中职学校档案集中化管理问题研究

摘要：目前一般中职院校的档案保存面临领导工作重视程度不足、管理机构分散、干部兼职管理、信息化建设落后等问题。对中职院校实施档案集中式管理，可以提高其档案保存水平，加强管理效率，并创新档案保存机制。对中职院校实施档案集中式管理，必须完善与优化当前中高职以上学校档案保存规范与机制，加强中职院校组织领导和沟通协调的制度，健全档案管理服务制度，丰富档案管理的空间载体形态，完善宣传教育和人员培训制度等。

关键词：中职学校;档案集中化;管理问题研究

引言：文献，是指市场主体通过经济社会行为方式实际社会活动而直接产生的有保留价值的各种原创文章、图片、音频，以及各种形式的文书资料。人数流动性增加使文件的信息内容资源利用价值越来越突出，同时社会在各方面对存档信息内容的需求量也普遍增加，因此文件的保存与运用就更加尤其关键。虽然一个高等学校的各种存档信息内容负载了学校丰富的历史文化内涵，但就目前一般中职院校存档信息化建设管理工作的状况来看，学校存档信息化建设管理工作还存在着不少问题，甚至盲点。

1 中职学校档案管理的现状与问题

1.1 领导干部和有关人员，对档案管理事业的重视程度不足

中职院校存档工作人员的业务范围，主要为学校老师和学生。但因为企业更注重的是中职院校的职业技能，而并非是其文凭，所以学校对自己的学校文凭和存档人员并不关注，致使中职院校的部分负责人或部分中层管理者，觉得学校存档管理机关只是在管理文件资源和学校发展史遗留下来的照片、物品等，根本没必要投入如此多的人力、物资、钱财做存档制度建设[1]。

1.2 目前档案管理体制比较分散

各中职院校的存档信息内容大致包括了公文存档、教育文档、人力文档、财会文档、设备文档、学生文档、声音文档、实体文档等种类，但由于目前中职院校大都没有设置专门的资源馆（存档室），各种存档信息内容散落于相应的行政职能各科中，由各行政职能科科负责管理，也没有统一的存档存放规范，所以存档信息内容尤其是声音文档和实体文档，往往归档不完全、修复不到位、使用效率较差[2]。

1.3 档案管理者多为兼职

中职院校，随着教师规模减少，多数岗位也缺乏人员专门负责相关专业的档案管理工作，档案管理员也多是兼职工作者。而这些兼职的档案管理员只能是进行资料的接收、存档、检索等操作，而档案查询服务的功能却不能充分发挥起来。

1.4 档案信息化建设滞后

自2000年的全国档案管理工作大会上正式明确提出档案信息化以来，中国的档案管理信息化建设水平得到了飞跃的发展。但是对于中等职业院校，则因为档案保存学科人才的短缺以及对硬件投入不够等因素，即便是全国重点的中等专业高校，其档案管理工作的信息化建设水平也明显落后于普通高校、地方各级政府部门和部分社会组织，这也在较大程度上影响着中等职业高校对各类档案的科学管理与利用。

2 中职院校档案集中化管理工作的思考

2.1 档案集中化管理制度的主要构成机制

首先，内控制度。在中职学校内，实行统一主管、分级代管的原则，由专人根据国家文档保存规范组织统一建立的纸面文档和计算机文档，将已解密文档、公开文档以及计算机版资料委托给联合文档室和外部单位进行管理。第二，聚集式机构。较大的中职学校可分别设置文档保管室，较小型的中职学校则可由各校共同建立统一集中分类管理工作的机构文档室，亦即各图书馆单设的归档区。共同归档室通常由各个学院按照人员规模标准分担费用，并共同派驻人员或聘请外部人才实施标准化管理工作，而委派给拥有归档权力的组织这种外包形式，则由市场组织机制完成管理工作。这二种类型均是在中职院校将相应文档办理完成后移交自由归档室负责管理。第三，互惠共用管理机制。各个中职院校按照师生规模标准分担业务费，形成了维持共同归档室、培养归档人才和保障归档室正常管理工作的主要资金来源。共同归档室还负责为各个中职院校提供档案管理和归档信息等咨询，并协助中职院校完成文档保管各项日常工作。第四，相互均衡机理。高等学校作为权力市场主体的监督管理、教育行政治理机构的质量监督与检查、对用户的使用评价甚至投诉，以及纸质文档、文档馆与各中职学校间的内网与公共网等形成了科技保障措施手段，并构成了制约统一文档馆与外包组织协作的有效制度。

2.2 档案集中化管理工作的期望成效

首先，提升了档案管理的专业性、规范化及管理水平。绝大多数的中等职业学校校园规模与一般中学基本上相当，专职老师规模不大，在校学生也不足六千人。由于服务对象的数量规模较小，以及难以完成管理工作的大规模经济效益，使得中职院校无法支撑将档案管理工作单独成列，标准化程度也不高、文档使用率极低，也就无法受到高校的广泛关注。数个中职院校通过共建公共档案室，并进行了规范化管理，能够提供良好的管理场地和设备、专门的管理人员团队和规范管理体系，以提升学校档案管理服务质量。第二，可以提升中职院校在教学管理的专业化程度。由于中职院校规模比较偏小，若把学生的宿舍管理、餐厅服务、厕所服务、档案管理等辅助性管理工作外包給社会组织去进行管理，多个高校采取合作式管理模式，能够提升工作管理效率，同时也可以让高校集中资源做好管理的工作，从而提升课堂教学品质。第三，防止学校决策不当。多所中职院校共建公共档案室，使其在原来的独立主体支配下的学校档案管理工作，变为了互相对等的关系。比如，把某一家院校的重大人事决定、基建决议等的具体内容，都通过文件载体转移到公共档案室里，能够避免以往有些院校领导人员在独立控制机关文件的情形下，肆意下达决策或者修改机关文件的情况出现[3]。

