信息化时代机关事业单位档案管理创新分析

苏淑娥

［摘 要］档案管理是机关事业单位非常重要的工作内容，对推动单位健康发展，制定发展决策都发挥着重要的作用。但随着时代发展，尤其是信息化技术的广泛应用，档案管理工作也要与时俱进，创新发展，只有这样，才能够有效提高档案管理效率与质量，更好地发挥档案价值。基于此，文章就信息化时代机关事业单位档案管理创新展开探讨，首先阐述了信息化背景下机关事业单位档案管理的特点及创新的意义，其次分析了当前机关事业单位档案管理工作存在的问题，最后提出相应的建议，以供参考。

［关键词］信息化时代；机关事业单位；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.059

［中圖分类号］D630；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）24-0179-03

0     引 言

近年来，机关事业单位档案管理工作的要求与内容发生了一定的变化。一方面，随着国家机关事业单位改革的不断深化，其对档案管理工作提出了更高的要求；另一方面，信息技术的广泛应用使档案的形式、管理方式甚至管理理念都发生了很大的变化［1］。基于此，机关事业单位档案管理工作必须不断创新，充分运用信息化技术和理念，不断优化档案管理技术与模式，为单位提供更加高效、可靠的档案数据支持。

1     信息化背景下机关事业单位档案管理的特点

1.1   档案内容更加全面

信息技术在各个领域的广泛应用，使得数据信息的主要载体形式发生了质的变化，从以前的纸质载体转变为数字化载体。这一转变使得档案数据的信息量得到了大幅增加。数字化档案信息所涵盖的信息量，是纸质档案所无法比拟的，这也使得档案管理对档案信息的细致程度有了更高的要求，档案内容得到了大幅拓展。另外，档案信息的形式也更加多样化。纸质档案是以文字、图片为主，而信息化时代的档案信息不仅有文字、图片，还包括声音、视频，甚至还有计算机软件所生成的计算机程序［2］。不同的内容和形式，对于档案管理的要求也各不相同，所以这也使得档案管理工作的专业性和复杂性进一步提高。

1.2   档案管理更加高效

信息技术广泛应用于档案管理工作中，极大地提高了档案管理的工作效率。随着我国信息化建设的不断推进，各机关事业单位在日常管理中基本实现了系统化、信息化管理。信息的传递和收集，都可以通过网络和系统得以实现，这极大地提升了信息收集的便捷性。同时，以数字化形式为主的档案信息在整理、分类、管理等方面都更加高效。借助专业化管理系统，档案管理人员能够非常高效地完成一系列管理工作。专业化档案管理系统也使档案信息的保存和管理更加轻松，档案存储占用空间更小，管理更加方便，安全方面也更容易管控。信息化时代，高效的档案管理使得档案管理人员有更多的精力和时间来提高档案信息的精准性，创新档案的服务模式，以及研究如何更好地发挥档案信息的价值［3］。

2     信息化时代机关事业单位档案管理创新的意义

2.1   满足信息化时代的要求

随着信息化时代的到来，档案管理工作所面临的形势发生了显著的变化，各种数字化档案越来越多，档案的获取也更多来自线上渠道，这使得档案管理的对象发生了变化。同时，信息化时代对档案管理的要求也发生了变化，机关事业单位开始着手档案管理创新，深度运用信息技术充分发掘档案信息的价值，为单位决策提供有效依据。总之，机关事业单位不断创新档案管理工作模式，能够满足数字化档案管理需求，更好地发挥档案管理的作用［4］。

2.2   推动档案规范化管理

在传统档案管理模式中，档案基本是以纸质为载体。纸质档案无论是收集、分类、存储和使用都相对困难，这也在一定程度上制约了档案管理的规范性。以前机关事业单位在档案管理工作中，常常会发生档案管理流程混乱、档案丢失等问题。但近年来机关事业单位通过档案管理创新，将信息技术应用到档案管理工作中，不但能够有效提升档案管理质量，还能推动档案规范化管理。合理运用信息技术对档案进行数字化管理，无论是档案传递的流程，还是档案的管理模式、运用模式，都能够严格按照相应规范执行，从而使档案管理更加规范化，进而推动档案管理整体水平不断提升。

