精细化管理在人力资源档案管理中的应用分析

谢莹华 鱼台县公共就业和人才服务中心

人事档案作为一个复杂程度极高的信息综合体，主要包括了人员学历、职称、工资水平、业绩考核结果，学习进修经历等相关内容。精细化人事档案管理，则更加体现出了事业单位工作人员专业技术与职业能力等指标。我国城镇化进程加快的同时，事业单位获得了更多的发展契机，新聘用人员的调入和考录引发的人力资源管理问题，引起了社会各界的广泛关注。所以事业单位应按照时代的发展进步，合理化组建人才培养梯队，从根本上促进人力资源管理体系的有效提升。

一、人力资源档案管理价值作用

1.社会的不断发展和进步，对企事业单位人事档案管理工作提出的要求越来越高。企事业单位数量和规模扩大的同时，从业人员的数量也持续增加，也在一定程度上增加了其人事档案管理工作的难度。传统人事档案管理模式对企事业单位的建设和发展产生了极为不便的影响。因此，企事业单位档案管理人员应该顺应时代发展的需求，转变人事档案管理思路，积极探索精细化人事档案管理模式，转变传统工作思路，优化人事档案工作内容，全面构建企事业单位精细化人事档案管理体系[1]。

2.合理运用精细化人事档案管理策略，全面提升人事档案管理工作质量和效率。精细化人事档案管理体系的建设，有效减少了无效资源的消耗量，降低了企事业单位人事档案管理工作的成本。随着人事档案管理目标和任务融入每一个工作环节，人事档案管理人员必须准确把握各个细节的重点内容与核心价值，确保了人事档案管理工作目标的顺利实现。

3.人事档案精细化管理模式的应用，加快了传统人事档案管理模式创新改革的速度。传统的人事档案管理主要由资料收集、信息整理、材料归档、信息调取利用等几部分组成，在开展人事档案管理工作时，相互之间衔接不流畅，制约了人事档案管理工作质量和效率的提升。这些都说明，随着社会的发展和进步，传统粗放式人事档案管理模式，不仅不利于新时期企事业单位人事档案管理工作的要求，而且制约了人事档案信息利用率的提升。精细化人事档案管理模式先进理念的普及和应用为标准化、目标化、流程化人事档案管理体系的构建提供了强有力的技术支持，强化了人事档案管理人员的责任意识，提高了人事档案管理工作的成效。

二、人力资源档案管理存在的问题及原因分析

（一）问题

首先，资料短缺。传统人事档案管理模式下，工作人员在预审人事档案时，经常遇到人事档案中部分材料短缺现象，档案佐证材料短缺问题不仅严重影响了人事档案资料的完整性，增加了档案管理人员的工作负担，而且对一些重要信息缺少依据支撑。其次，档案材料完整性严重不足。档案管理部门在开展档案专项审核工作时发现，大量档案归档资料都存在着资料不全的问题，特别是员工工资、职称、职位、履历等相关情况变动的材料几乎都存在着完整性不足的问题。甚至于部分档案在存档期间因为出现了内容不完整、准确性不足、要素不全等情况，影响了档案材料规范管理工作的效率。最后，档案资料内容不准确。根据档案材料内容准确性预审分析结果发现，很多档案材料中都存在着档案记载内容信息不一致，前后矛盾内容失真的情况。比如，员工档案中记录的员工出生时间、工作时间等信息前后不一致，工作经历、教育经历等内容与实际情况差异过大且不完整等现象[2]。

（二）原因

1.缺乏人事档案管理工作重要性的认识。部分企事业单位在发展过程中，忽略了人事档案管理工作的重要性，人事档案管理人员整理人事档案资料时，员工未能主动配合档案管理部门及时进行个人信息更新、归档材料提交等相关工作，影响了人事档案资料内容的有效性和准确性。档案管理人员缺少人事档案管理工作特殊性与重要性的认知，认为人事档案管理工作是一项内容繁杂、没有任何经济效益的工作，经常以消极心态对待档案管理工作，导致其在填写员工档案资料时出现了内容填写不认真、敷衍了事的情况，增加了人事档案内容出现错误的概率。

