试论科技资料与科技档案一体化管理的探究与实践

陈荔

【摘 要】随着现代科学技术的迅速发展，档案信息资源开发利用是在计算机发展的形势下发展起来的一种新型利用方式——科技资料与科技档案一体化管理。文章对科技资料与科技档案一体化管理的必要性进行了较详细地分柝，并对如何实现科技资料与科技档案一体化管理进行分析和论述。

【关键词】科技资料；科技档案；信息系统；一体化管理；信息资源

随着社会生产力和科学技术的发展，为了统管和开发利用科技信息资源，企、事业单位应该实施科技档案、科技资料一体化管理，甚至把科技档案、科技资料、科技图书、科技情报或档案、资料、图书、情报一体化管理。实践表明，科技信息一体化管理，对于提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用，实现信息的共享具有重要意义。面对科技信息一体化管理的发展趋势，科技档案工作者应该解放思想，更新知识，分析新情况，研究新问题，建立和完善这一新的管理体制。笔者主要阐述科技资料与科技档案一体化管理的必要性及其如何实现等问题。

1 科技资料与科技档案一体化管理的必要性

科技资料与科技档案一体化管理，是指把科技资料工作纳入科技档案工作管理体制。它包含：一是，就国家来讲，要把科技资料和科技档案作为一个有机整体统管起来，实行统一领导，按专业分级管理；二是，就一个具体单位来说，要把本单位的科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和开发利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全部的科技档案和科技资料工作。

1.1 科技资料同科技档案具有密切的联系

科技资料同科技档案，既互相区别，又互相联系，是两种有密切关系的科技文献材料。这是科技资料与科技档案实行一体化管理的决定性因素。

1.1.1 内容相同

科技信息是科技资料、科技档案的共同内容。它们都是通过一定物质载体存贮和传播科技知识信息的，都属于科技知识信息材料，科技知识信息是它们的本质特征。科技档案侧重于原始的知识信息，科技资料则侧重于加工后的知识信息，但两者都是知识信息，是知识信息系统的不同层次。

1.1.2 载体材料相同

科技资料、科技档案均属于人体外的知识信息库。知识信息必然依赖于物质载体才能存在。人类社会的知识信息，一方面，存贮于人脑的记忆中，但人脑记忆存贮毕竟是有限的；另一方面，存贮于人类创造的体外信息库中，这是个无限的存贮记忆装置，主要是通过一定的记录方式将知识、信息存贮于纸、胶片、磁带等物质载体上。而这些材料正是科技资料、科技档案共同的物质载体。

1.1.3 作用相辅相成

科技档案和科技资料尽管在作用的性质上各具特点，但是两者都是科技、生产活动所不可缺少的科技资源条件。科技档案具有凭证作用和参考作用，而科技资料仅有参考作用，从传播知识和提供信息来说，两者在使用中相辅相成、相得益彰，在科技、生产活动中，它们共同发挥着各自的优势。

1.1.4 管理方法相似

由于科技资料、科技档案的内容、载体和参考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之处。比如，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供服务是科技档案工作的基本环节，而科技资料工作的程序也大体如此，只是各自的侧重点不同而己。不仅传统管理方法相似，而且采用的现代化管理手段也基本相同，如电子计算机、缩微和复印技术等。

1.1.5 互相转化

由于科技档案和科技资料关系密切，因此，在一定条件下两者可以互相转化。比如，某单位为参考而搜集来的科技资料，一旦被采用，这些科技资料就成为记述和反映该单位科技、生产活动的真实记录，因而也就转化为该单位的科技档案。同样，一个单位的科技档案，一旦复制提供给其他单位参考，即可转化为其他单位的科技资料。科技档案的复制件和科技档案的编研成果是科技资料的重要来源。

由于科技资料、科技档案存在着许多共同因素和转化关系，从而为科技资料与科技档案一体化管理打下了坚实的基础。

1.2 科技资料与科技档案一体化管理是利用者的需要

随着科学技术向综合化、整体化发展，科学技术相互渗透、相互交叉，科技、生产活动也在向综合化、整体化发展。各自为政、纵向伸展的科技档案、科技资料管理方式已不适应社会发展的需要。

现代化的科技、生产活动，对科技档案、科技资料的需求是整体的，既要求有完整、准确、系统的科技档案，又要求有完整、系统的科技资料；既要求有原始的科技档案为依据，又要求参考国内外最新的科技信息。因此科技档案、科技资料工作自成系统、封闭守旧的观念和做法，已经不能适应利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技资料、科技档案分散，科技档案部门尚未形成科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，不利于科技信息资源综合开发利用；二是，浪费利用者时间，影响科技、生产活动的进程，往往一个项目的材料需要多处寻觅，查找材料占去了整个科技项目的大部分时间；三是，缺乏横向联系，没有统一的信息网络，不能适应科技信息纵横交流的需要。只有实行科技资料与科技档案一体化管理，才能避免上述弊端，满足利用者的需要。

1.3 整体的功能大于各部分功能的总和

系统论认为：整体（系统）的功能大于各部分（子系统）功能的总和。因此科技档案系统、科技资料系统的功能与属性的简单相加，不等于而小于科技资料、科技档案一体化管理的功能与属性。其原因在于科技档案、科技资料实行一体化管理之后，两者之间加强了横向联系的协作，可以更有效地开发科技档案和科技资料信息资源，建立现代化的科技档案、科技资料统一网络之后，信息数据库可相互检索利用。

