信息化条件下高校档案利用系统的功能构建研究

龙芊良

摘要：“互联网+”时代的到来推动着国家档案事业的工作环境、对象和内容发生了巨大变化，特别是随着实体档案数字化的不断深入和电子档案模式的日渐成熟，传统的档案利用服务形式也亟須作出适时调整。高校档案利用新系统的构建和新功能的设置是大数据时代档案利用服务方式从线下转向线上、打破时空局限的重要方法，是提升档案公共服务能力、优化档案利用环境、满足档案信息文化需求的重要举措。通过对北京大学档案馆档案利用系统功能模块和操作流程的具体研究，分析系统构建过程中可能忽略的问题，为信息化时代高校档案利用业务的成功转型提供一些借鉴思路。

关键词：高校档案馆 信息化 档案利用 系统架构 功能模块

档案利用作为国家和地方各级档案馆的主体业务之一，与人们社会日常生活联系十分密切。无论是历年重要党政文书的查阅参考，还是个人档案缺失部分的补充证明，抑或是专业科研学术领域的资料研读，都需要通过档案馆的利用业务得以实现。传统的档案利用业务是在规范化的档案收集和严格的库房管理基础上，通过查询案卷目录和库房调阅原件的方式到馆利用档案实体。而随着互联网的广泛普及和计算机技术在档案工作中的应用，人们对档案资源的利用需求特征发生了很大改变，以往传统的线下利用方式在时空范畴上对利用者的限制，对信息化下高校档案利用业务的发展和利用效率的提高产生了一定阻碍，亟待有效改善。

一、信息化下构建档案利用系统的重要意义

信息化下档案利用系统的构建，在新时代档案事业发展上具有极为重要的意义。首先，计算机和互联网技术的广泛应用，推动了档案信息平台和软硬件设备等全面性建设，为以服务与互动为特征的档案利用创造了更为便捷的实现途径，因此构建档案利用系统是互联网技术迅猛发展的必然结果。其次，信息化时代人们对学术研究和档案编研的利用需求不断拓展，要求档案馆必须提供更加简单的查档路径，构建档案利用系统是档案利用需求不断拓展的迫切要求。再次，先进的计算机技术为档案资源的数据化管理创造了智能高效的系统平台，构建集目录查询、档案利用和手续办理为一体的档案利用系统是不断转变档案管理工作方式的关键举措。最后，基于智能一体化的档案利用系统，人们不仅可以实时检索档案馆公开的案卷目录，还能依托于网络传输技术获取档案资源的电子信息，打破档案利用的时空限制，为档案资源的信息共享和有效利用创造重要条件。

二、高校档案利用系统的功能架构

信息化下的档案利用系统构建不仅具备了档案资源的内部在线阅览和外部信息推送功能，更重要的是根据利用者需求的不同，设置了线上利用和线下预约等多样化的服务模块，在一定程度上打破了高校档案馆的地域限制，延长了档案利用的有效时间。本文以北京大学档案馆的档案利用系统为例，对高校档案利用系统的功能架构和操作流程作一简要分析，并对构建系统功能模块过程中需要特别注意的地方加以说明。

（一）档案利用系统的基本架构

北京大学档案馆的档案利用系统架构由前端的操作页面和后台的组织架构两部分组成（如图1）。就系统页面设计而言，根据以往常规化的档案利用业务流程分析，档案利用的参与主体因身份角色不同大致分为利用者、审核者和管理者三类。其中，利用者是档案利用的主动需求方，以提交档案利用需求和获取档案有效信息为重点；审核者是档案利用的信息反馈员，以审核利用者身份安全和反馈档案信息查询情况为重点；管理者则是档案利用的数据管理员，以档案利用数据统计和后台管理为重点。由此，在针对开发用户基本确定的前提下，档案利用系统的用户端口将从利用者、审核员和后台管理员三个角色的视角开发相应功能页面。同时，因利用者不同的需求点，档案利用者角色下的用户群可分为个人和单位两类，对应的业务类型以个人证明类业务、档案研读类业务和工作查考类业务为主，涉及的档案利用门类包括但不限于党政文书、基建图纸、人事学籍、照片音像、会计账目、出版资料和名人捐赠等。这就要求档案利用系统在利用者角色下设定个人和单位不同的切入界面，并按照业务类型选择相应的档案利用操作流程。