2.企事业单位员工人事档案管理制度不完善，导致档案管理环节出现了不严谨的情况，影响了人事档案后期的调阅和使用。比如，人事档案内容界定模糊不清，人事档案管理人员对于人事档案材料归档范围界定模糊不清，出现了应归档材料没有及时归档，无须归档材料却归档的情况，导致人事档案资料出现了准确性偏低的问题。

3.档案管理条件严重落后。我国针对档案管理工作提出的规定和要求，档案保管库房不仅要配置通风、防潮、防火等设备，而且在档案日常保管过程中，制定完善的防虫、防霉、防盗管理措施，提高档案库房的安全水平。然而实际情况却是，部分档案库房不仅设备陈旧，管理手段落后，而且档案资料防火、防潮、防虫等安全管理措施也存在严重缺失或漏项等情况，甚至于出现人事档案资料随意堆放情况，增加了安全隐患的发生率。此外，档案管理单位在开展人事档案管理工作时，现有档案管理模式已经无法适应新时期档案管理事业发展的需求，比如，大多数档案管理单位缺乏档案管理网络系统，仍然采取手工填档、电子表格等简单的管理模式，并未按照要求普及和应用计算机技术建立完整的人事档案管理系统，所有人事档案材料的查阅，主要是依靠人工操作，这种原始的手工操作方式，不仅增加了原件调用的频率，而且容易导致原始档案资料因为出现纸张发黄变脆以及字迹褪色等问题，严重影响了档案资料保管的安全性与完整性[3]。

三、精细化管理在人力资源档案管理中的应用

（一）加强档案信息化建设，提升档案利用效率

信息化管理体系的建设是人事档案管理工作模式创新改革的必然趋势，通过构建人事档案信息化管理体系性，不仅实现了将原本无法长时间保存的纸质档案以数字多媒体形式保存于人事档案管理软件中的目的，而且形成了人事档案纸质管理方式与数字化管理方式并存的工作模式，全面促进了企事业单位人事档案管理工作质量的有效提升。

1.完善人事档案信息数据量。档案管理人员在开展人事档案管理工作时，应该充分重视人事档案信息数据库建设的重要性，以便于档案管理人员在整理档案资料时，可以通过信息数据库检索符合要求的档案资料，简化人事档案管理工作流程，降低了人事档案信息收集和整理工作的难度，促进人事档案管理工作质量和效率的不断提高。比如，档案管理人员应该在分析人事档案数据库中的档案资料信息的基础上，根据个人基本信息、专业能力、人事聘用任免、进修培训等内容进行分类归纳和整理，制定人事档案管理工作的制度，精细化管理档案数据信息，扩大了人事档案信息的覆盖面，为后续员工岗位调整、职称评定等工作的开展提供了完整的人事档案资料[4]。

2.人事档案信息化管理系统的建设。计算机技术与大数据技术的应用加快了人事档案信息化管理系统建设的速度，档案管理部门在信息化人事档案管理系统建设过程中，应该充分发挥大数据技术的数据分析功能优势，在档案信息调取过程中，合理运用高级检索功能精准定位符合要求的档案信息。企事业单位在建设人事档案信息化管理系统时，应该充分考虑人事档案信息资料的完整性与真实性，利用计算机技术和大数据技术，分析档案信息资料的内容，避免因为档案信息资料出现失真等问题，影响人事档案资料内容的完整性。由于人事档案管理涉及了企事业员工的个人隐私信息，因此档案管理部门应该充分重视人事档案信息化管理系统中防火墙技术应用的重要性，确保人事档案数据信息始终处在安全状态下保存。此外，随着网络信息技术的不断发展，计算机系统随着时间的推移也必然会出现更新换代的情况，所以档案管理部门必须紧跟时代发展的脚步，合理利用先进计算机系统，优化和完善人事档案管理模式，促进人事档案管理工作的高效开展。

