基于文书档案管理工作的几点建议

郑 莉

（河南航天精工制造有限公司，河南 信阳 464100）

文书档案管理工作不是简单是文件归档行为，而是一种具有高度专业性的工作。在新时代，计算机技术及网络信息技术都在迅猛发展，单位的档案信息量随之变大，信息内容也变得繁复，对于文书管理工作来说，又是一个不小的挑战[1]。

1 文书档案管理工作的重要性

具有一定价值的，且可转化为文件资料的各种类型的档案被称为文书档案。文书档案的作用不只是存档，更多的是可以为其他部门提供数据支持、信息检索以及法律凭证。文书档案也能够将档案资料大大丰富，对档案部门的档案工作开展也是非常有利的。

1.1 文书档案管理工作可提供信息检索

文书档案管理工作可以为单位内部的其他部门提供信息检索。为相关的部门提供各种类型的信息检索，也有助于提升文书档案资料的利用价值及效率。通过文书档案整理和资料的深度发掘，都能对存档活动的开展进行进一步的梳理及提炼。在有效记载本单位与相关的部室之间所发生的业务等资料的同时，也可以对资料进行更好地利用，为下一次的活动提供宝贵的经验。

1.2 文书档案管理工作可提供法律凭证

单位的建立、变更、注销等相关业务活动都记录在文书档案资料中，因为记载的都是详细资料，所以它可以将单位的真实运转情况及各项活动的开展情况准确的呈现出来。在各级管理部门或者纪检监察部门进行例行检查或者因违法活动而进行调查时，这些文书档案就成为重要的依据。真实的文书档案管理记录也是一种具备法律效力的凭证，其他工作的开展也可以在其辅助下进行良好的开展。

1.3 文书档案管理工作是国家档案工作重要组成部分

档案部门在近年来所接收的信息资源愈加全面，经济社会文化的各领域它都有所涉及，在各行各业的发展历程中，他们的变化也被记录在册，成为国家档案的重要组成部分。办公室文书档案管理工作的作用在于，它可以为档案部门提供非常详实与客观真实的资料，这是国家档案管理工作的在末端的一种延伸。因此文书档案管理工作不仅关系到办公室其他工作的展开，也同时影响到国家档案工作[2]。

2 当前文书档案管理工作中存在的问题及改进建议

2.1 当前文书档案管理工作中存在的问题

2.1.1 文书档案管理工作人员素质不高

在部分单位，文书档案管理人员空有上岗证，在实际工作中，却鲜见参加档案培训继续教育相关的活动。工作人员素质不高，仅仅是对文书档案管理工作有初步的了解，知识库并没有更新，这对于将来开展的繁冗的文书档案管理工作非常不利。

2.1.2 文书工作与档案工作衔接不利

文书工作和档案工作两者之间的关系是统一又内在存在明确分工，又有联系又有一定程度的区别。在实际工作中，文书工作与档案工作是互相配合关系，它们形成一个分体式的管理形式。文书与档案分块管理，可以有效、科学地进行进一步工作。但是，这种形式也存在弊端，它的存在使得文书工作与档案工作产生了一定的差距。文书人员意识不到档案工作的重要性，档案人员不考虑文书工作，这两者在衔接工作过程中进行出现磨合与偏差[3]。

2.2 做好文书档案管理工作的几点建议

2.2.1 充分做好文书规范管理工作

做好文书规范管理，是做好档案管理的基础。档案的管理会受到文书的数量、格式、种类以及处理方式的影响。当今办公自动化浪潮下，这种关系较之从前更为密切。在文件形成之初便应考虑好将来的归档工作。在文书的处理方式及程序上，一定要时刻注意，与档案管理工作衔接紧密，切实将档案管理工作与文书工作有序而高效地进行结合。

2.2.2 提升文书档案管理工作人员素质

要想提高文书档案管理工作的水平，那么提升文书档案管理人员的素质刻不容缓。现有从业人员的继续教育必须加强，各种学习培训必须即刻安排。在电子档案管理方面，从业人员更应该注重。从业人员的知识、阅历、新技术、新管理方法的掌握，都是直接影响文书档案管理工作的因素。只有从根本解决这些问题，全面提升从业人员的素质，才能真正搞好文书档案管理工作。

2.2.3 文书档案管理的现代化建设一定要加快进程

当前信息化浪潮中，所有工作都朝着信息化与现代化方面发展，文书档案管理也不例外。在文书档案管理工作中，应用计算机信息技术，可大大提升工作效率。文书档案的保存、管理、信息资源处置过程中，如果应用了计算机网络技术，将会使得工作更为轻松与高效。主要可以从以下两个方面进行：

1）各类信息数据库的建立、纸质档案数字化过程中，都要确保所有的档案格式一致、数据真实且规范、具有安全可靠特征，并具有长期效力。

2）在文书档案的搜集、整理及录入库的过程中，将计算机网络应用逐步融入，稳步提升自动化管理水平[1]。

2.2.4 完善文书档案管理工作制度

文书档案管理工作的开展取决于档案管理制度的完善程度。健全的档案管理制度是确保文书档案管理工作有效进行的重要保证和准则、尺度。制度并非一成不变的，而是要在发展进程中，进行反复的修订。过时的制度一定要及时剔除，之前欠缺的空白区域也要及时进行补充。

3 结束语

文书档案管理工作是一项非常重要的工作，办公室工作效率的高低取决于文书档案管理的水平高低，文书档案管理工作的水平处于高水平，那么整个办公效率就会提升一大步。因此，文书档案管理工作人员应充分认识到这项工作的重要性，时刻用保持一颗学习的心，也要与其他部门积极沟通，最终实现文书档案管理的规范化，并从本质上提升办公室管理水平[2]。