探析建设项目文档全过程的控制与管理

刘茸茸

摘 要：本文立足于陕煤集团榆林化学有限责任公司煤炭分质利用制化工新材料示范项目，以项目建设过程中产生的项目文档作为具体研究对象，根据项目建设的不同阶段划分项目文档不同阶段的管理工作，对文档全过程管理进行探究，提出前期控制、过程控制、后期控制等方面的参考性措施，为本项目及今后其他建设项目的文档管理工作提供借鉴。

关键词：建设项目;文档;全过程控制

陕煤集团榆林化学有限责任公司煤炭分质利用制化工新材料示范项目是陕煤集团“十三五”期间重点规划建设的大型煤转化项目，总投资1022亿元，项目档案正在经历着和陕煤集团榆林化学有限责任公司（以下简称“榆林化学”）一样从无到有的历程。从2017年12月公司成立起，项目文件逐渐产生，该项目投资金额大、建设周期长，文件来源广泛、数量巨大、专业和门类多、内容、归档过程复杂以及管理难度大，因此必须要加强项目文档全过程管理，为各专项验收及项目竣工验收奠定基础。

一、前端控制阶段

1.建立项目文档管理组织机构

档案管理应遵循统一领导、分级管理原则。由公司主管领导总指挥，榆林化学项目档案归口管理部门统一指导公司各单位（部门）、施工单位、监理单位文档部门，组建完整的文档管理结构，明确该项目文档移交的各项具体要求和档案移交考核机制。各参建单位在开工前需确定各自的文档管理机构，配备专业的文档管理人员，由建设单位检查各参建单位的文档组织架构，对文档人员进行岗前面试，满足要求后进行文档培训和指导。监理单位根据自身职责对施工单位的文档工作进行督查，如果存在EPC模式，那么总承包单位文档部门对相应的分包单位的文档工作进行指导和管理，确保设计、施工、供应商等单位的文档工作合理化、规范化。根据文档组织结构确定的职责，各参建单位的文档管理人员应多沟通协调，做好项目文件的接收、流转、登记、保管等工作，在当前信息化背景下，更要做好项目文档的数字化工作，完成项目文档纸质和数字化双轨运行。

2.制订合理的文档管理制度体系

“无规矩不成方圆”，合理的规范、程序对文档管理有重要的指导作用，因此必须在榆林化学项目建设之初就建立一套系统、可操作性强的管理体系，对组织机构、人员职责、激励机制，项目档案的收集、整理与归档、移交等做出明确规定。公司项目文档归口部门应根据实际工作需要制订一套针对项目文档管理的程序文件，包括项目文档编码程序、施工监理文件编码程序、文档控制程序、文档控制工作流程、项目档案管理规定、项目档案竣工移交程序等，并将程序文件下发至各参建单位作为执行标准，以此来保证整个项目文档管理工作的标准和规范。

3.纳入项目合同管理

首先，将项目文档管理及要求纳入合同，在签订合同时严格把关、控制，从源头进行强化，确保项目文档工作顺利开展。榆林化学建设项目参建单位众多，不同参建单位的管理要求、水平、标准不一，直接影响建设项目文档的质量，因此档案管理人员应提前介入项目招投标文件的编制及合同谈判过程中，要求在招投标文件及合同中明确参建单位项目档案管理职责，提出文档归档范围、质量要求、归档套数、归档时间及违约责任等要求。其次，提前明确榆林化学建设项目文件收集及档案整理的相关规范，以及专业技术人员共同确定建设项目用表参照标准，写入合同，确保项目文档管理过程“有据可循”避免标准不一影响文档移交进度。最后，根据项目实际情况，制订合理、有效、具体的文档工作考核细则，把项目档案的质量与移交进度纳入合同管理，与项目工程款项直接挂钩，便于建设单位对合同方进行监督和有效约束。

4.提高档案意识

首先，作为文档管理者要从自我做起，树立档案意识，明确档案在公司项目建设、生产经营、产品开发等方面的作用。虽然文档工作人员的日常工作琐碎平凡，但琐碎中有着崇高的使命，这份神圣的职业会使文档工作者充满自信。其次，文档归口管理部门通过开展档案展览，以图片、视频等多种形式向大家進行宣传、展览，用真实的案例使大家明白项目文档就是工程建设的反映，是经济纠纷的凭证，是公司生产发展、良好运营的动力、资源与财富。最后，通过文档工作者自身的努力，获取领导的重视，只有获得领导的关注，才能确保在项目前期准备阶段为文档管理配备必要的人力、物力和财力。

