浅谈煤炭企业档案信息化管理系统应用策略

文/陕西延长石油集团横山魏墙煤业有限公司 李晓芳

煤炭企业的档案管理主要是对企业内部重要资料进行存储和管理，同时对相关资料进行利用，并提供其他的业务服务等。该项工作主要由企业内部的档案管理部门负责，在企业深化改革与快速发展的进程中，企业档案管理是重要工作之一。对于企业的经营而言，档案管理的有效性直接与生产经营效益挂钩，保证档案的安全性，直接关系到企业的正常发展和经济效益。

一、档案信息化管理的基本概述

档案信息化管理主要是应用现代化的信息技术，对企业内部的重要信息以及资源处理及管理。该项工作将在国家档案行政相关管理部门的统一组织下进行，管理系统具有数字化、网络化的特点，能够实现资源接收、传递和存储等一体化建设，能够实现跨区域信息之间的共享。信息技术的融入，使企业档案管理的模式发生了全新的变化。煤炭企业引入信息技术后，档案管理的方法进一步优化，能够对海量数据进行规模化处理，进一步提升煤炭企业档案管理的效率。同时也给企业的档案工作带来更多发展机遇。信息化技术的融入，还能够有效整合档案管理部门业务，进一步降低人力成本，减少人为因素的失误率，进一步促进部门之间的沟通。能构建更流畅的管理制度，强化流程的具体执行力度，充分调动各个部门工作人员的工作主动性和积极性，进一步提升工作效率，有效降低档案管理的运营成本，同时有利于保护数据安全，促进企业稳定发展。

二、煤炭企业档案管理信息化的主要特点

在企业发展和生产经营过程中，档案管理工作是重要的一环，通过信息化技术来提高档案管理的水平，能够在更大程度上整合企业的综合性档案信息，进一步提升管理的效率。针对发展过程中产生的海量数字资源，能够实现有效管理，为企业的决策提供重要参考。使煤炭企业档案信息化建设获得了较大发展，并呈现出以下特点：

（一）档案信息载体的原始性。档案管理工作的对象门类较多，以原始文献为主，在档案信息化建设的过程中，尤其要重视信息的原始来源，确保后续的分析工作有据可依。企业内部档案记录了企业发展的历史，是企业成长的凭证，而各类资料的承载方式不一，除了书面文字，还有录像带、软盘、磁带、U盘等，在现代网络信息化背景下，各类电子资源也越来越丰富，为了进一步确保档案信息化搭建之后信息原始载体的完整性，煤炭企业应该设置专门的、存储原始载体的资源库，从而确保相关信息载体的原始性。

（二）档案信息的丰富性。档案资料信息资源的来源途径较为广泛，涉及人事管理档案、煤矿生产档案、行政管理文书等，门类庞杂，数量极多。在具体的信息化建设过程中，要注重保持档案资料的丰富性，将各种不同来源的档案资料转化为电子类文献。同时，要注意具体的录入方式，保持资料的多样化。

（三）档案资料的准确性。档案信息在记录相关内容的同时，在某个关键时刻，相关内容将对某个事件或决策产生巨大价值。因此，要对这些数据进行分析、摘录，就必须保证其准确性。在档案信息化系统搭建过程中，进行相关数据的录入时要反复核对，进一步降低错误率。

（四）档案资料的服务性。传统的档案管理方式在查询方面极度不便，因此服务能力相对较差。搭建信息化管理系统之后，能够进一步减少繁琐的工作流程，提高检索效率，同时也可以通过计算机以及相关终端设备，为其他部门提供快捷的档案检索功能。

（五）资料的智能化。信息化档案管理模式具有一定的智能化功能，大部分工作可以通过界面按钮自动完成进一步提高工作效率。同时，还能够针对不同需求进行深度分析，减少档案查询以及中转的时间成本，进一步满足各个部门对于各种档案资料的不同需求。

