做好办公室行政事务管理的有效路径刍议

文/福建省泉州市鲤城区江南街道办事处 庄丽卿

办公室行政事务管理指的是通过建立相应的行政事务组织，并根据单位的当下运营规划以及发展目标，以相应的法律法规为依据，通过健全相应管理机制，创新管理工作的开展方式，协调各部门有效开展相应的管理工作，推进机关单位的现代化建设，充分提升单位内部的工作效率，进而有效提升机关单位的服务质量。但是当前办公室行政事务管理工作依旧存在不足，管理效率相对较低，导致单位的高效发展受到影响。

一、做好办公室行政事务管理的重要意义

办公室是一个综合办事议事的协调机构，其职能主要是“参谋、服务、协调”三大功能。这三大功能的发挥，直接关系到各级部门的精准决策、关系到各级政府重大决策和重要工作能否落实落细、关系到各级部门能否步调一致，齐心协力地确保政令畅通。具体如下：

（一）提升单位各部门之间的凝聚力。办公室行政事务管理是国家行政机关单位日常工作中的重要组成部分，该项工作的高效与否直接关系到各个部门的工作效率。办公室行政事务管理部门通过搭建各部门之间沟通协作的桥梁，有效协调各部门目标一致开展相关工作，实现总体行政目标。由此可见，做好办公室行政事务管理工作对于提升国家行政机关单位各部门之间的凝聚力，促进整个单位的服务质量以及服务水平的提升具有十分重要的意义。

（二）打造良好的单位形象。办公室的重要工作内容就是对国家行政机关单位的行政事务进行有效的处理以及管理，进而有效促进国家行政机关单位的现代化发展。通过上传下达，将单位领导下达的工作任务有效完成并加以总结，充分发挥“参谋、服务、协调”的作用，进而促进领导更加科学、合理地制订单位发展策略，指明单位的发展方向。对于行政管理人员来说，行政管理也可以有效对其需求进行了解，进而将其需求及时转达给相关部门，保证其可以更高效地开展相关工作，有效提高相关工作人员的管理水平以及服务质量，保证相应的工作内容可以有序开展。因此，做好办公室行政事务管理工作可以进一步发挥其服务职能，高质高效完成相关工作任务，并可以树立科学、积极、健康的单位形象，对国家行政机关单位的未来发展有着促进作用。

（三）完善国家行政机关单位的工作体系。健全各项管理制度、明确国家行政机关单位的工作内容、加强单位文档管理、完善国家行政机关单位工作体系、有效对单位内部的每一项工作任务进行规范，是办公室行政事务管理主要工作。针对不同的工作人员制定相应的工作目标，从而帮助其明确所应当承担的责任，保证每名工作人员的权责统一，从而实现对国家行政机关单位整个工作体系的优化。另外，因为国家行政机关单位的工作内容具有细节较多并且相对复杂的特征，因此，有效完善国家行政机关单位的工作体系对于保证相关工作内容的规范开展有着非常积极的作用。

（四）强化单位工作人员职业素养建设。办公室行政事务管理工作并不仅仅是对单位的相关部门以及工作内容进行有效管理，其管理职能还可以有效应用到国家行政机关单位人力资源的建设方面，对单位行政事务管理人员进行约束，实现相关工作人员职业素养的增强以及工作效率的提升。通过办公室行政事务管理可保证工作人员不断对先进的服务手段进行学习，有效提升行政管理人员的实际工作水平。并且在该过程中可以有效培养工作人员的工作热情，调动相关工作人员的工作积极性，使其无论是在情感方面还是思想层面都可以更加热爱自己的本职工作，进而有效提升工作质量，促进国家行政机关单位整体工作水平进一步提升。

