中职学校综合档案的信息服务与安全管理体系构建

苏继凤 钟梅

摘 要：当前，中职教育快速发展，历经社会发展与教育改革，档案记录了中职学校的发展历程，档案管理在学校的日常管理中发挥着重要作用。中职学校综合档案的信息服务还在延续着传统模式，面对新时期职业教育的发展，中职学校综合档案管理要基于信息服务加以改进和创新，并构建出安全管理体系，以提高档案管理的效率与服务质量。

关键词：中职学校;综合档案管理;信息服务;安全管理体系

中职学校的各方面工作都要涉及综合档案服务，档案信息服务是学校管理工作中的重点。近年来，职业教育实现了快速发展，职业院校档案管理工作却相对滞后。本文结合中职学校综合档案管理的现状以及存在的问题，总结出信息服务与安全管理体系构建的相关建议。

一、中职学校综合档案管理的价值

学校是各类人才的聚集地。在学校的发展中，积累了多样化的档案，这些档案记录了学校的发展历程，体现出学校的文化特色。可以说，档案体现出学校的发展变化，反映了学校多方面的内容，如反映教育事业的发展变迁、学生的学籍信息等。学校档案由于具有多样性的特点，在教学与日常中具有多方面的价值，因此有必要重视综合档案的信息服务工作。

学校针对综合档案管理要注重挖掘档案的信息价值，以实现档案的文化功能与教育功能，提升学校形象，扩展学校知名度与影响。此外，学校档案信息服务可以更好地实现主动、系统化为各类用户提供更加优质的服务，还可以延緩档案原件的受损程度，提升了档案资料寿命，有利于档案史料的长期流存，体现出档案的多方面价值。

学校综合档案的信息服务工作作为档案管理的重要内容之一，体现出政治、经济、文化等多方面功能，在学校历史文化建设中发挥着重要作用，对于传承传统文化也发挥着推动作用。

进入21世纪以来，国内中职学校的发展驶入了快车道，档案管理工作需要更好地服务于学校的创新发展，信息服务与安全管理工作是保证档案服务效果的重要基础。许多学校不断强化档案信息服务与安全管理，进一步提升了档案的利用价值。

二、中职学校综合档案信息服务的内容

1.服务于咨询查证

学校的综合档案管理可以为各类咨询查证提供信息服务。档案使用者可在管理许可范围内对相关的文件、票据、照片、影像资料等进行查询，还可以为相关人员提供有价值的凭证。咨询查证实现了档案资料的高效利用，实现档案资源在特定范围内的共享。

2.服务于决策

学校的决策离不开档案资料。综合档案信息服务可以为学校的决策提供有价值的参考资源与数据支持。档案信息服务于学校深化教育改革，对提升学校的内部管理水平发挥着重要作用。

3.服务于科研

当前中职学校的档案管理应用了较多的现代化信息技术与多媒体技术。这些技术的应用扩大了档案资源利用范围。档案需求者可以方便获取所需的档案资料，科研与教学可以借助更多有价值的档案资料，提升了档案资料的服务功能。

4.服务于教学

学校的档案信息服务对于教学可以起到促进作用。当前档案管理与教学有着更加紧密的联系。档案信息服务作为学校的基础工作，将原始资料加以分类整合，可以为学校开展教育教学研究提供支持。

三、中职学校综合档案信息服务存在的问题

1.学校管理者对于档案管理缺少重视

许多学校将管理的重点放在保证教学质量，对档案管理缺少重视。档案记录了学校的办学发展历程，是历史发展中形成的产物，各类档案资料在短期内不能直接产生效益，但是在利用时可以产生出无形的价值。为了保证档案管理的工作质量，管理制度是基础，也是保证规范化服务的依据。但是，目前部分中职学校的档案管理制度还需要加以完善，制度没有结合新《档案法》的要求，管理人员在服务时，需要细致化的标准作为依据，否则档案管理的规范化受到影响。部分学校管理者对于档案的信息服务没有正确认识，存在急功近利的思想，没有将档案信息服务纳入学校的日常管理，档案管理成为学校管理附属性内容。由于管理层的不重视，档案信息服务的效果受到了影响。

2.档案管理人员信息服务意识薄弱

档案信息服务对于推动学校的发展发挥着重要作用，但是部分学校的档案管理人员在日常管理中缺乏信息服务意识。在知识经济时代，人们对于知识的评价标准结合了经济价值和社会价值。因此，档案管理要将档案资源化，转变为生产力，档案管理要加以变革，以满足需求方的“原生动力”，满足知识经济化的需要。另外，档案服务要有针对性。在传统模式下，档案管理“重藏轻用”，档案服务局限于“你问我答”的固有方式，档案资源是处于被动利用状态，档案建设要主动提供更有价值的档案，以保证档案资源具有更大价值。

