论高校财务处与报账主体的财务信息沟通

王　焦

(重庆交通大学　财务处,重庆　400074)

论高校财务处与报账主体的财务信息沟通

王焦

(重庆交通大学财务处,重庆400074)

[摘要]高校财务处作为高等院校的重要核心部门之一,同时具备监督管理和服务的双重职能。随着网络信息社会化的发展,高校财务处应该加强财务信息服务工作,做好与报账主体之间的财务信息沟通。文章论述了高校财务处与报账主体之间财务信息沟通的内涵和作用,并根据高校财务处与报账主体之间现行沟通中存在的问题,提出高校财务处加强财务信息沟通的主要措施。

[关键词]高校；财务处；财务信息沟通

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.17.050

1引言

随着网络信息社会化发展,信息沟通越来越呈现出重要性。作为高等院校的重要核心职能部门之一的财务处,既是监督部门也是服务部门,承担着为学校教学和科研进行核算管理等重要任务,工作量大但多数局限于财务处内部部门运作,对学校本部门之外其他职能部门及广大师生之间沟通不足。随着国家审计力度的不断加大,对财务信息质量要求的进一步提高,同时相应也对高校广大师生及科研人员和财务人员提出了更高一步的要求,因此对于高校财务处与报账主体之间的财务信息沟通显得更为重要。高校财务处应更大限度地利用资源,改变一部分以往财务处与报账主体广大师生员工之间的陈旧沟通方式,加强财务信息沟通,创新财务信息服务体系,显示出高校财务处应有的地位和作用,使财务信息质量得到充分保障,发挥财务处的监督管理作用。

2财务信息沟通的内涵与意义

财务信息沟通是财务信息在发布者和接收者之间传递,并且接收者对财务信息作出反应的过程。这一过程包括财务信息发布、传递、接收和反馈四个部分。在成功的财务信息沟通中,财务信息的接收者对于财务信息发出者通过多种沟通渠道传递的财务信息内容进行接收、理解并作出相应的正确反应。

加强高校财务处与广大师生报账主体之间的财务信息沟通,可以培养广大师生的财务制度意识,让广大师生通过主动获取财务制度等相关信息,自主筛选信息,找到自己所需要的信息内容。财务部门可以借助财务处服务对象数量多,流动性强的特点,有效传播最新的资讯,帮助广大师生了解财务制度的最新规定,如差旅费报销标准变动等。财务信息作为重要核心信息,贯穿高校管理的各个方面,具有重要地位。财务信息的沟通与传递,对于提高高校管理水平具有重要意义。

3财务信息沟通的报账主体层次

财务处作为高校的核心职能部门,服务对象面广,既有从事教育工作的老师,也有开展科研活动的科研人员,还有正在进行学习的学生,几乎包括全校的师生。与高校财务信息沟通相关的主要由以下几个层次组成：学校经济政策决策层、财务管理职能部门、学校教学与管理职能部门以及教职员工和学生,且纵横相通。

具体见下图：

高校财务信息沟通层次图

4财务信息沟通的方式与渠道

高校财务处是学校核心教辅部门,对内有各领导、广大师生的报账、缴纳学费等,对外有与税务、银行等单位的洽谈衔接。高校财务处与报账主体之间的沟通,很大程度上反映一个学校的成本控制、监管力度。但由于财务专业性所产生的壁垒,报账主体对财务会计知识的不了解、对财务制度的不熟悉，导致财务处与其他职能部门及广大师生的信息沟通依然不畅。现在大多数高校的财务部门与广大师生之间的信息沟通方式仍是交互式的咨询沟通，即师生电话或直接面对面到财务处咨询，财务人员回答解释。这种沟通方式极大地限制了高校财务处的信息流通速度。

随着信息网络化发展,学生实行网上缴费,教师及科研人员实行网络报账等多元化网络办公的实行,出现了更多便捷的沟通方式。现行财务信息的传递,一般分为以下三个途径：财务网站公布、院系办公室QQ群传达、财务处工作人员口头传达。财务处办公人员口头传达是报账主体直接到财务处对有关问题进行咨询。院系办公室QQ群传达是由财务处主导的QQ群,里面群员多包括各院系处等教学管理职能部门办公室人员,财务处工作人员将财务信息传递给这些报账主体人员,再由这些报账主体人员将信息二次传递给各院系处等各个教师。财务网站公布是财务处在高校内部网站上建立健全的财务网页。将财务信息公布在财务网站上。