5.建立标准化档案室（馆）

档案作为公司重要的隐形资产，有着较高的保管要求，只有改善项目档案管理条件，保证项目档案的安全、完整，才能为项目工作的顺利开展、公司生产运营提供信息保障。首先，要保证有独立、安全的档案室（馆），室（馆）址周边1500m内没有严重空气污染企业，50m内没有可燃、助燃石油气等储蓄罐区;室（馆）内各功能分区布局合理，做到档案室（馆）库房与办公室、阅览室分离，锅炉、变配电室、食堂操作间等与库房分离，确保库区内无其他用房。其次，档案室（馆）内要做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水、防高温的档案库房“九防”管理，在此基础上，编制并落实档案安全责任制度，配备符合标准的档案密集架、温/湿度监测仪器、空调、加/除湿机、灭火器等设备，满足档案保管需求，消除实体档案安全隐患。另外，根据榆林化学建造“智能工厂”的目标，将“数字化档案馆”纳入工作计划中，由于榆林化学才成立不久，档案馆尚未建立，因此在项目初期就将该计划考虑在内，编制数字化档案室（馆）设计方案与需求，与智能化工厂完美融合。最后，要充分做好文档保密工作，在档案室（馆）建成之前，保证纸质文件的安全，使用专业的数字化软件、档案管理系统，保证电子文件的可靠性和安全性。

二、过程控制阶段

项目在建设过程中产生大量文件，全厂性工程、各生产装置、公用工程等各专业工作全面展开，资料庞杂，在攻坚克难阶段，文档人员必须要主动做好对项目文件控制工作、文件质量监督检查工作。

1.建立沟通协调机制

一是加强信息沟通。建设单位文档管理部门与参建单位，项目管理部门、计划部门、财务部门、设备管理部门等加强沟通交流，通过工程月度会、监理例会、进度会、发函、口头沟通、面对面约谈、专题报告等形式了解项目建设情况，便于处理项目文档问题;二是要相互理解，相互支持。在项目建设期间，建设单位内部各部门、各单位同心协力、积极配合，形成全员参与文档管理的共识，根据文档管理部门的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文档“等、靠、要”的思想扼杀在摇篮里，主动配合、主动工作。沟通交流使档案人员融入各业务工作交流之中，有效推动项目竣工文件管理目标的实现，从而保证项目文件能够完整无损地归档。

2.实施文档考核制度

首先，对建设项目档案实行“四纳入”管理 ，即纳入计划管理、合同管理、考核管理以及工作流程，建立项目档案岗位责任制，在项目建设的每个阶段，将项目文档计划纳入项目整体及阶段计划中，将项目文档的要求纳入合同管理中。在公司的招投标管理办法、合同管理办法中明确项目文档的归档要求及范围，在实际工作中严格以合同为依据，约束各参建单位，如有问题及时要求整改，避免后期文件短缺严重、整理无章;其次，形成周期性的工作考核，建设单位对公司各单位、项目部、各参建单位的项目文档工作进行监督考核，检查项目文档等与计划的偏差，启动相应的激励机制，并在公司项目建设期尽快形成项目文档与项目同步、参建单位款项支付与文档质量挂钩，以及项目文档的归档验收情况与相关人员绩效考核挂钩的良性工作制度。

3.“四参加”“四同步”

建设单位项目档案人员必须要多途径了解项目建设进度，掌握工程重大节点，提前介入工程建设中，如参加有关项目建设的重要会议、参加设备仪器开箱验收、参加项目（设备）评审、参加项目竣工验收等，确保将“四同步”落实到实际，即项目建设开始的同时应提出项目文件形成、积累、整理和归档要求;检查项目计划进度的同时要检查文件形成和积累情况;工程项目竣工验收的同时要对文件材料进行归档审查;上报登记和评审时，档案部门要出具专题说明。档案人员应时刻了解项目建设情况，定期检查项目文件，确保项目建设与项目资料同步，了解工程知识，掌握资料检查的切入点，满足项目建设要求。

4.发挥各级档案人员的作用

将档案管理融入项目管理之中，两者相辅相成，真正实现过程化管理、同步化管理。一是建设单位档案管理部门要提前介入，跟踪项目建设过程，加强监督、检查、指导竣工文件的收集、整理等工作。不同专业、不同单位工程的施工资料如果管理无序，堆积在一起，到工程竣工验收时才突击整理，不仅工作量大，而且清理起来麻烦，影响竣工验收进度;二是项目管理部门的档案人员不仅要注意收集施工过程中业主方对工程的管理文件，还承担着指导、检查施工单位、监理单位资料员工作的责任;三是施工单位档案人员要根据业主文档要求，履行合同约定，收集、整理施工过程中形成的文档资料;监理单位不仅要形成、收集归档监理文件，还要指导、检查施工单位的竣工文件是否符合标准要求，出具资料审核报告供施工单位整改、业主检查。

