医院合同信息化管理模式分析与探讨

□ 刘斌 LIU Bin 段雨晴 DUAN Yu-qing 翟辉辉 ZHAI Hui-hui

Hospital business involves many aspects, such as medical treatment, scientific research, teaching, equipment procurement, material procurement, foreign cooperation, etc. The disadvantages of the traditional offline contract management model can no longer meet the requirements of modern hospital development. On the basis of electronic contract management,combined with the practice and experience of hospital contract management system in improving contract management, this paper discusses the information management mode of hospital contract, standardizes hospital contract management, improves the efficiency of hospital contract signing and management, ensures the whole process, dynamic and systematic management of hospital contract, and reduces the workload of clinical department managers.

随着我国社会经济的持续发展和人民群众医疗服务需求日益增加，大型公立医院医疗业务持续增长，医疗机构涉及的经济活动也日趋频繁。医院医疗、教学、科研、采购、信息、基础设施建设以及基础设施改造等日常业务中签订的合同大量增加。合同是医疗机构经济活动的重要组成部分，它贯穿于项目立项、招标采购、项目建设、资金管理等系列经济活动中，因此，合同管理对于维护合同当事方的合法权益、保障医院利益、维护医院声誉显得尤为重要[1-2]。

我院的合同管理模式

为做好医院的合同管理工作，我院对医院各职能部门的合同管理现状进行了调研，根据《民法典》《招标投标法》《政府采购法》以及卫规财发〔2010〕89 号《卫生部关于进一步加强经济合同管理工作的通知》等相关法律规范，制定了医院合同管理制度。制度包含合同立项、合同审批、合同签章与归档、合同履行与监管等全生命周期的合同管理内容，明确了合同归口管理部门及其职责权限，统一了医院采购、科研、教育、信息、维修等各类型合同的审批流程。

我院合同管理实行三级管理模式，即医院层级合同管理部门、二级归口管理部门和合同负责部门三者相结合的管理方式。医院层级合同管理部门负责医院全部合同的管理，管理内容包括合同的法务审核、合同签署流程管理、合同归档和编号管理、重大合同纠纷处理等；二级归口管理部门主要负责合同的业务审核、合同审批流程、履行监管、纠纷处理、合同归档等；合同负责部门是合同的具体执行部门，负责合同的起草、签署、日常履行及异常上报等。二级归口管理部门配合医院层级合同管理部门的工作，设置合同岗位专员负责与医院层级合同管理部门进行业务对接。

自医院合同管理办法实施后，全院各合同二级归口管理部门以及合同负责部门严格按照医院合同管理办法以及合同审批流程办理合同的审批及签署工作。三重一大的合同需经过院长办公会及党委会审批通过，且合同文本须由外聘的律师事务所提供专业的法律审核并出具意见。通过三级管理模式，细化管理责任，保证了医院对外签订的所有合同均经过统一的合同审批流程，合同从起草、审核、签署、执行到完结，全流程责任落实到人，保证了合同全生命周期运行的合规、可控。同时我院每年根据各部门的合同管理情况以及合同审批过程中所产生的问题，修订医院合同管理办法，优化合同审批流程。我院每年签订合同三千余份，均统一经过医院的审批，医院所签署的合同纸质版与电子版均有存档可查。

传统合同管理模式存在的缺陷

虽然医院的合同管理工作已经趋于正规，但传统的纸质合同及线下审批方式仍存在缺陷，随着医院签订的合同数量逐年增加，传统合同管理、审批与归档方式的缺点得更加突出。

1.合同审批时间长。合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。签订合同是一种法律行为，双方签订合同后，就要为各自的行为负责。因此，对于合同的审核必须是严格、专业的，合同业务所涉及到的临床科室和职能部门都应参与到合同的审批之中。对于一份业务比较简单的普通合同，所涉及到的审批部门一般有3 到4 个，而对于重大合同，涉及到的审批部门可能会有10 个甚至更多。传统的合同线下审批会签流程，需要合同经办人将合同审批表和合同草稿依次送交到审批部门进行审核，当审批部门不能现场审核完毕或者审批部门审批人临时不在办公室或者单位的话，就需要审批人审批完成后再通知经办人来取审批表与合同，当参与的审批部门较多时，审批时间就会较长，同时增加了经办人的工作量。

