行政事业单位办公室行政管理工作优化策略

文/福建省三明市尤溪县卫生计生监督所 周欢

办公室在行政事业单位日常工作中发挥着至关重要的作用，不但使各个部门得到有效协调，还提高了办公室行政事务处理工作的效率。实际上，办公室行政管理工作的质量会直接影响整个行政事业单位工作的有效性，因此，积极优化办公室行政管理工作流程具有重要的现实意义。行政事业单位管理人员应充分认识到办公室行政事务处理的重要性，通过创新工作方法促进行政管理工作的高效化发展，从整体上提高行政事业单位对社会公众的服务质量。

一、行政事业单位办公室行政管理工作的重要性

办公室侧面反映出行政事业单位的形象。办公室作为行政事业单位日常工作周转的轴心，承担着处理基础文件和信息的重要职责，这意味着行政事业单位各部门要借助办公室的工作效率来保证自身的办公效率。在办公职能上，既需要向上级领导反馈基层的意见，又需要向下级传达上级的指令，还需要处理行政事业单位的会谈和接洽事务。此外，办公室还需要为行政事业单位决策工作的落实提供重要的数据参考依据，通过有效收集、调研以及整理文件信息来保证行政事业单位决策的准确性。因此，办公室必须对行政管理工作处理中涉及的信息有基本了解和认知，同时，高效化处理信访、档案处理、接待等各项基础的事务性工作。此外，办公室肩负着事业单位部门与部门、领导与领导之间的协调工作，同时负有监督领导布置的工作任务落实情况，以及及时向上级部门和领导提供反馈意见的职责。

二、行政事业单位办公室行政管理工作中存在的问题

在我国社会经济水平不断提升的背景下，社会公众对行政事业单位的服务质量提出了更高要求，但当前我国大部分行政事业单位的办公室行政管理制度缺乏一定的时效性，在管理模式上也存在明显弊端，无形中阻碍了行政事业单位的可持续发展。与此同时，行政事业单位办公室行政事务还具有繁琐、要求高的特点，需要相关工作人员始终保持端正的工作态度和认真负责的思想意识。但当前个别工作人员带着负面情绪完成自身工作任务，使整个办公环境充斥着作风不严谨的问题，尤其是个别工作人员缺乏创新意识、务实精神、严谨的工作态度及自律能力，在某种程度上对行政事业单位办公室工作的顺利开展造成了一定的阻碍。

三、行政事业单位办公室行政管理工作优化策略

（一）构建完善的办公室行政管理体系和机制。办公室行政管理工作的开展情况将会直接影响整个行政事业单位的工作质量，因此，行政事业单位必须结合实际情况建立完善的办公室行政管理体系和机制，从思想层面上强化办公室行政管理人员的责任意识，基于整体角度提高行政事业单位可获得的经济效益和社会效益。与此同时，办公室还应科学调控单位各部门之间的合作关系，在正确的服务意识引导下严格按照上级下达的文件精神执行相关工作。对于下属部门同样需要开展规范化管理工作，以维护行政事业单位的合法权益为首要目标，避免经济成本损耗的同时将现有人力、物力以及财力资源进行有效整合。另外，行政事业单位还应及时改变传统陈旧的管理方式，保证办公室行政管理体系的科学性和有效性，督促相关管理人员明确自身职责和定位，通过以身作则的方式起到良好的示范带头作用，有效解决行政事业单位办公室行政管理中存在的问题，同时结合行政事业单位发展现状不断优化行政管理模式，提高单位服务质量的同时，充分发挥行政管理部门的职能。

（二）通过业务培训活动提高工作人员的素质水平。行政事业单位办公室行政管理工作效率的提高离不开全体工作人员的共同努力，因此行政事业单位必须严格把控人才选拔环节，将考核重心放在选拔人员的工作态度和个人能力上。对于进入办公室的新任选拔人员，还应定期组织其参加教育培训活动，要求相关工作人员在工作环境中始终保持清醒的头脑，从整体上提高全体工作人员的业务能力，确保每位工作人员都能独立完成自身工作任务，营造良好的办公室行政管理工作环境。此外，行政事业单位还应从思想层面向办公室工作人员渗透思政教育，以潜移默化的方式强化办公室工作人员的责任意识和服务意识，并将个人发展与单位、社会发展相结合，使自身工作价值得以有效发挥。

