科技档案收集工作中的问题与解决途径

曹晶

摘要：科技档案收集工作是企业档案管理工作中的重要环节。完整、齐全、准确地收集科技档案，才能充分体现科研单位的科研生产水平和服务科研生产的力度。笔者基于科技档案管理工作中的经验积累，提出科技档案收集工作中存在的问题和解决的有效途径。

关键词：科技档案 科技档案收集 收集整理

科技档案的收集是企业档案管理工作中的重要环节，也是珍存企业记忆的有效途径。这项工作对细节要求较高，在收集过程中因材料众多略显烦琐。档案管理人员可以通过归纳总结科技档案的特点，破解收集工作中遇到的难题，找到合适的解决方法。

一、科技档案的概述及特点

科技档案是国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动所形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。它是档案中的一大门类，具有如下特点。

（一）专业性

科技档案是科研工作、科技与生产活动的直接记录，具有很强的专业性。科技档案工作管理体制的建立及科技档案的整理分类等，都是建立在科技档案专业性特点基础之上的。

（二）多样性

在各类档案中，科技档案的种类繁多、类型复杂，呈现出多样化的鲜明特点。就种类而言，由于科技生产活动的多专业性，导致科技档案种类的多元化。例如，基本建设活动产生了工程设计档案、建筑施工档案和工程竣工档案，自然科学研究活动产生了科研课题档案、科技奖励成果档案、鉴定成果档案等。就类型而言，科技档案又是档案全部种类中类型最为丰富多样的一种。例如，科技档案的组成不仅包括文字材料，还有各种表格、原始数据和设计图、竣工图等图纸，以及照片、实物等多种门类和载体的档案。

（三）成套性

科技档案一般都是围绕一个独立的科研项目或工程项目进行，从而形成一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明、最基本的特点。

（四）实用性

科技档案具有较强的现实使用性，其归档之后仍然具有比较高的利用和使用价值。相较于其他类型的档案，其文件材料归档后基本上完成了现行功能，之后多半是进行历史查考，而科技档案则不同，归档后不仅仍然发挥现行效用，而且将在较长的时期内发挥。

二、科技档案收集工作中存在的问题

（一）收集不完整和归档不及时

这个问题是由科研人员和档案人员双方面造成的。一方面，科研人员往往对自己的研究成果十分重视，但是档案意识比较薄弱。有的科研人员不愿意将研究成果公开交给档案部门管理而是选择自行保管；或是在科研项目实施过程中以任务进度和验收成果为主，只保存验收审查时必须形成的文件，而一些记录性和过程性的文件，如重要数据、图纸资料等经常缺失，导致档案材料收集不完整。另一方面，科技档案的管理工作是靠时间和经验积累来完成的一项专业性工作。然而很多单位对此不够重视，所设置的档案人员专业水准不够或临时由其他岗位人员代替，且频繁换岗，缺乏稳定性；尤其是有些档案员对科技档案形成过程极为陌生，不知道每个阶段会产生哪些文件，在项目结题验收时不能及时跟进、归档，导致收集过程不顺畅甚至很被动，造成重要文件流失、收集文件无效等问题。

（二）归档的文件材料不是定稿原件

科技档案的归档文件材料不是定稿原件，这个问题在科技档案的收集中经常出现。科研成果是具有学术意义和实用价值的创造性结果，所签署的各种原件不仅是科研人员辛勤汗水的凝晶，也是衡量科学研究任务完成与否、质量优劣及科研人员贡献大小的重要标志，其重要性可想而知。如此重要的签署文件如果只提供复印件或是副本，不仅是对科研人员所付出劳动的不尊重，更是对科研成果的不尊重，而且复印件只具备参考借鉴作用，起不到依据凭证作用，留存的价值和意义大打折扣。

（三）纸质文件与电子文件不一致

信息社会中，电子文件和纸质文件在档案的利用和保管中各司其职。科技档案的收集工作要求纸质文件与电子文件双套制，实践中经常出现纸质文件与电子文件不一致的问题。如两者所签署的字迹不一致，或者是红章页盖章位置不一致；纸质报告、合同中的目录、页码与电子文件不一致；电子文件中没有重要的原始数据、图表、图件等参考依据；纸质文件密级与电子文件不一致，或是没有标注保密期限等。

（四）纸质文件材料题名不统一

科研项目在结题验收阶段有的是以项目为单元进行，有的则是以课题为单元进行。档案人员归档时，看似很完整的一套文件材料中常常出现个别纸质文件有的以课题名称命名，有的以项目名称命名，以致整套归档材料集齐后出现内容混乱的现象，造成文件收集不规整的漏洞，加大了科技档案收集的难度。

