如何提升事业档案管理效率

李 全

（山西省临县医疗保险服务中心，山西 吕梁 033200）

思考如何提高事业档案管理效率，首先需要思考影响事业档案管理效率的因素，再根据影响因素进行分析，进行有针对性地改进。档案管理影响着事业单位的工作效率、创新能力，需要予以高度重视。

1 当前事业档案管理中的问题

1）档案管理的信息化水平比较低。由于档案管理存在分散、杂乱、大量等问题，这一问题是档案管理的基本问题，在传统的管理系统中，需要对大量的档案进行分类、整理、分析，建立起条理系统的档案库系统，对于文件档案的整理，需要大量的人工工作，而人工整理工作受多种条件制约，人工整理需要考虑工作人员的身体情况、工作效率、工作态度等等众多问题，例如，部分事业单位仍然沿用原始的档案录入方式，不积极先来创新，虽然简化了档案管理工作，但是却会降低档案管理的实际工作效果，同时在一定程度上制约了事业单位的可持续发展。所以，对于提升事业档案管理工作效率，应该着重思考将科技代替人工劳动力。而且，智能科技可以将档案管理得更加精确，方便查找，省时省力，极大提高事业档案管理工作效率。

2）档案利用率较低，未能充分发挥档案信息的价值。信息化时代中，档案管理充斥着海量的信息，而信息作为一种新的资源、产业，对于一个企业、或是一个事业单位而言，能够充分利用社会上的信息资源，对于自身的发展是大有裨益的。率先注意到信息资源重要性并改进的企业，此将成为行业的“领头羊”。但是，并不是所有的企业都可以意识到信息资源的重要性，也不是所有的企业都可以改进成功，因此，如何改进档案利用率低下的问题，成为影响发展的重要问题。例如，在一个新能源行业中，更具有创新意识的事业单位会优先把握市场行业的发展方向，窥探发展路径，充分利用档案信息对于自身的发展而言具有极高的帮助，这个事业单位可以更快速准确的了解市场、了解市场走向、了解群众的需求、了解同行业其他对手的竞争实力。

3）档案管理体系需要监察。中国当前的档案管理体系发展并不完善，对于档案收集、管理、应用等过程中，都存在一些不法消息。例如，非法获取档案信息、档案信息泄密、档案外借等等问题，有的严重损害群众的隐私安全以及事业单位的企业安全。然而，由于信息化时代的发展，海量信息使得监察档案管理系统产生难度，对档案管理体系的监察是一个定期的，有针对性的，对于档案管理监察，中国的相关法律应该予以完善。

2 如何提高事业档案管理的效率

1）随着信息技术的发展，事业单位对于档案管理也应该进行改进，普及使用信息化技术[1]。例如，将海量档案进行信息化整理，通过电子设备进行记录，实时上传数据库，将数据库具体分类，根据数据库的类别进行整理。利用电子设施管理可以提高档案信息的查找效率、利用范围，有效传达档案与信息，保证信息的真实性。同时，结合事业单位自身的真实情况，选择信息化技术应用的层面，因为一些特殊的档案工作必须由人工完成，所以，合理提高信息化技术在信息管理中的应用，可以有效提高档案管理的效率，同时也提高了档案信息的利用率，对于促进事业单位发展具有积极作用[2]。

2）专员对档案管理进行专业的安排，对于档案管理，应该建立专业的档案室，将大数据档案与纸质档案进行不同的保存，采用专业设备、专业人员，对于档案管理进行深度改进，将档案的信息价值进行充分利用，将无形的信息价值转化为有形的物质价值。在事业单位内部需要实现管理方式和管理内容的改革，关注国家政策变化与行业发展前景，进行相应的改进。

3）完善档案管理机制，对于档案管理中存在的一些问题，需要国家落实事业单位的档案管理的监察，完善法律法规；事业单位需要严格约束工作人员的档案管理工作行为，对员工进行相关的法律培训，要结合行业发展规范和国家颁布的档案管理法规内容，以事业单位自身发展现状为基础，监督规范档案管理人员的工作；对于分工不同的工作人员，进行权限的区分设定，不同的工作员工负责的档案主题板块也不同，非本板块的人员不具备查找和调取本版块的档案资料。而工作人员需要遵守相关法律法规章程，管理过程合法化，管理步骤严格遵守单位的具体规定，档案管理员在收录档案信息后，需要另一个管理员进行信息的重复检查，确保信息的准确性。同时，事业单位需要加强对档案管理工作的监督，监督档案管理人员的工作效率，工作态度以及工作流程，监管档案管理的全过程，确保档案的安全，避免重要档案信息的外泄。

3 结束语

管理好档案信息无论是对于政府机关而言还是事业单位而言都至关重要，档案信息包含着多数人群的个人隐私信息，一旦泄露，后果不堪设想，而繁杂的档案管理工作对于档案管理人员而言，是一份任务量极大的工作。而面对提升事业档案管理效率的要求，需要多方进行调节努力，国家进行宏观规划、制定章程；企业进行管理人员的安排、分工与监察。