2.合同文本的修改意见不易留痕。传统的合同线下审批，当审批部门有修改意见时，多数将修改意见写在审批表中，当修改意见较多时，则在合同草稿中直接修改，而后审批表和合同草稿将会被经办人拿走交送到下一个审批部门。审批完成后，经办人需要根据各部门的审批意见对合同文本进行修改，有时修改后还需再次让审批部门进行审批，因此有时会有多个合同修改版本，而经办人需要保存所有的合同修改版本，并在正式合同签署前对照确认所签合同内容是否正确。因此对于合同审批表以及合同文本修改意见的留痕和保存至关重要，对于合同数量很大的部门来说，合同相关文件的保存和查找都会随着时间的推移变得越来越困难。而若出现审批表或者合同草稿丢失的情况，当此情况出现在合同签署前，合同需要重新进行审批流转，不仅降低了合同的审批效率，同时也会影响合同的签署时间以及合同业务的执行。而当此情况出现在合同签署后，此时已无法再重新进行合同的审批流程，这便在管理上产生了无法补救的漏洞。

3.合同信息流通不便捷。在传统的合同管理过程中，合同的相关信息在各部门之间流通不够便捷。例如在合同审批过程中，往往除了合同文本需要审批，同时合同的相关信息，比如院长办公会纪要、中标通知书、对方资质证明等均需对照查看，此时如果经办人没有将该信息一起交给审批部门，则需要后续补充，降低了合同的审批效率。同样补充合同的审批需附上原合同原件或复印件，当前后签署多个补充合同时，需附上原合同和之前的多个补充合同原件或复印件，不利于合同的归档保存，存在原件损坏与丢失的风险，或者产生纸张浪费。又如财务处需要依照合同来执行收付款，传统的合同管理中，生效合同的电子版由院级合同管理部门交给财务处，因此可能会出现合同经办人去财务处办理合同的收付款但合同电子版还没有交给财务处，或合同交给财务处了，但是因为合同量大，财务处老师无法找到相对应的合同，还需要再次从院级合同管理部门进行查找，从而降低了工作效率。同时，合同二级归口管理部门或合同负责部门经常会找院级合同管理部门查找生效合同的电子版，随着医院对外签订合同数量的日益增加，不利于各部门管理本部门的合同。

4.合同相关信息不易统计。在传统的合同管理过程中，合同的相关信息只能是人工录入到Excel 表格中，录入的信息有限，且工作量庞大，不易于整理与查找，例如合同的审批进度、合同当前状态、合同签订方信息、采购方式、是收款合同还是付款合同等。由于人工录入的Excel 表格因为录入的信息有限以及很多合同的动态信息无法录入，导致无法进行多维度的统计分析，例如合同的平均审批时间、审批部门的平均审批时间、自定义的合同台账等。

构建合同管理信息系统弥补传统合同管理的缺陷

我院根据传统合同线下管理中所存在的问题，借助现代化医院运营管理系统(hospital resource plan，HRP)，拓展了合同管理模块，建立了医院合同管理系统，并与医院财务收付款模块、人事信息模块等对接与同步，实现了每位员工的权限管理、审批管理、调阅管理等多种功能，对合同签订的全周期进行全程、动态、系统管理，实现了合同电子管理及线上流转、审批，有效提升了合同签订的时效性，减轻了合同会签人员的工作量，提高合同流转效率[3-4]。

