网络时代如何完善事业单位档案管理工作

张丹

摘 要：互联网时代的到来，使得信息技术被广泛应用于各行各业，加速行业发展和创新的同时，有效提高工作质量和效率，为人们的工作带来极大便利。现阶段，各行各业都在积极引进互联网技术，就事业单位而言，通过开展档案管理活动，建立档案管理信息系统、公共机构档案数据库、培养档案信息管理人才、提高档案安全，并完善事业单位档案管理信息化，本文即是在这样的背景下引申出来的。

关键词：网络时代;档案管理工作;事业单位

为进一步加强我国事业单位的管理水平，可通过完善档案管理工作来实现这一目标。网络时代，先进的网络技术可以使事业单位的运作更加科学、合理，工作更加高效。因此，在事业单位档案管理工作中，要明确互联网技术所发挥的重要作用，并充分发挥其在档案管理工作中的价值。尝试将互联网技术纳入档案工作管理各个环节中，有助于新时期事业单位管理水平大幅度提升。

一、新时期档案管理的重要性

1.有助于全面加快建设成功社会

当今社会正处于信息技术和经济技术飞速发展时期，各方面都发生了重大变化，信息存储问题成为档案管理面临的新挑战。如何在政治、经济、文化等信息融合环境下进行档案管理，是事业单位档案管理面临的重要挑战。另外，事业单位作为国家财政拨款的社会组织，创新观念和管理方法，能够加快全面建设小康社会，保证档案资源的充分利用，提高资源利用效率，进一步发挥职能部门作用，更好地服务于政府和社会。

2.为进一步落实“四个理解”做出贡献

社会发展离不开档案管理的不断完善。我国正处于全面建设小康社会时期。档案管理在新时期有着广阔的发展空间。完善档案管理可有效避免档案丢失和信息失真，对全面建设小康社会、促进社会发展具有重要作用。新时期事业单位完善档案管理有利于深化“四个全面”的贯彻落实。

二、网络時代，事业单位档案管理的作用

在网络时代，事业单位档案管理非常重要，通过信息技术手段，特别是通过网络不仅可以提高工作效率，还能提供不同单位之间的沟通联系，并能够在各单位、部门之间快速档案分发，信息共享。通过网络档案管理手段由传统的实物纸张管理向信息管理转变，提高工作效率，某种程度上可以减轻工作压力、简化工作流程，提高了档案使用价值。网络技术不仅可以保证当前档案信息的采集，而且对其管理也进行重要的智能化工作。

三、现阶段事业单位档案管理中面临的问题

依据我国《档案法》规定，事业单位档案管理必须逐步明确和完善相应的规章制度，使事业单位的档案管理与法律法规相适应，以此保证档案管理质量逐步提高，形成统一管理、分级负责的制度。有法可依，有章可循，以及档案管理、设施的不断完善对我国经济发展和建设发挥出极其重要的作用。但是，目前事业单位的档案管理仍难以满足社会需要，其差距主要体现在以下几个方面：

1.档案管理制度不健全，设备简陋

事业单位档案管理系统内部结构存在缺陷，某些相关制度还不够规范，具体管理任务的制订和实施不理想，相关数据收集和呈现范围不规范，效率低下。一些事业单位对内部档案管理系统进行了改革，由于没有得到有关部门的充分落实和支持，实际效果非常有限。网络时代，传统的管理模式逐渐被信息化管理模式所取代，而随着档案管理系统中档案数量的增加，扫描仪和微电磁仪器等相应处理设备的需求也越来越大，但是，从目前的情况来看，大多事业单位缺乏足够的设备。

2.风险性高、重视度不够

网络时代，尽管事业单位加强档案管理有很多好处，但因为开发时间短暂，一些风险因素仍然存在。例如，与纸质档案管理相比，信息化档案管理模式需要将档案数据下载到云端，会增加个人信息被盗的风险，甚至可能对国家安全和经济造成损失。

事业单位的档案资料中保存着很多与单位发展密切相关的重要信息，这些信息与事业单位工作的开展密不可分，如员工个人资料、详细的工作报告等，如果管理不当，可能会造成数据信息泄露、侵犯个人隐私等严重后果。因此，完善档案管理对事业单位来说至关重要，应高度重视档案管理工作。但是，事实并非如此，即使档案管理工作再完善，也不能给事业单位带来任何经济利益，所以大多数事业单位领导对档案管理工作的重视程度不高。这种消极态度也会影响到档案管理人员和单位的其他部门人员，对事业单位档案管理工作的重要性存在认知偏差，认为其只是一项文件整理和维护工作。另外，受单位领导消极态度的影响，档案工作人员很少在工作上下功夫，导致事业单位档案管理长期处于混乱状态。档案管理人员不能及时登记相关档案，耽误工作时间，最后积累得越来越多，造成档案文件不完整，影响事业单位的发展。

