优化高校内部控制的有效策略分析

冯晓晨

随着我国高等教育的不断发展所需要的教育经费也在增加。“科教兴国、人才强国”是我国近年来提出的新的战略发展目标，飞速发展的高等教育使国家逐年增加了教育经费的投入力度。环境的变化也对我国高校内部控制建设水平的提升提出了更高的要求。频繁发生的高校贪腐现象引起了社会各界的高度关注，高校并不是贪腐的庇护所，一旦出现这种现象一方面会使国家财产受到严重损失，因此，应加大力度对贪腐、高校资金使用不当问题进行整治。不断提升高校内部控制体系的有效性能够在确保高校各项业务正常有序开展的同时，从根源上减少腐败案件的发生。

我国高校内部控制体系建设中存在的问题

控制环境方面存在问题

首先，高校的组织机构在设置方面还亟待改进和完善。站在总体的层面来看，很多高校已经根据相关法律法规的规定制定了内部控制制度来有效管理学校的各项业务活动。然而有的高校在内部控制建设的过程中缺乏全面性和统筹性，并未构建专门的职能部门对内部控制进行统筹建设与安排。如：A高校的内部控制工作主要是由财务处负责，但是财务部门日常所承担的业务工作本就十分繁重，在内部控制的建设上显得力不从心。

其次，缺乏清晰的岗位职责分配和设置。清晰的岗位职责设置与权责分配对高校内部控制的全面性和有效性起到决定性作用。但是目前在个别高校中有的部门的职能作用并未得到明确的发挥。如：A高校设置了审计处，但是在岗位配置上存在人员配备不齐、岗位不足的问题，并且在岗位职责和权限的设置上也出现了较为笼统、相互混淆的情况；A高校二级学院教学秘书的主要工作是为各年级学生排课及安排毕业年级学生的实习工作，然而教务处也有相关人员完成上述工作，这就造成了职权重叠的现象，一旦出现问题必然会相互推诿，造成管理的混乱。

然后，高校缺乏对内部控制的有效宣传。如：目前大部分高校内部控制建设的培训工作只是在相关部门开展，并未在全校普及，培训的频次相对较少、培训的内容较为单一，培训的内容更是缺乏具体的操作、实际案例分析等内容。

风险评估方面存在不足

首先，对高校的管理缺乏风险意识。近年来频繁曝光的高校腐败案例及丑闻使得一直被称为象牙塔、净土的高校成为社会高度关注的焦点，这也充分说明上至高校的管理层、下至各高校的业务基层都缺乏足够的风险管理意识。高校各层级在风险预警和应对措施方面都过于简单，均未充分结合高校的特殊性。风险意识不足导致高校对风险管理的要求偏低，应对和防御风险的能力有待提升。

其次，应对风险的准备还存在明显的纰漏。各高校的财务处是财务管理的主要职能部门，然而高校的内部风险集中在日常管理的方方面面，如：高校在基建板块中隐藏着一定的项目超支风险，当高校人事变动后，可能引发权属不明的风险，由于网络信息化建设的不足而增加舆情管理风险的难度。

控制活动方面缺乏严格把控

首先，对预算编制过程缺乏严格的把控。如：A高校在预算管理过程中对于项目的初期论证缺乏及时性和充分性，导致在项目执行的过程中出现了执行不到位、变更较多的问题；A高校在预算编制上也缺乏对各部门的统一要求。

其次，对预算的执行缺乏有效监督。目前各高校在预算执行方面主要采取的是事后监督的方式，主要是高校的财务部门与审计部门定期或不定期的检查或抽查学校的预算执行情况。但是在实际的检查或抽查过程中，高校的审计部门并未真正参与到项目的执行过程中，导致无法对项目的真实情况进行审计与监督。如：A高校各部门由于缺乏统一、规范化的项目制度，使得审计部门对项目的进展情况无法及时掌握、清晰了解，监督的作用无法得到充分发挥，监督与检查的过程通常是走形式。由于项目的实施脱离了审计与监督，必然带来或多或少的困难，从而最终影响项目的进度，使高校出现资金流失风险。