（六）档案资料的资源共享性。网络化技术能够实现跨部门、跨区域、跨时空的资料共享，用户可以通过相应的接口来实现对档案资料的调取、阅读，尤其是对于一些集团以及跨地区办公的公司而言，信息化模式的档案管理能够提高资源共享的效率。

（七）档案资料的资源安全性。通过信息化建设能为档案管理工作提供安全保障。由于企业涉密资料较多、技术含量较高，如一些自主知识产权等均属于企业商业机密，甚至关乎国家层面的经济利益。因此，档案信息化管理工作必须通过行之有效的措施做好保密工作，搭建更规范的保密制度，有效保证内部机密数据信息的安全。

三、煤炭企业档案管理信息化系统建设的现状分析

（一）没有建立精细化的档案管理信息化系统。目前许多煤炭企业开始引用信息化档案管理模式，但是还没有完全改变传统的“粗放型”管理方式，在信息化管理的过程中，正在努力走向“集约化管理”的全新模式。从具体的执行层面来看，有许多煤炭企业没有做好宏观层面的信息化系统顶层设计，在煤炭的开采安全、生产监控与企业档案管理之间，没有构建完整的、体系化的信息共享系统。因此不同部门之间的系统数据还不能实现及时匹配和转换，从而影响了运行的效率。与此同时，电子类档案资料的实际利用率并不高，在具体的工作开展中，如果仅仅通过目录卡或库卡进行查找，有可能出现遗漏。而且这个过程也难以盘点具体的库存以及流转情况，不能精确地核实借阅行为。

（二）基层工作人员的信息化管理意识相对薄弱。大多数煤炭企业的管理重点在于生产任务的完成上，对于档案管理工作上的忽视，将档案信息化管理工作认为就是简单的数据录入，没有将整个企业内部的信息化管理，建成一体化、自动化以及网络化的管理新模式，在很大程度上影响了网络化的价值，同时基层管理人员应用信息技术进行管理的意识较差、技能较弱，只能开展基础工作，这在很大程度上制约了信息化的推进。

四、煤炭企业档案信息化管理系统建设的具体策略

（一）将信息化发展列入企业发展规划，在人、财、物方面给予大力支持，全方位推进档案管理系统的信息化建设。要进一步提高煤炭企业档案信息化建设水平，首先要重视档案信息化管理工作的开展，将信息化管理工作纳入企业的宏观发展规划中，在人、财、物方面给予大力支持，建立一支综合素质水平较高的专业人才队伍，为信息化建设奠定坚实的基础。与此同时，企业管理者以及档案管理工作者应树立坚定的法制意识，以《档案法》及相关法律法规为指导，全力开展档案信息化管理工作，提升基层工作人员的自觉性。另外，还要做好信息化基础设施和网络建设，通过建立统一的标准，对工作流程进行规范化管理，搭建一个完整的网络层次，有效实现跨部门、跨地域的档案信息共享机制，进一步发挥档案信息管理系统的优势。

（二）建立部门之间的协同机制，进一步明确档案管理部门的职责，保障档案资料收集的完整性。档案管理是一个较为细致且牵涉较多实际技术的具体工作，在建设期间要将各种形式的资料转化为电子资料，以图片、文件等形式进行存储，要确保相关信息记录的真实性，保证前、中、后期资源提交以及信息存储的安全性。因此，应该对团队的职责进行明确划分，从负责人到具体工作人员，明确其具体的责任、权利与义务，从而确保相关工作的稳步实施。如果出现了意见分歧，档案信息化管理的牵头部门及负责人，应当综合各方信息进行整合反馈，做好各个方面的协调工作，从而促进该项目顺利进行。另外，还要建立各部门之间的配合机制，促进资源收集的高效性。

五、结语

综上所述，随着信息技术的普及应用，特别是将相关信息技术应用到档案管理中，为煤炭企业的发展注入了全新的动力。企业档案管理的信息化建设，能够进一步优化煤炭企业内部结构，进一步提高工作效率和服务职能，提升档案管理的整体水平，促进企业更快更好发展。