1.合同管理系统减少了合同的审批时间。在合同管理系统中，合同仍然严格按照医院合同管理办法中的合同审批流程进行审核，但我们通过系统将合同发给各个参与审核的部门审核，审核部门从之前线下合同审批中的依次审核变为了线上合同审批中的同时审核，审批部门可以同时审核同一份合同，不需要等待上一个审批部门审核通过后再进行审核，提高了合同的流转效率，从而减少了合同的审批时间，同时保证了合同的审批质量不会因为合同流转效率的提高而降低。合同通过线上进行审核，经办人无需再像传统的线下审批中将合同审批表及合同草稿依次交送到各个审批部门，避免了审批部门无法当场审核合同的情况，很大程度上减少了经办人的工作量。

2.实现了合同审批的全程留痕。在合同管理系统中，经办人会将合同电子版上传后进行审批，各个审批部门可以将修改意见写在审批栏中，或者直接在合同电子版中进行修改，再上传修改后的合同电子版，合同审批后，经办人和二级归口部门需根据审批意见对合同内容进行修改，并最终在系统里上传终版合同，这样就保证了合同审批意见全过程的留痕，也便于核对正式合同是否按照修改意见进行了修改，系统也支持将最终确认的终版合同导出带医院水印的PDF版本，保证合同签署的准确性。通过线上审批，实现了合同审批的全过程留痕，保证了最终签订合同内容的准确性，也规避了合同审批表或合同草稿丢失的情况发生。

3.改善了合同管理、执行效率。在合同管理系统中，院级合同管理部门会将已经生效的合同电子版上传到系统中，各部门都可以在系统中查询并下载本部门生效合同电子版，便于各部门的留档。目前合同管理系统已与财务处的收付款系统完成了对接，使得财务处可直接将生效合同的相关信息以及电子版导入到财务处的收付款系统中，并且将生效合同分为付款合同、收款合同、收付款合同和描述类合同，便于合同的收付款执行。经办人在合同管理系统中录入合同信息时，需要同时录入合同的收付款金额、收付款时间，便于经办人及时进行合同收付款的办理，也便于财务处进行收付款的审核、执行、预算分析等。当经办人在合同系统中上传合同电子版，发起合同审批时，可将合同的相关信息一同上传到系统中，如院长办公会纪要、中标通知书、对方资质证明等，方便审批部门一起查看。当签署一份补充合同时，经办人可以将补充合同与原合同在系统中进行关联，尤其当签署多份补充合同时，便于审批部门在补充合同审批时与原合同进行对照，避免了从已归档的合同中挑出原合同或浪费纸张打印或复印。

4.便利管理部门对合同信息进行统计分析。在合同管理系统中，经办人会将合同的相关信息录入到系统中，例如合同的签订方信息、合同金额、合同有效期限、合同概况、合同是否通过院长办公会，合同是否经过法律顾问审核等，以及一些在合同审批过程中产生的信息，比如合同审批时间、合同审批进度、合同当前状态等。系统可以对合同信息进行多维度的统计分析，即按照全院合同、各二级归口管理部门的合同、各种状态的合同或与某个公司所签订过的所有合同导出统计表，并且可以根据想要的信息调整所显示的内容。系统中每一份合同都有对应的编号，从而使得医院的每一份合同都可以快速查找到，经办人也可以在系统中查询合同的审批进度，合同的状态，例如审批中、审批完成、合同生效、合同变更、合同终止等。另外，系统可以计算合同的审批时间，从而掌握医院目前的合同流转效率。系统可根据合同的有效期限进行合同到期提醒，从而经办人可按时办理新一期合同的签署工作。

小结

随着医疗机构的快速发展，医院对外签订的合同数量日益增多，传统线下合同管理与审批中所存在的弊端逐渐凸显，因此医院建立自己的合同管理系统是现代医院管理的趋势。通过合同管理系统，在保证合同审核质量的同时，提高了合同的流转效率和各部门的工作效率，同时弥补了传统线下合同管理的缺陷。我院通过合同管理系统的使用，既保证了医院在对外签订合同时的合法权益，保证了合同的全过程、动态、系统管理，同时又使医院的职能部门更好地服务于临床科室，减少了临床科室经办人的工作量，从而有更多时间为患者提供更好的服务。