“互联网”背景下高校毕业生档案管理系统研究

陈娟 杨宗平

(阿拉善左旗人力资源和社会保障综合服务中心，内蒙古 阿拉善盟 750306)

引言：档案管理在现阶段具有重要的意义，无论是政府机构还是国有企业单位的人才录用都离不开人事档案的应用。在互联网背景下，档案管理却仍以传统档案管理为主，不利于经济的发展，无法满足新时代需求。因此，需要重视档案管理系统的优化与升级工作，在确保系统安全性、可靠性的前提下，提高档案管理的工作效率。

一、高校毕业生档案管理的重要意义

对于高校学生而言，毕业生档案具有重要的作用。既是求职的敲门砖，又是工作后人事档案的重要内容。高校毕业学生在学校的日常表现、道德品质以及学业成绩等都会如实的记入到档案学籍中，当学生毕业后，档案学籍会依据学生要求转入相应的工作单位、户口所在地人才市场或就业局等，进而作为学生进入社会后的档案资料。所以，作为人事档案的重要组成，用人单位也会依据学生在工作期间内的相应表现如实的记入到人事档案中。在日后的职称评定、工龄计算以及退休手续的办理时具有重要的参考价值。若缺少相应的人事档案，会对学生的利益造成不利的影响。因此，需要重视高校毕业生档案管理，不仅是因为档案能够真实反映学生的表现和学习状况，更是由于其拥有一定的权威性，获得了用人单位的重视。例如，在事业单位、国企单位以及政府机关都会严格审核毕业生的档案，更是评定是否录取毕业生的重要依据。毕业生的档案经过严格筛查和审查后，用人单位可迅速了解学生的在校表现，对学生的品质、学习成绩有了初步的了解。所以，档案的丰富程度有助于用人单位对学生的快速了解，明确是否予以录用。故此，高校毕业生档案在学生就业、后期发展中具有重要的意义。确保档案内容的真实、可靠能够帮助学生向用人单位展现自身的优势，从而获得理想的岗位和职位。

二、高校档案管理现状

当前，在高校档案管理中，档案管理人员缺乏档案管理的重视程度，甚至对档案工作存在一定的偏差。受到传统落后思想的影响，使得档案管理人员无法发挥自身积极的作用，档案管理工作效率较低。加之档案管理人员年纪大、能力较低以及计算机运用能力较低，导致高校档案管理面临一系列问题。现阶段最主要的问题在于专职人员结构不够合理。缺乏科学、合理的管理意识，使得一些管理人员对信息技术的应用能力较低，对互联网的认识不足使得管理人员无法高效的运用数字化技术，电子档案迟迟无法发挥积极作用。除此之外，档案管理工作还存在设施配套不全的问题，经费、成本投入较少，使得整个管理愈加混乱，管理效率不断降低。与此同时，还存在入档不及时、档案材料存放不规范等问题，在进行档案查询时，受到地域限制，无法跨地域和在线进行查询。电子档案管理能力较低，多数的毕业生档案查询以人工查询为主，严重影响信息查询的效率。由于缺乏相应的线上查询平台，部分档案信息查询仍以线下查询为主，浪费了大量时间的同时影响档案管理的效率。在管理过程中，缺乏对信息化、智能化的重视程度，使得档案管理工作浪费了大量时间[1]。

三、高校毕业生档案管理系统架构与分析

在新时代的背景下，互联网信息技术的迅猛发展逐渐代替了传统的纸质档案管理，转而采取电子数据保存的方式。需要注意的是，电子数据保存档案信息需要确保数据的加密性能良好，从而保障数据的安全性。基于上述问题，通过设计相应的动态加密方式对数据档案进行科学加密，有助于提升档案信息的安全性。

（一）系统结构

以互联网技术为依托，为实现高校毕业生档案归档的方便和快捷，需要以活动服务器界面作为系统结构的基础，借助相应的服务器模式，该方式对空间要求较低，能够有效实现远程查询。在该系统结构（如图1所示）中，数据库会在服务器的帮助下，在中间层运用相关的全球广域网以及活动服务器界面。该设计中主要有应用服务层、数据库层以及用户层。其中，用户层能够实现以浏览器为中心，能够向应用服务层进行发送相应的请求，当活动服务器界面与WEB 服务器接收到相应请求后，可借助功能模块为其提供服务，数据引擎会在服务器提供服务的过程中向数据层发送相应的请求，有效获得相应的数据信息，当数据再次返回应用服务层时，能够更好地和功能模块相融合，为用户提供相应信息内容[2]。