2.3   提高档案管理工作效率

信息化时代的到来，使得信息的价值越来越高，也使档案数据的类型和总量越来越多。然而，如果依然采用传统档案管理模式，必然难以提高工作效率，制约档案管理水平提升。机关事业单位通过不断创新档案管理模式，在档案管理中充分运用信息技术，能够大幅提高档案管理工作效率。比如，对于信息化档案来说，无论是分类、整理、保存还是查阅，其效率都远高于传统纸质档案［5］。档案管理工作效率的提高，也使工作人员有更多的精力投入档案信息分析方面，从而更好地为管理决策提供信息支持。

3     当前机关事业单位档案管理工作存在的问题

3.1   对档案管理缺乏正确的认识

尽管很多机关事业单位人员对档案资料的重要性都有充分的认识，然而很多人对档案管理工作的认识并不全面，包括一些单位领导也同样存在着认知偏差。在大多数人看来，档案管理工作就是档案信息的保管，只要将单位各种规章制度、运行记录、会议记录等资料，按照规范整理保存起来不丢失就行了，将档案管理人员看成是档案资料的保管人员。正是在这样的错误认知下，很多机关事业单位对档案管理工作不够重视，导致人力、物力和财力支持都非常不足，单位领导对档案管理工作漠不关心，长此以往，致使档案管理人员成就感和责任心缺乏。这样的认识偏差如果得不到纠正，必然会对档案管理工作造成严重影响。

3.2   缺乏完善的档案管理制度

尽管在档案管理方面，我国制定了包括《中华人民共和国档案法》在内的法律法规，但法律法规更多是从宏观层面对档案管理提出要求，对具体工作缺乏有效的指导。机关事业单位还需要结合本单位的实际情况，制定相应的档案管理制度，这是保证档案管理工作规范性的前提，也是档案管理工作开展的依据。但从当前很多机关事业单位档案管理工作的情况来看，其依然缺乏完善的档案管理制度。有的单位虽然制定了管理制度，但管理制度是基于纸质档案制定的，在当前信息化时代明显不适用［6］。档案管理是一项内容繁杂、流程众多的工作，其涉及的一些内容具有保密性，如果缺乏完善的管理制度，不但会严重影响档案管理工作效率，更会造成档案资料遗失、机密信息泄露等一系列严重后果。

3.3   信息化水平有待进一步提升

当前，信息技术在档案管理工作中的应用已经非常普遍，但其应用水平依然相对较低，信息化水平还有很大的提升空间。一方面，很多档案管理人员自身的信息化素养不高，对于一些专业性较强的软件、信息化工具缺乏足够的应用能力，在信息化管理方面只能进行一些基本操作。同时，在管理思维方面，很多人依然以纸质档案管理思维来管理数字化档案，使得信息化管理的优势难以发挥出来。另一方面，机关事业单位在信息化基础设施建设方面依然有较多问题，一些单位使用的档案管理软件较为落后，对档案管理工作的帮助有限；在档案信息的收集方面，缺乏网络的有效运用；档案服务方面，缺乏满足需求的功能软件。这些都严重影响了信息化时代档案信息价值的充分

发挥［7］。

4     信息化时代机关事业单位档案管理的创新策略

4.1   完善档案管理制度

在信息化时代，面对内容和形式更加多样化的档案信息，更高的档案管理要求，机关事业单位要完善与创新档案管理制度。首先，针对档案管理，要建立明确的岗位责任制度，这是转变内部人员对档案管理错误认识的重要举措。要想完全做好档案管理工作，仅仅依靠档案管理人员是不够的，必须全员共同参与。档案信息是单位运行的轨迹和总结，每位员工都是档案信息的生成者和使用者。因此，只有明确每位员工在档案管理中的责任，才能够更好地落实相关制度。其次，要建立完善的档案收集制度。对档案信息的类型、内容、形式、标准、收集流程等作出明确的规定，并结合当前档案信息的生成和使用情况，形成档案收集线路图，按照突击收集、长期收集、普通收集、定向收集等不同方式进行收集管理，从而保证档案信息的真实性和有效性。再次，建立完善的档案信息管理制度。对于收集的各类档案信息，要运用信息化手段，按照标准化流程对其进行整理、分类、归档，并在此过程中对相关信息进行必要的审查、增减，然后按照档案存储制度对档案进行有效的存储与管理。最后，要不断创新服务制度。档案管理的根本意义在于要充分发挥档案的价值，只做好档案保存和管理是远远不够的，单位必须要结合档案信息的具体内容、形式，充分考虑自身对档案信息的需求，不断创新档案服务方式。一方面，要通过优化档案使用流程，建立信息化服务系统等方式，提高档案信息的服务能力，让相关需求者能够更加方便、快捷地查阅和使用档案信息；另一方面，要充分运用大数据技术、数据挖掘技术、云计算技术等，对档案信息展开深度挖掘，形成具有价值的分析报告，为决策者进行管理决策提供依据，使档案服务从以前的完全被动服务逐渐转变为主动服务。

