档案管理工作效率提升策略分析

颜嘉琪

（广西壮族自治区水利厅机关服务中心，广西南宁 530023）

档案管理作为一项基础性工作，受到单位领导的高度重视，但是在具体工作开展中存在一定问题，容易对管理效率产生负面影响。因此，单位要给予档案管理工作足够的重视，结合时代发展创新管理手段、管理模式和管理理念，充分发挥档案资源的潜在价值。

一、档案管理的重要性

（一）记录单位发展历程

单位在长期发展进程中形成了大量具有参考价值的宝贵资源，通过对各项资源数据的科学整理形成档案，利用合理的保存保管方式，能够确保档案资源的安全性和价值性。档案真实记录了单位的发展历程，其中很多档案都具有较高的机密性，对于单位而言是一笔珍贵的财富。

（二）为决策制定提供支撑

档案是一种具有可利用价值的珍贵资源，对于政府机关和事业单位而言，档案可以为各项决策提供数据支撑，确保决策的合理性和正确性。在社会发展新形势下，单位面临的竞争压力和工作压力持续增加，领导每天都要面对多项决策，如果出现决策失误，就会影响单位的正常发展。通过对档案的科学管理，可以挖掘出具有价值的资源，将其整理后提供给领导，为其决策提供信息依据。

（三）单位工作考察凭证

档案真实、准确地记录了单位的人事变动、业务活动、公务活动以及取得荣誉，体现了单位的事态变化、发展轨迹以及运行全貌，通过查阅档案，能够对单位工作开展考察，是评价工作质量和效率的重要凭证。同时，单位在运行中会形成大量信息资源，是开展单位管理工作的重要辅助工具，是履行社会职能和处理各项业务的关键资料，通过档案管理可以对单位的实践成效和经营风险进行准确而客观的分析。

（四）宣传教育主要素材

对于政府机关和事业单位而言，宣传教育属于日常管理的主要工作，档案的形成伴随着单位发展，档案是对单位历史的全记录，其中包含经营经济、日常生活、单位展览、文艺创作以及思政工作等内容，是单位开展爱国教育、民族教育、思政工作的重要素材。

（五）辅助单位科学研究

参考性是档案资源的重要特点，在档案的形成中，会收集大量数据信息，对前人的研究经验和研究成果进行真实记录，其可靠性和真实性是其他资料无法比拟的。在单位开展的科学研究活动中，可以将档案资料作为重要参考和依据，根据档案中的记录调整研究过程和科研要素，进而缩短科研时间。

二、档案管理工作中影响效率的几点问题

（一）管理人员素质有待提升

随着信息技术和网络技术在档案管理中逐渐获得深入应用，档案管理模式、手段和理念都发生了一定的变化，这对管理人员的综合素质、业务能力、岗位经验和岗位技能也提出了新要求。但是在当前档案管理工作中，部分管理人员的素质和能力难以满足岗位要求，具体体现在以下三点：第一，现有的管理人员年龄较大，信息技术操作能力不强，管理理念陈旧，学习能力不足，在工作中缺少创新意识和改革意识，对管理效率产生较大影响；第二，单位没有定期组织管理人员开展岗位培训，人员的知识结构没有机会得到完善，虽然部分单位组织了培训工作，但是存在流于形式、浮于表面的问题，难以体现培训的作用；第三，现有的管理人员数量不足，工作量和压力较大，没有时间自主学习、提升自我。

（二）管理硬件设施不足

档案管理需要以完善的硬件设施为支撑，但是当前部分单位对档案工作缺乏重视，硬件设施建设不足，难以满足工作的实际需求。例如，档案信息化管理中所需的打印机、复印机、计算机等设备数量不足，在采购相关设备后，缺乏后期维护和保养，设备频繁出现故障问题，对管理效率产生一定影响。同时，纸质档案是档案管理的主要内容，很多珍贵的档案都以纸质形式保管，纸质档案的保管要求较高，需要独立、完善的档案室。部分单位的档案室不符合行业标准，例如，一些单位没有设立单独的档案室，将仓库、办公室或者会议室改装为档案室，防潮、防水、防盗、防光、防虫蛀等工作做得并不到位，使得纸质档案在长期保管中出现纸张损坏、字迹不清等问题，给后期档案利用带来了阻碍。