图1 系统结构图

（二）系统功能

之所以设计相应的系统，是因为需要达到档案管理信息化的目的。帮助档案管理人员更加快捷、方便的整理和管理档案，有助于毕业生随时查看档案信息，且不受地域和空间的限制，能够通过在线交流的方式，实现线上沟通。依据上述需求，在系统功能中主要设置了9 个模块，分别为档案信息录入、档案信息查询、档案信息编辑、在线咨询与管理、在线查询管理、档案调阅管理、用户权限管理、数据加密以及数据备份等9 项。其中，档案信息录入是根据WEB 页面的需求，及时录入高校毕业生的档案信息内容。档案信息查询是指当管理人员需要使用该项内容时，能够迅速找到毕业生的档案信息，及时了解学生的档案管理情况。档案信息编辑是为管理人员提供便利，借助该模块完成档案的更正与发布，有助于实现在线查询信息服务功能。在线咨询和管理能够为高校毕业生提供交流和沟通的平台，可在该平台中留言咨询问题。与此同时，该模块还拥有一定的管理功能，相关管理人员可在后台系统删除留言信息。在线查询模块则是将互联网作为基础，对高校毕业生依据档案编号、毕业时间以及姓名等进行依次整理，方便毕业生查找个人信息，提高查找效率。用户权限管理则能提供相应的注册或登录的服务，相关的档案管理人员拥有一定的权限，对高校毕业生查找相应信息作出一定的限制，例如，档案信息编辑模块等。机密模块是完成系统整体档案信息的加密，从而确保毕业生档案的安全和可靠。数据备份模块可以自动备份相应的数据信息，避免数据发生丢失的问题[3]。

（三）档案录入管理

对于档案来说，其保存方式多种多样，既有图片和声音，又有文件内容和相关档案内容，因此，在进行档案录入前的工作量较大。在进行档案录入时，需要做好选择，选择内容主要有档案目录、文件目录、文件内容、档案内容、图片内容以及声音内容等6 项模块，需要进行相应的操作后，选择保存、添加、删除或情况选项，当完成上述全部工作后，可关闭界面，完成相应的档案录入工作。

（四）档案调阅管理

档案调阅管理能够真实地对档案调阅情况进行如实的记录，对加强档案管理有积极的作用。在进行档案调阅管理之前首先需要进行档案的选择，当选择成功后，依据需求进行添加记录、归还记录、借出记录查询以及曾借出记录查询的选择，若选择添加记录时，需要进行相应的内容选填，确保内容添加成功。而对于借出记录和曾借出记录而言，可通过填选查询以及显示查询结果的方式进行后续的操作。上述所有操作都可通过相应的关键字进行搜索，查询结果可通过打印的方式，获得纸质的查询结果。

（五）数据库设计

在互联网背景下，高校毕业生档案管理系统中需要重视以下信息的处理：第一，毕业生基本个人信息，姓名、性别、民族、专业、身份证号、生源地、入学时间、毕业时间、学制信息以及就业信息。第二，毕业去向、就业单位、单位地址、派遣证号以及就业现状等。第三，档案处理，主要包括档案邮寄地址、档案接收单位、档案投递的时间、档案转出时间、档案邮寄号码、档案转递前编号、档案回执（一般由高校档案管理部门和档案一起转出）。当用人单位的人事部门收到毕业生的档案后需要及时寄还相关的档案单据，该单据能够作为毕业生档案归档的凭据。第四，遗留学生的相关档案信息，包括姓名、学号、档案遗留原因、材料内容。由于遗留学生的档案信息数据量较小，因此多使用的是access 数据库。同时，应重视用户表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表以及档案传递信息表的设计工作[4]。

四、实验测试

为有效验证该系统设计的可靠性。以某大学档案管理为例，获得近3 年的毕业生档案数据。系统进入系统界面后，首先需要进行登录，用户通过输入用户名和秘密后进入相关界面。管理员和毕业生登录所显示的内容并不相同，因此，在界面中会有一个身份识别的选项，用户可依据自身身份进行相关的登录。若点击取消按钮时，页面会自动进行关闭，只有用户成功输入正确的信息后才能顺利进入到系统内部。档案系统的查询灵活性较强，因此既能精确查找相关信息也能进行模糊查找。用户可输入对应的条件，获得相应的查询结果。为验证该系统的安全性，可采取对比实验的方式进行数据安全性的比对，以应对不同的网络攻击该系统是否能够抵御相关的攻击。通过实验发现，该系统的安全性能良好，可抵御相关网络攻击，提升档案数据的安全性和可靠性。同时对该系统的恶意拦截功能进行反复实验后得出，该系统在面对恶意攻击后，其拦截率会根据攻击次数的增加而逐渐降低，当攻击次数到达50 次后，下降的幅度逐渐降低，拦截成功的概率也趋于稳定的状态，能够保持在98%。能够得出该系统的数据保护效果超强，对恶意攻击能够实现有效的拦截，实现保护档案数据的目的。

对该系统的性能进行测试的过程中，选择该大学380 名教务管理人员，并将其分为4 组进行相应的系统测试，得到相应的系统测试结果。可以得出，该系统的性能较为良好，可以对高校毕业生的档案管理进行有效的管理，能够帮助毕业生在互联网环境下打破地域的限制，对档案的相关信息进行线上的咨询和查询，进一步增强了高校毕业生档案管理的效率。

结论：总而言之，学生的档案管理工作不仅影响学校和学生，更对用人单位有着重要的作用。因此，应重视高校毕业生档案管理工作，通过设计相关管理系统的方式，从档案录入管理、档案调阅管理以及数据库设计等方面入手，不断完善和优化管理系统，实现科学化的高校档案管理。除此之外，管理系统的完善对用人单位的人才录用、高校学生的管理都有着积极的作用。有助于高校培养更多的综合性人才，为社会发展做出应有的贡献。