二、当前办公室行政事务管理过程中存在的问题

在实际开展行政管理工作过程中，依旧存在很多不可忽视的问题。下文将对相应的问题进行阐述，旨在探寻出有效的解决对策，进而做好办公室行政管理事务。

（一）办公室行政事务管理体系不够完善。行政事务管理体系不够完善是导致办公室工作人员无法高效开展相关工作的最重要原因，进而导致相关制度无法发挥其实效性，单位运行的过程中相关制度无法有效对其进行约束以及规范，工作效率以及质量相对较低。办公室行政事务管理体系没有与时俱进，过于僵化老旧，导致其无法有效满足当前单位运行的实际需求，进而导致部分国家行政机关单位的管理工作停于表面化，无法真正发挥其作用，行政事务管理工作也无法取得预期的效果。因此，建设完善的办公室行政事务管理体系至关重要。

（二）办公室行政事务管理结构不够合理。国家行政机关单位下属部门过多，已经成为其运行过程中所面临的主要问题，容易导致部门职位分配不均，管理结构不够合理，甚至过度臃肿的情况。使得办公室内部出现职位重复、职权混乱等问题，相关工作无法规范、有序开展，严重影响办公室行政事务管理发挥其实际作用。除此之外，办公室行政事务管理还存在职权过于集中的问题，由于相应的职权都集中在领导阶层，监督机制以及监管机构发挥作用不足，可能在国家行政机关单位内部形成严重的官僚作风，严重影响办公室行政事务管理的民主性、公平性，对单位发展方向以及服务质量的提高产生不良影响，进而阻碍国家行政机关单位的可持续发展。

（三）部分办公室行政事务管理人员业务水平较低。工作人员业务水平的高低对工作质量的影响是最直接的，办公室行政事务管理人员没有丰富的工作经验、专业技能以及对工作内容了解不全面、不准确都是无法做好行政事务管理工作的重要原因。由于以上原因，工作人员无法有效结合单位的实际发展情况以及当下的战略目标对目前所应用的管理模式进行调整，无法充分协调国家行政机关单位各部门开展相应的工作，进而导致国家行政机关单位无法按时完成相应的工作目标，严重降低单位的行政管理效能和服务效率。

三、做好办公室行政事务管理的有效途径

（一）完善办公室行政事务管理体系。在创新行政事务管理模式的过程中，相关人员应当将管理手段改革作为出发点，改变传统的多层次、小幅度的管理模式，积极应用现代化扁平式行政管理模式，有效扩大管理幅度，促进管理工作更高效开展，进一步提升信息在各部门之间的传递效率，更高效地协调各部门开展相关工作。扁平式行政管理模式的应用可以有效提高单位领导决策的科学性，使领导可以更直观地对基层的发展进行了解，进而将基层的实际情况作为决策依据，从而有效提升单位运行策略制定的科学性、合理性。此外，为了加强对办公室行政事务管理的监督，可把效能监察和内控小组直接引入行政事务管理体系内，进而有效对行政事务管理进行监督监察，保证工作可以高效、协调开展，保证国家行政机关单位的正常运行。

（二）优化办公室行政事务管理结构。针对办公室行政事务管理结构过于臃肿的问题，行政管理人员应当及时对其进行优化、精简，积极发挥各部门的优势作用，有效提升其行政事务管理效率。首先，在开展结构优化工作的过程中，相关人员应当保证工作人员各司其职，每项工作任务都可以有效落实。其次，管理人员应当定期开展职位清扫工作，避免职位挂空、重复以及职权混乱的情况出现，防止工作难度增加，工作效率降低。除此之外，针对办公室行政事务管理权力过分集中的问题，可根据职权的大小合理地分配给基层、中层以及高层人员，保证单位各层级人员充分参与行政事务，合理维护各层级工作人员的合法利益，防止相关管理制度缺乏科学性、合理性。该项举措对于激发工作人员的工作热情以及调动其工作积极性有非常重要的实际意义，对于促进国家行政机关单位管理民主化、决策合理化有着非常积极的作用，有利于进一步提升国家机关的行政活力。

