案管理的科学化、规范化和系统化。以立卷归档环节为例，涉及医院的各个部门、各个岗位，对医院的运营管理具有重要的意义。因此，医院应确保人事档案应归尽归、应立尽立，保证档案的完整性和准确性。

首先，员工入职时提供资料。每一位新员工入职时，医院都应要求其填写详细的个人信息表，包括姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、教育背景、工作经历等，同时提供身份证明文件和学历证书或相关证明材料，并确保提供信息的真实性和准确性。其次，收集员工的个人资料。医院应建立一套完善的员工档案管理系统，包括电子档案和实物档案。收集员工的各种证明文件和证书，如身份证、户口簿、毕业证书、职业资格证书等。同时，收集员工的工作合同、社保证明、医保证明、工资条、考勤记录等资料，以确保档案的完整性。最后，定期更新员工档案。医院应定期更新员工档案，以确保档案的准确性和完整性。利用定期考核、职业培训等机会，要求员工提供最新的个人信息和证明文件，并对员工档案定期审核，及时发现和纠正档案中的错误和漏洞。

（二）深化信息化技术应用，提升人事档案管理效能

现代信息技术在医院人事档案管理中的应用，可以提高档案管理的效率和准确性，降低档案管理成本，有效保障人事档案的安全性和保密性。

一要电子化管理。将纸质档案电子化，建立电子档案库，实现档案信息的集中存储和快速检索。同时，将信息通过网络传输共享，便于管理和查询。医院要进一步通过高性能扫描仪、微缩相机等数字化设施，对纸质档案进行数字化扫描，为后期人事档案数据库建设奠定良好的信息化基础。

二要加快档案系统自动化建设。通过引入档案管理系统，实现人事档案的在线管理。首先，做好系统规划和设计工作。在系统设计前，医院应对现有的人事档案管理情况全面调研和分析，确定所需的系统功能和特点，并考虑未来发展的需求，确保系统规划和设计的可持续性和扩展性。其次，做好系统建设和实施工作。医院应通过与专业的信息技术公司合作，进行系统建设和实施。应根据医院的具体情况，选择合适的硬件设备和软件工具，并进行完善的测试和调试，确保系统的安全性和稳定性。再次，做好系统的运行和维护工作。医院应聘请专业的人员对系统进行日常维护和管理，确保系统的正常运行和数据的安全性。同时，要不断对系统升级和改进，以适应不断变化的管理需求。最后，做好培训和推广工作。建立一个良好的人事档案管理系统不仅需要科学的设计和技术支持，还需要全员的参与和推广。因此，应对人员进行培训和指导，使其熟练掌握系统的操作和应用。

三要引入档案信息安全技术。一方面，采用密码保护、数字签名、加密传输等技术，确保档案信息的安全性和完整性，并对档案的访问权限进行管理；另一方面，在网络架构设计中，建立防火墙、入侵检测、安全审计等安全防护措施，防止黑客攻击和病毒感染。对所有访问医院信息系统的用户实施身份认证，并加密传输和存储数据，确保人事档案信息的机密性和完整性。

四要探索新型信息技术的应用，助推人事档案管理工作转型。首先，探索手持终端技术。利用移动设备，将档案查询、借阅、审核等工作带到实际工作场景中，提高工作效率。其次，探索智能识别技术。利用人工智能技术，对档案信息进行智能识别和分类，提高档案管理的自动化水平。医院可利用人工智能技术对档案进行分类、归档和检索，实现档案信息的自动化处理。利用人工智能技术对档案信息进行提取和分析，利用人工智能技术实现档案的全生命周期管理，例如：档案的创建、归档、借阅、审批、销毁等环节，都可以通过人工智能技术实现自动化处理。最后，探索数据挖掘技术。通过大数据分析，挖掘有价值的信息，为医院的人事管理提供参考。例如：医院利用大数据技术对员工的档案信息进行数据挖掘，从出生日期、籍贯、学历等信息中挖掘出年龄分布、学历结构、地域分布等信息，利用大数据技术对档案信息进行分析，例如：通过分析出勤记录、绩效评价等信息评估员工的工作表现和绩效。

（三）锻造复合型人事档案管理队伍，实现人事档案管理规范化

人事档案规范化建设，不仅需要医院制定规范化的管理制度和流程，还需要通过人才队伍培训提升人事档案管理人员的专业能力和管理水平。

一要打造系统化的人才培训体系。首先，注重档案管理专业知识培训。包括档案管理的理论知识、操作技能、实践经验等方面的培训，提升人事档案管理人员的专业能力和素质。其次，注重档案信息安全培训，提升人事档案管理人员对档案信息安全的认知和管理水平。最后，注重档案信息共享培训，提升人员对档案信息共享的认知和能力。二要深化与档案馆、图书馆等单位的交流合作，拓宽人才的视野，进而打造复合型的人事档案管理人才队伍。一方面，管理人员应参加档案馆、图书馆等单位举办的专业培训，学习档案管理的知识、技能和经验，不断提高自身的专业素质和管理水平；另一方面，档案馆、图书馆等单位可以邀请管理人员参与相关的工作和项目，让他们深入了解工作流程和管理模式。

四、结束语

人事管理是医院管理中至关重要的一环。人事档案是对工作人员基本情况和工作经历的全面、真实、准确的记录，是人事管理的依据和证明。具体而言，一要构建科学规范的人事档案管理体系，明确目标，全面部署；二要深化信息化技术应用，提升人事档案管理效能；三要锻造复合型人事档案管理人才队伍，实现对人事档案管理的全面规范化。

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