电子信息档案管理在农科院业务中的应用及风险控制

徐晓莹

摘 要：档案管理是农科院管理工作的重要内容，加强档案信息化建设，并深化电子信息档案在农科院业务中的应用，能为具体科研工作的开展提供有效参考和指导。本文在阐述农科院电子信息档案特征的基础上，就其在农科院业务中的应用价值和要求展开分析，并指出农科院业务中电子信息档案应用的风险事项及控制对策，期望能消除电子信息档案管理及应用风险，为农科院业务的开展创造良好环境。

关键词：农科院;科研业务;电子信息档案;应用;风险管理

作为农业技术研究的重要机构，农科院不仅注重农业技术的创新研究，而且关注研究成果向实际应用的转化，因此在这些业务中，农科院会产生大量的档案信息。在信息时代，农科院在计算机、互联网现代技术的支撑下，构建了电子信息档案管理系统，这不仅提升了农科院档案管理效率和质量，而且对农科院业务开展具有重要的指导作用。但网络环境本身具有一定的开放性，这使得电子信息档案在农科院业务应用中仍存在一定风险，如电子信息档案遭到窃取或是受到损毁等。基于此，有必要深化电子信息档案应用风险管理，提升电子信息档案在农科院业务中的应用价值。

一、农科院电子信息档案特征

农科院档案来源于农科院日常行政管理及科研实践活动，其包含了文书档案和科技档案。对比其他行业机构档案内容属性，农科院电子信息档案管理具有以下特征：其一，档案来源于农科院的科研实践，农业科研特色较为明显，具体档案内容不仅包含农科院机构改革、农业科研发展规划，而且涉及农业技术人才职称评审、农业科研项目计划、方案总结等;其二，农业电子档案以字节方式进行信息记录，然后以“件”为单位进行立卷分类，这为农科院档案后期的高效查询、检索和利用创造了有利条件;其三，信息时代，随着人们档案信息化管理意识的提升，农科院电子信息档案管理的基础设施逐渐完善，且管理体系愈发规范合理。在基础设施层面，农科院不仅积极建设新型办公室、阅档室，而且采购了大量计算机、扫描仪、数据库等设备。此外，除湿机、恒温机等设备的应用为电子档案存在载体的保护管理创造了良好环境。在此基础上，农科院按照整理归档、登记移交、接收保管、迁移借阅、鉴定销毁、备份恢复的程序进行电子信息档案的全生命周期管理，有效提升了农科院电子信息档案管理的效率和质量。

二、农科院业务中电子信息档案应用价值及要求

1.应用价值

现阶段，农科院档案管理的信息化水平不断提升，深化这些电子信息档案在具体业务中的应用对于农业科研活动具有积极作用。一方面，基于计算机、互联网等技术的电子信息档案利用效率较高，这是因为计算机本身具有强大的信息处理能力，运算过程较为快速、便捷，能够在提升档案信息记录效率和准确度的同时，解决传统档案管理滞后的问题;另一方面，电子信息档案在备份保存、管理等层面具有较高的安全性，在农科院业务实践中，传统档案容易因自然或人为破坏而不复存在，而通过电子信息档案管理，能最大程度避免这些问题。此外，在农科院业务中，电子信息档案还能借助计算机网络进行快速传输，信息资源共享优势较为突出，有效满足了农科院业务开展的实际要求。

2.应用要求

农科院电子信息档案管理本身具有较强的专业性、综合性和复杂性，深化其在农科院业务中的应用，还需要考虑农科院自身的工作实际情况。新时期，人们对于农科院业务中电子信息档案的应用具有较高要求，即在具体业务中，应用电子信息档案需遵守规范性、安全性、效益性的要求。所谓规范性要求指在农科院业务中，使用电子信息档案要遵守《电子文件归档与电子档案管理规范》等条例，并在其约束下，规范化操作各类数字化设备，实现电子信息档案的精准查阅和高效利用。同时，在使用电子信息档案时，农科院工作人员清楚地认识到档案使用过程的网络风险，积极预防黑客、病毒等非传统因素对电子信息档案的影响，确保档案归档、保存和应用的安全性。此外，农科院业务实践类型多样且数量庞杂，对于电子信息档案的依赖性较强，但是本机构自身的档案管理人员、物资设备有限，故而在电子档案应用中，还需要考虑档案使用效率问题，实现档案利用效率、质量和安全的有效统一。