一般来说,财务网站公布更容易引起报账主体的注意,效果好于院系办公室QQ群传达与财务处工作人员口头传达。院系办公室QQ群传达容易引起由于报账主体信息没有及时接收,后期会因为院系办公室QQ群信息量太大,更新速度太快,有用和无用的信息叠加在一起,不利于报账主体查找,使报账主体不能尽快筛选到合适的信息。而财务处工作人员口头传达则对财务工作人员的业务素质水平要求很高,对财务的每一个业务都熟悉,能正确解答师生的问题,但存在信息太少,可能不能提供能完全解决报账主体所需求的信息。广大师生报账主体对于财务制度的不熟悉,有可能在当时了解清楚后,随着时间的推移又会再次遗忘,回到重新寻求帮助咨询的无限循环中。而财务网站公布,覆盖面广、存储信息多,点击方便、可以依托时间作为主线,依照政策的新旧发布时间,不同的题目,不同的要求,有着不同的时效性,更便于广大师生报账主体查询查找。广大师生报账主体可以根据自己相应的需求,快速进行查找,并能够及时在网站上进行信息反馈,然后由财务处相关的工作人员,根据不同的业务情况进行准确解答。财务网站的公开化,便于后面的有相同疑问的广大师生财务报账主体等进行查询并解惑，避免不必要的重复性人工劳动。

5高校财务处与报账主体之间的信息沟通途径探讨

5.1培养财务思维,克服沟通障碍

高校财务处与报账主体之间的财务信息沟通障碍主要是财务人员与报账主体之间,存在信息沟通困难。财务工作作为一个专业技术性很强的工作,在不可能要求每个报账主体都对财务专业认知水平达到熟悉的情况下,高校财务处要从信息发布、接收、传递三方面入手。对广大师生报账主体进行简单的财务制度的培训,如每年对新进教师、院系主要负责报账的人员、科研报账人员进行培训。使其了解相关基本会计制度及政策,懂得基本的财务知识,培养报账主体的财务思维,克服沟通障碍。

5.2提高服务意识,掌握沟通技巧

高校财务处的财务人员不光要具备良好的专业素质,也要具有良好的沟通技巧,才能在信息沟通过程中解决问题。首先高校财务处的财务人员要提高服务意识,乐于善于与广大师生报账主体之间沟通。财务工作专业强,内容涉及广,对财务工作人员财务知识有很高的要求。而高校财务处前台核算的业务量大,工作人员相对较少。广大师生报账主体绝大部分非专业人士,对相关财务制度的理解并不能完全了解熟悉。服务态度要好,对于极个别有抵触情绪的同志,要耐心引导。同时高校财务处合理配置好相关财务专业咨询人员,便于广大师生报账主体的咨询提问,并给予解决。高校财务处的财务咨询人员应将难懂、拗口的财务术语转换为简单通俗的语言,对报账主体进行具体业务操作示范性解答。并且高校财务处在沟通中应保持解答标准的单一性、明确性,避免报账主体在信息沟通中产生混淆。

5.3推行网上报账系统,拓展沟通渠道

随着网络化发展,高校财务处应加强高校财务网站的建设。广大师生报账主体要通过财务网站内容学习,学会自己上高校财务网站查询科研项目、管理项目、学费查询缴纳等。高校财务处在学校网页上应尽量将相关信息具体明细化,将财务政策、整体财务运作、财务办事流程等公开和透明化,如将票据粘贴、差旅费报销、学费缴纳等设置成相应的图片、影像模板,以便于广大师生报账主体一目了然根据自己的相关业务查询了解示范案例,起到案例示范沟通指导作用。高校财务处应加快进行高校报账自助化服务系统建设,随着网上报账系统的展开,广大师生报账主体对报账参与程度逐渐加大,报账主体随着基础工作的开展,网上报账系统的操作、部门科研等项目相关报销内容查询等业务深入开展,报账主体对高校财务处工作会进一步理解。解脱高校财务处财务核算人员简单的制单等工作,合理配置前台财务操作人员,做到财务处理流水化,不积压。将更多精力投入到审核制单等管理工作中。加强财务信息服务工作,提高财务部门管理水平。

6结论

高校财务信息的沟通与传递是财务管理中需要调整的重要内容,本文通过对财务信息沟通传递的渠道和方式的进一步研究分析,提高财务信息传递质量水平,了解到有效充分发挥财务信息沟通在高校财务管理中,对促进高校职能部门之间的协调管理具有重要作用。财务部门应树立正确的服务理念,在与报账主体的信息沟通中减少无效沟通和低效沟通。作为高校的监督管理和服务职能部门,提高为高校广大师生报账人员服务质量,提高高校财务管理水平。

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[作者简介]王焦(1982—),女,重庆人,会计师，经济师,硕士。研究方向：财务会计理论与实践。