以数字档案馆（室）建设推动档案业务水平提升

文/福建省科技档案馆 马晓秀

我馆为省级专业档案馆，主要负责全省科技成果档案的收集、整理、保管和研发利用工作，是福建省科学技术厅直属事业单位。因此，一定程度上也扮演着科技厅机关档案室的角色，监督与指导各业务处整理科技厅文书档案、会计档案等，保管历年档案与资料，并提供借阅利用等服务。除科技档案外，收集、管理、利用机关文件成为我馆的第二大业务。目前，我馆正在承担创建“全国示范数字档案室”的工作，根本目的是借创建之机加强我馆的业务建设，依法推进我馆数字档案规范化管理，不断提高档案工作的整体水平。下面以我馆为例，阐述“全国示范数字档案室”创建工作及其对馆内档案业务水平提升的促进作用。

一、营造氛围，切实将档案工作摆上议事日程

一直以来，档案部门都处于比较弱势的位置，工作受重视程度不高，档案业务工作的开展受到限制，不利于档案业务水平的提升。数字档案馆（室）建设使得档案工作的模式产生巨大变革，促进了档案工作模式的转型。在整理方式上，实现了档案工作以人工整理向信息技术智能整理的转变；在管理对象上，实现了以管理实体档案向管理电子档案信息资源的转变；在职能上，实现了以纸质档案保管存储向档案信息利用服务的转变。可以说数字档案馆的建设，是提升档案业务水平的主要途径，它让档案工作成效得以展现，使档案工作的地位得到社会大众认可。

建成“全国示范数字档案室”需经过“领导与组织、基础设施、系统功能、档案资源、保障体系”等5大一级指标、35项二级指标的测评，且分数需达90分以上。如此高标准正是我馆对标提升馆内业务水平的良好契机，提高档案工作地位的重要机遇。因此，我馆积极承接下这一建设任务，主动争取厅领导的支持与重视。首先，我馆及时组织召开会议，对标学标，研读《数字档案室建设评价指标》（下文简称“指标”）内容。通过对标、剖析，形成共识，树立领导及厅内各级部门相关人员的档案工作责任意识。其次，紧抓省档案局局（馆）长卓兆水一行来馆调研的机会，“善借东风”，通过卓局（馆）长在会上强调建设“全国示范数字档案室”对全省档案工作的示范性、重要性，进一步提高厅领导对创建“全国数字档案室”的高度重视。再次，趁热打铁、积极争取。在分管厅领导的支持下，牵头正式成立福建省科技厅“全国示范数字档案室”建设工作领导小组。组长为分管档案工作的厅领导，副组长为厅办公室主任，各业务处室负责人为领导小组成员，明确各成员分工、职责。在制度上明确推进数字档案室建设工作、提高档案馆工作水平非档案馆一家之事，其他各相关部门均有责任予以支持及配合，形成齐抓共管的良好档案工作氛围，为后续创建工作的顺利开展及档案业务水平的稳步提升创造了良好条件。

二、把握时机，增强基础设施建设

信息技术时代背景下，档案业务水平的稳健提升，离不开适应发展需求的硬件设备基础。建设数字档案馆（室），使档案管理从存储条件、存储介质和存储空间上都能适应新时代的发展趋势，为改善档案工作的基础环境条件带来契机，是提升档案馆业务水平的重要手段。此次，我馆适时把握建设数字档案馆（室）的时机，积极解决库房面积不足、条件不达标、安全等级不够等问题，加强基础设施条件水平，保障档案馆业务水平提升的硬件条件。

我馆自成立伊始，办公场地均由省科技厅提供，一直存在库房、办公场地面积不足等问题。且受限于经费与技术条件，我馆机房与科技厅机房共享，设备维护也由科技厅主导，硬件设施普遍较为落后。我馆也曾多次提请解决库房面积紧张等问题，均无果。此次创建“指标”中基础设施建设模块对机房、网络基础设施、服务器配置、安全作出明确要求。我馆借由建设“全国示范数字档案室”的契机，拟写报告重提基础设施问题，并提出扩大档案用房，得到积极响应。由厅办出面，向云平台提请一台档案专用的虚拟机用于存储档案信息资源数据，确保服务器能够满足工作发展的需要。且厅办已开始着手，在办公楼内选址增加档案整理用房和阅览用房，解决面积不足的问题。

