档案安全保障体系建设研究

刘 念

（湖北省电力勘测设计院有限公司，湖北 武汉 430040）

近些年，我国档案管理工作暴露出诸多问题，其管理现状不容乐观。早在2010年，我国档案局就已经提出“确保档案安全保密的安全体系”的建设工作任务，并在全国范围内，以法律手段，全面推动我国档案管理与保障工作的完善。但是，我国快速发展的社会经济以及快速变革的社会体系，让档案资源总量不断增加，原有的档案管理与保障设备不再适用，庞大的社会需求也让档案管理工作难度不断 增加。

1 我国档案安全保障体系的现状以及所存在的问题

1）档案安全管理制度匮乏。受到多种外界因素影响，我国档案管理工作长期处于零散状态，与档案保障管理相关的各项制度与标准不够完善，尤其是在档案安全检查、日常维护、丢失责任与处罚等层面，没有形成具体有效的制度内容，很多部门所建立的档案管理制度也缺少对应的实际依据。在此背景下，众多档案工作者缺少档案责任心态，工作过程漏洞频发，这也让很多重要档案资源受到很大损害。

2）档案安全保管意识薄弱。虽然我国相关部门已经对档案安全管理工作作出具体指示，但是，很多部门却没有针对性设立专业的档案管理工作队伍，档案室与档案管理设备匮乏，部门管理人员对于档案安全管理工作缺少必要的基础认知。在这种环境下，档案管理人员很难实施更为有效的实际工作，档案管理难以达到预期的效果，此外，档案安全保管意识的缺乏也同样带来诸多泄密事件。

3）档案收集不全。因部门管理人员以及档案工作者在专业知识与安全保管意识层面存在匮乏问题，所以，很多档案的资源收集工作并没有真正按照相关标准与要求进行。此外，从档案资源来源角度分析，我国相关部门在进行档案收集时，其主要来源于其他同事与部门所提供的各类资料，档案收集工作处于被动状态，没有建立主动获取的机制与能力。同时，很多档案文字资料年代久远，原有的记录条件有限，致使档案内容无法有效辨认，甚至存储档案的纸质材料被破坏，进一步加重档案资源丢失问题。

4）档案资源没有进行明确的分类。受观念因素影响，我国多数部门在实施档案资源存放与保管过程中，并没有对档案进行详细分类，存放过程极为随意，并没有进行严密的编号与登记。在此前提下，很多档案管理者对于各类档案资源的具体分布缺少必要的了解，自己都不清楚各个档案室内存放了哪些资料，而这些资源一旦出现破损或遗失，也很难在短时间内得到有效补救，这也让很多不法分子拥有诸多作案条件。

5）档案管理人员变动频率过高，工作交接不明。为提高人员工作的积极性，很多地方各类部门实施高频率人事变动制度，档案管理部门也经常进行各类人事变动。在此过程中，如果部门管理人员未能实施严密的监管工作，也将会出现工作交接层面的问题，甚至很多重要的档案资料被带走，亦或是交接过程出现资源丢失与遗漏的问题。

6）电子档案资源管理设备陈旧。很多部门档案室的电脑十分陈旧，硬件配置很难保障电子档案资源管理工作的顺利进行，此外，很多档案管理人员并不具备良好的电脑操作技巧，很容易出现各类操作失误。如果档案管理人员在利用电脑实施资源管理工作时，电脑自身出现故障，亦或是电脑被病毒入侵，那么这些文件资源的安全系数将会大幅度降低，档案被破坏甚至被盗窃。

7）电子档案资源缺少必要的安全防护措施。我国多数部门的档案室电脑并没有配备专业的防火墙系统，非档案管理人员在进行档案资源查阅时，也是直接在档案管理电脑上进行操作，甚至很多人员在调阅档案时，没有经过档案管理人员的允许，给不法分子留下诸多操作空间。此外，档案室内部电脑缺少防护系统，也直接导致这些电脑很容易被病毒入侵，资源安全系数严重不足。

2 档案安全保障管理体系的建设方向

1）完善档案管理工作制度。相关部门需要针对档案管理特点，制定完善的档案归档与保存制度，对各类保密资料实施定期分类归档管理并妥善保存，严格规定档案管理人员的日常工作行为，严禁各类保密资料被带出对应的保管区域。此外，工作制度内部也要详细说明档案的分类归档标准，执行定期巡查体系，检查各类档案资源是否存在遗失或破损的现象，及时解决各类档案资源存放问题。此外，部门管理者需要协助档案管理工作人员，建立详细的档案查看与借阅制度，设置查看与借阅权限，为各类档案资源设定对应的开放等级标准，并依照对应的标准以及具体工作需求，实现档案资源合理调阅的目的。档案室内部需安排专人对档案进行统一管理，实施岗位责任制，专业的人做专业的事。

2）建立严密的档案制作与复印制度。档案管理人员在进行资源制作与复印工作时，需要在指定工作空间内进行，禁止将资料带到外面的打印店，禁止将档案内容复制到非档案管理电脑之中，尤其是各类机密文件，需要对其制作与复印过程进行严密追踪，并建立追责制度，任何违反制度的行为都要受到严惩。档案资源复制过程中，需保证两个以上工作人员同时在场，禁止任何人员独自实施对应工作过程，资源复制后需要及时加盖对应的印章，并追踪其实际用途，防止不法分子利用这些资源实施违法事宜。

3）建立严密的档案管理处罚制度。档案管理工作者很容易接触到各类信息，尤其是一些机密文件，其对国家与人民财产的意义十分重大，对于那些在实际工作中以权谋私，亦或是利用自身职务之便给其他利益人员提供便利等众多违法行为，需进行严厉惩处。对于那些已经构成犯罪的行为需要移交司法机关，利用法律手段，严厉打击各类渎职与违法人员。此外，各类部门内部也要建立严密的监督制度，对档案工作者的日常行为进行监管，并定期进行法律意识引导，使其树立正确的档案资源管理意识，避免不法分子侵入。

4）提高档案工作者的安全管理意识。档案管理人员自身的法律意识以及工作行为将会直接决定实际安全保障工作效能，因此，各类部门需及时在法律制度层面，对档案管理人员进行合理引导，定期举办各类法律讲座，利用典型案例，让工作人员认识到各类违法行为的严重后果。同时，部门内部也要让每一位档案管理人员认识到各类犯罪的手段与形式，提高其安全意识，进而有效避免各类违法现象的发生。

3 结束语

综上所述，现如今，档案安全保障体系建设工作已经成为保护历史人文与国家人民财产的重要手段，各类部门需从思想意识层面入手，建立档案安全保障管理意识，不断融入更为先进的制度与技术手段，更新档案管理设备与工作模式，并提高档案管理工作者自身的技术能力与责任观念，全面提高档案安全保障体系的防护能力，避免档案资源泄露、遗失等诸多问题的发生。