3.档案信息资源利用效率低下

档案信息对于提高事业单位的价值来说非常重要，可以为事业单位提供准确的信息资源。为了促进事业单位的稳定发展，大多数事业单位更加重视档案的收集、保存、分类，对档案信息利用并不进行详细和深入的研究，导致事业单位档案管理中“重存储、轻使用”的局面普遍存在。

4.档案管理人员的专业素质不高

网络时代，档案管理人员自身的业务素质和能力不高，无法有效解决档案管理中的一些问题，加上人员流动和配置不足，影响了档案管理队伍的稳定。由于事业单位对档案管理工作的疏忽和人力资源的缺乏，许多事业单位的档案管理员都是兼职，主要精力都花在了其他工作上。在档案的存储过程中，许多档案都存在着数据缺乏、存取困难、管理不完善等问题。档案管理员工职业素质较低、工作稳定性较差。

5.档案管理信息化建设缺乏落实

大多数事业单位的信息基础设施落后，缺乏先进的硬件设施和软件。事业单位的档案管理，在文件保存过程中大多是纸质文件，没有引入信息化管理，并且没有建设文件处理的标准数据库，因此很难正确处理和存储档案信息。

6.档案信息化管理手段落后

有些事业单位的档案管理仍然采用传统纸质档案管理，信息化管理程度低。有些文件不能及时归档，没有建立相应的数据库，档案管理工作效率低下。有些单位没有专门的档案室，没有配套的硬件设备，也没有相应的软件工具，导致档案的存储和传输出现问题。长期以来，存在着霉、虫蛀等影响档案文件使用的现象。因此，要想做好档案管理工作，档案管理部门必须彻底改变，采用信息化管理手段，并通过各种媒体向全社会大力宣传档案，提高公众对档案工作的理解、重视，提高公众对档案管理的认识。

四、网络时代完善事业单位档案管理工作的措施

1.完善事业单位档案管理制度

要完善事业单位档案管理体系，就必须提高档案管理水平，制订相应的政策和整改措施，确保档案管理人员对资料的管理和监察，以及提供相应的硬件和软件，做好充足的准备工作。事业单位应在档案管理方面引进先进的信息技术，提高档案管理的独立性，建立以信息化为主体的档案管理系统，从而提升档案信息的调取、下载、传阅便利性。在对档案资料进行收集、整理、归档的过程中，要及时将纸质档案进行信息化，安全起见，还需将档案信息进行备份，并且建立评价体系。档案管理信息化系统能够使档案的收集、处理、存储、访问等更加便捷。

2.完善档案信息化管理工作方式

要加强事业单位档案管理制度建设，改革档案管理工作方法，完善工作流程，需要运用信息化概念管理档案，改变以往以手工操作和纸张为基础的信息传输方式，提高档案管理信息化程度，逐步推行档案管理信息化政策，完善档案数据库建设，进而使用数据库恢复、AOS数据访问、比较、分析等功能。工作过程中，也要依托互联网技术，积极取缔与之相关的人力管理方式，如在多个部门间做到档案信息的及时传输、将档案进行分类储存、将机密文件进行备份或设置密码等，从而优化档案信息化管理工作方式，让管理模式体现出较足的优越性。

3.完善人员配置，加强动态监控

网络时代，建设“互联网+档案管理”的关键之一是如何快速整合混乱的数据，有效解决传统文件存储和资源共享问题。其中利用各大高校的资源是建设数据中心的重要途径，也是档案管理信息化建设的重要部分，这就对档案管理工作提出了更高要求。基于此，档案管理相关人员要有敏锐的观察力，及时抓住机遇，积极参与数据中心建设，与相关技术部门共同实施，对当前的档案管理信息化方案进行回顾和总结，对所有相关数据特点和经验进行分类，并结合实际情况确定数据中心的模块布局和内部逻辑，制订相关备份制度，保证数据中心能够全面覆蓋所有单位结构，提高工作效率，降低档案信息采集成本，为开展档案信息服务提供高质量、坚实的保障。

4.建立新型档案管理模式，实现精细化管理

互联网时代的到来，已经让传统档案管理方式的落后性体现得尤为明显，迫切需要采用全新的档案管理模式，信息化档案管理模式正是在时代的需求中应运而生。以电脑为载体、以信息技术为辅助的全新档案管理模式正在被更多单位接受，专业管理软件可以有效地帮助档案管理人员将档案数据快速有序地输入计算机数据库中。AOS将文件从接入网中分离出来，并将数据发送到站点，使其能够访问文件，这在文件管理中节省了大量的精力和时间，又节省了工作人员的时间，同时，档案管理人员应注意网络安全问题，避免个人窃取档案信息。精细化的信息管理应该对已经形成的信息进行更新、验证、分析和评价，然后采取精细化管理，提高信息的利用率。在监测信息和预警方面，制定了业务流程和标准化，使机构得到健全的管理，信息数据的准确性更高。利用动态记分卡对cada管理板进行分析，完成办公板和通讯板的工作，为工作带来方便。