基于互联网平台下高校档案利用业务的顺利实现，离不开利用需求的提交与反馈、利用的档案主体资源和利用过程的有序管理三个关键要素。从系统组织架构上看，完善的档案利用系统不仅需要具备集档案目录公开、档案信息查询和利用需求反馈等多项功能为一体的档案利用中心，还需要连接档案管理系统，组建档案利用综合数据库和多个专题数据库，并在此基础上搭建起有效衔接利用中心和档案数据库的系统管理平台。档案利用中心是各类用户实现档案资源利用的主体渠道，档案利用专题数据库是为便捷档案利用、有效抓取关键信息而专门搭建的数据资源平台，档案利用系统管理后台则是为有序管理档案利用流程、保护网络利用数据安全和处理系统故障的中枢调度室。三者虽然功能各异，但却共同构成了档案利用系统的组织架构，且缺一不可。

（二）档案利用系统的功能模块

按照高校档案利用业务的基本特点，北京大学档案馆的档案利用系统主要设置了信息发布、身份认证、线上利用、在线预约、数据统计和档案宣推六大功能模块，这些模块基本涵盖了与档案利用相关的所有业务管理类型（如图2）。在实际建构过程中，因软硬件设备的限制、系统功能逻辑合理性和档案利用合法性的要求，档案利用系统的架构搭建与功能设定的部分模块存在着相应的细节性问题。这些问题不仅关乎档案利用系统的正常运转和便捷操作，还深刻影响着档案利用流程的规范性、档案利用内容的合法性和档案数据在线传输的安全性，需要系统研发者和管理员特别注意。

1.信息发布。作为外界了解档案馆馆藏资源和利用规范的重要桥梁，信息发布模块主要涉及公开档案馆的馆藏现状、馆址和联系方式，发布档案馆查档的基本要求、步骤流程和常见问题，以及本馆与档案利用服务业务相关的各种动态资讯等具体内容，可以帮助利用者第一时间了解档案利用服务的最新信息。这一模块基本与现行的主网页功能类似，如何保证信息发布的准确性和有效性是管理员需要注意的部分。

2.身份认证。身份认证模块的主要功能是对使用档案利用系统查档的利用者进行身份合法性识别，代替审核到馆利用者身份证件和介绍信的环节。这一模块将利用者的身份审核固定在系统注册阶段，即利用者在第一次注册系统时，必须上传有效的电子版身份证件和相关证明方可进行在线查档，此后二次查档只需更新介绍信和查档需求信息，无须再次身份认证。对高校档案利用业务而言，利用者身份信息的合法性是档案馆为其提供档案资源利用的首要前提，也是档案利用系统构建过程中必须要特别注意的问题。明确利用者的身份信息，一方面保证了档案利用业务流程的即时合法性，限定了利用者的档案资源使用范围，另一方面也为档案利用一旦出现后续问题提供了溯源条件。

3.线上利用。线上利用是档案利用系统功能构建中的关键环节，这一模块主要是档案利用需求的提交、审核与反馈，即利用者按照系统提示尽可能准确而详细地填写利用需求，审核者在线审阅利用需求的合理性，并反馈推送在利用中心查阅到的案卷条目和档案内容，通过利用系统完成档案信息的数字传输和档案利用的在线服务。除了直接的查档需求，线上利用模块还将提供部分公开档案案卷目录的自由查询与阅览功能，以满足部分利用者的研究需要。作为档案利用系统的主体模块，利用页面友好度和申请审核、授权设置问题是系统研发者和管理员需要特别关注的两个方面。

线上档案利用流程是否畅通直接影响着档案馆的工作效率和利用者的使用感受，而操作流程的流畅度与档案利用系统的页面友好度密切相关，因此在档案利用系统構建过程中，要特别注意系统的页面设计，突出重点，为用户利用提供便捷指引和快速操作通道，尽可能减少烦琐冗余的利用申请步骤，帮助用户更为高效地查到所需档案资源。用户在登录档案利用系统后，应第一时间明确知悉在线查档流程，档案馆的线上线下查档指南、流程操作示意图和必要的电子文件下载模板应放在页面的突出位置，如介绍信、委托书等，避免用户因不了解系统使用方法和查档流程而造成的利用误区。因档案利用者身份的差异性，系统应提供中英文页面翻译转换功能和字体缩放功能，尽可能为字体识别困难的利用者提供便利。档案利用申请页面应以简洁明了为标准，用户在填写查档申请的每一栏时，都应有提示性文字辅助指导，最终生成一个完整的查档申请表单以便用户最终确认。

