创新档案管理工作举措提升人事档案建设水平

吕序翰

摘 要：随着国家政策的不断变化，人事档案管理在事业单位发展中的占比也越来越重，逐渐成为单位工作开展中的重要组成部分，因此对事业单位人事档案管理工作也愈加重视。在新时期背景下，要不断创新和优化档案管理工作，加快人事档案建设进度，有效提升相关人员的档案管理水平，保证人事档案管理能够在事业单位的发展中发挥关键性的指导作用。本文围绕现阶段人事档案管理的发展趋势，分析人事档案创新管理的必要性，探讨档案管理工作的创新策略与方法，不断提升事业单位人事档案建设水平，确保人事档案管理对单位发展的促进作用。

关键词：人事档案;档案管理;创新举措

人事档案作为事业单位优化人员配置资源的理论依据，科学有效的人事档案管理制度既能为人力资源工作提供有力的支撑，又能促进事业单位的经济效益最大化发展。但是，在实际的人事档案管理中，仍然存在诸多问题，如档案内容不完善、档案标准不统一、档案信息化水平不高等，这些问题的存在均阻碍了人事档案建设水平和管理水平的进步与发展。因此，为切实保障人事档案对事业单位发展的促进作用，必须对原有的人事档案管理加以改进和创新，保证各项工作开展的合理性、科学性、有序性、真实性，以及档案内容的数字化、规范化和现代化，进而更好地服务于事业单位的发展。

一、人事档案管理创新的必要性

1.人事档案是人力资源工作开展的重要依据

从人事档案的作用来看，人事档案是人才选拔、人力资源配置等各项工作的重要依据。就人才选拔方面而言，事业单位在录用人才或者是提拔干部时，必然需要对应聘和提拔的人员有一个全面的了解，此时就需要通过查阅应聘人员和提拔干部的人事档案，由此了解他们的基本信息、工作历史等，从而选拔出单位所需的人才。因此，需要加强人事档案管理，创新人事档案管理方法，以保障人事档案信息的完整性、真实性，为人才选拔提供可靠的依据。另外，通过人事档案管理创新，也能为人力资源实现最佳配置奠定基础。人事档案记录的是个人的历史信息，是人事工作中不可或缺的信息资料。加强人事档案管理，可让事业单位更了解人和善于用人，有助于提高人力资源积极作用和效率。

2.人事档案管理创新是新时期体制变革的必然要求

如今，人事档案管理在事业单位工作中的作用日渐凸显，如何科学有效地管理人事档案，成为事业单位进一步发展的重要内容。有些单位的管理人员缺乏对人事档案管理的关注，以至于管理工作中存在诸多问题，如档案标准内容不完善、档案标准不统一、档案信息化水平不高等，不仅制约了人事档案建设水平的进步，还阻碍了事业单位的稳定发展。因此，为确保单位能够有更高层次的发展，就必须要做好人事档案管理工作，重视人事档案管理的创新，积极引进先进现代技术，从而提升人事档案工作效率和质量。

二、人事档案管理工作的现状分析

1.管理人员缺乏对人事档案的正确认识

随着社会经济的发展，在诸多因素的影响下，使得人事档案管理问题愈发突出，目前普遍存在基层单位从上到下不重视人事档案管理的现象，工作重心放在绩效考核、项目运营、业绩指标等模块，忽视人事档案的管理，特别是在管理岗位的培养工作中，单位负责人没有制定长远的培训规划和具体策略，造成档案管理工作常出现滞后性和不合理的情况。由于管理人员自身的专业素养不高，对人事档案管理工作的理解不到位，使其在实际工作中，仅是对人员的信息进行存储和归档，缺乏深入挖掘人事档案的意识，导致档案废弃、人档分离等现象普遍存在，无法发挥出人事档案的价值作用。

2.基础设施建设不完善

由于事业单位对档案管理的认识并不全面，缺乏对人事档案管理的重视，所以在档案管理基础设施建设上也缺少投入，增加了新时期人事档案管理创新和优化的难度。事实上，人事档案管理本身就具备服务性较强的职能，在实际工作中，所涉及的服务对象、服务内容较多，而由于一些事业单位缺乏對人事档案管理的重视，导致基础设备设施建设不完善，所使用的软硬件设备较滞后，同时在信息交流互通时也存在阻碍，使得信息传递效率不高，无法满足新时期人事档案管理的需求，也不利于人事档案的完整与安全。此外，有些基层事业单位的基础设备设施与人事档案管理不匹配，管理环节存在较多的漏洞和安全问题，如档案管理部门缺少实时监管系统，一旦软件和系统被不法分子入侵，很可能会出现数据被篡改、丢失、失效等情况，造成最终的人事档案管理信息缺乏真实性和完整性。另外，还有一些单位在实体的人事档案管理中，防火灾、防盗窃、防潮等措施落实不足，导致人事档案存在诸多安全隐患，难以保障人事档案的完整性。

