浅谈档案管理之文书收集

文/民盟福建省委档案室 吴秋

一、民盟福建省委会文书档案工作概况

民盟福建省会省级组织成立于1947年3月，但由于历史原因民盟福建省档案没有进行规范化收集、整理、归档。1981年，民盟福建省委会成立档案室，在福建省档案局的悉心指导和民盟福建省委会领导的高度重视下，民盟福建省委会档案室各项工作日趋完善，具有较高的规范化、标准化和科学化管理水平，被评为福建省一级档案室。

根据档案的形成情况和用途，民盟福建省委会档案分为：文书档案、会计档案、人事档案、照片档案、声像档案等。其中，文书档案是档案工作的重要组成部分，它既记载了民盟福建省委会的历史发展过程，也客观地反映着机关领导决策、机构建设、事务处理、改革创新等方方面面的过程和成果。

二、文书档案收集存在的问题

做好机关文书档案管理，首先要遵守文书档案的管理规则，即严格按照档案法和机关档案工作条例执行。其次要分清文书与文书档案之间的界限，处理掉不属于归档范围的文书，保留有参考价值的文书。最后要确保文书收集齐全、整理规范、保管安全以及建档合理。

文书收集作为档案归档工作的首要环节，对档案归档后续的工作质量产生直接的影响。如果材料收集不到位，那么档案将失去完整性，同时也降低了档案的价值与效用。这就意味着归档的文件材料应当齐全完整并符合长期保管的质量要求，应当精练准确并能反映机关的主要职能，还应当符合档案部门的管理规范。

实际工作中文书收集常常遇到以下问题：第一，文件材料残缺不全，只有底稿没有正本，或只有正本没有底稿的现象偶有发生。第二，文件材料不能满足长期保管的质量要求，如有的文件部分内容用铅笔书写，不经过复印就直接用原件归档，一段时间后会因字迹变得模糊不清而失真。第三，随着机关开展活动越来越丰富，文件收集不及时或不到位。第四，因权责不明，造成一些文件材料流失。第五，档案部门工作缺乏主动性和及时性，即便收好的文件材料，如果积压过多也容易混乱甚至遗失。第六，各部门工作人员配合不当，档案室工作处于半封闭状态，文书收集链运转不畅等等。

三、文书收集实践探究

文书收集工作，是确保档案分类整理、有效利用的重要环节，应围绕以下几个方面开展工作：

（一）建立相关制度。根据新的《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》以及档案局所颁布的各种相关规则制定出具有可操作性和明确的档案归档制度，为文书收集工作“保驾护航”。其中，借助信息化管理手段完善文书档案的管理制度尤为重要。

（二）强化收集质量。一是确保材料收集齐全完整，即归档的文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。二是达到归档文件质量要求，即归档的文件材料不仅要求内容上客观真实，而且在制成材料特别是书写材料方面，要利于文件的长期保存。机关工作人员特别是档案室工作人员要加强对档案管理工作的认识，不遗余力协调配合做好文书收集工作。

（三）收集整理档案方式。遵从现有的法律法规创新管理模式，借助信息技术完善文书档案的电子管理制度，在传统工作模式的基础上摒弃落后的工作方式，以适应新的形势发展需要；充分发挥信息技术的多样性和功能性，用信息技术对文书档案进行电子归档整理，完善文书档案的信息管理平台，使检索文书档案的途径清晰化，并可借助信息技术对重要的文书档案实施保密工作。另外，以电子化文书档案代替纸质档案，可以有效减免因储存环境过差而造成文书档案损伤，并降低纸质文书档案存储的办公用纸和仓库费用等成本。

（四）提升档案收集整理意识。一要加强宣传教育，强化机关工作人员档案意识。档案室可以通过单位内部会议、网络、刊物等媒介宣传档案收集工作，将文书收集工作的重要意义渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强机关工作人员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用和服务工作，以利用的高效性进行宣传，激发领导对档案工作的重视。二要增强档案人员主动收集材料的意识。档案在收集工作上之所以长期处于被动的局面，主要是因为档案人员没有正确认清自己的角色。作为档案工作人员必须做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，处理完毕的文件材料要随时收；经常用的文件，要履行借用手续定期收；本单位的公文，在盖章时当时收；会议材料，要事先做好工作及时收；内部形成的各种材料，要注意掌握线索有针对性地收；常规性的文件材料，要逐项收；在机构人员变动时，要提前收；年末整理前要前面收；在整理归档过程中，发现不全面要反复收。也可以通过各种办公会议或年初机关会议，及时督促每个部室的文件管理员做好材料的积累、保管和定期归档交接，变过去的被动收集为主动收集，让单位工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。三要逐步扩大文书收集范围，以适应民盟福建省委会机关盟务工作日新月异的变化。随着时代发展和社会进步，上级或隶属指导部门分发的文件相对增多；同时也随着本机关的活动不断增加，如：参政议政的调研课题日益增多；社会服务部工作范围不断扩展。如开展闽盟烛光行动、黄丝带帮教活动、乡村振兴活动等等。以上各项工作只会与日俱增，有些活动虽然是近几年才开展起来的，是上级领导部门针对本机关的指导性公文、本级机关主要职能活动中形成的公文、下级机关呈送的报请类公文以及同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文。这些文件材料在收集过程中虽然有点麻烦，但只要认真配合，都能收集到位。

毋庸置疑，全机关普遍提升对文书档案管理工作的重视程度，是做好文书收集工作的基本保障。机关领导和全体工作人员应当提高政治站位，转变思想观念，全面提升文书档案管理工作的地位，全面提升档案管理人员的综合素质，致力于打造一支优质的文书档案管理工作团队。并把文书档案管理工作纳入总体规划和全年工作重点当中，全面提升对文书档案设施的投入力度，使文书档案管理工作向规范化、标准化、科学化和信息化方向不断迈进。

四、结语

综上所述，文书档案管理工作是机关行政事务管理的重要内容，文书档案管理人员要积极学习并不断更新技术知识，明确自身的工作责任和工作目标，全面提升自身的能力，通过完善制度建设，探究科学方法，找到解决文书收集问题的有效途径，保证机关文书档案管理的规范性、完整性和时效性，使文书档案管理工作能够为机关领导和各部门工作提供更加便捷高效的服务。