三、农科院业务中电子信息档案应用的风险问题

1.信息化管理条例尚不完善

农业科研项目研究内容本身具有一定的差异性，其在研究过程中对于电子信息档案内容需要、表现形式的要求也有诸多不同。因此，在农科院业务实践中，应结合实际需要，针对性、有目的地对这些电子信息档案进行管理。目前，农科院业务中电子信息档案应用还存在管理制度不完善的问题。一方面，电子信息档案管理及应用与传统档案管理形式存在较大差异，需系统化制订档案信息化管理的目标和条例，但是部分农科院在具体业务中多沿用传统管理模式，使电子信息档案管理的目标不明，管理過程缺乏指导性，且具体的管理办法偏离了信息化管理的目标和方向;另一方面，农科院电子信息档案管理办法多照搬《电子文件归档与电子档案管理规范》，未能充分考虑本单位农业科研的实际情况，造成在具体业务实践中电子信息档案管理应用漏洞较多，存在归档管理和应用过程混乱的问题。此外，农科院在电子信息档案管理应用中存在档案管理人员职责落实不到位的问题，在一定程度上管理人员职责缺位影响了档案管理的规范性，降低了档案应用的安全性。

2.应用管理手段较为滞后

农科院业务实践中，对于电子信息档案的管理应用还存在管理手段滞后的问题，使档案保存、调取和应用无法满足具体工作开展需要。与传统文字表格、照片存档方式相比，农科院电子信息档案应用所表现出来的最大特征是档案内容转移到了“云”上，这要求档案归档整理、存储管理和实际应用均应朝着数字化方向转变，但是农科院在电子信息档案管理应用中还存在管理手段滞后的问题。目前，农科院大量的经费用于科研项目，在电子档案管理信息化设备等层面的投入较少，使电子信息档案在实际管理、应用中缺乏较高成熟性、稳定性的数字化平台，档案信息化管理、应用的难度较大。另外，受互联网、局域网、数字化等技术应用层级较浅等因素影响，农科院在电子信息档案应用中还存在较为明显的信息孤岛问题，使农科院内部各部门、项目组的信息互动性较差，未能及时进行信息共享交流，阻碍了农业新技术的研发、推广和应用。

3.档案应用安全问题突出

电子信息档案虽然提升了档案资料的利用效率，但是受互联网环境开放性等因素的影响，电子信息档案在农科院科研项目中的应用还存在一定的安全问题。譬如，在科研电子档案传输应用中，档案文本多是通过社交平台、邮箱完成发送和接收的，当这些传输工具账号丢失或者密码泄漏时，容易造成电子信息档案机密文件丢失等问题。另外，互联网环境下，有部分网络黑客会恶意攻击其他用户，使农科院电子信息档案存在数据被窃取、篡改的风险。要注意的是，农科院电子信息档案的价值较高，甚至一些档案本身就属于国家机密，基于此，在农科院业务实践中使用电子信息档案，还应重视档案安全的有效管理。

四、农科院业务中电子信息档案应用风险控制措施

1.创新农科院电子信息档案管理体系

系统完善管理体系能为农科院电子信息档案的管理创造良好环境，达到规避电子信息档案应用风险的作用。首先，在科研业务实践中，档案工作者及院领导应扭转档案管理思想，高度重视电子信息档案的应用管理工作，即在农科院发展中，应将电子信息档案管理纳入院整体发展规划、日常管理和年度考核体系中，通过营造良好的电子信息档案管理环境，使农科院全体工作者具备电子信息档案管理意识。其次，为保证农科院电子信息档案管理的规范性、有序性，还需要在参考《电子文件归档与电子档案管理规范》的基础上，系统考虑本院科研业务实践，建立系统完善的电子信息档案管理制度，然后依托该制度开展电子信息档案归档、存储、流转、借阅、销毁等全生命周期的管理。最后，在全新管理制度体系下，应注重管理人员责任制和电子信息档案风险防控制度的建设，要求对网络系统设置逐层、分级的权限，然后按照权限设置内容，要求全体档案管理人员严格履行自身职能，进行档案管理和应用监督。在档案风险防控制度下，要求农科院档案管理人员系统编制电子信息档案风险防控预案，做好档案应用中风险事项的提前预测和防控管理。

2.加强电子信息档案管理基础建设

软硬件基础设施建设水平直接关系着农科院电子信息档案管理的效率和质量，并且对于档案在农科院业务应用中风险的防控具有积极作用。新时期，农科院应注重自身经费的科学规划，逐步增大本院在电子信息档案管理软硬件基础设施建设中的资金投入，实现本院电子信息档案管理、应用设施的优化。一方面，在电子信息档案管理硬件基础设施优化中，应注重档案室、阅档室的有效建设，同时应注意计算机、扫描仪、数据库、网络设备的采购应用，还应配置一定数量的除湿机、恒温机，为电子信息档案的管理创造良好的物理环境。另一方面，在配置电子信息档案管理数字化设备后，还应重视软件信息管理系统的有效建设，开发电子信息档案管理的软件系统，优化软件功能设计，并考虑磁场、辐射等因素的影响，为农科院业务中电子信息档案的应用奠定良好基础。此外，档案人员是电子信息档案管理、应用的软实力，在配置各类数字化档案管理设施设备后，应重视档案管理人员的专业培训，确保档案管理人员具有较高的专业素养，满足新时期档案管理工作实际需要。

