国有企业科技档案管理工作的创新思路

亢芸

摘 要：科技档案是企业档案管理的重要组成部分，在信息化环境下，国有企业科技档案的管理工作要依托先进的信息技术和管理理念，形成高效、健全的科技档案管理制度，使科技档案发挥出最大的价值。文章阐述了国有企业科技档案管理的重要性，分析了国有企业科技档案管理存在的问题，提出了国有企业科技档案管理工作的创新思路和方法。

关键词：国有企业;科技档案;创新思路

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有查考利用价值，并已归档保存的科学技术文件材料，包括图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等，是档案的一大门类。按照科技活动，科技档案可分为自然现象观测分析档案、设计科研档案、生产技术档案和管理维修档案 4种。国有企业研发、生产、建设所涉及的科技档案种类多样，内容丰富。因此，国有企业的档案工作难度较大，为了保证科技档案的完整性和安全性，国有企业的档案管理人员应该从实际出发，做好新时期的科技档案管理工作，切实提高科技档案的管理效果。

一、国有企业科技档案管理的重要性

1.科技档案为企业的革新发展提供依据

科技档案是科学技术信息的载体，充分记录了企业在生产建设和发展中的技术信息。大型国有企业在自身的发展中所形成了复杂的、种类多样的科技信息档案。在改革开放的进程中，国有企业自身的改革创新发展是其保持高速增长、提升综合实力的唯一方式。企业在进行领导决策中，除了要充分了解国内外的技术水平和市场动态外，更应注意分析研究自身的技术力量和技术水平，以及设备条件和材料供应等信息。这些信息都是由科技档案管理工作来实现的，科技档案作用的发挥带有全面性、综合性和系统性，能够为企业的整体革新和发展提供有效的信息依据。

2.科技档案孕育着科技成本和经济效益

国有企业的科技档案具有极大的科技成本和经济效益作用。新的科学技术不断被研发，尽管企业的科技档案中会有一部分信息不会再被利用，但是庞大的档案数据信息资源，可以呈现出一定的信息规律，这些信息规律是企业科技成本的有效体现，也是企业进行科技创新的源泉。凭借这些科技档案资源，企业可以有效实现一定的经济效益。比如，企业的设备管理维修档案，是设备或工程项目使用单位所必备的，合理地利用设备维修档案，可以有效掌握设备的运行状态及故障原因，对于设备的维护保养以及后期的设备采购都会提供有效的经验。

3.保持企业的核心竞争力

科学技术是国有企业发展的核心竞争力。在计划经济时期，国有企业处于技术和人才的垄断阶段。随着改革开放，国有企业也需要进入市场经济的洪流中，不论是在工程建设还是生产制造上，都会面临着国内外企业的竞争。在这样的市场环境下，国有企业要想保持足够的竞争力，就需要依托本企业丰富的科技信息资源，通过这些科技信息资源，来有效实现人才的培养提升、科学技术的不断进步。

二、国有企业科技档案管理存在的问题分析

1.缺乏对科技档案的重视程度

在现阶段，许多国有企业普遍对科技档案的重视程度不够，因此，科技档案的管理工作也出现了诸多问题。一是认为科技档案管理对于企业不会产生实际的效益，大多数管理人员都会将关注点放在项目管理上，而包括项目施工和验收中所有的数据资料的归档等工作，没有得到足够的重视，导致许多高质量的数据资料丢失，没有在企业的科技档案中保留下来，使得科技档案的数据不够完善，影响了企业科技档案的价值。

2.科技档案管理模式较为落后

科技档案的管理是一项十分庞大和复杂的工作，尤其是大型国有企业，工业建设以及技术改革的内容众多，归档的科技信息众多。在信息化的时代背景下，信息技术在越来越多的行业得到了应用，发挥出了巨大的作用。信息技术在科技档案的管理工作中也发挥了巨大的作用，专门推出了适用于档案管理工作的计算机软件系统。但是，国有企业在科技档案管理中往往缺乏信息技术的实践应用，或者是应用不够深入。其中的原因有很多，一方面是因为科技档案在信息化的建设中需要投入大量的人力、物力，而且要对传统的科技档案管理进行结构上的改革，对于企业的科技档案管理工作造成很大的影响。另一方面，国有企业的机构组织复杂，对于某项管理事务的改革与创新，需要管理层来集中讨论，才能够实践。而许多管理者对信息技术和应用软件并不十分熟悉，因此，难免在决策上会产生一定的困惑。这样就使得档案管理信息化改革与应用的效率降低，很难在短时间内开展，导致国有企业的科技档案管理模式落后，很难与先进的生产和工程建设水平相适应。