三、强本固源，完善档案信息资源数据库的建设

档案馆基础业务的建设是档案资源开发和利用的前提，而档案资源的开发和利用是档案工作的根本目的。当前技术背景下，提及档案资源规范化整理，必然绕不开档案数字化、电子化。推动档案信息化、数字化发展，建设数字档案馆（室），利用数据库技术建立强大、齐全的数据信息管理中心，进行信息统计，使得档案信息资源实现在局域网内共享，为利用者提供智能化服务，实现了科学管理馆藏档案，拓宽了档案价值的实现途径，为提高档案馆管理、服务水平提供大力支持，是提升档案业务水平的有效方式。

“指标”中，数字档案资源建设部分，对各门类电子档案归档的齐全、及时、规范及传统载体档案的数字化规范作出严格规定。我馆巧借建设数字档案馆（室）之机，查缺补漏，健全馆藏档案信息资源，优化馆内业务水平。

（一）规范科技档案整理、接收工作流程，做好科技档案数字化工作。在我馆成立之初，受限于人员、经费、设备等问题，接收的科技档案仅有电子目录，纸质档案实体未进行数字化加工。因此，科技档案原文数字化工作一直是我馆档案业务建设的薄弱环节，也是提升我馆档案业务水平的一大绊脚石。此次建设“全国示范数字档案室”恰好是解决我馆科技项目档案存量数字化、增量电子化这一“沉疴”的良机。我馆清楚地认识到档案系统与其他业务系统顺利对接的重要性，多次前往科技档案的产生部门调研，明确科技项目材料归档范围，提出数据接口配置方案，积极敦促技术人员完成接口设置，实现科技档案增量电子化。对传统载体的科技档案，将由省科技厅牵头，档案馆组织通过竞价，招标专业的档案服务公司，对其进行数字化加工，形成电子信息数据资源。这部分的费用由省科技厅每年下拨专项经费解决。健全科技档案信息资源数据的建设，弥补了我馆此前基础业务建设的不足，为我馆进一步提升档案业务水平奠定了基础。

（二）优化文书档案资源结构，收集有价值的数字档案信息资源。根据科技厅的工作流程，除需经OA流转的正式发文外，各处室还可以函的形式发文，这类发文无需经OA系统，根据内容大部分加盖处室章，少数加盖厅章。以往，这类函均未移交进馆，我馆也曾为此多次与文件产生部门沟通其归档问题，但由于发文数量少，且内容的规范性与重要性远低于正式发文，归档工作并未引起各部门的重视。为此，我馆持续关注这类发文的趋势，发现这类文件数量急剧增长且文件内容的重要性和价值性在逐年提升。因其均未经OA系统流转，为今后查阅利用带来极大隐患。为进一步提高我馆信息资源的齐全性、完整性和多样性，借助数字档案馆（室）建设工作的推进以及领导小组成立的机缘，我馆负责人再次与分管厅领导及各处室负责人协商，决定从2018年起由档案馆派专人指导各处室兼职档案员规范整理此类文件，并进行数字化加工，形成数字档案信息资源移交进馆保存。通过建设数字档案馆（室），真正达到厅机关文书档案“应归尽归”的效果，我馆文书档案信息资源数据得以完善，基础业务建设水平得以加强，档案业务水平得以进一步提升。

因此前我馆档案管理科学性、规范性，档案资源的价值性，档案利用的便利性得到全厅上下的认可，以及领导小组成立的积极作用，上述两项工作及时得到领导支持及其他各部门的配合，进展顺畅、高效。由此表明，档案工作与其他业务工作实际是相互促进的关系，做好数字档案馆（室）建设，健全馆藏档案信息资源，可适时、准确地向其他部门的业务工作提供有效信息，促进业务工作的顺利开展，使档案利用者切实感受到落实档案工作、树立档案意识的必要性，档案工作开展更为顺畅、高效；而档案利用者的迫切需求，也催促着档案人员加大档案信息资源的开发力度，加快档案业务水平的提升进程。如此往复，形成一个良性循环系统。