既然科技档案、科技资料一体化的整体功能大于各部分的功能之和，效果更佳，价值更大，因此，在企、事业单位，实现科技档案、科技资料的一体化管理势在必行，在此基础上进而实现科技信息一体化管理，也已成为信息产业的发展趋势。

2 如何实现科技资料与科技档案一体化管理

由上所述，科技资料与科技档案一体化管理势在必行，科技档案工作者应为“一体化”的发展做出贡献。

2.1 提高认识，树立“一体化”观念

人们常常把科技资料和科技档案混为一谈，统称为科技档案资料或技术资料，概念不清导致两者混合管理。在实践中人们认识到科技档案和科技资料是两种事物，应该区分清楚，分别管理，从而在较长时期内由科技档案部门兼管科技资料。从正反两方面的经验中认识到，尽管科技档案和科技资料是两种事物，在管理和使用上各有特点，但是两者关系密切，应该实行统一管理，综合开发利用，从而出现了科技资料与科技档案一体化管理的发展趋势。

科技资料与科技档案一体化管理，既不是把科技档案、科技资料不分的混全管理，又不是将科技资料和科技档案简单相加，把科技资料作为附属物，视情况给予附带的兼管，而是从科技信息系统的角度把科技资料、科技档案视为一个整体，由科技档案部门统管。实现科技资料与科技档案一体化管理，是把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，把科技档案——内部信息和科技资料——外部信息融为一体，形成一个紧密结合、互为补充的信息系统，以适应综合开发利用的需要。因此，科技资料与科技档案一体化管理是一种新型管理体制，它对于强化信息机构，提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用具有重要意义。

只重视科技档案而轻视科技资料，或者只注重科技资料而轻视科技档案，这是两种偏见。应该明确，科技档案和科技资料同属于科技文献，都是科技信息资源，在为科技、生产服务中互为条件，相互补充，发挥着各自的优势，缺一不可。尤其在现代科技、生产活动中，要想使科技、生产活动取得高效益或高水平，不可能设想没有科技档案，也不可能设想没有科技资料。实践表明，在许多科技、生产活动中，比如设计活动、科研活动等等，只有科技档案或只有科技资料，都不能满足利用者的需求。以科技档案为主，统管科技资料，则会使科技档案管理富有活力，更能满足利用需要。

2.2 统一领导，按专业分级管理

科技资料与科技档案一体化管理，这一新的管理体制是以科技档案工作管理体制为基础的，它是科技档案工作管理体制的延伸和发展，即把科技资料管理纳入科技档案工作管理体制。就国家来说，科技资料与科技档案一体化管理，就是把统管科技档案、科技资料作为国家档案行政管理部门的职责，实行统筹规划、组织协调、统一制度，从宏观上进行调节控制、监督和指导。由于科技档案、科技资料具有专业性强的特点，中央和地方各级专业主管部门要加强对科技档案、科技资料工作的监督与指导。就一个具体单位来说，必须把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，为此应该加强领导，实行科技档案、科技资料集中统一管理。

首先，在机构设置和领导关系方面。科技资料与科技档案一体化管理机构，可称科技档案室或称科技信息中心。这一机构应该作为企、事业单位内的直属职能部门，隶属于科技、生产负责人领导。可以独立行使职权，参加各种技术活动。克服那种分散管理、多头领导、工作失控、放任自流的状态。

其次，在管理形式方面。在集中统一管理原则指导下，根据科技信息一体化管理的发展趋势和各单位的实际情况选择最佳管理形式。在中小型企、事业单位，一般适用于统一管理，集中保管，即由科技档案部门对本单位全部科技档案、科技资料进行统一管理，集中保管。在大型或驻地分散的中型企、事业单位，一般适用于统一管理，分级保管，即由科技档案部门集中保管本单位全局性的科技档案和科技资料，并对有关部门进行业务监督和指导；一般性和常用的科技档案、科技资料则由各有关部门的科技档案分室或专人保管。

2.3 健全制度，协调发展

科技资料与科技档案一体化管理的建立和发展，要靠严密的规章制度来保证。为此，国家档案行政管理部门和专业主管机关，要根据科技档案、科技资料的共性和“一体化”管理的需要，制定统一的标准、规定和办法，如综合机构职责范围、有关人员岗位责任制、目标管理，以及收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用办法等。企、事业单位科技档案、科技资料综合管理机构，根据上级有关规定和本单位实际情况，既要制定综合性管理细则，又要遵照科技档案、科技资料各自的特点，制定有关的管理办法。目前，科技档案管理制度比较健全，科技资料管理制度比较薄弱，因此，从中央到地方的各级各类档案管理部门，尤其是企、事业单位的科技档案部门应在调查研究的基础上，逐步完善科技资料管理制度。

3 结语

实现科技资料与科技档案一体化管理，不意味着对某一方面工作的削弱，而是对两方面工作的加强。科技档案、科技资料是既有明显区别又有密切联系的两种科技文献，对二者的管理，必须统筹规划，组织协调，全面发展。在业务工作中，应该职责分明，按各自的范围和特点，分别进行科学管理，并密切合作，综合开发，注意发挥总体效果。

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[责任编辑：田吉捷]