3.科技档案的管理设备陈旧

在传统环境下，科技档案的管理只需要简单的档案文件设备即可，对于人力的需求较高。而当下的科技档案管理，需要的不仅是相關的人力资源，同时对于管理设备也有很高的要求。许多国有企业还是依托传统的科技档案管理模式，采用人工编制档案目录的方式，科技档案的管理设备也较为落后，虽然有计算机设备，但在硬件设备和系统软件上有明显的滞后性。科技档案的管理设备陈旧，直接导致了科技档案管理的效率不高，参与科技档案管理工作的人员劳动量增加。同时，由于科技档案管理系统与先进的工程管理系统之间存在着差异，导致双方的信息资源不能够有效及时传送和共享，不仅会影响到工程管理文件的归档，同时也会导致企业的科技档案无法得到有效利用。

4.科技档案管理人员整体水平不高

科技档案的管理工作需要由具体的人员来负责，人员的素质也是决定科技档案管理工作质量的最重要因素。大部分国有企业成立的时间较久，尤其是一些传统工业和交通运输业领域的企业，其自身的档案管理体系也十分成熟，不仅具有优良的工作传统，而且还建立了一定规模的人才培养和人才晋升制度。但是，由于市场的变化以及科学技术的不断发展，对于档案管理人员的要求也越来越高。目前，档案管理已经成为一门标准学科，在各大高校中开设相关专业和课程，培养专业的档案管理人才。但是，许多国有企业的科技档案管理人员还是非专业出身，不仅工作方式缺乏专业性，同时在档案管理的理念上也存在很大的缺陷。非专业的档案管理人员来参与科技档案的管理，很难保证科技档案管理工作的质量，同时对于科技档案管理的改革工作，也造成了很大制约。

5.科技档案的法律法规不够完善

当前，我国科技档案的法律法规仍然不够完善，尤其是在科技档案的保密性上，许多内容的界定并不明确。在档案管理信息化建设上，相关的法律法规也远远落后，与现代信息化的管理模式不相匹配。这样就直接导致了科技档案管理中存在着明显的职责不清问题，甚至涉及科技档案保密性的法律纠纷，严重可能会损害企业的经济利益。

在法律法规不完善的条件下，也会对企业科技档案管理体系的建立构成困扰。企业在科技档案管理中，必须要以相关的法律法规为依据，但是法律法规内容的模糊不清，使得企业的档案管理规章制度建立过程中产生了矛盾和困难，对于科技档案工作造成了很大干扰。

三、国有企业科技档案管理工作的创新思路

1.对科技档案管理工作保持科学的认知

在知识经济时代，企业的发展对于先进科技的依赖性越来越高。企业的科技档案是企业科技资源的集中体现，相对于其他行政文书的档案内容，科技档案具有较高的科研价值，这些科研价值最终都会转化为企业的生产力，实现经济效益的提升。因此，科技档案对于企业的生存和发展有着十分重要的影响。在国有企业管理中，从高层管理者到科技企业的实际管理者，都要对科技档案高度重视。首先，企业应该做好科技档案管理的宣传工作，使参与科技工作的人员，对科技信息的归档保持高度的责任感。其次，要在新的发展环境下，明确企业中科技档案的管理细则，做好科技档案信息化的归档整合工作，建立有效的科技档案人事管理制度，充分调动科技档案管理人员的工作积极性，实现科技档案管理科学、高效地进行。

2.完善科技档案的管理制度

首先，在企业科技档案的管理上，要完善其管理制度，才能够有效提升科技档案管理工作的整体水平。国有企业科技档案管理制度的建立，要符合企业自身的经营特点，找到企业科技档案的侧重点。对于生产建设型的国有企业，企业的工程项目内容较多，科技档案的重点要放在工程项目的资料整理和归档上。在科技档案管理制度的建立上，也要成立专门的机构或者小组，与企业的工程项目对接，以保证工程项目资料归档能够顺利高效。

其次，在科技档案的管理中，要明确责任制度，使得每种类型的科技档案都能在固定的档案管理部门进行归档，这样在出现问题时，也能够追溯到相关部门的责任。明确责任划分，可以提升档案管理人员的重视程度，确保科技档案不会被随意遗失。