三、解决科技档案收集工作中存在问题的途径

（一）建立有效机制增强归档意识

科技档案的专业性较强，收集工作也面临着困难和挑战，因此各单位要设立专职档案人员，加强业务培训，提升档案员的专业水准。同时，档案管理部门也要加大宣传力度，如定期举办科技成果档案展览，对所保管的科技档案资源进行开发利用，并及时向科研人员宣传贯彻相关的档案政策、法规。以国家档案局、科技部新修订的《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）为例，《规定》中以行政制度的方式明确和细化了归档要求和归档范围，制定了归档流程，从而加强了档案规范管理的力度，使科技档案的归档工作标准化、程序化、有序化，进而提升了科技档案归档的效率和质量。新《规定》明确提出科研项目管理单位对所负责科研项目的档案工作负总责，建立工作机制，科研项目的负责人對归档文件的完整性、准确性、系统性负责。新《规定》对分工合作完成的科研项目档案也进行了明确规定，要求以任务合同或分工协议条款等书面形式约定科技档案的归属、流向、处置和利用等共享事项。此外，新《规定》针对现实科研档案管理工作中的常见难题，也提出了相应的制度解决方案。

此外，科技档案的收集工作单靠档案管理部门的力量是不够的，还需要科研部门的有力支持。档案管理部门可采取有效措施加强与科研部门的沟通。如每年年初与科研部门对接上一年度科研项目验收清单，制定具体的档案催缴方案，联合行政管理部门发布催缴通知，引起科研人员对归档工作的重视，打破科研人员视自身为“档案库房守门员”的常规看法，使其充分认识到科技档案的留存价值及开发利用的重要性，增强科研人员的归档意识，确保在项目验收后的规定时间内及时上缴各项档案。

（二）明确科技档案中文件定稿的凭证作用与利用价值并重

科技档案中的文件定稿是经领导审阅或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据，其原件具有凭证作用，留存价值远高于复制件。笔者单位档案管理部门制定的《科技档案归档要求》中明确规定将科技文件的定稿原件归档，内容如下：項目合同内容和各项条款经过甲乙双方单位协定无异议的情况下顺利签署，并加盖双方单位公章，一式两份或多份的原件合同都属于定稿原件，空白范本合同或签署、盖章不完全的纸质文件则不属于定稿原件。

此外，档案管理人员应通过有效方式帮助科研人员认识到原件归档的重要性，使科研人员在相关部门组织验收评审前，及时提出留存文件原件的意愿和需求，并将验收意见及验收委员会名单等文件原件一并保存。档案员在接收档案时要严格审查、鉴定，对缺少公章、签字等材料的要拒收，追溯定稿原件源头，及时将原件追回以便齐全、完整地归档。

（三）制定“双套制”归档要求

“双套制”要求将电子文件与纸质档案同时归档。笔者单位分别制定了《电子档案归档要求》和《实体档案归档要求》，要求在科技档案收集过程中，电子版档案与纸质档案的格式和内容应完全一致，以体现档案的原始性、真实性。《电子档案归档要求》中明确规定了电子档案的载体类型、目录标签要统一格式，对于电子文件的载体数量、文件格式（命名格式）及计划任务书、开题报告、财务决算等各类报告和验收鉴定材料等文件的扫描要求、格式转换等也有明确规定。《实体档案归档要求》中则明确了实体档案的载体和字迹要求、归档纸介质数量要求、纸张幅面和印刷要求等。

档案人员以整理好的纸质档案为参照，审查纸质档案和电子档案的一致性。如检查纸质文件和电子文件的数量，其目的是防止文件缺失，保证档案的完整性；还要检查纸质文件和电子文件的名称，重点检查是否为同一项目或课题的文件，以保证档案的成套性；逐件检查纸质文件和电子文件的质量，重点审查文件带红章页、签署页，尤其对盖章单位名称、红章位置、签署字迹一致性等要仔细辨别鉴定，确保电子文件和纸质文件的一致性。

（四）统一标准确定文件名称

科技档案归档审查时，针对所提交的纸质文件，要以项目合同或计划任务书的协定内容为统一标准，据其确定文件名称，并逐一核对文件进行查漏补缺，剔除多余件，确保归档文件的完整性、齐全性、准确性，以保障留存在企业中的科技档案发挥应有的价值。

综上所述，做好科技档案的收集工作要从科技档案自身特点出发，找出实践中的关键点和易错点，有针对性地采取措施；同时，档案管理人员要加强与科研人员的沟通，使其增强档案意识，以确保收集工作顺利完成，使科技档案的重要价值得到充分发挥。

参考文献：

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作者单位：中国石油档案馆档案管理部