3.档案标准不统一

现阶段，人事档案管理标准不统一的问题也较突出。首先，一些单位并没有建立完善的档案标准，导致档案在传递过程中出现材料短缺、遗漏等问题。实际上，档案随着人走，在有人员调动的情况下，人事档案会在部门间传递，倘若没有统一的管理标准，就难以从源头上保证档案的质量，不利于保证人事档案的完整性，也与新形势下人事档案精细化管理工作不相适应。其次，在档案标准不统一的情况下，单位与单位之间也没有做好妥当的沟通和联系，各部门之间缺乏一个有效的交接渠道，使得人事档案在传递过程中容易出现遗漏，管理部门在获取档案时，有可能是不完整的资料信息，这在一定程度上增加了人事档案管理的难度。

4.档案信息化水平不高

目前，许多事业单位的档案管理缺乏对信息化技术的应用，对于本身较复杂且高水平的人事管理工作而言，在缺少相对优势环境下，并不利于工作效率与工作质量的提升。有的单位虽然开展了信息化建设，但只是简单构建了信息储备库，且只有少量的信息录入，与新时期档案全面信息化的要求不相适应。另外，相关的档案信息化管理工作要求工作人员必须具备专业技术能力，人员综合素质不高也限制了信息化档案管理平台的建设，不利于事业单位内部各项工作的开展。

5.档案管理人员执业水平不高

新形势背景下，对事业单位人事档案管理提出了更严格的标准，档案管理人员身为各项工作的执行者，应不断提升自身的综合能力。但从现实情况来看，受到传统档案管理理念的影响，有些档案管理人员的执业水平和专业知识储备不高，缺乏对大数据技术和现代信息技术的正确认识。由于相关的专业技术训练和培训活动较少，不仅阻碍了事业单位人事档案管理信息化建设的进程，而且也容易引发各种失误和问题，进而无法为事业单位的相关工作及决策提供可靠的数据支持。另外，人事档案管理本身是一项专业性强的工作，在实际操作中需要具备较强的理论方法以实现档案管理的规范性。根据大数据调查显示，现阶段人事管理行业的发展并不景气，工作环境和待遇水平普遍较低，以至于大部分专业人员不愿选择该岗位。因此，事业单位想要弥补管理岗位的空缺，只能降低招聘的要求和条件，或者采用调换岗的方式，调用一些经验相对丰富的人员来开展这项工作，也有单位会招聘一些具有类似从业经历的人员，组建的档案管理队伍专业化水平并不高，很大程度上限制了人事档案建设水平的提升。

6.人事档案管理效率有待提升

随着国家政策和规章制度的不断优化，人们普遍认为人事档案资料有很强的保密性，很多事业单位忽视人力资源管理存在的必要性，缺乏对人事档案资源的合理化开发与应用。在单位内部的管理中，人事档案资料常保存在特定的管理部门，在日常生活中的利用率有待提升，最终导致单位内部的资料越来越多，失去原有的应用价值。

除此之外，有些档案的管理方式比较落后，已无法满足社会经济发展的需要，使人事档案资料不具备时效性和适用性，阻碍了人事档案建设水平的发展和升华。

三、提升人事档案建设创新管理策略

1.加大对人事档案建设的重视，提升对档案管理的认识

为贯彻落实人事档案建设水平的提升，事业单位的负责人必须加强对人事档案建设工作的重视，增加各环节的资金投入，建立健全科学的档案管理制度，优化管理机制，根据事业单位的发展状态，制定长远的战略目标和规划部署。首先，事业单位应完善原有的管理体系，明确各环节工作人员的内容和职责，配置专业的人事档案信息管理人员，切实保障档案管理工作的规范化、标准化和科学化。其次，构建科学合理的薪酬激励机制和绩效考核体系，激发管理人员的工作积极性。将相关的考核制度落实到工作环节之中，逐步建立公平、公正、公开的工作环境，确保管理人员之间的良性竞争。不定期对人事档案管理人员展开专业培训工作，引導管理人员树立正确的档案管理理念。借用互联网信息技术的优势，创设线上档案管理平台，不断拓展人事档案管理的规模和渠道，提高人事档案管理工作效率。

