基于协同共享的高校及科研机构合同管理系统设计与实践

赵军峰 李星美 庄囡 李亚子 魏旗鹏

［摘 要］合同管理是高校和科研机构运行与管理的重要组成部分，涉及合同的审核、签订、执行、节点把握、共享、验收、归档等。当前高校和科研机构的合同管理普遍面临着诸多问题，如信息不透明、合同管理效率低等。因此，文章建立一种基于协同共享的高校和科研机构合同管理系统，介绍该协同共享的合同系统建设意义、设计原则、设计方案，并结合A单位实例进行分析，以期为国家医学科技创新体系与核心基地建设提供规范性支撑，为高校和科研机构的合同管理提供参考。

［关键词］合同管理；MacRP系统；协同共享；医学科技创新体系；核心基地

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.061

［中图分类号］G47［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）24-0185-03

0     引 言

合同管理是高校和科研机构内部控制管理的重要组成部分，无论从单位提升整体管理能力和水平，还是从提高财政资金使用效率、维护国有资产安全角度来看，合同管理工作日益重要［1］。

大多数高校和科研机构受传统观念或客观因素影响，在传统纸质合同审签管理过程中，面临审批流程不规范、台账不清晰、合同签署周期长、合同执行缓慢等诸多问题，对正常项目合作、日常审计、经费执行造成一定影响，从而影响单位内控的质量与效果。大数据时代，有效的合同管理，尤其是基于新技术的合同管理系统，利用信息技术来解决线下合同管理面临的风险和问题，有助于提升各单位合同管理水平。A单位（以下简称“院校”）是国家级综合性医学科学研究与医学教育机构，实行院校合一的管理模式，内控方面接受教育部、审计署、国家卫生健康委等国家部委的监督管理。本文将结合A单位合同管理系统设计与应用方面的实践，重点探讨我国高校及科研机构合同管理系统的设计模式。

1     高校及科研机构合同管理的现状及需求设计

1.1   合同管理现状

合同系统建设是高校数字校园与内控信息化建设的重要内容，已经成为高校数字化校园与内控建设的主要目标。近年来，国内双一流高校以及中国科学院等科研机构已经逐步建立内控管理系统，实现合同的在线管理。但是，仍有较多高校及科研机构未真正建立完善的内控管理体系。具体体现在以下方面。

1.1.1   合同执行与管理困境

部分单位合同管理系统仍停留在线下管理层面，导致合同签署流程与时间较长，且相关业务部门、合同经办人员、合同管理人员不能清晰掌握合同底账，合同逾期情况偶有发生。部分合同涉及履约保函、保证金的返还及退回，因底数不能完全明晰，产生支付情况底账不清的问题。部分涉及招投标的合同，因为线下签署受到审批人时间、空间状态的影响，导致合同未能按照招投标规定的合同签署时间（通常30天内）完成签署。由于缺乏合同预警提醒机制，部分合同存在逾期支付现象，易产生违约等潜在合同风险。

1.1.2   内控体系未真正落实

因没有硬性政策要求的压力，很长一段时间，不少高校及科研机构整体内控体系建设落后。随着《行政事业单位内部控制规范（试行）》的出台，大部分高校及科研机构已逐渐认识到合同管理的重要性，但是单位合同内部控制管理水平仍参差不齐［2］。

1.1.3   内控意识相对缺乏

职工对于合同管理涉及的相关要求普遍较为模糊，缺少对合同管理重要性的认识。将合同流于形式，主要应付财务部门报销使用，没有充分认识到合同主要是面向未来的，如果产生纠纷，合同将是对自身合法权益维护的法律武器［3］。

1.2   现实需求

以“院校”为例，之前合同管理的状况同“国家医学科技创新体系的核心基地”建设的内在要求存在一定差距，合同管理的现代化水平同国家数字化、智慧化建設要求也不相匹配。合同管理中暴露出的“院校”内控管理体系存在短板，亟待通过新技术手段进行弥补。实现合同的规范化、全生命周期管理，也需要线上合同管理系统的支撑。

1.2.1   建设核心基地需要完整的数字化支撑体系

2018年开始，“院校”贯彻落实习近平总书记“努力把中国医学科学院建设成为我国医学科技创新体系的核心基地”重要指示精神［4］，努力打造开放型、高水平国家医学科学院。这就需要有相应配套的高水准数字化水平，建设现代化管理的数字化支撑环境。

1.2.2   补齐内控体系短板

内控体系短板需要在“快、严、准”维度进行弥

补，而合同管理系统是最佳选择。一是“快”，要利用信息化系统加快合同办理流程，最大限度减少时间、空间造成的延误和逾期情况；二是“严”，实现线上严格把关，全过程留痕，符合合同内控管理与审计要求；三是“准”，动态、准确掌握合同的状态信息，有效防范相关风险。

