人事档案数字化在人事管理中的重要性

王珊

人事档案由人力资源管理活动组成，是人力资源运作的核心。随着现代网络技术的不断发展和进步，网络信息化为各个领域提供了先进的技术支持，网络技术也对人事档案管理产生了积极的影响。人事档案数字化是对传统人事档案管理的有效创新，采用先进的网络信息化技术，实现档案资料收集、分类、统计等日常工作的数字化管理。有效提高人事档案管理工作效率，提升档案管理水平，解决了现有人事档案管理中的一些不一致问题。本文分析了人事档案管理数字化在人力资源管理中的重要性，分析了人事档案管理的存在的问题，提出了人力资源档案数字化建设的方案。

人事档案管理是人事管理的重要组成部分，可以主动有效地记录公司员工的日常工作表现，是企业进行人才选拔的重要指标。同时，人事档案管理作为贯穿整个管理过程的一项重要工作，记录员工工作中的关键环节，在员工管理中发挥着不可替代的作用。基于以上原因，相关档案管理人员必须不断提高工作能力，积极学习各种先进的档案管理方法，才能大大提高档案管理的效率和效果。

一、人事档案管理简述

人事档案管理作为企业人才选拔的重要基础，是人事管理工作的重要组成部分。不仅详细记录了员工过去的技能、能力、性格和在企业所有运营中的表现，还可以跟踪现实并总结当前企业员工的表现。传统的人事档案管理模式依赖纸质的载体进行记录，人工集成和工作量容易导致管理不及时和延误，很多环节达不到预期要求。数字化人力资源管理新模式是基于信息技术的进步，对人事档案操作的全过程进行动态监测、记录和控制，真正实现流程的精简，促进人事档案管理不断发展和完善。从传统的纸质媒体到今天的数字系统，这是人事档案管理的一次革命。人事管理的数字化简化了收集、分类、传输、保存和共享文件的任务，在告别传统纸质访问的复杂性，通过网络的便利性，在提高人事档案管理效率方面发挥了重要作用。人事档案数字化管理需要在国家层面推广，目的是纠正错误行为，打击违法犯罪，保障人事档案管理的公平正义，解决管理过程中存在的不足，改变管理理念。

二、实施人事档案数字化管理的优势

（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果

一旦公司的人力资源文件被数字化管理，就可以部署冗余的人力资源。人事档案管理的数字化可以使公司人事档案中的所有信息更加完整，更易于查阅，有效地提升人力资源的利用率。这种方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力资源的配置。

（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件

通过在人事档案管理过程中采用数字化方法，可以在一定程度上减少人事调动过程中对各种信息的随意操纵。在当前形势下，“年龄与学历”的修订已成为普遍现象。但是，数字化操作提供了对操作的良好控制，并确保了个人文件信息的准确性。这符合中央的意见，大大提高了人事档案的真实性和可信度。在档案数字化过程中，相关人员建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的关键作用。这种方法使存储和收集信息的步骤尽可能简单和可实现，大大提高了人事档案管理的效率和效果。

（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

今天，通过将数字模型纳入人事档案管理流程，也可以实现一定程度的人事档案通用管理和控制。例如，合理分类各级人事档案，明确其职能。同时，通过这种方法可以实现高效的文件管理。从根本上优化人力资源档案管理机制，对人事档案管理任务进行更加具体、分层、统一的划分。通过各种有效手段，人事档案管理的自动化已经成为现实。在某种程度上，高层管理人员的管控机制需要不断完善，以满足对工作需求和期望。此外，利用信息技术处理多份档案，减少了不必要的步骤和条件，让上级可以实时访问下级资料，避免了传统人事档案管理过程中的许多复杂步骤和流程。大大提高了文件审核的效率，在提高和保证人事档案管理水平方面也起到了很好的作用。

（四）科學规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率

科学规范的人事档案管理流程，不仅节省了时间，还提高了效率。如何规范流程，从日常管理、档案室管理和系统维护三个方面讨论。日常管理的运行阶段主要是收集、归类、审查、验收、纠正等。通过持续改进，这些日常工作流程将变得更加简单和集成。在档案室管理方面，数字化可以实现信息的自动采集和文件数量的自动统计。

三、人事档案数字化管理的现状

（一）技术更新换代较快

数字人事档案管理在很大程度上依赖于计算机系统、技术和软件。在现实情况下，计算机系统更新非常快，计算机技术更新非常快，导致计算机软件和硬件系统不匹配，一些文件不能被有效读取。需要调整时获取相关信息不完整，无法获取准确数据，影响人事档案管理的有效性。

（二）档案管理数字化专业素质的缺乏

在实践中，档案管理往往被公司或部门边缘化，这种情况在档案管理中已经较为普遍。任何需要使用档案的人都认为它很重要，但是使用它之后，就很快忘记。因此，许多部门的领导对档案工作并不重视。人事档案数据是人事档案管理重要的信息资源，但专业人士因领导缺乏重视而没有关注自身数字化水平的提升，档案管理人员也没有很好地使用设备和数字化管理软件，导致数字化档案管理的推广过程难度极大，在没有领导和员工不活跃的的情况下，我国的档案管理数字化进程进展缓慢。因此，档案管理相关人员应根据未来的发展，积极加强业务能力，充分适应数字档案管理的应用。

（三）档案信息管理安全问题

在信息时代，数字化管理方式提供了极大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全问题。谈到互联网，无数的计算机病毒威胁着数据的安全。即使计算机上安装了杀毒软件，也不能完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，黑客的恶意攻击会导致信息和数据的缺少和丢失，因此必须保障人事档案中数字管理数据的安全性。