2.优化人事档案管理的资源配置

良好的资源配置能够有效提升人事档案管理的建设水平，为事业单位的发展注入源源不断的动力。为顺应新时期社会经济的发展，事业单位应自上而下地整合内部资源，借鉴和参考其他单位或部门的人事档案管理模式，根据自身实际的战略规划和发展目标，不断对人事档案管理工作进行创新、优化和完善。结合下一步工作的相关要求，制定长远、高效的管理制度和方案，规范管理人员的工作行为和工作态度，尽快构建现代化的基础设施建设。通过对互联网技术的应用，将档案管理资料信息由纸质版向数字版转变，切实保障信息的完整性、规范性、科学性和安全性。优化内部的人力资源配置，组建一支高水平、高素质、高技能的管理团队，建立信息化网络档案管理平台，借助智能设备和软件，对相关信息进行数字化处理，弥补传统人工录入的不足，在节约人力、物力、财力的基础上，提高人事档案管理的实效性和实用性，使人事档案管理工作更加便捷。

3.明确统一的档案管理规则，完善人事档案管理系统

新时期，事业单位需要制定落实科学合理的管理制度，结合我国有关法律法规，建立完善统一的档案标准，做好基本的安全管理标准和规范。事业单位想要从根本上解决人事档案管理工作中的弊端，必须正确认识人事档案部门的重要性。在日常的人事档案管理中，以提升人事档案建设水平为出发点，不断完善人事档案管理系统，明确管理的细则和权利。在人事档案资料与信息的归档工作中，加大审核、验收的要求和难度，切实保证档案内容的完整、真实和合理，避免出现信息篡改、丢失的情况。若在人事档案审核中发现问题，应严格按照相关规定及时整改处理，追究相应责任人的责任，确保人事档案形成的真实性和严肃性。

除此之外，事业单位必须制定严格规范的审批制度，增加对资料查阅、借阅、接收、传递、上传、分类、归档等细节工作的监督。一旦归档资料出现以上的交接工作，必须由专业人员及时记录和登记，若没有管理人员的审核，一律不得查借阅档案，材料短缺、身份不明确等情况也不得转接。另外，对于人事档案信息的管理工作，必须严格遵守规章制度，对所需信息及时存储和备份，最大程度保障人事档案信息安全性和管理效果。

4.提升人事档案管理信息化

基于“大数据”的互联网时代，各种信息的传输速度极快，为事业单位提升人事档案建设水平提供了有力的技术支持。针对互联网信息共享、资源众多的特性，事业单位可以不断建设与完善人事档案信息化管理系统，借助电子数据平台，随时随地对人事档案进行高效收集、整理、查询及检阅。事业单位应深入落实信息化管理平台的监督控制工作，明确和规范人事档案管理的信息化标准。

同时，在搭建信息化管理平台后，组织人事档案管理人员开展专业的实操训练和技术培训，以便工作人员能得心应手地操作电子信息系统，开展现代化的管理模式，借助科学技术提升工作的效率和效果。另外，为了保证人事档案管理信息录入、保管及检阅等功能实现，全面应用大数据技术，提升信息化数据系统的利用效率。并且，针对人事档案信息中涉及个人隐私的信息，还需要落实权限加密技术，充分保障人事档案管理工作的真实性和安全性。

5.提高人事档案管理人员的综合素养

事业单位人事档案建设水平的提升，离不开档案管理人员的辛苦付出。因此，单位负责人必须加强对档案管理人员综合素质的重视，深入了解其职业需求，不定期对档案管理人员进行专业化培训，在具体的培训中，不仅要注重人事档案管理人员专业基础知识的培养，还要提升其信息化技术应用水平。同时，根据事业单位内部档案管理信息化的发展需求，积极引进专业的高端人才，深入分析和挖掘大数据信息，从而提升事业单位人事档案管理信息化建设水平。

6.多措并举提升人事档案利用水平

首先，与时俱进树立科学发展观念，用创新的思路及有效的改革措施推进工作，严格规范人事档案的管理和利用，秉持实事求是的原则，增强档案利用的规范性。其次，充分利用电子化、数据化等技术形式，及时更新现有的资料档案，显示档案的使用动态，以便后续档案的开发利用。最后，基于人事档案高效利用的基础上，加强现代化信息技术的运用，革新固有的管理模式，探索更多档案管理的服务项目，如将互联网平台与电子档案信息系统对接，在需要查阅或调取资料档案时，可提前预约，之后便可及时在准确的时间内调取。另外，积极开发应用检索工具，减少人工查找的工作量，促使档案信息高度集成，从而提升人事档案利用效率和水平。

四、结语

总之，对于事业单位而言，人事档案管理尤其重要。事业单位应重视人事档案管理的创新，提升人事档案建设水平，以更好地发挥人事档案在服务单位人事工作上的作用，从而更好地保障人事档案管理的规范化、科学化、信息化，实现事业单位的可持续性发展。

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（作者单位：济南市农业综合行政执法支队）