3.重视档案数据采集和存储管理

数据采集、存储是电子信息档案管理的基础，同时也是电子信息档案应用的前提。全面、规范化采集农科院日常行政管理及科研实践活动中的各项数据，并整理形成档案资料，能为后期农业科研业务活动的开展提供科学指导。在农科院业务实践中，应重视计算机、扫描仪、摄像机、人工输入等方面的应用，系统化接受业务实践中的各项数据，要求输入档案数据库的数据应经过校准，数据具有精准性、全面性特征。在电子信息档案存储层面，应注重其存储模型、技术和交换算法的有效控制，这样能为后期数据的灵活应用创造良好环境。在大数据视野下，应按照两种模式进行农科院电子信息档案数据的存储：一是应在虚拟现实技术的支撑下进行档案数据备份。该技术能实现档案数据的数字化转变，这样才能在解决传统档案信息载体占用空间大、备份难度高等问题的基础上，确保档案内容查阅的便捷性;二是应基于Hadoop实施海量数据存储。Hadoop是基本的数据分布平台，在该平台下通过集群技术、分布式数据库技术应用，能有效提升数据的扩展性和易维护性，这为档案数据的后期应用和深度挖掘创造了良好条件。

4.开展电子信息档案资料安全管理

安全管理是农科院电子信息档案管理的关键所在，其直接关系着档案数据资料在农科院业务中的应用价值。农科院电子信息档案安全管理要点包括：一是在档案安全管理中，农科院档案管理人员本身应具有较强的档案安全意识，因为无论信息化水平如何提高，计算机最终还是要归结于人的操控。故而在农科院电子信息档案管理及应用前，应先对档案管理人员进行培训，要求相关管理人员能够及时了解风险控制前沿的知识，随时应对电子信息档案管理、应用中的各种突发状况;二是在农科院业务中，应注重档案技术的规范使用。一方面应重视互联网、数字化等技术的应用，促进农科院档案的电子化、数字化发展。另一方面应注重局域网、互联网等技术的应用，打破“信息孤岛”三是在电子信息档案安全管理中，应构建全新的档案安全防范机制，要求在农科院电子信息档案管理中深化安全密钥、防火墙、访问授权等方法的应用，尽可能消除外部入侵所带来的档案管理风险。此外，在档案数据应用中还应重视数据备份更新技术的应用，尽可能减少电子信息档案数据丢失、篡改所带来的危险，这样才能提升电子信息档案应用价值，促进农科院业务实践活动的有序开展。

5.突出电子信息档案的利用价值

档案的价值在于其利用，在农科院业务档案管理及业务实践中，档案信息化建设的最终目标是提升档案的管理质量，最大限度发挥档案的应用价值。传统管理模式下，农科院有部分工作者對于电子信息档案建设管理认识不清，未能正确认识电子信息档案的利用价值，造成在业务实践中农业科研人员对电子信息档案管理保护的重视程度不够，带来了一定的档案管理风险。新时期，应利用归档月等特殊时间节点，加大档案宣传力度，营造浓厚的电子档案安全管理环境，消除电子档案在农科院业务应用中的风险。农科院工作人员应正确认识到电子信息档案包含了政策性公文，其是农科院日常管理活动的依据，同时农科院电子信息档案记录了较多的行政事务管理活动，是农业科研相关决策活动的参考。此外，电子信息档案还是农科院农业科研活动的查考凭证和借鉴资料。在具体的业务实践中，农科院只有不断深化电子信息档案利用价值的宣传和教育，才能增强全体工作人员的档案管理意识和应用风险防范意识，继而营造良好的电子信息档案应用环境，提升电子信息档案应用的安全性。

五、结语

电子信息档案应用风险管理对于农科院科研业务实践具有积极作用，能在消除电子信息档案管理风险事项的基础上，最大限度发挥电子信息档案的价值，促进农科院科研项目的有序开展。新时期，人们只有充分认识到农科院电子信息档案应用管理的价值及要求，结合农科院电子信息档案应用实际，系统分析档案应用风险，并深化档案风险防控手段的应用，才能确保电子信息档案管理的规范性、安全性，提升其在农科院业务中的应用价值，促进农科院科研项目的有序开展。

参考文献：

[1]王丽娟.农业科学院文书档案管理及信息化研究[J].兰台内外，2020

[2]马 兰.基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路[J].经济研究导刊，2020

（作者单位：德州市农业科学研究院）

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