5.注重各种载体文件的收集

收集是档案形成的第一环节，直接影响档案的系统性、完整性、准确性、有效性。项目在建设过程中会产生各种载体形式的文件，如纸质文件、电子光盘、U盘、磁盘、实物档案等，内容会涉及建设前厂址原貌、开工交工、事故等重大事件以及关键节点等，如实记录、反映项目建设全过程，不只是文档人员，公司全体人员都应参与到文件的收集工作中，形成全员参与的文档管理理念。项目建设期间会产生各种类型的文档，分别由各业务主管部门根据档案归口管理部门的要求进行收集、整理、移交、归档，除了纸质和电子文件的收集，更要注重实物档案的收集保管，如牌匾、证书、奖章等。收集的同时，更要加强对文档人员综合素质的培训，使其了解不同载体文件的收集及保管要求，加强对信息技术的学习，做好各种载体文件的收集与“双轨”保存，提高管理水平和工作效率。

6.加强项目过程文件的信息化管理

项目文件在工程进行过程中大量产生，做好过程文件信息化管理对项目建设有着重要作用。建立项目文档管理一体化平台，打造全部项目用表模板线上运作模式，实现沟通联络类文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件等无纸化流转、分类、组卷、检查、进度、质量、安全、费用等专业线上运行、归档，打破时间、空间限制，方便参建单位流程提交，节约签字审批时间，利于建设单位、监理单位、施工单位对工作的检查与核对。

过程文件信息化同时进行档案化管理，将档案的要求提前纳入项目建设过程中，形成统一标准，纳入系统建设，融于工作实践，使具体工作有规可依，有据可查，为项目文件归档奠定基础。

三、后端控制阶段

1.加强项目资料的审查

建设单位需要在规章制度和程序文件的指导下，检查参建单位的资料收集、整理、归档情况，形成层层把关、时时跟进，环环闭合的模式。首先，參建单位对各自形成的文件资料进行自查，由相关技术人员从工程的实际情况及工作程序对资料进行把关，使工程资料满足进度、质量、安全、费用等要求;其次，监理单位承担双重职责，既检查、审核建设过程中产生的监理资料，还需履行审查施工文件的职责，对文件的真实、规范、完整进行把控，形成文档监督检查制度。建设单位文档人员应定期组织各专业工程师对参建单位资料进行审查。各方审查制既能够对文件的真实性、完整性等进行监督，保证项目文档整体质量，又能提高项目文档工作效率，确保项目文档形成和现场施工进度同步。

2.积极配合档案验收

建设单位、监理单位、施工单位、设计单位等对各自职能范围内的文件组织文档及技术审查，符合要求后向建设单位档案部门移交。建设单位在正式组织项目档案竣工验收之前，对接收的全部项目档案进行梳理、分类、整理、汇总，组织公司各单位、部门对项目档案进行自查，形成自查报告并及时整改，同时准备档案验收的相关资料，如项目档案形成说明书、项目档案案卷目录、全引目录、合同清单、设备清单、招投标清单、参建单位清单、档案制度清单等。在验收过程中，建设单位进行项目档案情况汇报，并以影像形式直观地向验收组展现项目建设的原貌、过程、结果，便于验收组了解项目情况，为验收加分。在验收组检查过程中，公司各部门、各参建单位应积极配合专家组验收工作，并做好问题记录，档案验收后，建设单位积极组织档案整改工作，取得项目档案验收批复文件，为项目竣工验收夯实基础。

3.总结经验，举一反三

一方面，验收结束后，建设单位应对项目档案进行评价与总结，整理验收组的验收检查意见与建议，分析项目整体管理中存在的问题，反思项目档案工作中的不足，以书面报告形式总结工作中优缺点，为今后项目档案管理提供经验，扬长避短。另一方面，通过与各参建单位合作，建设单位能够根据竣工档案对各参建单位进行信用评价，并在公司供应商库中形成记录，作为日后考察参建单位是否有参建资质的重要参考之一，既可提高日后建设单位新项目竣工档案的质量，又可以保障建设单位工程质量，维护自身利益。

总之，在项目建设过程中采用全程控制、内外监管、双管齐下的管理机制，使建设单位与参建单位都明晰有关要求，监管工作目标明确、责任具体、流程清晰，真正达到竣工文件全程受控的预期目标，为项目档案管理打下良好基础，为以后的建设项目提供借鉴。

参考文献：

[1]原 月，熊 瑶.航天企业固定资产投资项目档案管理初探[J].兰台世界，2014

[2]王克祥.浅谈工程建设项目文件归档的前端控制[J].城建档案，2020

[3]王小亚.建设项目文档控制研究[J].陕西档案，2018

（作者单位：陕煤集团榆林化学有限责任公司）

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