（三）信息化管理程度较低

信息化管理需要完善的硬件设施、人力资源和管理体系作为支撑，而部分单位存在信息化管理程度低的问题。例如，管理工作依然以纸质档案为主，没有将其转变为电子档案资源；单位没有建立档案信息管理平台，档案资源的收集、整理和利用受到阻碍；电子档案安全防护工作不到位，很多档案都具有较高的机密性，如果出现泄露或者丢失等问题，就会对单位产生巨大影响；电子档案的优势在于储存安全、使用便捷，突破了以往档案查阅的空间和时间制约，但是部分单位没有利用信息技术加大档案共享力度，存在重视保管而忽视利用的问题，并未发挥出档案资源的价值。

（四）管理制度不健全

制度是开展管理工作的基础和前提，对于档案管理工作而言，真实性和可靠性是首要前提，而想要确保档案内容准确，则要按照既定的制度标准开展各项工作。但是在当前档案管理中，制度建设存在盲区和不足，在档案收集、档案整理、数据核对以及归档利用等方面，制度没有得到充分落实，难以对管理人员的行为起到规范和约束作用。同时，管理制度也没有根据岗位需求和工作变化进行动态修改，部分制度与管理需求脱节，给管理工作带来一定的不便。

（五）过期档案没有及时清理

档案具有较强的指导性、规范性及参考性。单位在长期发展中，档案资源在不断增加，很多档案都具有保管期，到期后没有进行延期处理或者及时清理，不仅会浪费大量的财力和物力资源，也给管理增加了难度。同时，在档案清理中还存在不规范的问题，很多档案都具有较高的机密性，如果出现泄露就会对单位造成损失，然而管理人员没有使用碎纸机将档案粉碎或采用焚烧的方式进行处理，而是随意丢弃档案资源，这无疑增加了档案泄露的概率。

（六）部门之间存在信息孤岛现象

档案管理涉及单位内部各个部门，需要内部所有部门积极参与其中。但是，当前在单位内部存在信息孤岛，各个部门参与档案管理的程度较低，信息收集需要档案管理人员主动完成，其他部门处于被动配合的状态。同时，在信息化平台建设中，其他部门没有及时将档案信息上传到平台中，信息收集存在割裂状况，不利于档案管理效率的提升。

三、档案管理工作效率提升策略

（一）提升管理人员素质

管理人员是开展档案管理工作的主体，其业务能力、知识背景、专业技术、创新意识与工作效率密切相关，因此，单位要注重提升管理人员的综合素质，打造一支能力强、素质高、懂业务的专业化管理队伍。首先，积极从社会和高校中公开招聘，吸纳具有一定专业背景、操作能力、岗位经验的现代化管理人员，优化现有档案管理队伍，优化队伍的学历结构、能力结构以及知识结构，适当提升岗位薪酬待遇，吸引人才加入。其次，定期组织现有的档案人员开展专业培训，内容涉及档案管理的各个环节，包括档案收集、资料整理、档案归档以及安全保管等，制定培训考核机制，将考核结果与人员的薪酬绩效和职位晋升挂钩，提升人员对培训的重视程度。最后，制定有关档案管理员的制度，明确奖惩的具体细节，明确岗位权利和责任，使管理人员树立责任意识，以认真的态度对待岗位工作。