（二）规范工作标准，提高人事档案质量

档案管理部门在日常工作过程中，应该严格按照人事档案管理的相关制度和要求，规范档案管理工作人员的工作行为，认真履行人事档案管理工作的职责，才能达到有效提升自身档案管理水平的目的。首先，切实做好人事档案资料鉴别、归档的相关工作。针对工作人员收集的人事档案资料，必须在归档保存前，安排专人对资料的真实性和有效性进行鉴别，完善档案信息归档资料的相关手续，最后再按照档案资料的内容完成归档工作，以保证档案资料内容的完整性和准确性。对于鉴别过程中出现的不符合资料归档要求的材料，应该按照相关标准和要求对其进行相应处理，切不可擅自归档。如果经过鉴别确定档案资料具有归档保存价值，则应在完善档案资料归档保存手续后予以保存。其次，统一规范档案的装订与立卷工作。所有纸质档案材料的归档必须使用规格统一的纸张，然后按照要求进行装订，避免因为纸质档案资料在装订保存过程中出现材料编号位置错误等情况，影响纸质档案资料保存的完整性。最后，规范档案材料。在档案材料收集整理完成后，工作人员必须严格按照档案材料装订时限、档案保管温度、湿度等要求，做好档案材料归档前的防虫防蛀工作。此外，档案后期借阅过程中，档案管理人员应该严格按照借阅手续的要求，做好档案资料转入、转出、材料接收、查阅、借阅等登记工作，避免因为人为因素导致档案资料出现破损、遗失、泄密的情况发生，影响档案资料的安全性[5]。

（三）改善档案管理设施，提高管理人员素质

随着社会的不断发展和进步，企事业单位的人事档案管理工作，不仅要加大人事档案管理基础设施投入的力度，而且还应切实做好从业人员综合素质培养的工作，满足时代发展对人事档案管理工作提出的多样化需求。先进档案管理设施的推广和应用，提高了人事档案精细化管理工作的效率，企事业单位在开展人事档案管理工作时，应该积极争取领导的支持，加大先进档案管理设施和设备采购的力度，针对当前人事档案管理工作的内容和要求，选择具有独立防火且防潮的专用库房作为人事档案管理室，组织档案管理人员开展防火、防潮、防蛀等专项安全检查工作，确保人事档案保存的安全性与完整性。人事档案管理工作是一项规范性与政策性特点突出的工作，要求从业人员必须具备较高的政治素养与业务能力，才能保证人事档案管理工作的要求。严格按照保守秘密、严守纪律、甘于奉献、严谨认真的原则和要求，参加人事档案的管理工作，档案管理部门应该针对当前人事档案管理工作中存在的问题，定期组织档案管理人员参加政治理论学习和业务知识培训活动，要求档案管理人员在系统性学习党和政府、企业制定的有关于人事档案管理的相关政策、法律法规的前提下，促进人事档案管理水平的有效提升，在确保人事档案材料完整性、准确性与安全性的前提下，推动精细化人事档案管理工作的有序开展[6]。

（四）强化责任追究，完善档案管理

为了达到促进档案管理精细化管理水平有效提升的目的，档案管理部门应该严格按照新时期人事档案管理工作的要求，构建规范、科学、标准的人事档案管理体系，要求档案管理人员必须将相关制度和标准落实到人事档案管理工作中，优化和创新精细化人事档案管理策略，提高人事档案管理工作的质量和效率。在严格执行《档案法》《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》等相关规章制度的前提下，严格按照人事档案精细化管理工作的要求，建立完善且符合企事业单位档案管理、查阅、借阅、保管、保护等要求的管理制度，明确档案内容归档范围、责任主体、装订标准、借阅程序、保管要求以及奖惩考核等各个环节的工作要求，促进人事档案管理制度化、标准化、规范化、科学化发展，提高精细化人事档案管理的水平。此外，在档案管理工作中要加强监督落实责任，一旦发现档案管理人员出现了违规操作的行为，造成的档案资料丢失或损坏问题，必须予以严厉的处罚，追究直接责任人的责任，保证人事档案管理工作的严肃性。

四、结语

总而言之，为了提高新时期企事业单位人事档案管理工作的效率和质量，档案管理部门必须紧跟时代发展的步伐，充分利用计算机、大数据等先进技术手段，创新人事档案精细化管理模式，构建人事档案信息化管理体系，夯实企事业单位人事档案管理工作基础，提高人事档案管理工作水平，推进企事业单位人事档案管理工作制度化、规范化、科学化、精细化建设进展。