高校教务管理信息化与智慧化建设的反思

王寒明 王顺

教务管理在高校教学计划、运行、监控、建设等各方面占据不可或缺的地位[1]。随着计算机、网络、大数据、人工智能等技术的发展，国家先后颁布了一系列与“信息化”“智慧校园”有关的纲要、计划以及各种标准等，极大地促进了高校教务管理信息化与智慧化建设[2-3]。然而，随着教育改革步伐的不断加大，旧的教务管理工具不能与新变化相适应，不能满足新的发展需求，致使工作效率降低，造成资源的浪费。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020 年）》[1]早已提出“把教育信息化纳入国家信息化发展整体战略”，故我们有必要深刻反思教务管理信息化与智慧化建设的问题以及探索实现真正教务管理信息化与智慧化的有效措施。

1 存在的主要问题

1.1 教务系统

1.1.1 教务系统建设难度大

教务系统作为最主要的教务管理工具，购买需要大量的资金匹配，构建需要相关人才的支撑，但并不是所有高校都有充足的经费，也不是所有高校都有相关的专业人才，所以无论是从外部购买还是自主研发，都是比较困难的[4]。即使学校购买了现成的系统，但可能并不完全适用于自己的学校，比如在医学院校，近年来随着以器官系统为中心教学模式的开展及PBL 教学、混合式教学等不同教学形式的出现，使常规的教务系统不能轻易招架。

1.1.2 教务管理系统迭代慢

市场上教务系统的业务被几家公司占据，由于它们的客户源较稳定，很少见它们对教务系统进行产品的迭代。通常，它们在开发完教务系统后，只进行基本的维护和系统漏洞的修复，并不去进化自己的产品。这就使得教务系统十年如一日的老旧，操作一直保持十年前的繁琐。如果教务系统开发公司不更新优化系统，旧系统很可能成为无人维护的累赘。此时，高校为了提高效率，可能购买新的产品，会再次耗费新的起始资金，会使教务管理人员重新熟悉新的系统。

1.1.3 教务管理系统共赢差

市场上绝大部分的教务系统主要解决的是管理端的问题，能帮助校级教学管理部门更高效地管理监控，但教务系统对院级以下管理部门非常不友好，不仅不能减轻他们的负担，反而增加了基层教师的工作量[5]。基层教师对不智慧的教务系统产生反感，甚至不配合教务工作，最终导致教务管理系统的大部分功能沦为摆设。这种现象与“信息化”、“智慧化”的初衷相悖，也与2019 年全国教育工作会议上教育部部长陈宝生提出的“为教师减负”背道而驰。

1.2 信息标准

1.2.1 信息孤岛问题难化解

信息孤岛是信息化与智慧化建设进程中的普遍问题[6]。在教务管理上，它体现在信息化与智慧化教务管理工具与教务流程的脱钩，体现在教务部门与其他部门工作不协调[7-8]。例如，不同部门收集相同内容的材料，要求以不同文件格式进行填报，这种重复填报的工作浪费不必要的时间和精力。

1.2.2 教务数据标准不一致

教务数据的不规范会导致信息管理的混乱与人员时间的浪费，从而阻碍数据的交互[8]，甚至是阻碍信息化与智慧化建设进程。比如，为了工作的方便，教务数据会用简称表示，而这些数据很可能经手多个教务管理人员，使简称出现多个版本而导致数据的混乱[9]。再如，日期时间的表现形式，括号是否使用，用“.”还是“、”,全角还是半角等等规范问题，都对教务工作的效率产生影响。实际上，数据规范管理是教务信息化与智慧化建设更深层次的价值体现[10]。

1.3 管理人员

1.3.1 教务管理工作创新少

创新是引领发展的第一动力[11]。大多数教务管理人员更愿意按部就班的开展工作，可以平稳的完成每个学期的任务，他们宁愿无功，但求无过。但是，对于教务管理信息化与智慧化，这种行为与态度是不利于创新的，有时可能成为阻力。所有新的模式或方法均需要教务管理人员学习，如果管理人员一直保守的采用自己熟悉的方式而不愿意跳出舒适圈，那么，信息化与智慧化建设将成为空谈，无人使用的信息化与智慧化产品也必然是浪费资源的累赘。

1.3.2 教务管理工作认可低

教务管理工作创新少的主要原因之一是其社会认可度低。在网上搜索“高校教务管理工作”，大多数的评价内容都或明或暗地指出教务管理工作是没有前途的。这种社会方面的负面言论产生了极其不好的影响，但确实道出了高校教务管理工作的实情，比如：薪资相对较少，奖励匹配不足，晋升渺茫无期。另外，教务工作具有高度的机械性，长年累月很少有新意；教务工作杂乱繁多，稍不留神可能会出现纰漏；同时教务工作也不乏具有一定随机性，需要处理随机出现的各种琐碎事物，花费大量时间、精力。这些原因阻碍了大多数教务管理人员积极进取，磨灭了他们的创新斗志[12]。