5.加强档案管理信息化的基础设施建设，应用云技术提高数据共享

为改善档案管理和信息化水平，有必要加大信息基础设施建设的投入，同时对国外优秀档案管理方法进行有效借鉴。云技术在社会工作中的应用进入完善和全面推广阶段。其技术特点可能不仅依赖于云技术作为信息处理的有效支撑，而且一方面进一步拓展了信息存储领域和信息处理速度，此外，通过技术手段为档案信息的处理提供了良好的数据库，它可以加快文件信息的传输和高效处理。例如，智能算法可以加快文件搜索速度，提高作业执行效率，并通过海量的信息存储内容实现文件内容管理，最大限度上减少存储时间，为工作内容和工作方式提供更为便捷的方式。

6.提高对档案管理信息化工作的重视，转变思想观念

加强档案管理的计算机化，适当讨论和总结档案管理的形式和政策，制定基于计算机的计划，审查公共机构和其他公共机构的档案管理计算机化工作，改进档案管理计算机化计划，增加对信息基础设施和建设的投资，构建单一经济文化机制，并确定尊重公共机构档案管理电脑化的概念。为提高内部人员对档案管理信息化工作的重视，需要加大宣传力度，将一切宣传手段运用起来，让完善档案管理工作的观念深入人心，尤其要调动档案管理部门工作人员在完善档案管理工作中的积极性和主动性，方可为后续各项完善工作的顺利推进、稳步落实做好铺垫。

7.构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率

建立档案信息管理平台，在持续处理、采集的基础上使档案管理体系更趋完善。同时，在档案管理中进行档案更新等工作的创新，根据实际情况和实际需求不断更新数据库，使其更好地为档案管理系统内的业务单位服务。同时，档案管理员必须对纸质档案进行验收、登记、分类，并设置相应的服务窗口，方便相关人员。例如：可以通过网络方式，基于外部电子政务网络的方法来提高数据效率，并通过促进与政府相关的信息平台和信息资源的整合，能够提高数据有效性的作用。

网络时代事业单位的档案管理要注重纸质档案保存管理

在当前网络时代发展下，事业单位档案管理方式网络化成为主要的档案保存形式，但是对于档案管理一项重要的管理工作就是留档，对于纸质档案的保存与管理也是需要事业单位格外重视不能撇弃的，要加强档案纸质资料规范化，发挥档案管理价值。档案管理人员首先要对档案资料进行熟悉，了解文件的形成背景与使用形式，明确文件资料的种类和特点，做好纸质档案资料的归类与分档。其次，档案管理工作人员要将有用和有价值的资料进行立卷整理，将档案资料规范整理，资料通过立卷整理有利于档案的保管与使用。其次，要将收集好的资料进行案卷整理，对文档进行分类，通过档案管理人员对资料规律与联系进行分类。纸质档案管理对比网络化档案管理效率更慢，查找也会更不方便，但是，纸质档案对于政策书写、历史考察的作用网络档案管理无法取代。电子档案管理是现代信息技术发展的产物，极大地推动了现代档案工作的开展，但是单子档案由于计算机病毒、网络黑客袭击等存在种种不稳定因素，因此纸质档案的管理保存是不可取代的。

五、结语

只有充分利用事业单位档案，才能更好地审查和保存档案。在合并数据库中，增加了恢复和查询功能，以促进公共机构访问和使用档案，帮助公共机构做出更准确、更科学的决策，使档案信息不仅能够记录事业单位的历史，而且能够深化事业单位的改革，只有这样才能提高事业单位档案管理的信息化进程。总之，档案管理是一项日常工作，也是机关事业单位工作的中心方向。档案管理工作较强的持续性，已成为事业单位工作人员普遍关注的问题，因此，企业管理者要把握好经费问题，不断改进档案管理方法。同时，企业管理者必须摒弃以往忽视档案管理的观点，提高档案管理的重要性，最终形成对档案管理的正确认识，提高工作效率。档案管理部门人员要不断学习专业知识，提高基本业务水平，最重要的是事业单位领导和档案管理部门要加强沟通交流，相互提出建议。在双方的共同努力下，从本质上提高档案管理水平，促进事业单位和谐发展。

参考文献：

[1]许长春.网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J]城建档案，2017

[2]陈其灏.网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J].社会科学：引文版，2017

（作者单位：鞍山市退役军人服务中心）

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