无论是到馆查询还是在线申请，其最终目的都是获得档案资源的使用权。根据用户在档案利用系统中提交的查档申请，档案馆工作人员会对所申请的档案卷宗进行内容判断。是否符合档案开放的法律原则、是否涉及国家或单位的保密内容、是否涉及他人的隐私等，都是需要提前审核的，因此档案利用系统需为工作人员的审核结果设置反馈意见模板，特别是对未能通过审核的查档申请做出特别说明。对已通过审核的查档申请，工作人员将在档案利用系统中实时授权用户申请查询的档案卷宗条目与原文。在档案电子原文授权设置上，档案利用系统应按照案卷目录、卷内目录、档案原文三级授权，到原文一级还应设定细化到页码甚至是页面遮挡的授权功能，以解决同一档案文件部分内容涉密、涉及隐私或不宜公开而影响用户利用的问题。当然，在档案原文授权和数据传输前，档案利用系统还要对档案电子文件的真实性和可信性做出明确标识，特别是用于个人档案证明类的文件，系统应设定电子签章和使用密令，并对传输过程进行实时监管，以保证档案电子数据应用的合法性和安全性。

4.在线预约。在线预约模块是针对部分因各种原因无法完成线上利用服务而开发的预约线下来馆时间的功能模块。利用者可根据档案馆提供的时间范围自主选择或修改来馆时间，同时档案馆也可以在因特殊原因而闭馆的情况下合理调整并通知利用者更改到馆时间。这一功能的设计既可以帮助档案工作人员及时了解查档需求，合理安排到馆查档服务，也相对缩短了利用者的查档等待时间，提高了线下档案利用服务的工作效率。保持利用者与档案馆之间约定时间的沟通流畅度，是档案利用系统在线预约模块有效运行的关键所在。因此该模块需要特别注意的是，在档案馆因临时闭馆而调整利用者到馆时间的情况发生时，档案利用系统的信息反馈与推送可能出现滞后，必须采取系统推送、邮件提示和电话通知等多种沟通模式，以实现该模块的良好运行。

5.数据统计。数据统计模块主要是以年度为单位，对全年档案利用业务的用户主体、档案数量、利用类型和利用效果等情况进行统计分析，制作上报或留存的数据图表，了解掌握档案利用的主体趋向与变化特点，并针对可能出现的新问题制定解决预案。特别是要注意利用者的在线反馈意见，及时解决影响档案利用服务效果和系统功能的问题，不断完善档案利用系统的业务功能和在线服务。

6.档案宣推。档案宣推模块是在上述五大模块顺利运行的基础上，为对档案资源研究感兴趣的利用者提供的专属宣传推送服务功能，即档案利用系统根据以往的利用记录大数据，推测利用者的档案阅览偏好并定期推送其感兴趣的档案内容。此外，档案编研成果的展示与推送也是宣推模块的重要功能之一，电子编研成果一方面可以向利用者宣传介绍档案馆的珍稀资源，另一方面也为档案研究者提供相对清晰而条理化的档案内容，提升档案资源的历史文化价值和研究功用。

（三）档案利用系统的操作流程

根据北京大学档案利用系统的设计架构和功能建构特点，参考档案利用规范和制度要求，依托于档案利用系统平台的线上服务功能主要包括新用户注册、身份核验、用户登录、档案阅览、在线查档、需求提交、审核反馈、查看结果、预约到馆、申请处理和利用填单等多个不同的互动环节（如图3）。根据每个利用需求的具体差异，系统将形成多样化的档案利用操作流程闭环。

三、结语

信息化下高校档案利用系统的功能构建，不仅是高校档案事业适应科技迅猛发展的客观要求，更是新型档案利用模式取代传统烦琐利用流程的必要手段。从目前档案利用业务分类上看，远程在线服务与档案智能阅览是未来实践中档案利用系统必然面临的应用场景。高校档案利用系统的构建不仅要着眼于当前形势下档案利用业务服务模式的转型，更要对未来档案事业的发展趋向做出合理判断和前提准备，从而在真正意义上实现档案利用系统的构建与应用。

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作者单位：北京大学档案馆