（二）完善管理硬件设施

档案资源日积月累，具有价值的档案资源持续增加，要想提升工作效率，就必须注重完善管理硬件设施。首先，单位要给予档案管理高度重视，将其作为日常的主要工作，加大资金和物力资源投入，采购管理所需的各种设施设备，包括打印机、复印机、计算机等，创设良好的管理环境；其次，加强档案室建设，当前很多档案文件都是纸质档案，为了避免档案出现损坏的情况，要将其集中放置在专业的档案室中，要按照行业标准设置独立的档案室，做好档案室的防潮、防火、防盗、防虫蛀等工作，确保档案安全；最后，定期对档案管理设施进行维护和管理，安排专职人员负责相关工作，确保管理硬件设施能够正常使用。

（三）积极应用信息技术

随着时代的发展，信息技术在档案管理领域获得了广泛而深入的应用，信息化成为行业发展的必然趋势。单位领导要认识到信息化管理的价值和作用，在档案管理工作中充分应用信息技术提升工作效率。首先，将纸质档案转变为电子档案，对电子档案进行分类管理，便于及时调取和应用。同时，单位还要建设档案数据库，可与当地科技公司合作，打造实用性较强的档案管理平台，便于管理人员利用互联网收集和整理档案信息。其次，很多档案都具有较强的机密性，基于互联网的开放性特点，单位要注重加强档案资源安全管理，利用杀毒软件、防火墙以及生物识别等技术，确保档案在保存和传输中的安全性，避免档案资源丢失或者被盗取。最后，充分利用信息技术实现档案资源共享，发挥档案的实用性和价值性，科学设定访问权限，实现异地、异空间的档案调取利用。

（四）制定完善管理制度

制度是开展各项管理工作的基础和前提，尤其是对于档案管理而言，其工作具有一定的严谨性和规范性，需要管理人员在一定的制度规范下进行操作，确保档案内容的真实性，提升工作效率。首先，要构建完善的制度体系，应涵盖档案管理的整个流程，起到指导和约束作用，所有管理人员都要加强制度学习，按照制度要求开展各项管理工作。其次，基于档案的特殊性，制度要具有较强的操作性，根据管理需求进行动态调整，尤其要制定档案保密制度，规范管理人员的权限。在调取档案时，要按照制度要求出具相关手续文件。最后，在制定各项制度时，要积极听取基层管理人员的建议和意见，提升其对制度的接受程度，以便使各项制度规范得到更好的落实。

（五）定期清理无效档案

部分档案资料具有时效性，因此要想提升管理效率，单位就要定期组织人员清理无效档案。首先，在档案清理过程中需要评估档案的价值性和实效性，如果确定为无效档案，则可进入清理程序，对超过使用时间但仍具有价值性的档案资源，可延长其保管时间。其次，在电子档案清理中，不能只进行简单删除，而是需要运用专用的文件粉碎软件，避免有人利用系统恢复功能恢复文件，导致数据信息泄露。最后，对纸质档案，需要使用碎纸机进行粉碎，同时还可以采用烧毁的方式。

（六）加强部门信息互动

随着单位的快速发展，档案数据和信息也在持续增加，其中很多信息都具有较高的机密性。因此，要想提升管理效率，则要加强各个部门的信息互动，突破以往的信息孤岛，形成完善的档案管理机制和制度。首先，所有部门领导和人员都要树立正确的档案意识，积极参与到档案管理工作中，配合管理人员进行信息收集，定期将档案信息和数据传输到信息平台上。其次，单位内部要构建完善的档案管理流程，科学制定档案数据安全管理和内部运转细则，提升档案资源的共享程度。同时，档案部门还要细化具体岗位工作，加强与其他部门的合作。最后，制定档案数据信息核对制度，针对各个部门提供的档案数据，要认真进行核对分析，一旦发现数据问题，要立即与责任人沟通，确保档案数据的可靠性和准确性。

四、结语

对于政府机关和事业单位而言，档案是一种珍贵的资源，其涉及单位运行的各个方面，具有重要的参考价值和借鉴价值。因此，单位领导和所有人员都要树立正确的档案管理意识，积极开展管理创新、提升管理效率，发挥档案资源的服务作用，为单位制定各项决策提供参考，实现单位的稳定和可持续发展。