1.3.3 教务管理工作起步难

教务管理工作创新少的另一原因是新人起步难。教务管理工作具有一定的专业性，要做好相关工作，一是需要有教学工作基础，二是要具备教务管理的基本技能。新入职的员工通常对这两方面是缺乏的，需要岗前培训。只有管理人员对工作相当的熟悉后，才有可能发现管理工作中存在的问题，从而找到改善工作的方法。但实际情况是，学校会对新入职的教师做非常到位的培训工作，但是对于教务管理人员却没有针对性的培训。社会层面也有类似的问题，教务管理培训少之又少，即使有也是针对高层管理的培训，而非基层管理。这就使得教务管理新人只能从前辈的经验和自己的教训中学习。管理人员大量的时间精力被浪费在处理基本的事物上，也就无暇考虑教务管理信息化与智慧化的建设问题。

1.3.4 教务管理工作衔接差

教务管理工作衔接差高校建设信息化与智慧化管理新模式，通常是从高层发起，但建设是需要集全校之力，高层领导、基层管理人员、教师、学生均需要参与进来，才可实现全面的信息化与智慧化。不然，只从一个某一用户的角度思考，只能解决一个群体的问题，而对其他群体，新模式可有可无，甚至会遭到反对。教务管理人员如不进取，如不掌握相应技能，如不对各个群体的工作了如指掌，都是无法使整个教务管理衔接起来，更不用提建设出合理的教务管理新模式。由于教务管理人员不稳定性的存在，更加加剧了上述的问题。教务管理人员如积极进取，找到合理的教务管理新模式，但如果高层领导或基层教师不配合，那么创新也将成为空谈。

2 问题解决的部分建议

2.1 政策扶持

教务管理信息化与智慧化建设需要更高层面的重视和相应的政策支持，不仅要提高教务管理人员的待遇，更应该明确教务管理人员的具体任务，鼓励他们在完成基本任务的前提下创新。比如，针对运行过程中出现的问题，提出合理化建议并转变成智慧化产品，可给予一定的奖励等。

2.2 部门联动

高效的部门联动机制可避免项目建设的重复，消除工作部署的冲突。联动机制的建立不仅要建立上下级之间的联动协调机制，也要建立同级别各部门之间的联动机制。

上级部门出台统一的标准，有利于下级各部门统一执行，也利于上级部门的掌控与管理。下级部门的积极配合是落实任务的必要条件，但上级也要考虑下级的处境，不能增加下级工作量来减轻上级的负担，而要帮助下级完成任务，力争达到共赢。如果暂时没有合适的标准，各个级别应尽量采用能够互相兼容的方式。待未来技术成熟时，使工作可对接、可扩展、可持续。平级各部门使用相同的标准，共享数据，也将避免资源、时间的浪费。

2.3 人员培训

由于高校教务管理的特殊性，新入职的教务管理人员最好是与信息技术、人工智能有关的专业。对于已经入职的教务管理人员，各高校需要做好培训工作，一是服务意识的培训，二是岗位工作的培训，三是信息技术等技能的培训。尤其是让有既懂教务又懂技术的老师管理人员或教师以实操的方式对教学管理人员进行培训，弥补培训人员只是泛泛介绍技术，而不能缺乏结合与实际的工作相结合的培训缺陷进行有针对性培训的现象。

2.4 流程简化

信息化与智慧化的目的是简化，而简化是信息化与智慧化的手段。近年来，国家机关、事业单位简化了办事流程，大大提高了办事效率，教务管理流程简化可以向其借鉴。人工智能客服也是帮助教师快速解决常规问题的好方法，教师将得到更迅速地反馈，教务管理人员也将从琐碎的事物中解脱出来。此外，教务系统等工具使用的流程步骤也应合理的简化，让管理人员更容易上手。当然，简化的过程依赖规范化，必须在统一的标准下进行。

2.5 社会支持

教务管理信息化与智慧化建设离不开社会的支持。很多线上教学平台一次次的更新了功能，使线上授课、测试更加顺畅。教务管理系统如能如此迅捷的进行迭代，那么，教务信息化与智慧化建设也将会突飞猛进。

3 结语

中国正处于教育改革创新的阶段，2020 年国务院印发了《深化新时代教育评价改革总体方案》[13]，“要形成富有时代特征、彰显中国特色、体现世界水平的评价体系”。变革已经成为教育的主旋律。为了避免前期投入浪费，开发公司可以将信息化与智慧化工具打造成可以随意拆卸组装的模块，只要更新模块或重新组合就会形成更好的产品，甚至让教务管理人员自己拼装，开发出适合自己学校的版本。

教务管理信息化与智慧化已经成为不可逆转国际趋势[14]。虽然信息化、人工智能等技术在近十年飞速的发展，但是在教务管理上我们还不能解决教务繁杂的问题，仍需继续探索各类技术在教务管理中的应用。目前大部分的教务管理工作都是依靠半自动化，半人力的方式进行，有时因为改革，自动化部分无法适应变化，显得可有可无，所以信息化与智慧化建设任重而道远。值得警惕的是，教务管理信息化与智慧化建设不可为了信息化而信息化，而应该建设可以持续发展的信息化与智慧化，只有如此，在未来才可能少浪费资源，多积累有用数据与经验，早日建成真正的智慧校园[15]。只有如此，才能成为习近平总书记提出的“抓好深化新时代教育评价改革总体方案出台和落实落地，构建符合中国实际、具有世界水平的评价体系”目标的强有力后盾。