高校数字档案馆信息服务策略研究

金畅 倪西钧 魏扣

摘要：高校数字档案馆信息服务的水平是衡量和评价高校档案工作的重要指标。论文根据我国高校数字档案馆建设的现状和存在的问题，从用户需求分析、数字档案资源建设、数字档案信息服务的方式和渠道建设等层面探讨了高校数字档案馆信息服务策略，为我国高校开展数字档案馆信息服务工作提供参考。

关键词：高校 数字档案馆 信息服务 策略研究

伴随计算机网络技术、社交媒体技术的迅猛发展，大数据理念和方法不断应用于档案领域，正在快速改变档案管理的理念和方法。大数据时代背景下，高校档案馆作为学校档案文献情报中心，承担着为高校各项工作提供高质量、高层次档案信息服务的职责，其档案信息服务的内容和方式呈现出新的发展趋势。胡昌平[1]在《信息服务与用户》一书中提出“信息服务是以信息为内容的服务业务，其服务对象是对服务具有客观需求的社会主体”。据此定义，笔者认为大数据背景下高校数字档案馆档案信息服务是指高校通过开展数字档案馆内容建设，应用大数据技术利用档案管理系统、档案门户网站、社交媒体等途径，根据用户的需求提供数字档案信息和档案信息服务业务的工作模式。

目前我国高校顺应国家档案局要求和信息化时代档案工作的发展趋势，基本都已经开展数字档案馆建设工作，但是数字档案馆建设也是一项长期的、循序渐进的、不断更新发展的工作，不同高校由于各种原因其数字档案馆建设的程度是有很大区别的。通过对我国高校数字档案信息服务内容、方式和对高校用户数字档案馆信息服务满意度的调查发现，目前高校数字档案馆信息服务还存在以下问题：用户满意度不高；可提供利用的数字档案资源类型和量级不足；数字档案信息服务方式单一；个性化档案信息服务和档案知识服务比较薄弱；数字档案信息服务渠道不足等。基于以上问题，笔者认为目前我国高校加强和优化高校数字档案馆信息服务和开展高校数字档案馆信息服务策略研究应从用户需求分析、数字档案资源建设、档案信息服务的方式和渠道建设等几个层面展开。

一、开展高校数字档案馆用户需求分析

不同类型的用户对档案信息的需求和档案信息服务的需求各不相同。基于用户需求分析的数字档案信息服务策略是指通过全面开展高校用戶档案信息服务的需求调研，以满足用户需求为导向设计高校数字档案信息服务业务，使得数字档案馆提供的信息服务与高校用户的档案信息需求相匹配。高校用户主要包括学生、教师、行政管理人员和社会人士等。

（一）高校学生用户数字档案信息服务需求

我国高校师生比基准是1：14，但很多高校师生比是高于此数的，由此也可以看出高校用户中学生比例是最高的。学生分为在校生和毕业生两大类，其中在校生主要是查询和利用学籍档案、学生科研档案，学生求职或升学都需要提供在校成绩单等学籍信息，学生开展科研和竞赛活动也有调用科研项目档案的需求；毕业生档案服务需求主要是查档调档和档案托管存放。对于高校来说学生学籍档案查询和利用的需求占比最大，这也是目前高校数字档案信息服务的重点工作内容之一。

（二）高校教师用户数字档案信息服务需求

教师用户所需档案主要是教学档案和科研档案，如教师进行教学活动需要查询往年的教学档案，教师开展科研工作申报项目需要查询和项目主题研究相关的科研成果，申报不同级别项目的申报要求等。调研发现，高校教师对教学和科研档案资源利用的需求较高，但是绝大多数高校这两类档案资源管理还处于起步阶段，还不能为教师全面提供此类数字档案信息服务。

（三）高校行政管理用户数字档案信息服务需求

不同管理层次行政人员对档案信息的内容要求也不同，如学校领导对高校运行进行战略管理，经常需要进行非结构化决策，需要的档案信息通常是战略级；负责业务处理的基层行政人员主要负责运行控制，确保有效完成各项具体任务或操作，主要进行结构化决策，需要的档案信息通常是作业级信息。高校档案馆在行政管理中基本还是处于被动提供服务的阶段，对本校数字档案资源进行分析、充分挖掘档案中价值为管理工作提供主动服务的情况比较少。

（四）社会人士高校数字档案信息服务需求

根据社会需求有条件的开放高校档案资源，是国家档案局对高校档案工作的要求。按照档案开发利用的规定和要求，高校档案馆提供具有高校特色的档案信息服务，满足各类社会人士对高校档案资源的利用需求。对高校档案信息资源感兴趣的社会人士查询利用高校档案的目的多种多样：有开展科研的需求，有与高校开展校企合作的需求，还有对高校历史和发展的兴趣等。目前针对此类用户需求开展档案信息服务的高校比较少，主要集中在名人档案和档案展览这几种形式，无论是档案信息服务的内容和形式都未能满足社会人士的需求。

基于高校用户对数字档案信息服务需求的具体信息服务策略如下：高校档案部门可对本校档案用户进行适当合理的划分，针对不同类别用户的档案信息需求、检索系统功能需求和信息服务需求展开调研；分析用户获取信息的行为，研究用户的信息心理，使用户的实际需求成为高校数字档案馆信息服务设计导向，确保信息服务与用户的档案信息需求相匹配，方便用户检索信息、吸收信息，提升用户信息利用效果。