3.学校档案服务模式相对落后

当前中职学校档案收集中主要存在资料归纳意识不强、收集种类不全面、档案文件收集范围不清、资料信息文件收集不规范、零散文件收集脱节等现象。档案收集要想做到精准，可以从增强档案管理人员服务意识，提高其对档案收集工作重要性的认识，并对各分支部门兼职档案员进行培训，明确归档范围，借助电子设备等现代化技术手段进行档案收集等，进而解决档案收集不精准问题。在知识经济时代，人们更加注重先进技术的应用。档案服务要面向当前知识密集型经济，需要实现服务方式的创新，利用创新更好地服务于社会发展。档案资源建设要“以用户需求为中心”，发展方向要符合社会各界对于档案资源存在的不同需求，实现服务方式的变革。档案建设要借助技术进一步理顺档案提供过程中不同环节的内在关联。社会共建是要保证档案资源的效益。档案服务方式的变革要集中于对需求方期望的把握，改变现有服务方式存在的缺陷。

4.学校档案服务理念落后

面对新时期职业教育的发展，档案信息服务要有新模式。传统的档案服务范围狭窄，服务方式有限。在档案服务过程中，档案工作局限于防和守的被动状态，担心发生泄密，害怕资料丢失，所以采用了限制利用的式，服务采用了“守株待兔”等候式服务。档案资源建设要重新构建体系，档案服务理念也要发生转变，为社会提供更多档案资源服务。但当前档案服务还存在不充分、不平衡、不协调等多方面的问题。档案服务还局限于“你送我收、你查我供”的被动模式，服务理念缺少改变，服务不注重实现档案资源的经济效益和社会效益。

四、中职学校完善综合档案信息服务的措施

1.服务模式的变革

在原有的模式下，中职学校对于档案综合服务缺少变革，服务一直局限于被动式，即学校管理需要什么内容的档案，档案部门就要提供相应的信息服务。面对当前职业教育新的发展方向，学校的档案管理扩大了服务范围，需要面向政府机关、日常管理、教学、科研、用人单位等各类群体对于档案服务存在差异化的需要。如果继续沿用被动式的服務模式，难以为档案需求者提供更有针对性的档案资源。因此，中职学校档案信息服务需要实现开发与利用的变革，档案信息服务要提高准确性和针对性，可以采用主题聚类方式，还要结合需要实现协同过滤、检索具有语义标签等。服务模式的变革，会更加受到用户关注。档案信息服务要精准分析用户的各类需求，服务内容与方式要体现出针对性，要转变原有的服务理念，以更好适应中职教育的发展。

2.平台的建立

中职学校的档案信息服务要构筑智慧化的服务平台。在当前“互联网+”时代，档案信息服务应依托信息技术完善利用体系，使档案信息服务与互联网深度融合，实现档案资源的可获取、可共用。网络利用服务平台的建立既可以保护原件，规避保护与利用存在的矛盾，还可以为档案利用者节省时间，又能提高服务效率，实现用户的自我服务，对于提高档案服务的效果大有裨益。档案信息服务要应用新技术变定时定点为即时多点，变现场查阅为网上实时查询，实现大服务、大协作的“移动式”服务。

平台架构要保证易用性、交互性。档案信息服务要为查档提供有效指引，消除“以为有而却没有”的信息不对称。档案信息服务要具有完备的检索功能，对需求者实现精准推送，促进档案利用方式的变革，实现服务智能化、精准化。学校档案室可以发挥新技术优势，对于信息资源实施综合开发，以提升利用价值。档案资源的开发要实现网络档案管理，要向用户提供在线搜索、在线查阅等服务，以提升档案资源的利用价值。比如，数据挖掘技术应用于档案检索，可以提取相关信息为档案的精准检索创造了条件。还要对目前掌握的档案资源信息进行归类梳理，搭建服务于用户的信息资源数据库，并设计客户端界面，以及实现查询、检索、评分、价值挖掘等功能，对检索出的结果按照价值高低、资源分类、专业分类等进行排列，从而为用户提供快捷的档案资料查询服务。