然后，高校对收入缺乏有效的控制，对支出的审核也缺乏严格性。在高校的业务中收支业务是重点。高校能够按照上级要求制定出收支业务管理制度，并且建立了与之相应的审批流程和权限，然而在各项目具体的执行过程中仍存在收支业务问题。如：A高校的收入来源主要包括国家财政拨款、相关企业对二级单位业务创收的资助、教育相关部门的经费支持等，上述多渠道收入来源导致高校的收入管理出现了乱象，收入账面金额与实际金额不符的问题，还存在应收而收取不及时的问题；支出控制方面也存在漏洞，如：未严格把关支出报销审核流程，出现了发票对应不上、审批流程不完善、手续不齐全等问题；

最后，高校在经费管理過程中各部门为了完成预算额度，出现了为完成目标而提前支付款项的问题，这种单纯的预算执行很可能导致票据拼凑、项目控制不严格超出预算的问题。

缺乏有效的信息与沟通

首先，各部门之间并未实现信息共享。目前各高校都建立了信息管理系统，其主要功能是实现上下级信息的传递，然而各部门在信息传递过程中仍存在不顺畅的问题。如：A高校存在信息传递单向性的情况，随着高校规模的不断扩大，各职能部门之间相对独立，在具体协同业务的处理上各部门之间缺乏有效沟通，信息不对称现象明显；信息无法及时沟通与共享导致高校各部门的工作效率大大下降，这对高校内部控制体系的构建与完善极为不利。

其次，高校的上下级之间缺乏全面而有效的沟通。随着高校规模的不断扩大其管理层级也不断增加，这就使得信息在传递的过程中出现缺失的问题。如：A高校的高层管理者和基层工作人员在信息处理中存在明显的差距，并未搭建起有效的沟通渠道，信息的传递者无法直接获取工作的实际情况，上下级之间的沟通存在较大的跨度。

内部监督流于形式

首先，内部监督流于形式。目前各高校的内部监督主要依靠的是内部审计部门。在监督检查的过程中，由于受到学校管理层领导干预，导致内部审计部门缺乏权威性和独立性，并未构建有效的监督机制。如：A高校在内部监督的过程中通常碍于同事之间的情面所提出的问题也仅停留在表面，只是将问题及时反馈给校领导，而校领导通常情况下为了避免事态恶化，会私下处理或隐瞒这些问题，这也是高校目前在内部监督中存在的通病。

其次，缺乏有力的外部监督。目前高校内部控制的外部监督主要是政府相关职能部门对高校的内部控制进行监督与检查。但是在监督检查的过程中由于各职能部门目标并不一致，导致尚未形成统一的监督体系。

优化我国高校内部控制的有效策略

优化控制环境

首先，各高校应尽快完善组织架构。结合学校自身的实际状况，安排调度各部门的管理人员，使各职能部门的职责做到清晰、明确，同时增加相关管理部门的权限。如：A高校应组织更多的人员积极参与到内部控制管理工作中，定期组织相关人员召开党委会，并对内部控制管理工作进行商讨，最终将参会人员的意见形成统一的建议和决定，全面提升高校内部控制管理力度，确保高校的战略发展目标能够顺利实现。

其次，高校应尽快完善岗位设置与权责分配。各高校应对各岗位的设置、岗位的工作内容等进行汇总与分析，对现有的组织架构、岗位配置等进行重新梳理，对于存在重叠职责的部分要重点调整，重新设置岗位。

然后，在校内应加大对内部控制的宣传力度。各高校应要求各部门的人员对内部控制的相关内容进行充分了解，进一步强化学校内部控制宣传工作。各高校可以根据自己的实际校情以及内部控制的关联度，在校内进行内部控制的宣传与培训，可以通过浅显易懂的案例、专家讲座等不同的方式在校内进行宣传。