二、基于用户需求分析构建高校数字档案资源库

数字档案资源库是高校开展数字档案信息服务的基础。高校的传统做法是依据本校归档范围要求开展馆藏档案数字化和电子文件归档工作、建设数字档案资源库。这种传统建设模式中档案利用者是被动接受档案馆提供的档案资源和信息服务，问卷调查结果也显示高校档案信息服务中经常出现用户档案信息需求与高校数字档案资源库内容不匹配、用户获取信息的准确度和满意度低等情况。所以，高校应从建设和完善适配用户档案信息需求的各类数据库和整合校内数字档案资源两方面构建数字档案资源库。

一方面，高校档案馆应在传统的数字档案资源库建设模式的基础上，根据我国《高等学校档案管理办法》和高校办学理念、发展历程和工作的现状，充分调研本校档案资源的种类、来源和内容，结合本校不同类型用户需求，制定高校各类档案资源归档范围和相应的电子文件归档要求，应用各类信息技术建设高校各类档案专题数据库、特色数字档案资源库，丰富高校数字档案资源库的形式和内容。例如，高校用户中学生占比最大，可以为学生建设学籍档案数据库和就业档案信息数据库，进而为学生升学和就业提供精准档案信息服务。教师是实现高校教育理念、培养学生的主力，可以面向教师教学和科学研究的档案信息需求，建设教学档案数据库和科研档案数据库等，为教师提升教学技能和科研能力提供助力。

另一方面，高校数字资源来源广泛，存在数据异构、互不兼容的问题，但是用户对高校数字档案资源的需求却是全面系统的，所以整合来源不同的数字档案资源、完善高校数字档案资源库，在此基础上进一步提供基于资源整合的数字档案信息服务是必然趋势。这种服务方式是指通过对数字档案资源不同形式的组合，为用户提供档案信息内容整合、技术整合和服务功能融合服务。高校档案馆应从基础设施架构优化、系统安全运营、应用服务整合、增强档案资源数据价值密度及档案馆知识服务等多方面入手，实现数字档案资源整合。高校数字档案资源整合的具体策略如下。第一，统筹规划、加强学校不同部门间的信息互通互联，夯实高校数字档案资源整合工作基础。高校档案馆应积极与学校各部门合作，梳理各部门归档范围和业务流程，根据本校数字档案资源的特点进行顶层设计，制定分阶段目标。第二，开展档案资源整合关键技术研究，构建高校数字档案资源整合平台。高校应在档案馆统一组织协调下，研制各部门电子文件的元数据采集和著录标准；结合大数据技术、数字人文等信息技术对本校数字档案资源进行深入整合，解决高校各部门业务系统和高校数字档案馆管理系统之间信息资源互联互通、共建共享的问题。

三、拓展高校数字档案馆信息服务的方式和渠道

高校档案馆在用户分析的基础上开展数字档案资源库建设的目的是为用户提供全面、个性化的档案信息服务，需要不断拓展档案信息服务的业务内容和信息服务的渠道。

（一）开发设计信息服务产品、推进档案信息服务业务建设

档案信息服务业务包括基础信息服务、个性化信息服务、档案知识服务和档案集成信息服务等。高校档案馆在提供档案信息发布、传递、检索、保障、咨询和交流等基础信息服务业务的同时，还应根据用户档案信息需求分析和数字档案内容建设成果提供其他类型的档案信息服务业务。高校不同部门可以为用户提供的信息服务内容和信息服务业务众多，档案部门应该也充分利用档案“真实原始记录”的特点，在提供基础信息服务的基础上，收集和分析高校用户的档案信息服务需求，与高校信息化部门和业务部门协同合作设计档案信息服务产品并通过档案网站提供利用，如基于用户体验和偏好提供个性化的档案信息导航服务、推荐服务，开展档案知识管理，提供档案知识门户服务，在集成架构下整合档案信息资源和信息服务功能，协同实现档案信息集成服务。

（二）拓展高校数字档案馆信息服务的渠道

高校档案馆还应不断拓展数字档案馆信息服务的渠道，通过建设档案管理系统平台、档案网站、微信平台等多种渠道为用户提供方便、快捷、準确的各类档案信息服务。档案管理系统平台是在校内为高校用户提供数字档案信息服务的主渠道，用户可以采用到馆查询利用、校园网检索和预约档案服务等各种形式方便快捷地利用本校数字档案资源。档案门户网站是通过高校校园网和互联网为用户提供档案信息服务的窗口，是为校内和校外用户提供综合性的档案信息服务平台，具有服务内容丰富、交互性强的特点，几乎可以涵盖高校数字档案馆的各项信息服务。微信平台相较于网站在移动终端服务上具有使用便利、易于共享的特点，故有条件的高校可尽量开通本校档案馆微信公众号，通过微信平台开展档案工作宣传和服务，实现与数字档案馆和档案网站服务的优势互补。

四、结语

虽然不同高校的发展历程、办学理念有所差异，但提升高校数字档案馆信息服务水平、充分发挥高校档案工作对高校人才培养、教学管理等各项工作的支撑作用，是我国所有高校档案部门面临的重大挑战。本文从用户需求分析、数字档案资源库建设、数字档案信息服务的方式和渠道几个层面提出高校数字档案馆信息服务的策略，为我国高校开展数字档案馆及其信息服务建设提供参考，旨在提升我国高校数字档案馆信息服务的能力和水平，充分发挥高校档案信息资源的价值。

*本文系教育部人文社会科学研究青年基金项目“大数据时代高校数字档案馆信息服务模式研究”（项目编号：18YJC870010）和北京市教育委员会社科计划一般项目“大数据环境下高校数字档案馆信息服务模式研究”（项目编号：SM201811417004）阶段性成果。

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[6]韩伟，安小米，卢红梅.高校数字档案信息服务的问题与对策[J].北京档案，2018（11）：13-15.

作者单位：1.北京联合大学应用文理学院

2.中国人民大学研究生院

3.中国人民大学劳动人事学院