另外，要建立完善的科技档案库房和设备的管理机制，对库房和设备采用专人负责制，确保库房环境的安全及设备的良好运行，保证科技档案的完整性和安全性。

3.及时更新科技档案的管理设备

在信息技术的不断发展下，科技档案管理设备需要及时更新换代，才能够适应新的科技档案管理模式。科技档案管理设备包括硬件设备和软件系统，硬件设备包括档案柜、除湿机、空调设备以及防磁音像柜、计算机设备等，同时，还有灭火设备等;软件系统包括计算机归档和检索系统，以及库房的温湿度控制系统和自动灭火系统等。除了传统的文件柜以及灭火设备之外，其他的硬件设备和软件设备都需要及時更新换代。

比如，计算机硬件设备，会随着科技档案信息量的增大，需要更新计算机的硬盘规格，同时，计算机软件系统，也会随着生产厂家的更新而在不断提升，要认识到科技档案管理设备的时效性，从制度上来实现科技档案管理设备的及时更新。首先，要对科技档案中重要的设备，如防潮、防火设备进行定期检验，保证设备能够平稳运行。设立科学的定期检修和设备淘汰机制，最大程度降低因为设备问题而出现的科技档案损毁和丢失。其次，对于软件系统的管理也要不断完善，系统运行前期，要以生产企业建立前期维护和后期的人员教育合作模式，确保档案管理相关的软件系统平稳运行。同时，也要做好设备和系统的应急预案，在科技档案设备和系统运行出现问题时，能够将损失降到最低。

4.提升档案管理人员的素质

高素质的档案管理人员能够为科技档案管理工作的顺利实施提供可靠的支撑，同时也是企业档案管理改革的主要动力。提升国有企业档案管理人才素质，要从两个方面来进行：一是，通过多种方式，选聘优秀的专业档案管理人才担任科技档案管理岗位。可以从高校的对口专业毕业生中招聘，也可以在社会上公开招聘。另外，国有企业也可以通过内部招聘的机制，与其他单位人事合作，选择具有专业经验的人员来担任科技档案管理的岗位。二是，要在企业内部进行专业化、系统化的人员培训。首先，对于大学毕业生来说，虽然专业知识十分丰富，而且具有很高的工作积极性，但是其自身缺乏科技档案管理的实际经验。尤其是科技档案不仅需要良好的专业知识，还应该具备科学技术知识常识，而高校的毕业生基本不具备这样的能力。因此，要针对高校毕业生建立专门的培训机制，使毕业生能够及早进入工作岗位，发挥自身的价值。其次，对于科技档案管理人员进行定期培训，使其了解和掌握最新的技术和行业动态。尤其是科技档案在进行信息化改革的过程中，需要对科技档案管理工作进行全新变革，对科技档案管理人员集中培训，转变思想、提升技能。国有企业的科技档案人才培养工作，不仅对档案管理人员的职业技能提升产生实际性的帮助，同时，还应该成为员工考核和晋升的重要依据，有效提高工作人员继续学习的主动性。

5.做好科技档案的开发利用

科技档案的开放利用是其工作的主要作用，但是国有企业长期以来，对于科技档案管理的重点一直都放在归档上，而缺乏有效的开发利用。在新的环境下，国有企业要对科技档案管理工作重新认识，将主要工作放在科技档案的开发利用上。首先，企业科技档案管理人员要改进工作方式，深入企业生产经营活动中，了解企业的业务流程，随时关注企业的发展动态，从企业的实际情况出发，为生产和工程项目等各个环节提供所需要的档案资料，同时为企业的科研工作提供必要的理论数据。其次，要利用先进的信息技术，提升科技档案利用的质量效果。比如，要开发并且不断完善科技档案管理信息化平台，尽可能在企业内部开设档案检索和查询入口，保证企业内部的相关人员能够高效利用科技档案，用于自身的学习和科研工作。同时，在进行科技资料归档中，也可以通过信息化平台来进行线上传输和记录，保证了科技档案管理工作的高效性。

四、结语

科技档案管理是企业档案管理的重要部分，对于具有先进技术支撑的国有企业来说，科技档案工作的高效进行和有效利用，对于企业自身的发展和建设有着十分重要的意义。因此，国有企业在科技档案的管理上，要增强意识、完善制度、加强人员培训、及时更新设备以及提升开发利用等，以此来实现国有企业科技档案管理工作的价值。

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（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司西安高铁基础设施段）