四、与时俱进，做好档案系统建设工作

随着电子档案工作的推进，档案信息系统成为挖掘档案信息价值、利用档案资源的重要媒介。运用先进的技术手段优化档案信息系统架构、丰富档案信息系统功能、持续推进档案信息系统建设工作，是开展数字档案馆（室）建设工作的重要组成部分，也是加强档案馆业务水平的一项重要内容。我馆适时利用数字档案室建设标准，推进档案系统建设工作，保障业务水平提升的技术后台。

我馆于2016年始重构档案信息系统，与科技厅其他业务系统同期开发。目前，系统整体的功能开发，与此前招标文件的要求仍相距甚远，尽管我馆人员一直积极敦促软件公司技术人员对系统功能进行完善，但初验之后，软件技术公司的服务支持已呈后继乏力的局势。恰逢“全国示范数字档案室”建设工作启动，在“指标”中系统建设模块对系统电子文件归档、配置信息管理、接收采集、检索利用等功能有明确的细则规定，如：要求系统应内嵌分类方案、归档范围与保管期限表，具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围，能够完成格式转换，具有电子档案元数据方案建立与管理功能并能对其有效性进行验证等。而上述这些正是我馆档案系统建设中一直悬而未决的功能开发项，正好借创建“全国示范数字档案室”的东风，重新将档案系统的建设摆上领导小组的重要议事日程，提高技术人员的紧迫感与责任感，推动软件公司加快我馆档案系统功能的开发与实现。

五、厚积薄发，做好档案人才培养与储备

人才缺失，档案事业的发展就会止步不前。做好适应时代背景的档案人才培养与储备，是新时期发展档案馆业务水平的不竭动力。建设数字档案馆（室），推动工作人员档案业务素质的提升，带动馆内加快培育适应新形势的档案人才的步伐，为提升档案馆业务水平积蓄力量。

（一）拓宽视野，吸纳复合型优秀人才。我馆于2015年新招收1名计算机专业人员加入工作队伍，优化人才结构，旨在满足我馆信息化发展过程中的需求，助力提升馆内档案业务水平。当前是信息时代，要求档案人员必须掌握和应用计算机知识，将档案专业知识和基础理论与现代信息技术有效结合，更好地挖掘和预处理档案信息，为档案信息的高效利用、提升档案业务水平夯实基础。为适应新时期档案事业多元化发展的需要，我馆拟再招收1名研究生学历，兼具计算机背景知识和档案技能的专业人才，大幅提升我馆新时代档案事业发展的中坚力量。

（二）走出去，引进来，知行合一。在技术更替日新月异的当下，档案人员应以更加开放、包容的姿态学习先进知识与技术，不断强化自身学习能力，做到与时俱进。为加深馆内人员对数字档案馆（室）的认识，我馆组织申报了福建省省级科研项目“数字科技档案馆建设研究”，除本馆工作人员外，还邀请省内优秀档案人才为课题组成员，为馆内人员交流、学习档案业务知识与工作经验，强化档案意识，提升自身档案业务素质提供机会。我馆还鼓励馆内人员踊跃撰写专业论文，参与档案学术年会、档案研讨会，积极争取发言机会，锤炼自身业务素质。我馆也积极创造机会，选派人员出访交流、加强馆际联系、吸取工作经验、创新本馆工作机制、理论结合实践，更大程度激发工作灵感，为优化档案馆业务水平提供新思路。

六、结语

数字档案馆（室）建设是档案业务水平提升、档案事业发展转型的必由之路。建设数字档案馆（室）可以进一步开发档案的利用价值，提高档案管理的效率，丰富档案管理服务的内容，带动档案业务水平适应大数据时代。档案人员应满怀责任感与使命感，加快推进档案信息化、数字化工作，更好地提升档案业务水平，使之在新形势下为我国社会、政治、经济、文化、生态建设产生更大的效益。