3 提升中职学校档案集中化管理水平的措施

3.1 完善了中职院校档案管理规范机制

中职院校仅仅是根据《中华民国档案法》、《中华民国档案法施行方式》、共产党中央办公厅国务院政府办公厅发布的《电子文件管理暂行办法》、我国档案局发布的《电子行业文书存放与电子档案管理方法》、《电子设备产业公文归档监督管理暂行办法》、《电子设备产业文书归档与信息管理技术规范》以及原我国教委早在一九九三年发布的《高校文档工作实物分类法》与《高校归档工作技术规范》进行监督管理，这些法规中也没有专门的关于中学与专门职业学校档案保管的具体规定。省级以上高教行政管理工作机构，必须针对当前全国中型以上职务学院归档保存实际各项工作的新趋势和重要任务，深入研究制订有较强针对性和可操作的电子产品产业档案保管方法、具体实施具体细则与管理工作标准，进而确定全国中高级职务学院电子产品产业归档保存实际各项工作的目标任务与归档范围等，并对电子产品产业文档的建立、积累、认定、存档和对电子产品产业文档的监管等各项管理工作流程和标准进行了细化规范，为全国中高职院校的归档保存工作进行了合理、科学、高效的引导。同时，还将制定专门管理人员标准或者将学校文档保管工作外包的监督管理标准条文载入目前有关规定，以明确大学联合文档室的运转标准、监督管理学校、外包组织、用户的问责权利等，以引导各中职院校立足工作实际，合作建设公用书库、文档室等，或将学校的文档保存工作外包给具备学校文档保存资格的专门组织。

3.2 完善政府部门进行共同领导和交流合作的制度

领导和协调制度，是中职院校做好存档监督管理各项日常工作的基本条件。中职院校必须将归档保护信息管理系统作为关键的日常工作程序，完善中职院校存档各项工作协调管理制度，并制订具体的项目管理计划，安排所需专门资金投入，为学校档案保存现代化与信息化建设提供资金投入确保。第一，完善中职院校档案的协同管理系统。中职院校应当建立以学校分管领导为主要责任人、具备议事协调组织性质的档案工作领导人员队伍，并确定了领导小组的主要组织工作单位、负责学校日常管理工作的主要牵头工作单位和做好归档管理工作的协同工作单位，进一步细化了主管团队、牵头工作单位、协调工作单元的具体管理工作，并将归档管理工作的主要责任分解到人，以保证管理工作的质量落到实处。针对一般工作职位高等学校存档岗位相对散乱管理工作的情况，高等学校档案保存工作领导团队需要做好管理人员的统一整合，通过建立干部联合例会等激励机制，定时通知有关情况，以加强管理人员的可预期度、动感特点，进一步提升存档岗位水平，减少管理人员遗忘，提高管理人员效果。完善了由政府部门分管领导或分管的档案管理部门组织，明晰了各种文档的管辖归属，统一协调制订涉及各种档案内容的整理规范、业务标准及其各项技术指标，重新统一了档案管理的标准，从而提高档案管理工作的效率。第二，完善考评机制和评估体系。一是建立学校的归档管理工作考评细则。全国高校归档管理工作领导小组要组织有关部门主管和工作人员，根据《高等院校归档工作规范》等有关文件精神，结合学校的工作实践，研究建立归档管理工作考评细则和质量评估系统，让全国高校的档案管理工作有章可循。同时，也为工作人员做好档案的接收、整理、保管等工作，和学院组织的档案管理工作考核提供了基础条件。二是负责对联合档案室以及外包档案管理机构组织的采样检测。归档管理工作的抽样检查必须要制度化、规范性。通过抽样检查，能够让归档管理工作的领导团队更加了解联合档案馆或外包档案保存机构的工作状况，进一步加强过程管理与督查工作，也能够帮助联合档案馆或外包档案保存机构的工作人员更加认真搞好工作，进一步提升工作品质与工作水准。三是进行服务评估。每年组织学员、员工，对联合档案馆以及外包档案保管机构对各类文件的保管质量状况作出全面深入的评估。

3.3 健全学校档案管理服务体系

中职院校应在学校档案的管理利用上下功夫，以提升学校档案利用效率。第一，扩大学校档案信息管理业务范围。档案保管工作人员首先要熟悉学校操作内部服务网流程、运用公开服务网向师生提供服务。比如，当学生入校时，学校档案保管工作人员就要及时向学校的工作人员公开学生档案信息，让工作人员及时熟悉学校，从而有的放矢地进行信息服务。第二，在档案保管工作较紧张的时候学校可设置专门档案开放日机构，建立档案借阅记录系统，集中展示有利于公开的资料，向查询者提供信息服务。建立对档案的定期分析制，及时查明资料的使用规律，并积极地向用户提供信息服务。

4 结束语

综上所述，在中职学校档案管理工作中，仍然存在较大的不足之处需要进行创新与改革。为了更好的完善当前的中职学校档案管理工作，提高档案管理工作的效率与质量，因此需要切实际的优化完善当前的改革方案，只有在实际操作中注意相关的问题，实现档案的高效高质管理。

参考文献

[1] 于红波.浅议中职教育中档案管理的問题及对策[J].商品与质量，2018（46）：068.

[2] 曹丽英.中职学校档案管理工作存在的问题探讨[J].科教文汇，2017（19）：144-146.

[3] 孫晓帆.档案信息化建设趋势及发展策略探讨[J].城建档案，2019（11）：26-27.

作者简介：史春良（1971-）男，汉族，山东临沂市人，本科，馆员，研究方向：档案文秘。