（三）强化办公室行政事务管理人才的培养。一方面，应当定期开展业务理论培训，提高行政事务管理人员的政治意识、服务意识、学习意识、责任意识、创新意识、保密意识和大局观念，保证其可以将相关知识充分应用到管理工作当中，进而实现对行政事务的有效管理；另一方面，应当通过开展技能竞赛，工作满意度问卷调查，轮岗交流等方式，促使办公室人员在实践中积累经验、提高素质、增长才干，提高解决实际问题的能力。此外，还应健全考核机制、奖惩机制、竞争机制等，通过适度的竞争有效发挥单位工作人员的主观能动性，自觉提升自身的综合素养。改变工作人员消极、懒散的工作作风，提高办事效率。当前，在机关事业单位编制核定的情况下，各级机关事业单位普遍采用了编外用人这一方式来解决人力资源供求之间的矛盾，对于这部分人员的使用、管理、保障和监督势在必行，否则将大大影响队伍的形象和素质。

（四）提高办公室行政事务管理工作效率。当下，行政服务工作的内涵已由传统的被动生硬服务向主动积极服务转变。行政人员必须具有创新服务意识、中心意识、实效意识、纪律意识、质量意识、开放意识、风险意识。行政事务管理要建立数据化、标准化、精细化、网格化、菜单式的大办公室工作机制，通过无纸化办公、视频会议、微信群、ESPACE等等加强人与人之间的沟通，在当下，不见面式办公逐渐被办公室人群接受并广为应用，大大提升了工作效率。行政事务管理人员要以更加高远的视野，立体化、宽领域、多维度地审视思考工作的方方面面，拓展思路，落实落细工作职责，确保工作高效完成并有效突破。行政事务管理人员要有较强的沟通领悟能力，能够准确迅速领会领导意图和思路，善于提出建设性意见供领导参考；要有速记的能力或熟练使用现代录音录像设备的技能，确保工作留痕可追溯；跟踪督办要注重成果应用和跟踪问效，改变传统的单纯奉命行事的方法，做到“件件有落实，事事有回音”，增强工作的主动性和实效性等。要站在统筹全局、协调八方的立场和高度对上下部门、内外单位进行综合协调、科学的应对，带动各项工作的开展；要擅于搜集大数据信息，耳聪目明、审时度势，为领导提供有价值的管理信息、业务数据，供其多角度分析判断问题，迅速做出决策。同时，要具备深厚的政治业务理论等方面的素质和脚踏实地的调研精神，撰写的文章客观全面、有前瞻性、有参考意义，能为领导作出正确决策提供服务。

（五）加强办公室行政事务的内控管理。开展内控工作是提升工作质量的主要手段，也是行政管理行为的延伸和必要补充。要不断完善行政事务内控工作机制，对各项工作进行过程控制和评估反馈，促使相关部门更加协调和谐。在权责分明、协调一致的基础上，提高工作效率，减少推诿责任的情况出现。在过程控制实施中，要注意科学性和联动性，抓住重要环节和关键节点，提高决策的精准靶向，实现对行政事务的现代化管理。另处，还需要以制度、机制建设为基础，明晰部门间的权责，解决部门间纠纷问题，合理优化行政办公环境，营造公平公正氛围，及时解决基层各部门的难点、痛点、堵点，践行“我为群众办实事”。完善行政部门内控制度，平时要认真梳理各岗位关键节点、高风险点和责任清单，及时建立台账，机动进行内部各岗位监督检查，发现问题建立整改台账，定期销号清零。要通过“不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔科室、直奔岗位”的模式不定期对基层行政管理部门相关岗位进行检查，提高各岗位常规化做好工作，压实主岗主责。建立常态化监督检查机制，定期、不定期采取视频+实地的检查形式，提升监督检查水平。此外，还要积极营造宽严相济、和谐进取氛围，不断激发干部职工干事创业热情，大力激发职工工作潜力，让员工和企业发展同步，共同为伟大中国梦而奋斗。

四、结语

综上所述，本文主要对办公室行政事务管理工作的重要意义以及管理过程中存在的问题进行深入分析，并对如何做好办公室行政事务管理工作提出相应对策，从而有效提升机关单位办公室行政事务管理水平以及管理质量，对协调单位各部门合理开展相关工作以及帮助领导制定发展战略都有着非常积极的作用，对提升机关单位行政管理人员的综合素养以及加强单位内部的凝聚力也有着非常重要的意义。希望通过文中对策，在开展相关工作时可以有效提升办公室行政事务管理工作的质量。