3.种类的多样

现阶段，各类支持档案管理的新技术、新设备层出不穷，特别是电子化、信息化技术使档案管理变得高效、便捷，提高了档案利用率，提升了档案部门的综合服务水平。档案部门可采取与信息技术中心相互合作方式，共同开发创建适合本单位的档案信息管理系统，简化档案管理的工作流程，促进档案的自动化管理，从而提升档案服务水平。许多中职学校借助信息技术建立了档案资源服务平台，但是平台开发后利用率不高，主要是由于平台上的档案资源量少，资源服务类型单一。平台虽已开发，但是数字化档案资源建设滞后。此外，资源的分类多是基于主题，向用户推送的档案服务难以满足需求。主题式推送难以发挥档案资源“数字化”优势，如数字档案中的声像资源，难以采用主题推送方式，难以有效满足用户需要。档案需求者不能依据需要选择有价值的内容。当前，档案信息管理提供的交互服务仅面向单一用户需求，不能保证个性化需求，需要针对用户各类需求进行数据化分析。档案资源管理不能局限于简单的整合，要发挥大数据与云计算优势对用户需求加以分析。档案信息服务要体现出交互性，要包括社会中不同的档案管理部门，管理者与用户间要实现交互，不同用户间也要实现交互。档案管理部门提供的交互服务要考虑到如何保证不同用户的相对独立，还要实现用户间的相互交流，用户间要实现关联性。因此，中职学校针对档案资源的开发与利用，要立足于提升数字档案资源的利用价值。

4.用户的需求

学校的档案管理部门针对信息服务要优化现有的馆藏结构，提供多样化的信息服务。档案资源是档案管理基础。馆藏建设要体现职业教育的不同层面，确保门类的齐全完整，满足不同职业、不同层次差异化的需求，形成面向市场的知识服务。档案信息服务要注重资源的收集整理。对于典型性、代表性的重要档案资源，可以通过征集、复制、捐赠等多种方式收集建档。档案部门要注重电子档案资源库的建设，为线上服务提供基础。档案管理要对现有电子档案加以梳理，实现存量档案数字化。还要推进跨区域、跨馆的资源整合，实现信息资源更大范围的共享，扩大档案资源开放的力度，及时解密相关档案信息，以丰富供给资源。档案中蕴含的经济价值，要通过开发档案实现利用、盘活档案。档案服务要激活档案的隐性价值，提升档案服务的生命力。学校的档案服务要从供给侧发力，找准市场定位，实现经济效益最大化。

五、构建档案信息资源安全管理体系

1.工作人员的安全管理

虽然档案管理有计算机作为辅助，但是档案管理的许多工作还需要人工来完成。与具有较强防御性的计算机保护相比，许多信息泄露事件的发生都是与档案管理部门人员的失误有关。档案管理部门人员发生泄露或破坏信息有可能是无意的，一些经验较为丰富的管理人员也会由于疏忽而出现信息破坏或泄露问题，虽然只是一时粗心，工作人员也需要承担责任。但是，也会存在有人故意泄密行为。部分工作人员会受到他人指使，利用管理职权私自拷贝，泄露档案信息，以达到获取经济利益的目的，对于此类行为要从管理体系的构建入手加以抵制。针对管理人员工作中存在的安全隐患，需要有一系列的防控措施，以控制档案信息发生泄露或档案资源受到损坏现象的发生。学校的档案管理部门要注重对于管理人员的教育，让其认识到档案安全防护的重要性，从主观上树立安全管理意识。学校还要加强档案管理的制度建设，特别是在操作档案信息时要有相关标准，防止内外勾结发生泄露档案信息问题。

2.保证物理环境的安全

档案安全是所有档案工作的生命线和底线。档案部门要把档案安全摆在工作的首要位置，既要保障实体档案安全，又要保障数字化档案安全，牢牢守住档案安全底线，维护档案安全不动摇，坚持“安全第一，预防为主”的工作方针，强化档案安全工作的领导与责任，开展档案安全风险防控和治理，从而保障档案安全。针对档案信息资源的安全管理还要考虑到物理环境存在的安全漏洞。安全管理的重点是预防火灾、地震等自然灾害发生的破坏。针对自然灾害的防控，需要结合实际情况采取相应的防护策略。此外，针对当前数字档案的管理需要有新方法，一方面可以将数据库内的文件备份，防止数据遗失。另一方面还要保证档案管理系统的可靠性，从硬件与软件入手建立安全可靠的管理制度。

六、结语

中职学校的档案管理经过不断发展，其管理效能得到了同步提升。中职学校针对综合档案的信息服务需要有可行措施，以更好地服务中职学校的发展。针对档案安全，需要切实可行的防控措施，保证档案资源的安全。

参考文献：

[1]潘胜利.加强中职学校档案管理工作的建议[J].办公室业务，2019

[2]彭永林.对提升中职学校档案管理人员素质的几点看法[J].才智，2019

[3]郑 青.中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨[J].兰台内外，2019

（作者单位：1.广西农牧工程学校;2.广西玉林农业学校）

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