（三）明确划分办公室岗位职责和工作范围。目前，部分行政事业单位仍存在工作岗位安排不合理的现象，导致办公室行政事务工作混乱，相关工作人员的职责划分不明确，极大地影响了行政事业单位办公室行政管理工作的效率。基于此，行政事业单位必须明确划分工作岗位和职责，从宏观角度出发统筹规划行政管理工作范围，督促相关工作人员严格按照要求投入自身工作岗位中。在实践过程中，行政事业单位还应不断优化办公室行政事务处理职能，逐一排查无人管理的工作事项或存在交叉管理的业务项目，一旦发现以上问题，必须立即采取有效措施进行处理，确保每位办公室人员都能在自身工作岗位中贡献力量，营造乐观积极的办公室工作环境氛围。在明确的办公室行政管理要求下，可以有效节约办公室中的人力、物力成本投入，从源头上避免各种资源浪费现象的发生。最后，行政事业单位还应有意识地提高办公室行政管理工作的针对性，为行政事业单位的正常运转奠定良好基础。

（四）强化办公室思想作风建设，提高服务质量。办公室人员的业务能力和责任意识同样会影响行政事业单位的工作质量，只有优良的工作作风和高尚的政治情操，才能保证行政事业单位办公室行政管理工作的有效性。因此，强化办公室人员的思想作风建设可以极大地提高行政事业单位的服务质量。首先，在实践过程中，行政事业单位应定期组织办公室人员学习政治理论知识，从思想层面上提高办公室人员的政治素养。实际上，在办公室工作实际开展过程中，相关工作人员必须具备良好的学习能力，才能胜任工作报告撰写和日常事务处理工作。办公室人员应严格按照行政事业单位制定的管理机制和相关要求规范自身行为举止和工作态度，以正确的思想态度践行社会主义核心价值观。其次，定期组织办公室人员深入基层，通过亲身体验的方式明确实事求是的重要意义。界定办公室人员的工作范围时，不应仅局限于某个办公室区域，而是鼓励办公室人员积极参加室外实践活动，不断积累丰富的工作经验，尤其是在内务处理和外访工作中更需要保持谦逊的态度。

（五）在团队精神的指引下共同完成工作任务。行政事业单位办公室人员必须明确自身职责与使命，但在实际工作过程中仍需与其他部门保持良好的合作关系，综合提高团队协作能力。这就需要办公室人员树立良好的团队合作精神，鼓励每位成员积极贡献自身力量，有效提高办公室内部的团队凝聚力。首先，行政事业单位应在岗位分配的基础上实现人力资源的合理化配置，有效提高办公室行政管理工作的效率，使办公室人员发自内心愿意投入自身工作岗位。其次，根据办公室人员的性格特点和兴趣喜好科学制定培训方案，最大限度地提高全体办公室人员的专业素养水平和个人业务能力。在新时代发展常态下各种新技术新理念应运而生，办公室人员必须紧跟时代发展潮流不断更新自身知识体系，真正满足自身工作岗位的实际需要。最后，行政事业单位还应积极为各部门工作人员创建沟通交流平台，营造相互交流、相互配合的工作氛围，为办公室行政事务工作的处理积累丰富的经验。

（六）实现办公室行政管理工作模式的创新。办公室在行政事业单位日常工作中起到了良好的纽带衔接作用，若办公室行政管理工作的效率低下，那么整个行政事业单位的工作效率也会随之受到影响。从管理学角度分析，行政事业单位本质上属于结构紧密的金字塔形组织，从上级到下级有着分明的管理机制，整个组织结构形式也较为严苛，但这种方式同样会影响各部门之间的协调合作力度，无法有效调动各个部门相互配合的积极性，尤其是在信息时代高速发展的背景下，各行业领域愈发重视工作效率的提高。基于此，行政事业单位必须及时创新与改革传统办公室行政管理工作模式，从根本上解决办公室行政事务工作效率低下的问题。此外，在行政事业单位办公室行政事务工作模式创新过程中，还应重点关注传统管理层次复杂、管理力度小的弊端，实现科层制组织形式到现代社会扁平化行政管理组织模式的过渡转变，充分发挥扁平式组织管理模式中管理层次少、管理力度大的优势，有效提高信息共享与传递的速度，为各部门决策的落实提供理论方面的参考，真正为办公室行政事务处理模式赋予良好的自主权，提高办公室行政事务处理的灵活性，同时满足社会公众对事业单位办公室行政事务处理的工作要求。

四、结语

总之，在行政事业单位正常运转的过程中，必须严格落实办公室行政事务管理工作，科学划分办公室行政事务的工作任务和范围，定期组织现有行政事务管理人员参加教育培训活动，要求其不断提高自身业务水平、明确办公室行政事务的定位和职责、保持优良的思想作风及良好的团队合作精神，通过循序渐进的方式提高办公室行政管理工作的效率和质量，从而有效推动行政事业单位办公室行政管理工作的高效开展。