4.2   加强档案信息化管理

信息化時代，加强档案信息化管理是必然趋势，所以机关事业单位要想进行档案管理创新，必须高度重视信息化建设，利用信息技术为档案管理提供支持［8］。

首先，要强化基础设施建设。一方面，需要投入更多的资源建立更加完善的硬件设施；另一方面也需要结合本单位档案管理工作的实际情况与需求，不断升级和完善软件系统。完善的软硬件设备是保证信息技术在档案管理中得到充分运用的基础。在软件系统引进或开发过程中，机关事业单位可结合系统功能进一步优化档案管理流程，同时要具有前瞻性，充分考虑未来发展的需求，留足优化升级空间。其次，加强系统之间的档案信息共享。机关事业单位在日常工作中使用各种信息化系统，已经生成大量信息数据。在档案信息管理系统开发和搭建过程中，要重视与单位其他系统之间的信息共享，从而实现档案信息的自动化收集。这样不仅能够保证信息收集效率，而且能够更好地保证信息的真实性和完整性，避免人为干预。再次，要重视数字化资源管理。当前，机关事业单位在档案管理中，依然存在着一些纸质档案，但对于档案管理人员来说，需要将这些纸质档案进行数字化转化，为后续的查询和使用奠定良好的基础。数字化资源是未来档案的主要形式，机关事业单位要确保其完整性和规范性。最后，要高度重视信息安全管理。信息安全是信息化时代档案管理工作面临的新任务，必须予以高度重视。确保信息安全一方面需要严格遵循相关信息安全制度、规范和准则，另一方面要不断引进信息安全技术，确保数字化档案信息

安全。

4.3   提高档案管理人员素质

信息化时代的档案管理，对工作人员的专业能力和综合素养提出了更高的要求，不但需要具备专业的档案管理知识和技能，还需要具备较高的信息化素养。因此，机关事业单位必须高度重视档案管理人员素质的提升。一方面，要加大人才引进力度，吸引高素质人才进入单位。信息化时代对档案管理工作的专业化要求更高，所以机关事业单位必须明确档案管理工作的重要性和专业性，以优厚的条件吸引更多具有良好信息化素养的档案管理人才。另一方面，要加强现有档案管理人员的培养。机关事业单位可以在内部选择具有较高素质的业务骨干加入档案管理队伍中，以增强档案管理人员对单位业务的熟悉度；同时，针对档案管理人员，建立完善的培训机制，不仅要持续丰富档案管理人员的专业知识和技能，而且要重视信息化素养的提升，只有这样，才能保障其在信息化时代更好地完成档案管理工作。

5     结束语

机关事业单位的档案管理工作在信息化时代的重要性越来越高，并且信息技术的广泛应用，也使档案管理工作发生了很大的变化。基于此，机关事业单位必须不断创新档案管理，完善相关制度，强化信息化管理，提高人员素质，只有这样，才能更好地满足时代对档案管理提出的要求，更好地发挥档案信息的价值。

主要参考文献

［1］杨雷.信息化时代机关事业单位档案管理创新［J］.黑龙江档案，2021（6）：104-105.

［2］石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索

［J］.文化创新比较研究，2020（35）：179-181.

［3］孙璨然.信息化时代机关事业单位业务档案管理的创新

［J］.城建档案，2020（9）：67-68.

［4］李继红.信息化时代机关事业单位档案管理的创新［J］.山西农经，2016（14）：89.

［5］张坤杰.信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析

［J］.就业与保障，2021（4）：175-176.

［6］脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理［J］.科技传播，2018（11）：146-147.

［7］李琳.浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平［J］.现代国企研究，2016（8）：125.

［8］王洋.大数据背景下机关事业单位档案管理的创新途径

［J］.黑龙江档案，2021（6）：86-87.