加强风险评估

首先，全面提升内部控制风险管理水平。各高校应尽快提升管理层和普通教职员工对风险的认知与风险管理意识，增强风险敏感度。如：A高校以近年来曝光的科研、招生以及基建等方面的相关案例在全校进行警示教育，这样对内部控制工作的开展可以起到警醒的作用；A高校借助成功的案例宣传实施内部控制对本校经济管理的重要性，进一步明确风险控制的价值所在。

其次，建立科学而完善的风险评估机制。各高校应结合自身的具体情况选择并构建一套适合高校的风险识别系统，以此来对风险发生的大小、预期效益等进行提前预测，这样可以提前采取风险应对措施，夯实高校健康发展的基础。如：A高校可以充分借助现代信息技术的优势在高校内部设置风险预警指标，对于高风险项目要予以特别关注，一旦触碰到预警数据，管理人员就可以根据预警及时采取有效的应对措施。

加大控制活动的实施力度

首先，高校应加强预算管理，不断健全并完善预算执行与考核机制。各高校应尽快提高预算编制的准确性与科学性，预算编制的数据标准不能只局限于当年的项目，还应该将高校未来的发展规划、年度计划等充分考虑在内；各高校应加强预算管理的执行力度，充分发挥预算对经济业务活动的制约作用，并加强预算执行过程中的监督力度，如：A高校的财务部门在执行预算时应对已批复的预算金额及时安排，根据实际情况尽快分解并下达到二级部门。

其次，加大对收支的管理力度，严格按照审批流程来执行。对于收入业务，高校的财务部门一方面可以統一归档各类收入业务，并根据业务的特征制定出不同的收费标准；另一方面对二级单位收入项目的监管力度要加大，及时敦促相关部门上交款项，避免出现资金被截留的问题；对于支出业务方面，各高校应尽快完善审批制度、要求财会人员增加对支出事项的敏感度、进一步强化对凭证的审核力度、并要求高校的内部审计部门提升其所属的监督职责。

完善信息与沟通

首先，尽快实现各部门之间的信息共享。高校应针对在信息沟通与传递中存在的不足，尽快完善信息管理系统，加强各部门之间的沟通与交流，充分借助现代信息技术在各部门之间搭建顺畅的沟通渠道，实现信息的及时共享，全面提升工作效率。

其次，各高校应尽快实现上下级之间的全面沟通。在信息传递过程中高校应尽量将数据信息实现标准化，以此来提升信息的传递质量，确保基层对信息的理解。

加大监督的力度

首先，各高校应加强内部监督的力度。实施内部控制需要高校所有员工的积极配合与大力支持，高校实施内部控制的主要目的是为了提升抵御风险的能力，促进高校的健康、稳定发展，与每一名员工息息相关。因此，各高校应加强内部监督的力度。如：A高校在内部控制体系建设中，除了借助内部审计的作用，还充分依托全体职工的力量构建了民主监督机制。

其次，加大高校的外部监督力量。外部监督是促进高校健康发展的有效保障，各级政府部门应加强对高校的考察与监督，及时督促高校查找在内部控制中存在的不足之处，对于发现的问题要及时进行披露，并尽快形成完善的评价报告，让内部控制不能只流于形式。

综上所述，随着我国高等教育事业改革的不断深化，各高校所面临的内外部环境日益复杂，能否确保高效的可持续、健康发展，内部控制建设的水平将直接对其产生影响。因此，高校应结合自身的实际情况采取科学而有效的优化策略，加强内部控制意识，构建风险防范机制，加强信息化建设，不断健全和完善监督机制，使内部控制在高校教育事业发展中的重要作用得到充分发挥，为实现高校经济活动的稳定运行提供保障。

（作者单位：北京兴中海会计师事务所有限公司）