1.2.3   实现全生命周期内的线上管理

要实现各类合同从起草、审批、修改、定稿到打印、签署、执行、变更、终止等全生命周期线上管理，真正实现无纸化办公，合同管理数字化转型。

1.3   合同系统需求设计

1.3.1   具体需求场景

满足高校、科研机构各部门合同在线起草、审批、修改、定稿、打印、签署、执行、移交、变更等操作。当前操作提交后，下一节点审批人可以在智能终端设备进行审批通过、会签或者驳回等操作。合同完成审批后，在线定稿生成防篡改水印，在完成合同用印签署后，即可进行合同履行操作。通过系统设计财务关联功能，允许合同按照约定比例制订履行计划，并推送到MacRP财务系统进行报销，支持合同实际履行人移交等操作。同时，合同系统对于即将履行到期的合同能够进行提醒。合同系统能够满足不同单位的个性化需求，并根据经费来源提交到相关部门进行审核处理。

1.3.2   用户类型

高校及科研机构合同管理系统的普通用户主要包括行政部门人员、法务、财务、审计及科研教学人员，院校所属所院课题组人员、所院领导、审核人员（包括法务、审计、财务、资产管理等）。系统的管理员主要包括合同系统管理员、各所院二级管理员、台账查询权限管理员。

2     合同资源管理系统的设计与实现

2.1   流程设计

基于协同共享的高校及科研机构合同管理系统包含合同起草、合同审批、合同变更、合同定稿、合同作废、合同打印、合同签署、合同办结等流程（见图1）。

合同经办人员线上起草合同或者上传合同文本，填写合同涉及的经费来源、基础信息，上传合同启动依据或者关联内部请示，然后进入合同审批环节，法务人员、财务人员、审计人员依次完成合同相应信息的审查核对；合同审批完成之后，进入合同定稿及打印环节，经办人依照单位要求可以选择对方打印或者我方打印，打印完成之后，经办人可以到办公室进行用印，然后上传扫描件完成合同的签署。

合同签署完成之后，进入合同履行环节。合同经办人可以根据实际情况指定合同履行人，如果合同需要终止可以提前进行终止。经办人可以按照合同付款比例约定，制订合同履行计划。合同履行计划可以推送到财务系统进行报销。

2.2   系统设计

合同管理系统作为院校MacRP系统的一个子系统，同MacRP系统财务、办公自动化（Office Automation，OA）、人事、4A等系统实现数据共享同步。合同系统单独设置审批流配置矩阵，支持各单位根据实际情况进行灵活配置。合同系统审批矩阵从人事系统获取组织信息，从4A系统获取人员权限。

系统架构包括基础架构、数据架构、业务架构、应用架构，详情如图2所示。

2.3   系统实现

按照用户需求，基于合同资源管理系统架构图与系统功能模块图进行系统研发，实现同MacRP系统、协同办公系统连接，将内部请示推送到合同系统作为合同启动或者签署的依据。实现同科研系统、财务系统联动，获取项目及预算信息。经过接口开发、App功能研发、系统调优等步骤，完成信息系统的研发、部署工作。

2.4   系统部署

系统整体采用一级部署模式，院校及所属各所院共用一体化系统，实现供应商信息、账号信息的共享。同时，每个所院的合同管理界面应能够契合各自的管理需求和经济合同管理办法的要求。合同系統经过测试与专家评审，满足上线使用条件后进行系统部署，上线的版本包括PC端、App端。

3     应用成效

“院校”合同管理系统的使用，实现了“院校”内部经济合同的规范化、全过程管理。通过在线合同管理，有效提升了合同签署效率，尤其是政府采购项目相关合同执行的效率。通过合同系统的使用，有效减少了以往合同到期未执行率偏高的情况。线上的合同管理也为相关人员审核合同提供了便利，随时随地进行合同审批成为可能。基于协同共享的合同资源管理，降低了相同供应商之间合同信息重复录入的情况，切实为合同签署提供了便利。合同系统的台账管理功能为各单位动态掌握单位合同签署、执行情况提供了方便，极大降低了以往线下统计工作量。

4     不足及展望

4.1   部分功能需要进一步完善

用户体验性需要进一步加强，尤其是App中合同系统的显示效果有待优化，合同台账查询与分析模板尚不能定制，审核意见提交环节的友好程度还需提高，合同审核意见全程留痕功能存在优化升级空间。

4.2   未来展望

合同管理已不再是单纯的流程性、事务性工作，而是成为事业单位发展的重要经济支撑措施，应纳入长远发展规划［5］。随着国家对各单位内控体系建设的进一步要求，及时做好过程风险把控是合同系统建设的目标。探讨采用人工智能和大数据技术及时识别供应商资质及合同内容风险，及时发现合同签署、执行过程中的不规范问题，成为后续合同系统与内控系统建设的必然要求。

注：魏旗鹏，通信作者。

主要参考文献

［1］张爽.论行政事业单位内部控制规范视角下之合同管控

［J］.中国集体经济，2020（9）：107-109.

［2］姜娜.行政事业单位利用信息化平台加强经济合同内部控制管理的思考［J］.质量与市场，2021（13）：76-78，81.

［3］鄢向红.谈行政事业单位合同管理的主要风险与对策建议［J］.知识经济，2018（15）：73-74.

［4］新华社.习近平致中国医学科学院成立60周年的贺信

［EB/OL］.（2016-10-28）［2022-05-24］.http：//www.xinhuanet.com/politics/2016-10/28/c_1119808655.htm.

［5］韦伟.关于加强事业单位合同管理工作的思考［J］.行政事业资产与财务，2023（8）：118-120.